1 Er det muligt at foretage bevisoptagelsen ved hjælp af en videokonference, hvor denne enten foretages med deltagelse af en ret i den anmodende medlemsstat eller direkte af en ret i denne medlemsstat? Hvis ja, hvad er da de nationale procedurer eller den gældende nationale lovgivning?
I Polen kan der optages bevis via videokonference i henhold til artikel 12-14 og artikel 19-21 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning 2020/1783 af 25. november 2020 om samarbejde mellem medlemsstaternes retter om bevisoptagelse på det civil- og handelsretlige område (bevisoptagelse) (omarbejdning). Videokonferencer er reguleret i den civile retsplejelov (Kodeks Postępowania Cywilnego, i det følgende benævnt "den civile retsplejelov"), navnlig artikel 151, stk. 2, og artikel 235, stk. 2, og i justitsministerens bekendtgørelse af 11. marts 2024 om teknisk udstyr og ressourcer til brug i retsbygninger i forbindelse med bevisoptagelse via fjernafhøring i civile sager, anvendelsen af sådant udstyr og ressourcer samt lagring, gengivelse og kopiering af optagelser fra bevisoptagelsen (lovtidende (Dziennik Ustaw) af 2024, lov 357) og ved justitsministerens meddelelse af 5. marts 2024 om de tekniske standarder for software og de nødvendige udstyrsspecifikationer i forbindelse med fjernafhøringer (justitsministeriets lovtidende af 2024, lov 82).
2 Er der nogen begrænsninger med hensyn til, hvilke personer der må afhøres ved hjælp af videokonference – gælder dette f.eks. kun vidner, eller er det også tilladt at afhøre eksperter eller parter i sagen på denne måde?
Der er ingen begrænsninger af denne karakter i polsk ret, idet sagkyndige, parter og vidner kan afhøres via videokonference.
Hvis bevisets art ikke er til hinder herfor, kan den pågældende ret bestemme, at bevisoptagelse skal foregå via fjernafhøring (artikel 235, stk. 2, i den civile retsplejelov).
En part kan gøre indsigelse mod afhøring af et vidne uden for retssalen via fjernafhøring, dog senest syv dage efter at være blevet underrettet om hensigten om denne form for bevisoptagelse. Hvis indsigelsen tages til følge, indkalder retten vidnet til personligt fremmøde i retssalen (artikel 263, stk. 1, i den civile retsplejelov).
3 Hvilke typer begrænsninger er der i givet fald for de beviser, som kan fremskaffes via en videokonference?
Der er ingen særlige begrænsninger i polsk ret, med hensyn til hvilken type bevis der kan optages via videokonference. Bevisets art skal i henhold til loven ikke være til hinder herfor (artikel 235, stk. 2, i den civile retsplejelov). I praksis kan det vise sig umuligt eller meget vanskeligt at optage visse beviser via videokonference (f.eks. beviser indhentet ved visuel inspektion). Det er retten, der træffer den endelige afgørelse.
Retspræsidenten kan bestemme, at et offentligt retsmøde skal afholdes ved hjælp af tekniske midler, der gør det muligt at afholde et retsmøde på afstand (fjernmøde), forudsat at karakteren af de handlinger, der skal foretages under retsmødet, ikke er til hinder herfor, og at afholdelsen af fjernmødet sikrer fuld beskyttelse af parternes processuelle rettigheder og en korrekt afvikling af sagen. I dette tilfælde er retten og justitssekretæren til stede i retssalen, mens de øvrige personer, der deltager i retsmødet, ikke behøver at være til stede i den retsbygning, hvor sagen behandles. Video- og lydoptagelsen af de proceshandlinger, der finder sted i retssalen, sendes til det sted, hvor de deltagere i retsmødet, der har givet udtryk for, at de har til hensigt at deltage i retsmødet på afstand, befinder sig, og sendes fra det sted, hvor deltagerne befinder sig i den retsbygning, hvor sagen behandles (artikel 151, stk. 2, i den civile retsplejelov).
4 Er der nogen restriktioner med hensyn til, hvor den pågældende person må afhøres via en videokonference – skal det f.eks. være i en ret?
Hvis afhøringen foregår via videokonference, kan den afhørte person og andre deltagere i sagen, som ikke befinder sig i retssalen, befinde sig i en anden rets bygning eller et andet sted.
Den person, der deltager i et fjernmøde uden for retsbygningen, er forpligtet til at underrette retten om sit opholdssted og sikre, at forholdene på dette sted er forenelige med rettens værdighed og ikke udgør en hindring for udførelsen af proceshandlinger med vedkommendes deltagelse. Hvis personen nægter at give de angivne oplysninger, eller hvis vedkommendes adfærd giver anledning til begrundet tvivl om den korrekte afvikling af de handlinger, der udføres på afstand med vedkommendes deltagelse, kan retten indkalde vedkommende til personligt at give møde i retssalen.
Den person, der deltager i et fjernmøde, skal efter anmodning fra præsidenten for dommerkollegiet give oplysninger om vedkommendes opholdssted og de personer, der ledsager den pågældende.
Hvis der er tale om en frihedsberøvet person, deltager en repræsentant for administrationen af fængslet eller faciliteten for frihedsberøvede, personens eventuelle repræsentant og tolken, hvis en sådan er udpeget, også i de proceduremæssige aktiviteter.
5 Er det tilladt at optage videokonferencer, og er denne tekniske mulighed i givet fald tilgængelig?
Som hovedregel udarbejdes retsprotokollen ved hjælp af apparater til optagelse af lyd eller billede og lyd. I dette tilfælde optager retten også afhøringen via videokonference af egen drift. Udfærdiges retsprotokollen kun på skrift (f.eks. i mangel af egnede midler i afhøringslokalet), optages retsforhandlingerne, herunder forhandlingerne via videokonference, imidlertid ikke, og indholdet af protokollen afspejler retsforhandlingerne. I dette tilfælde er det imidlertid muligt for en part at optage afhøringen ved hjælp af lydoptagelsesudstyr (f.eks. en mobiltelefon med diktafon). Det er ikke nødvendigt med rettens samtykke. Parten er udelukkende forpligtet til at underrette retten om sin hensigt om at lave lydoptagelsen.
Video- og lydoptagelsen af de proceshandlinger, der finder sted i retssalen, sendes til det sted, hvor de deltagere i retsmødet, der har givet udtryk for, at de har til hensigt at deltage i retsmødet på afstand, befinder sig, og sendes fra det sted, hvor deltagerne befinder sig i den retsbygning, hvor sagen behandles.
6 på hvilket sprog skal afhøringen finde sted: a) når der fremsættes anmodninger i henhold til artikel 12-14 i forordningen om bevisoptagelse, og b) hvis der er tale om direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 i forordningen om bevisoptagelse?
a) I tilfælde af en afhøring, der gennemføres i henhold til artikel 12-14, skal afhøringen normalt afholdes på polsk. Polsk ret giver ikke mulighed for afhøringer ved en polsk domstol på et andet sprog end polsk.
b) Ved bevisoptagelse på grundlag af artikel 19-21 bestemmer den anmodende domstol, hvilket sprog afhøringen skal finde sted på. Det polske centrale organ kan imidlertid i henhold til artikel 19, stk. 4, i forordning 2020/1783 kræve, at afhøringen finder sted på polsk, eller at afhøringen tolkes til polsk. Dette gælder navnlig den situation, der er omhandlet i forordningens artikel 19, stk. 4, andet afsnit, dvs. hvor en polsk domstol deltager i den direkte bevisoptagelse.
7 Hvis der er behov for tolke, hvem har så til opgave at stille dem til rådighed, og hvor skal de befinde sig, hvis a) anmodninger fremsættes i henhold til artikel 12-14 i forordningen om bevisoptagelse, og b) hvis der er tale om direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 i forordningen om bevisoptagelse?
I forbindelse med en afhøring som omhandlet i artikel 12-14 skal den polske ret normalt stille en tolketjeneste til rådighed (den anmodede ret). Reglerne præciserer ikke, hvor tolken skal befinde sig, medmindre den person, der har brug for en tolk, er frihedsberøvet (jf. punkt 4 ovenfor).
I tilfælde af direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 skal tolketjenesten leveres af den anmodende ret. Det er også op til den anmodende ret at afgøre, hvor tolken skal befinde sig under afhøringen. I henhold til artikel 19, stk. 4, i forordning 2020/1783 kan det polske centrale organ kræve, at tolken befinder sig på et bestemt sted.
8 Hvilken procedure skal følges i forbindelse med vidneforklaringen og med hensyn til at underrette den person, der skal afgive forklaring, om tid og sted, hvis a) anmodningen fremsættes i henhold til artikel 12-14 i forordningen om bevisoptagelse, og b) hvis der er tale om direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 i forordningen om bevisoptagelse? Hvor lang tid bør der i begge tilfælde i forbindelse med fastlæggelsen af datoen for afhøringen afsættes for at kunne indkalde den pågældende person rettidigt?
a) I forbindelse med afhøring som omhandlet i artikel 12-14 underretter den polske ret – den anmodede ret – den person, der skal afhøres, om tid og sted for afhøringen i en indkaldelse i henhold til bestemmelserne i polsk lovgivning (navnlig artikel 131-147 i den civile retsplejelov), i praksis typisk pr. anbefalet brev. Indkaldelse skal ske senest syv dage før den planlagte dato for afhøringen. Denne frist kan undtagelsesvis nedsættes til tre dage (artikel 149 i den civile retsplejelov). I praksis betyder dette, at datoen for afhøringen skal fastsættes omkring en måned i forvejen. Retten kan endvidere underrette den pågældende på en anden måde, som denne finder mest hensigtsmæssig (f.eks. pr. telefon eller e-mail), hvis denne finder det nødvendigt at fremskynde behandlingen af sagen. I henhold til artikel 149, stk. 1, i den civile retsplejelov kan retten indkalde parterne, vidnerne, de sagkyndige eller andre personer med brug af den metode, som den finder mest hensigtsmæssig, hvis den finder det nødvendigt for at fremskynde behandlingen af sagen. En sådan indkaldelse har de retsvirkninger, der er fastsat i loven, forudsat at der ikke er tvivl om, at den er blevet meddelt adressaten inden for de frister, der er fastsat i artikel 149, stk. 2. Indkaldelse kan i henhold til denne bestemmelse også ske ved at omgå de forkyndelsesmetoder, der er fastsat i den civile retsplejelovs artikel 131-147. Disse andre former for indkaldelse er dog ikke nærmere beskrevet. Det betyder, at retten – ved at omgå de indkaldelsesmetoder, der er fastsat ved lov – kan anvende alle mulige indkaldelsesmetoder, f.eks. indkaldelse via telefon (herunder sms), fax, e-mail osv.
b) I tilfælde af direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 påhviler forpligtelsen til at meddele tid og sted for afhøringen den anmodende ret, som anvender sin egen lovgivning på dette område. Hvis tilrettelæggelsen af afhøringen kræver samarbejde fra en polsk rets side (f.eks. for at sikre rettens deltagelse i afhøringen eller i det mindste for at tilvejebringe det lokale og de faciliteter, der er nødvendige for videokonferencen), skal den anmodende ret ved fastsættelsen af datoen for afhøringen tage hensyn til, om der er materielle og personalemæssige ressourcer til rådighed på polsk side. Adgangen hertil varierer betydeligt og skal afgøres fra sag til sag.
9 Hvilke omkostninger er der i forbindelse med anvendelse af videokonferencer, og hvordan afholdes de?
I henhold til de regler, der er fastsat i artikel 22 i forordning 2020/1783, kræver de polske domstole godtgørelse af de omkostninger, der er omhandlet heri, og et forskud på honorarer til den sagkyndige. Andre udgifter i forbindelse med anvendelsen af videokonferencer afholdes af den polske part.
10 Hvilke krav stilles der i givet fald for at sikre, at den person, der afhøres direkte af den anmodende ret, er blevet oplyst om, at afhøringen skal foregå på frivillig basis?
Den anmodende ret underretter den person, der skal afhøres, om, at afhøringen skal foregå på frivillig basis uden brug af tvangsmidler. Hvis en polsk ret deltager i den direkte bevisoptagelse, kan den sikre, at afhøringen finder sted på frivillig basis (artikel 19, stk. 2 og 4, i forordning 2020/1783).
11 Hvilken procedurer anvendes med henblik på at bekræfte identiteten på den person, der skal afhøres?
Retten identificerer den pågældende ved at anmode denne om at forelægge et dokument, der bekræfter identitet eller identitet og nationalitet. Dette omfatter: for polske statsborgere: id-kort eller pas, og for tredjelandsstatsborgere: pas, rejsedokument eller andet gyldigt dokument, der bekræfter vedkommendes identitet eller identitet og nationalitet. Afhøringen af et vidne indledes med spørgsmål vedrørende den pågældendes person og forbindelser til parterne. De samme krav gælder tilsvarende for personer, der deltager i et retsmøde ved hjælp af tekniske anordninger, der gør det muligt at gennemføre det ved hjælp af ressourcer til fjernkommunikation, og som befinder sig uden for retsbygningen.
12 Hvilke krav gælder med hensyn til edsaflæggelse, og hvilke oplysninger behøves fra den anmodende ret, når der er behov for edsaflæggelse ved direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 i forordningen om bevisoptagelse?
I forbindelse med afhøring som omhandlet i artikel 19 til 21 kan det polske centralorgan anmode om at få edsteksten udleveret, hvis den anmodende ret meddeler det centrale organ, at det har til hensigt at optage bevis fra et vidne under ed. Hvis eden er i strid med grundlæggende retsprincipper i Polen, kan det centrale organ afvise at indvillige i afhøringen eller stille krav om anvendelse af edsteksten som affattet i polsk ret.
13 Hvilke foranstaltninger er der truffet for at sørge for en kontaktperson til den anmodende ret på det sted, hvor videokonferencen afholdes, og en person til at betjene videokonferenceudstyret og håndtere tekniske problemer på afhøringsdagen?
Hvis videokonferencen finder sted i den polske rets lokaler, i et polsk fængsel eller i en polsk facilitet for frihedsberøvede, stiller disse institutioner en teknisk videokonferencetjeneste til rådighed. Kontaktoplysningerne for denne tjeneste meddeles den anmodende ret, når der træffes tekniske foranstaltninger forud for videokonferencen.
Retspræsidenten kan bestemme, at en frihedsberøvet person udelukkende skal deltage i en retssag via et fjernmøde. I dette tilfælde deltager en repræsentant for administrationen af fængslet eller faciliteten for frihedsberøvede, personens eventuelle repræsentant og tolken, hvis en sådan er udpeget, også i fjernmødet fra det sted, hvor den pågældende befinder sig. Denne bestemmelse finder tilsvarende anvendelse på personer i terapeutisk behandling på grundlag af specifikke bestemmelser (artikel 151, stk. 4, i den civile retsplejelov).
14 Hvilke yderligere krav er der i givet fald med hensyn til oplysninger fra den anmodende ret?
Der er ingen forpligtelse af denne karakter i polsk ret. Hvis det viser sig nødvendigt at give yderligere oplysninger (f.eks. i forbindelse med de tekniske foranstaltninger, der er truffet i samarbejde med den polske ret), skal disse dog fremlægges på polsk eller ledsages af en oversættelse til polsk. Videokonferencer (fjernmøder) er tilladt, hvis karakteren af de handlinger, der skal foretages under retsmødet, ikke er til hinder herfor, og hvis afholdelsen af fjernmødet sikrer fuld beskyttelse af parternes processuelle rettigheder og en korrekt afvikling af sagen. I dette tilfælde er retten og justitssekretæren til stede i retssalen, mens de øvrige personer, der deltager i retsmødet, ikke behøver at være til stede i den retsbygning, hvor sagen behandles.