1 È possibile assumere prove tramite videoconferenza con la partecipazione di un'autorità giudiziaria dello Stato membro richiedente, o direttamente da parte di un'autorità giudiziaria dello Stato membro richiedente? In caso affermativo, quali sono le procedure o leggi nazionali applicabili?
In Polonia, le prove possono essere acquisite tramite videoconferenza, ai sensi degli articoli da 12 a 14 e degli articoli da 19 a 21 del regolamento (UE) 2020/1783 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 novembre 2020, relativo alla cooperazione fra le autorità giudiziarie degli Stati membri nell'assunzione delle prove in materia civile o commerciale (assunzione delle prove) (rifusione). La videoconferenza è disciplinata dal codice di procedura civile (di seguito: "CPC"), in particolare dagli articoli 151, secondo comma, e 235, secondo comma, del CPC e dal regolamento del ministro della Giustizia dell'11 marzo 2024 relativo ai tipi di attrezzature e risorse tecniche utilizzate presso gli edifici giudiziari per l'assunzione di prove durante le udienze a distanza nei procedimenti civili, alle modalità di utilizzo di tali tipi di attrezzature e risorse tecniche, nonché alle modalità di conservazione, riproduzione e copia delle registrazioni effettuate durante l'assunzione delle prove (gazzetta ufficiale polacca 2024, punto 357), oltre che dalla comunicazione del ministro della Giustizia, del 5 marzo 2024, relativa alle norme tecniche di programmazione e ai requisiti in materia di hardware necessari per la partecipazione a udienze a distanza (gazzetta ufficiale polacca, ministro della Giustizia 2024, punto 82).
2 Vi sono restrizioni relative alla categoria di persone che possono essere sentite in videoconferenza? Ad esempio, possono essere interrogati solo testimoni o anche altre persone, quali esperti o parti in causa?
Il diritto polacco non impone restrizioni di questo tipo: periti, parti e testimoni possono essere sentiti tramite videoconferenza.
L'organo giurisdizionale adito può disporre che le prove siano assunte a distanza nel contesto di un'udienza a distanza, fatto salvo il caso in cui ciò sia escluso in considerazione della natura delle prove stesse (articolo 235, secondo comma, del codice di procedura civile).
Una parte può opporsi all'audizione di un testimone al di fuori dell'aula in occasione di un'udienza a distanza, ma non oltre 7 giorni dopo essere stata informata dell'intenzione di assumere le prove in tal modo. Se l'opposizione presentata è accolta, l'organo giurisdizionale cita il testimone a comparire di persona in aula (articolo 263, primo comma, del codice di procedura civile).
3 Quali sono le eventuali restrizioni sul tipo di prove che possono essere acquisite tramite videoconferenza?
La legge polacca non prevede norme specifiche sui limiti del tipo di prova che può essere assunta in videoconferenza, ma si limita a richiedere che la natura della prova non ne impedisca l'assunzione (articolo 235, secondo comma, CPC). In effetti, nella pratica, l'assunzione di alcune prove in videoconferenza (ad esempio, le prove di ispezione visiva) può rivelarsi impossibile o significativamente difficile. La valutazione finale è lasciata all'organo giurisdizionale.
Il giudice che presiede può disporre lo svolgimento di un'udienza pubblica utilizzando mezzi tecnici che ne consentano lo svolgimento a distanza (udienza a distanza), purché ciò non sia precluso dalla natura delle attività da svolgere in occasione dell'udienza e purché lo svolgimento di un'udienza a distanza garantisca la piena tutela dei diritti procedurali delle parti e il corretto svolgimento del procedimento. In tal caso, i giudici e il cancelliere addetto alla registrazione sono presenti in aula e le altre persone che partecipano all'udienza non devono essere presenti presso i locali dell'organo giurisdizionale. La registrazione di immagini e suoni delle attività procedurali che si svolgono in aula è inviata nel luogo in cui si trovano i partecipanti all'udienza che hanno dichiarato l'intenzione di parteciparvi a distanza e dal luogo in cui si trovano tali partecipanti fino all'edificio dell'organo giurisdizionale che conduce il procedimento (articolo 151, secondo comma, del codice di procedura civile).
4 Esistono restrizioni circa il luogo in cui la persona dev'essere sentita in videoconferenza? Deve trattarsi di un tribunale?
Se l'audizione si svolge in videoconferenza, la persona interrogata e le altre parti del procedimento che non si trovano in aula possono essere presenti nei locali di un altro organo giurisdizionale o in un altro luogo.
Una persona che partecipi a una riunione a distanza dall'esterno dei locali dell'organo giurisdizionale è tenuta a informare quest'ultimo in merito al luogo in cui si trova e a compiere tutti gli sforzi possibili per garantire che le condizioni presso il loro luogo di residenza siano compatibili con la dignità dell'organo giurisdizionale e non le impediscano di compiere gli atti processuali ai quali partecipa. Se le informazioni vengono rifiutate o se il comportamento di tale persona solleva ragionevoli dubbi circa il corretto svolgimento degli atti processuali ai quali partecipa a distanza, l'organo giurisdizionale può citare tale persona affinché compaia di persona in aula.
Su richiesta del giudice che presiede, una persona che partecipa a una riunione a distanza deve fornire informazioni circa il luogo in cui si trova e le persone che sono con lei.
Nel caso di una persona privata della libertà, devono partecipare al procedimento anche un rappresentante dell'amministrazione del carcere o della struttura di custodia cautelare, il rappresentante della persona (se presente) e un interprete (se nominato).
5 È consentito registrare le audizioni mediante videoconferenza? In caso affermativo, è disponibile l'apposita apparecchiatura?
Di norma, il verbale di una riunione viene redatto utilizzando un apparecchio di registrazione del suono o delle immagini e del suono. In questo caso, anche l'audizione in videoconferenza viene registrata d'ufficio dall'organo giurisdizionale. Tuttavia, quando il verbale di una riunione viene redatto solo per iscritto (ad esempio, in mancanza di strutture adeguate nell'aula dell'organo giurisdizionale), lo svolgimento della seduta, compresa quella in videoconferenza, non viene registrato e lo svolgimento viene riportato nel verbale. In questo caso, tuttavia, è possibile per una parte registrare lo svolgimento della riunione utilizzando un dispositivo di registrazione del suono (ad esempio un telefono cellulare con funzione di dittafono). Non è necessario il consenso dell'organo giurisdizionale, la parte è solo tenuta a informare quest'ultimo della propria intenzione di registrare il suono.
La registrazione di immagini e suoni delle attività procedurali che si svolgono in aula deve essere inviata nel luogo in cui si trovano i partecipanti all'udienza che hanno dichiarato l'intenzione di parteciparvi a distanza e dal luogo in cui si trovano tali partecipanti fino all'edificio dell'organo giurisdizionale che conduce il procedimento.
6 In quale lingua dovrebbe essere effettuata l'audizione: a) in caso di richieste presentate ai sensi degli articoli da 12 a 14 del regolamento sull'assunzione delle prove; e b) in caso di assunzione diretta di prove ai sensi degli articoli da 19 a 21 del regolamento sull'assunzione delle prove?
a) Nel caso di un esame ai sensi degli articoli 12 e 14, la norma prevede che il colloquio si svolga in polacco. La legge polacca non prevede la possibilità di condurre audizioni davanti a un organo giurisdizionale polacco in una lingua diversa dal polacco.
b) In caso di assunzione diretta delle prove ai sensi degli articoli 19 e 21, l'autorità giudiziaria richiedente determina la lingua in cui si svolge l'audizione. Tuttavia, ai sensi dell'articolo 19, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2020/1783, l'organo centrale polacco può imporre che l'audizione si svolga in polacco o che sia fornita una traduzione in polacco. Ciò si applica in particolare alla situazione di cui all'articolo 19, paragrafo 4, secondo comma, del regolamento, ossia quando un organo giurisdizionale polacco è coinvolto nell'assunzione diretta delle prove.
7 A chi spetta la responsabilità di procurare gli interpreti, in caso di necessità e in quale luogo devono operare gli interpreti a) in caso di richieste presentate ai sensi degli articoli da 12 a 14 del regolamento sull'assunzione delle prove; e b) in caso di assunzione diretta di prove ai sensi degli articoli da 19 a 21 del regolamento sull'assunzione delle prove?
Nel caso di un'audizione in conformità degli articoli da 12 a 14, l'interprete è fornito dall'autorità giudiziaria polacca in qualità di autorità giudiziaria richiesta. Le norme non specificano dove debba trovarsi l'interprete, tranne nel caso in cui la persona che ne ha bisogno sia privata della libertà (si veda il punto 4).
In caso di assunzione diretta delle prove ai sensi degli articoli da 19 a 21 del regolamento, l'autorità giudiziaria richiedente fornisce l'interprete. L'autorità giudiziaria richiedente decide anche dove si troverà l'interprete al momento dell'audizione. Ai sensi dell'articolo 19, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2020/1783, l'organo centrale polacco può imporre la condizione che l'interprete si trovi in un luogo specifico.
8 Quali procedure si applicano alle intese relative alle audizioni e all'obbligo di notificare alle persone da sentire la data e il luogo del procedimento a) in caso di richieste presentate ai sensi degli articoli da 12 a 14 del regolamento sull'assunzione delle prove; e b) in caso di assunzione diretta di prove ai sensi degli articoli da 19 a 21 del regolamento sull'assunzione delle prove? In entrambi i casi, al momento di fissare la data dell'audizione, quanto tempo occorre prevedere affinché la persona da sentire possa essere informata con sufficiente anticipo?
a) Nel caso di un'audizione orale ai sensi degli articoli da 12 a 14, l'organo giurisdizionale polacco, in qualità di autorità giudiziaria richiesta, notifica alla persona da ascoltare la data e il luogo dell'audizione notificando la citazione in conformità con la legge polacca (in particolare con gli articoli da 131 a 147 del codice di procedura civile), in pratica il più delle volte tramite raccomandata. La notifica deve essere effettuata non più tardi di 7 giorni prima della data prevista per l'incontro. In via eccezionale, questo termine può essere ridotto a 3 giorni (articolo 149 del codice di procedura civile). In pratica, ciò significa che la data dell'audizione deve essere fissata con circa un mese di anticipo. L'organo giurisdizionale può anche informare la persona con qualsiasi altro mezzo che ritenga opportuno (ad esempio telefono o posta elettronica), se lo ritiene necessario per accelerare la trattazione della causa. Ai sensi dell'articolo 1491 del codice di procedura civile, l'organo giurisdizionale può citare a comparire le parti, i testimoni, i periti o altre persone nel modo che ritenga più opportuno, qualora lo ritenga necessario al fine di accelerare l'esame della causa. La citazione così effettuata ha gli effetti previsti dal codice se è evidente che è stata notificata al destinatario entro i termini di cui all'articolo 149, secondo comma. Tali disposizioni consentono la possibilità di citare a comparire in modo diverso dalle modalità di citazione di cui agli articoli da 131 a 147 CPC. Tuttavia non definiscono tali altri metodi. Ciò significa che, oltre alle modalità di citazione previste dalla legge, l'organo giurisdizionale può ricorrere a tutti i mezzi di citazione possibili, quali una chiamata telefonica (compreso tramite SMS), il fax, la posta elettronica e altri mezzi.
b) In caso di assunzione diretta delle prove ai sensi degli articoli da 19 a 21, l'obbligo di comunicare la data e il luogo dell'audizione spetta all'autorità giudiziaria richiedente, che applica la propria legge in materia. Nel caso in cui l'organizzazione dell'audizione richieda la cooperazione con un organo giurisdizionale polacco (ad esempio per garantire la partecipazione di quest'ultimo all'audizione o anche per mettere a disposizione i locali e le strutture necessarie per la videoconferenza), l'autorità giudiziaria richiedente deve tenere conto della disponibilità di attrezzature e personale da parte polacca nel fissare la data dell'audizione. Tale disponibilità varia notevolmente e deve essere determinata caso per caso.
9 Quali sono i costi collegati all'uso della videoconferenza e quali le modalità di pagamento?
In conformità alle norme stabilite dall'articolo 22 del regolamento (UE) 2020/1783, gli organi giurisdizionali polacchi chiedono il rimborso dei costi ivi indicati e un anticipo sui costi della perizia. Gli altri costi relativi all'uso della videoconferenza sono a carico della Polonia.
10 Quali sono gli eventuali requisiti applicabili per garantire che la persona sentita direttamente dall'autorità giudiziaria richiedente sia a conoscenza del fatto che l'assunzione delle prove viene eseguita su base volontaria?
L'autorità giudiziaria richiedente è tenuta a informare la persona da esaminare che l'esame in questione può avvenire soltanto su base volontaria, senza il ricorso a misure coercitive. Quando un organo giurisdizionale polacco è coinvolto nell'assunzione diretta di prove, può richiedere la garanzia che l'esame si svolga su base volontaria (articolo 19, paragrafi 2 e 4, del regolamento (UE) 2020/1783).
11 Quali procedure si applicano per verificare l'identità della persona da sentire?
L'autorità giudiziaria verifica l'identità di una persona sulla base di un documento che ne attesti l'identità o l'identità e la cittadinanza. Ossia, nel caso di un cittadino polacco, sarà una carta d'identità o un passaporto, mentre nel caso di un cittadino straniero un passaporto, un documento di viaggio o altro documento valido che ne attesti l'identità o l'identità e la cittadinanza. L'audizione di un testimone inizia inoltre con domande relative alla sua persona e al suo rapporto con le parti. Gli stessi requisiti si applicano, mutatis mutandis, alle persone che assistono a un'udienza che si svolge utilizzando mezzi tecnici che ne consentono lo svolgimento mediante comunicazione a distanza dall'esterno dei locali dell'organo giurisdizionale.
12 Quali requisiti si applicano alla prestazione di giuramenti e quali informazioni deve fornire l'autorità giudiziaria richiedente quando è richiesto un giuramento durante l'assunzione diretta di prove ai sensi degli articoli da 19 a 21 del regolamento sull'assunzione delle prove?
Per gli esami ai sensi degli articoli da 19 a 21, qualora l'autorità giudiziaria richiedente informi l'organo centrale polacco della propria intenzione di assumere delle prove da un testimone sotto giuramento, l'organo centrale può richiedere il testo del giuramento. Se il giuramento è in conflitto con i principi fondamentali della legge polacca, l'organo centrale ha il diritto di rifiutare di acconsentire all'esame oppure di richiedere che si utilizzi il testo del giuramento sancito della legge polacca.
13 Quali sono le disposizioni in vigore per garantire che nel luogo in cui si svolge la videoconferenza vi sia una persona da contattare a cui l'autorità giudiziaria richiedente possa rivolgersi il giorno dell'audizione per mettere in funzione le apparecchiature di videoconferenza e per risolvere eventuali problemi tecnici?
Se la videoconferenza ha luogo nei locali di un organo giurisdizionale polacco, di un carcere polacco o di una struttura polacca per la custodia cautelare, queste istituzioni forniscono servizi di videoconferenza specializzati. I recapiti della persona responsabile sono comunicati all'autorità giudiziaria richiedente nell'ambito degli accordi tecnici che precedono la videoconferenza.
Il giudice che presiede può disporre che una persona privata della libertà partecipi ad attività procedurali soltanto nell'ambito di una riunione a distanza. In tal caso, alla riunione a distanza partecipano anche un rappresentante dell'amministrazione del carcere o della struttura di custodia cautelare, un rappresentante della persona (se presente) e un interprete (se nominato). Tale disposizione si applica mutatis mutandis alle persone sottoposte a procedure terapeutiche sulla base di disposizioni distinte (articolo 151, quarto comma, del codice di procedura civile).
14 Quali eventuali informazioni aggiuntive deve fornire l'autorità giudiziaria richiedente?
In generale, tali ulteriori informazioni non sono richieste ai sensi della legge polacca. Se tuttavia sono necessarie ulteriori informazioni (ad esempio riguardo agli accordi tecnici con l'organo giurisdizionale polacco), queste devono essere redatte in polacco o accompagnate da una traduzione in polacco. Le videoconferenze (udienze a distanza) sono consentite, purché ciò non sia precluso dalla natura delle attività da svolgere in occasione dell'udienza e purché lo svolgimento di un'udienza a distanza garantisca la piena tutela dei diritti procedurali delle parti e il corretto svolgimento del procedimento. In tal caso, i giudici e il cancelliere addetto alla registrazione sono presenti in aula e le altre persone che partecipano all'udienza non devono essere presenti presso i locali dell'organo giurisdizionale.