Bevisupptagning genom videokonferens | Europeisk e-juridikportal

1 Kan bevis tas upp via videokonferens antingen under medverkan av en domstol i den ansökande medlemsstaten eller direkt av en domstol i den medlemsstaten? Vilka nationella förfaranden eller lagar gäller i så fall?

I Polen får bevis tas upp genom videokonferens i enlighet med artiklarna 12–14 och artiklarna 19–21 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 2020/1783 av den 25 november 2020 om samarbete mellan medlemsstaternas domstolar i fråga om bevisupptagning i mål och ärenden av civil eller kommersiell natur. Bestämmelser om videokonferenser finns i civilprocesslagen, närmare bestämt i artiklarna 151.2 och 235.2, och i justitieministerns förordning av den 11 mars 2024 om de typer av teknisk utrustning och tekniska resurser som används i domstolsbyggnader för bevisupptagning under distansförhandlingar i civilrättsliga förfaranden, metoder för användning av sådan teknisk utrustning och sådana tekniska resurser och metod för lagring, reproduktion och kopiering av de uppgifter som registrerats under bevisupptagning (Polens officiella kungörelseorgan 2024, punkt 357) och justitieministerns meddelande av den 5 mars 2024 avseende tekniska standarder för programmering och maskinvarukrav för deltagande i distansförhandlingar (Polens officiella kungörelseorgan, justitieministeriet 2024, punkt 82).

2 Finns det några begränsningar för vilka personer som kan höras via videokonferens? Är det exempelvis bara vittnen eller kan andra, t.ex. sakkunniga eller parter, också höras på detta sätt?

I polsk lagstiftning finns inga begränsningar av denna typ, utan såväl sakkunniga, parter som vittnen kan samtliga höras via videokonferens.

Den domstol som avgör ärendet får förordna att bevisning ska tas upp på distans i samband med en distansförhandling, såvida inte bevisningens karaktär förhindrar detta (artikel 235.2 i civilprocesslagen).

En part får invända mot att ett vittne hörs utanför rättssalen genom distansförhandling, dock inte mer än sju dagar efter det att den aktuella parten underrättats om avsikten att ta upp bevisning på detta sätt. Om en invändning inges och godkänns kallar rätten vittnet att personligen inställa sig i rättssalen (artikel 263.1 i civilprocesslagen).

3 Vilka restriktioner, om några, gäller för den typ av bevis som kan tas upp via videokonferens?

I polsk lagstiftning finns inga särskilda begränsningar för vilka typer av bevisning som kan tas upp via videokonferens, utan endast ett krav på att bevisningens karaktär inte utgör något hinder mot detta (artikel 235.2 i civilprocesslagen). I praktiken kan det visa sig omöjligt eller mycket svårt att ta upp viss bevisning via videokonferens (t.ex. bevisning som ska kontrolleras visuellt). Den slutliga bedömningen överlåts till domstolen.

Rättens ordförande får förordna att en offentlig förhandling ska hållas med hjälp av teknik som möjliggör att den hålls på distans (distansförhandling), förutsatt att karaktären hos de aktiviteter som ska genomföras i samband med förhandlingen inte utgör ett hinder för detta samt att parternas processuella rättigheter kan skyddas fullt ut och ett korrekt genomförande av förfarandet säkerställas genom distansförhandling. I detta fall är domare och protokollförare närvarande i rättssalen, medan de övriga personer som deltar i förhandlingen inte behöver vara närvarande i domstolens lokaler. En ljud- och bildinspelning av de processuella aktiviteter som äger rum i rättssalen överförs till den plats där de personer som deltar i förhandlingen och som förklarat att de avser delta på distans befinner sig samt från den plats där dessa deltagare befinner sig till den byggnad där den aktuella domstolen genomför förfarandet (artikel 151.2 i civilprocesslagen).

4 Finns det några begränsningar för var personen i fråga ska höras via videokonferens – dvs. måste det vara i en domstol?

Om förhöret hålls via videokonferens måste den person som hörs och andra parter i förfarandet som inte befinner sig i rättssalen infinna sig i en annan domstols lokaler eller på en annan plats.

En person som deltar i ett distansmöte från en annan plats än domstolens lokaler är skyldig att informera domstolen på den ort där han eller hon befinner sig och att göra allt för att säkerställa att förhållandena i hans eller hennes bostad är förenliga med domstolens värdighet och inte hindrar personen från att utföra de processuella åtgärder i vilka han eller hon deltar. Om personen vägrar lämna uppgifterna eller uppträder på ett sätt som ger upphov till rimliga tvivel om att de processuella åtgärder i vilka han eller hon deltar på distans kommer att genomföras korrekt får rätten kalla personen att personligen infinna sig i rättssalen.

En person som deltar i ett distansmöte måste, på begäran av rättens ordförande, uppge den plats där han eller hon befinner sig och vilka andra personer som är närvarande där.

Om det rör sig om en frihetsberövad person ska en företrädare för fängelse- eller häktningsanläggningen, personens eventuella ombud och en tolk (om en sådan utsetts) också delta i förfarandet.

5 Är det tillåtet att spela in förhör via videokonferens och finns det i så fall utrustning för detta?

Mötesprotokollet upprättas i regel antingen med hjälp av ljud- eller bild- och ljudinspelningsutrustning. I detta fall spelas även förhör via videokonferens in av domstolen på eget initiativ. Om endast ett skriftligt mötesprotokoll upprättas (t.ex. om lämplig utrustning saknas i domstolslokalen) spelas mötet dock inte in, utan förs till protokollet – inbegripet om det hålls via videokonferens. I detta fall är det dock möjligt för en part att spela in mötet med hjälp av en anordning för ljudinspelning (t.ex. en mobiltelefon med diktafonfunktion). Domstolens samtycke krävs inte – parten är endast skyldig att underrätta domstolen om sin avsikt att spela in ljudet.

En ljud- och bildinspelning av de processuella aktiviteter som äger rum i rättssalen ska överföras till den plats där de personer som deltar i förhandlingen och som förklarat att de avser delta på distans befinner sig samt från den plats där dessa deltagare befinner sig till den byggnad där den aktuella domstolen genomför förfarandet.

6 På vilket språk ska förhöret hållas a) när framställningar görs enligt artiklarna 12–14 i förordningen om bevisupptagning och b) vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 i förordningen om bevisupptagning?

a) Vid ett förhör enligt artiklarna 12–14 är regeln att förhöret ska hållas på polska. Enligt polsk lagstiftning är det inte möjligt att hålla förhör inför en polsk domstol på ett annat språk än polska.

b) Vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 fastställer den ansökande domstolen på vilket språk förhöret ska hållas. I enlighet med artikel 19.4 i förordning (EU) nr 2020/1783 får Polens centrala organ dock uppställa villkoret att förhöret ska hållas på polska eller att en översättning till polska ska tillhandahållas. Detta gäller särskilt den situation som avses i artikel 19.4 andra stycket i förordningen, dvs. när en polsk domstol deltar i den direkta bevisupptagningen.

7 Vem ansvarar för att vid behov skaffa fram tolkar och var ska de uppehålla sig a) när framställningar görs enligt artiklarna 12–14 i förordningen om bevisupptagning och b) vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 i förordningen om bevisupptagning?

Vid förhör enligt artiklarna 12–14 erbjuds tolk av den polska domstolen i egenskap av anmodad domstol. I reglerna anges inte var tolken ska infinna sig, utom när den person som begär tolk är frihetsberövad (se punkt 4 ovan).

Vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 i förordningen ska den ansökande domstolen tillhandahålla en tolk. Den ansökande domstolen beslutar också var tolken ska infinna sig under förhöret. Enligt artikel 19.4 i förordning (EU) nr 2020/1783 får Polens centrala organ uppställa villkoret att tolken ska infinna sig på en viss plats.

8 Vilket förfarande gäller för anordnandet av förhöret och meddelande av tid och plats till den person som ska höras a) när framställningar görs enligt artiklarna 12–14 i förordningen om bevisupptagning och b) vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 i förordningen om bevisupptagning? Hur lång tid ska medges i båda dessa fall när datum för förhöret bestäms för att ge personen i fråga tillräcklig framförhållning?

a) Vid ett muntligt hörande i enlighet med artiklarna 12–14 underrättar den polska domstolen, i egenskap av anmodad domstol, den person som ska höras om tid och plats för förhöret genom att skicka en kallelse i enlighet med polsk lag (särskilt artiklarna 131–147 i civilprocesslagen). Detta sker oftast genom rekommenderat brev. Kallelsen ska skickas senast en vecka före det planerade förhörsdatumet. I undantagsfall kan denna tidsfrist förkortas till tre dagar (artikel 149 i civilprocesslagen). I praktiken innebär detta att förhörsdatumet måste fastställas ungefär en månad i förväg. Domstolen kan också informera personen på ett annat sätt som den finner lämpligast (t.ex. per telefon eller e-post) och om den anser det nödvändigt för att påskynda handläggningen av målet. Enligt artikel 149¹ i civilprocesslagen får domstolen kalla parter, vittnen, sakkunniga eller andra personer på det sätt den bedömer som lämpligast, om den anser det nödvändigt för att påskynda handläggningen av målet. Kallelser enligt ovan har den verkan som föreskrivs i lagen om det är tydligt att adressaten har delgivits kallelsen inom de tidsfrister som anges i artikel 149.2. Dessa bestämmelser medger att en person kallas till domstol på andra sätt än enligt de metoder för delgivning av kallelser som anges i artiklarna 131–147 i civilprocesslagen. Dessa andra sätt anges dock inte i bestämmelserna. Detta innebär att domstolen, utöver de lagstadgade metoderna för delgivning av en kallelse, får använda vilket annat sätt som helst att kommunicera en kallelse, t.ex. telefon (inklusive sms), fax, e-post eller något annat.

b) Vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 åligger skyldigheten att meddela datum och plats för förhöret den ansökande domstolen, som tillämpar sin egen lagstiftning i detta avseende. Om anordnandet av förhöret kräver samarbete med en polsk domstol (t.ex. för att se till att domstolen deltar i förhöret eller bistår med de lokaler och anläggningar som videokonferensen kräver), måste den ansökande domstolen ta hänsyn till tillgången på utrustning och personal på den polska sidan när den fastställer datum för förhöret. Denna tillgång varierar avsevärt och måste fastställas från fall till fall.

9 Vilka är kostnaderna vid användande av videokonferens och hur ska de betalas?

I enlighet med bestämmelserna i artikel 22 i förordning nr 2020/1783 begär de polska domstolarna ersättning för de kostnader som specificeras i artikeln och begär en förskottsbetalning för sakkunnigutlåtandet. Polen står för övriga kostnader som uppstår vid videokonferenser.

10 Vilka bestämmelser, om några, gäller för att säkra att den person som ska höras direkt av den ansökande domstolen har informerats om att bevisupptagningen ska ske på frivillig grund?

Den ansökande domstolen måste informera personen som ska höras om att detta endast kan äga rum på frivillig grund, utan att tvångsåtgärder används. Om en polsk domstol deltar i den direkta bevisupptagningen kan den kräva en försäkran om att förhöret äger rum på frivillig grund (artikel 19.2 och 19.4 i förordning 2020/1783).

11 Vad finns det för förfarande för att kontrollera identiteten på den person som ska höras?

Domstolen kontrollerar personens identitet med hjälp av en handling som bekräftar personens identitet, eller identitet och nationalitet. Om det rör sig om en polsk medborgare är handlingen ett id-kort eller pass. Om det rör sig om en utländsk medborgare är det ett pass, en resehandling eller någon annan giltig handling som styrker personens identitet, eller identitet och nationalitet. Förhöret av ett vittne inleds också med frågor om vittnets personuppgifter och relation till partnerna. Samma krav gäller i tillämpliga delar för personer som deltar i en förhandling som genomförs med hjälp av tekniska hjälpmedel som gör det möjligt att via distanskommunikation delta i förhandlingen från en annan plats än domstolens lokaler.

12 Vilka bestämmelser gäller för avläggande av ed, och vilka uppgifter behövs från den ansökande domstolen när edgång krävs vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 i förordningen om bevisupptagning?

När förhöret sker i enlighet med artiklarna 19–21 och den ansökande domstolen underrättar Polens centrala organ om sin avsikt att ta upp bevis genom hörande av ett vittne under ed kan det centrala organet kräva att få se texten till eden. Om innehållet i eden strider mot grundläggande principer i polsk lagstiftning har det centrala organet rätt att inte ge sitt samtycke till förhöret eller att kräva att texten till den ed som anges i polsk lagstiftning ska användas.

13 Vilka åtgärder har vidtagits för att se till att det finns en kontaktperson på platsen för videokonferensen för samordning med den ansökande domstolen och en person som på dagen för förhöret finns tillgänglig för att sköta videokonferensutrustningen och hantera eventuella tekniska problem?

Om videokonferenser äger rum i lokaler som tillhör en polsk domstol, ett polskt fängelse eller ett polskt häkte tillhandahåller dessa institutioner specialiserade videokonferenstjänster. Kontaktuppgifterna till den ansvariga personen meddelas den ansökande domstolen som en del av de tekniska arrangemangen före videokonferensen.

Rättens ordförande får förordna att frihetsberövad person ska delta i processuella aktiviteter endast i samband med ett distansmöte. I så fall närvarar en företrädare för fängelse- eller häktningsanläggningen, personens eventuella ombud och en tolk (om en sådan utsetts) på distans vid mötet. Denna bestämmelse gäller i tillämpliga delar för personer som är föremål för behandlingsförfaranden på grundval av separata bestämmelser (artikel 151.4 i civilprocesslagen).

14 Vilka ytterligare uppgifter, om några, krävs från den ansökande domstolen?

I princip krävs inga ytterligare uppgifter enligt den polska lagstiftningen. Om ytterligare uppgifter ändå krävs (till exempel i fråga om tekniska arrangemang med den polska domstolen) måste dessa uppgifter lämnas på polska eller åtföljas av en översättning till polska. Videokonferenser (distansförhandlingar) är tillåtna, förutsatt att karaktären hos de aktiviteter som ska genomföras i samband med förhandlingen inte utgör ett hinder för detta samt att parternas processuella rättigheter kan skyddas fullt ut och ett korrekt genomförande av förfarandet säkerställas genom distansförhandling. I detta fall är domare och protokollförare närvarande i rättssalen, medan de övriga personer som deltar i förhandlingen inte behöver vara närvarande i domstolens lokaler.

Senaste uppdatering: 22/11/2024