1 Est-il possible de procéder à un acte d’instruction par vidéoconférence soit avec la participation d’une juridiction de l’État membre requérant, soit directement par une juridiction de cet État membre? Dans l’affirmative, quelles sont les procédures et législations nationales applicables?
En Pologne, il est possible de procéder à une mesure d’instruction par vidéoconférence, tant sur la base des articles 12 à 14 qu’en vertu des articles 19 à 21 du règlement (CE) nº 2020/1783 du Parlement européen et du Conseil du 25 novembre 2020 relatif à la coopération entre les juridictions des États membres dans le domaine de l’obtention des preuves en matière civile ou commerciale (obtention des preuves) (refonte). Le recours à la vidéoconférence est régi par le code de procédure civile (Kodeks Postępowania Cywilnego; ci-après: le «code de procédure civile»), notamment dans son article 151, paragraphe 2, et son article 235, paragraphe 2, ainsi que par le règlement du ministre de la justice du 11 mars 2024 relatif aux types d’équipements et de moyens techniques utilisés dans les bâtiments des tribunaux pour l’obtention de preuves dans le cadre d’une audience à distance en procédure civile, à la manière d'utiliser ces équipements et moyens, ainsi qu'à la manière de stocker, reproduire et copier les enregistrements effectués lors de l'obtention de ces preuves [Journal des lois (Dziennik Ustaw) de 2024, acte 357) et par l'annonce du ministre de la justice du 5 mars 2024 sur les normes techniques des logiciels et les exigences d’équipement nécessaires pour participer à une audience à distance (Journal Officiel du ministère de la justice de 2024, acte 82).
2 Existe-t-il des restrictions quant aux catégories de personnes pouvant faire l’objet d’une audition par vidéoconférence – par exemple, cette procédure est-elle réservée aux seuls témoins, ou d’autres personnes, telles que des experts ou des parties, peuvent-elles également être ainsi entendues?
Le droit polonais ne prévoit pas de restriction de ce type. Experts, parties et témoins peuvent tous être auditionnés par vidéoconférence.
Si la nature de la preuve ne s'y oppose pas, la juridiction saisie peut ordonner que la mesure d'instruction soit mise en œuvre à distance dans le cadre d’une audience à distance (article 235, paragraphe 2, du code de procédure civile).
Une partie peut s’opposer à l’audition d’un témoin en dehors de la salle d’audience lors d’une audience à distance, mais au plus tard 7 jours après avoir été informée de l’intention d’obtenir des preuves de cette manière. En cas d'opposition réussie, la juridiction convoque le témoin à comparaître en personne dans la salle d'audience (article 263 (1) du code de procédure civile).
3 Quelles restrictions existe-t-il, le cas échéant, quant aux catégories de preuves pouvant être obtenues par vidéoconférence?
Le droit polonais ne prévoit aucune restriction concernant les catégories de preuves pouvant être administrées par vidéoconférence: il exige seulement que la nature de la preuve ne s’y oppose pas (article 235, paragraphe 2, du code de procédure civile). En pratique, l’administration de certaines preuves par vidéoconférence (par exemple, les preuves obtenues par inspection visuelle) peut s’avérer impossible ou très difficile. L’appréciation finale revient au tribunal.
Le président peut ordonner la tenue d’une audition publique à l'aide de dispositifs techniques permettant de la tenir à distance (audience à distance), à condition que la nature des actes à accomplir lors de l'audience ne s’y oppose pas et que la tenue de l'audience à distance garantisse une protection complète des droits procéduraux des parties et le bon déroulement de la procédure. Dans ce cas, le tribunal et le greffier sont présents dans la salle d'audience, tandis que les autres personnes participant à l'audience n'ont pas besoin d'être présentes dans le bâtiment du tribunal chargé de la procédure. L'enregistrement vidéo et audio des actes de procédure se déroulant dans la salle d'audience est transmis au lieu où se trouvent les participants à l'audience qui ont manifesté l'intention de participer à distance à l'audience du tribunal, ainsi que du lieu où se trouvent ces participants au bâtiment du tribunal chargé de la procédure (article 151, paragraphe 2, du code de procédure civile).
4 Existe-t-il des restrictions quant au lieu où la personne à entendre doit se trouver pour procéder à son audition par vidéoconférence – doit-il nécessairement s’agir d’un tribunal?
Si l’audition a lieu par vidéoconférence, la personne auditionnée et les autres participants à la procédure qui ne se trouvent pas dans la salle d’audience peuvent se trouver dans le bâtiment d’un autre tribunal ou dans un autre lieu.
La personne participant à une audience à distance se trouvant en dehors du bâtiment du tribunal est tenue d'informer le tribunal de l'endroit où elle se trouve et de veiller à ce que les conditions de cet endroit soient conformes à la dignité du tribunal et ne constituent pas un obstacle à l'accomplissement des actes de procédure avec sa participation. Si la personne refuse de fournir les informations indiquées ou si son comportement suscite des doutes raisonnables quant au bon déroulement des actes effectués à distance avec sa participation, la juridiction peut la convoquer à comparaître en personne dans la salle d'audience.
La personne participant à une audience à distance est tenue de fournir, à la demande du président de la formation de jugement, des informations sur le lieu où elle se trouve et sur les personnes qui l'accompagnent.
Dans le cas d’une personne privée de liberté, un représentant de l’administration de l’établissement pénitentiaire ou de la maison d’arrêt, le représentant de la personne, s’il a été nommé, et l’interprète, s’il a été désigné, participent alors également aux activités procédurales.
5 L’enregistrement des auditions par vidéoconférence est-il autorisé et, dans l’affirmative, les moyens de procéder à cet enregistrement sont-ils disponibles?
En règle générale, le procès-verbal de l’audience est établi au moyen d’un appareil d’enregistrement du son ou de l’image et du son. Dans ce cas, l’audition par vidéoconférence est également enregistrée d’office par la juridiction. Toutefois, lorsque le procès-verbal de l’audience est établi uniquement par écrit (par exemple, en l’absence de moyens appropriés dans la salle d’audience), les débats, y compris ceux qui se déroulent par vidéoconférence, ne sont pas enregistrés et le contenu du procès-verbal est le reflet des débats. Dans ce cas, il est toutefois possible pour une partie d’enregistrer le déroulement de l’audience au moyen d’un dispositif d’enregistrement audio (par exemple, un téléphone portable doté d’une fonction dictaphone). L’accord de la juridiction n’est pas nécessaire; la partie est seulement tenue d’informer la juridiction de son intention d’enregistrer le son.
L'enregistrement vidéo et audio des actes de procédure se déroulant dans la salle d'audience est transmis au lieu où se trouvent les participants à l'audience qui ont manifesté l'intention de participer à distance à l'audience du tribunal, ainsi que du lieu où se trouvent ces participants au bâtiment du tribunal chargé de la procédure.
6 Dans quelle langue l’audition doit-elle être menée: a) lorsqu’elle est exécutée en application d’une demande présentée en vertu des articles 12 à 14 du règlement sur l’obtention des preuves; et b) en cas d’exécution directe d’un acte d’instruction en vertu des articles 19 à 21 du règlement sur l’obtention des preuves?
a) Dans le cas d’une audition exécutée en application des articles 12 à 14, l’audition est en principe menée en polonais. Le droit polonais ne prévoit pas la possibilité de tenir une audition devant une juridiction polonaise dans une langue autre que le polonais.
b) En cas d’exécution d’une mesure d’instruction sur le fondement des articles 19 à 21, la juridiction requérante détermine la langue dans laquelle l’audition doit se dérouler. Toutefois, l’organisme central polonais, en vertu de l’article 19, paragraphe 4, du règlement 2020/1783, peut imposer que l’audience se déroule en polonais ou qu’une interprétation en polonais soit assurée. Cela s’applique en particulier à la situation visée à l’article 19, paragraphe 4, deuxième alinéa du règlement, c’est-à-dire lorsqu’une juridiction polonaise participe à l’exécution directe d’une mesure d’instruction.
7 Si la présence d’interprètes est nécessaire, qui est chargé de les fournir et où leur présence est-elle requise: a) lorsque l’audition est exécutée en application d’une demande présentée en vertu des articles 12 à 14 du règlement sur l’obtention des preuves; et b) en cas d’exécution directe d’un acte d’instruction en vertu des articles 19 à 21 du règlement sur l’obtention des preuves?
Dans le cas d’une audition réalisée en vertu des articles 12 à 14, un service d’interprétation est en principe fourni par la juridiction polonaise, en tant que juridiction requise. Les règles ne précisent pas à quel endroit doit se trouver l’interprète, à l’exception du cas où la personne qui a besoin d’un interprète est privée de liberté (voir le point 4 ci-dessus).
Dans le cas de l’exécution directe d’une mesure d’instruction en vertu des articles 19 à 21, le service d’interprétation est fourni par la juridiction requérante. Il appartient également à la juridiction requérante de décider à quel endroit devra se trouver l’interprète pendant l’audition. En vertu de l’article 19, paragraphe 4, du règlement 2020/1783, l’organisme central polonais peut exiger que l'interprète se trouve dans un endroit précis.
8 Quelle est la procédure à suivre pour l’organisation de l’audition ainsi que pour la notification de la date et du lieu de l’audition à la personne à entendre: a) lorsque l’audition est exécutée en application d’une demande présentée en vertu des articles 12 à 14 du règlement sur l’obtention des preuves; et b) en cas d’exécution directe d’un acte d’instruction en vertu des articles 19 à 21 du règlement sur l’obtention des preuves? Dans les deux cas, au moment de fixer la date de l’audition, quel délai faut-il prévoir pour que la personne à entendre puisse être informée suffisamment à l’avance?
a) Dans le cas d'une audition réalisée en vertu des articles 12 à 14, la juridiction polonaise, en tant que juridiction requise, informe la personne à entendre de la date et du lieu de son audition par voie d’assignation conformément aux dispositions du droit polonais (en particulier les articles 131 à 147 du code de procédure civile), le plus souvent par courrier recommandé. La convocation doit être effectuée au plus tard 7 jours avant la date prévue de l'audience. Exceptionnellement, ce délai peut être réduit à 3 jours (article 149 du code de procédure civile). En pratique, cela signifie que la date de l’audition doit être fixée environ un mois à l’avance. La juridiction peut également notifier la personne d’une autre manière, qu’elle juge la plus opportune (par exemple, par téléphone ou par courrier électronique), si elle l’estime nécessaire pour accélérer l’examen de l’affaire. Conformément à l’article 1491 du code de procédure civile, le tribunal peut convoquer les parties, les témoins, les experts ou d'autres personnes de la manière qu'il juge la plus appropriée, s'il estime que cela est nécessaire pour accélérer l'examen de l'affaire. Une convocation effectuée de cette manière produit les effets prévus par le code, à condition qu'il n'y ait pas de doute sur le fait qu'elle ait été portée à la connaissance du destinataire dans les délais fixés à l’article 149, paragraphe 2. Cette disposition prévoit la possibilité de convoquer au tribunal en contournant les modes de signification prévus aux articles 131 à 147 du code de procédure civile. Toutefois, elle ne spécifie pas ces autres moyens de convocation. Cela signifie que – en contournant les moyens de convocation prévus par la loi – la juridiction peut utiliser tous les moyens de convocation possibles, tels que la convocation téléphonique (y compris par SMS), la convocation par fax, par courrier électronique et d'autres.
b) En cas d’exécution directe d’une mesure d’instruction en vertu des articles 19 à 21, l’obligation de notifier la date et le lieu de l’audition incombe à la juridiction requérante, qui applique son propre droit à cet égard. Dans le cas où l’organisation de l’audition nécessite la coopération d’une juridiction polonaise (par exemple, pour assurer la participation de la juridiction à l’audition ou au moins pour fournir la salle et les installations nécessaires à la vidéoconférence), la juridiction requérante, en fixant la date de l’audition, doit tenir compte de la disponibilité des ressources en matériel et en personnel du côté polonais. Cette disponibilité varie considérablement et doit être déterminée au cas par cas.
9 Quels sont les frais liés à l’utilisation de la vidéoconférence, et quelles en sont les modalités de paiement?
En vertu des règles prévues à l’article 22 du règlement nº 2020/1783, les juridictions polonaises réclament le remboursement des frais qui y sont mentionnés ainsi qu’une avance pour les frais d’expertise. Les autres frais liés à l’utilisation de la vidéoconférence sont à la charge de la partie polonaise.
10 Le cas échéant, quelles conditions doivent être remplies pour garantir que la personne directement entendue par la juridiction requérante a été informée du fait que l’audition est organisée sur une base volontaire?
La juridiction requérante est tenue d’informer la personne à entendre que l’audition ne peut avoir lieu que sur une base volontaire, sans recours à des mesures coercitives. Dans le cas où une juridiction polonaise participe à l’exécution directe d’une mesure d’instruction, elle peut veiller à ce que l’audition se déroule sur une base volontaire (article 19, paragraphes 2 et 4, du règlement 2020/1783).
11 Quelle est la procédure qui permet de vérifier l’identité de la personne à entendre?
La juridiction vérifie l’identité de la personne en demandant que lui soit présenté un document confirmant l’identité ou l’identité et la nationalité. Il s’agit: pour un ressortissant polonais, de la carte d’identité ou du passeport; et pour un ressortissant étranger, d’un passeport, d’un document de voyage ou de tout autre document valide confirmant son identité ou son identité et sa nationalité. L’audition d’un témoin débute par des questions concernant sa personne et ses liens avec les parties. Les mêmes exigences s’appliquent mutatis mutandis aux personnes participant à une audience tenue à l'aide de dispositifs techniques permettant sa réalisation par des moyens de communication à distance, se trouvant en dehors du bâtiment du tribunal.
12 Quelles sont les conditions applicables à la prestation de serment, et quelles informations la juridiction requérante doit-elle fournir lorsqu’une prestation de serment est requise dans le cadre de l’exécution directe d’un acte d’instruction en vertu des articles 19 à 21 du règlement sur l’obtention des preuves?
Aux fins d’une audition à réaliser sur la base des articles 19 à 21, lorsque la juridiction requérante informe l’autorité centrale polonaise de sa volonté d’entendre un témoin sous serment, l’autorité centrale peut exiger le texte du serment. Si ce texte se trouve en contradiction avec des principes fondamentaux du droit polonais, l’autorité centrale a le droit de ne pas accepter l’audition ou d’exiger que le serment presté soit celui utilisé en droit polonais.
13 Quelles sont les mesures prévues pour garantir qu’une personne de contact, avec laquelle la juridiction requérante pourra communiquer, est présente sur les lieux où doit se dérouler l’audition par vidéoconférence, et qu’une personne sera disponible le jour de l’audition pour faire fonctionner le matériel de vidéoconférence et résoudre les éventuels problèmes techniques?
Si la vidéoconférence a lieu dans les locaux de la juridiction polonaise, dans un établissement pénitentiaire polonais ou dans une maison d’arrêt polonaise, ces institutions prévoient un service technique en matière de vidéoconférence. Les coordonnées de cette personne sont communiquées à la juridiction requérante lors de la prise de dispositions techniques précédant la vidéoconférence.
Le président peut ordonner qu’une personne privée de liberté participe aux actes de procédure exclusivement dans le cadre d'une audience à distance. Dans ce cas, là où se trouve cette personne, participent à l’audience à distance un représentant de l’administration de l’établissement pénitentiaire ou de la maison d’arrêt, un représentant, s’il a été constitué, et un interprète, s’il a été désigné. Cette disposition s’applique mutatis mutandis aux personnes soumises à un traitement thérapeutique sur la base de dispositions distinctes (article 151, paragraphe 4, du code de procédure civile).
14 Le cas échéant, quels renseignements supplémentaires la juridiction requérante doit-elle fournir?
Le droit polonais ne prévoit pas d’obligation de ce type. Si toutefois il se révèle nécessaire de fournir des renseignements supplémentaires (par exemple, dans le cadre des dispositions techniques prises avec la juridiction polonaise), ceux-ci doivent être communiqués en polonais, ou être accompagnés d’une traduction en polonais. La vidéoconférence (audience à distance) est autorisée si la nature des actes à accomplir lors de l'audience ne s’y oppose pas et si la tenue de l'audience à distance garantit une protection complète des droits procéduraux des parties et le bon déroulement de la procédure. Dans ce cas, le tribunal et le greffier sont présents dans la salle d'audience, tandis que les autres personnes participant à l'audience n'ont pas besoin d'être présentes dans le bâtiment du tribunal chargé de la procédure.