1 Is bewijsverkrijging via videoconferentie mogelijk hetzij met de deelname van een gerecht in de verzoekende lidstaat, hetzij rechtstreeks door een gerecht van die lidstaat? Zo ja, wat zijn dan de toepasselijke nationale procedures of wetten?
Uit hoofde van wetsbesluit nr. 149 van 10 oktober 2022 voorziet de Italiaanse wetgeving in de mogelijkheid om hoorzittingen onder bepaalde omstandigheden op afstand te laten plaatsvinden via een audiovisuele verbinding (artikel 127-bis van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering). In Italië kan de rechter in civiele procedures een zitting per videoconferentie gelasten die uitsluitend hoeft te worden bijgewoond door de partijen, hun advocaten, de openbaar aanklager en de hulpfunctionarissen bij het gerecht. Als er echter getuigen moeten worden gehoord, zijn deze verplicht persoonlijk in de rechtbank aanwezig te zijn. In de Italiaanse rechtbank is het gebruik van videoconferenties voor het horen van getuigen dus niet toegestaan.
Dit houdt in dat wanneer een Italiaanse rechtbank een verzoek tot bewijsverkrijging ontvangt in de zin van artikel 12 e.v. van de verordening inzake bewijsverkrijging, de getuige altijd persoonlijk in de rechtbank aanwezig moet zijn.
Als een Italiaanse rechtbank echter besluit een getuige te horen met het oog op de uitvoering van een krachtens artikel 12 e.v. van de verordening ingediend verzoek, kan het zijn dat de verzoekende rechter de hoorzitting per videoconferentie bijwoont, ook al wordt hierin niet voorzien in de nationale wetgeving waar het civiele procedures betreft; het betreft namelijk regelingen die geen inbreuk vormen op de grondbeginselen van de rechtsorde van Italië, noch op het beginsel dat het burgers vrij staat ervoor te kiezen via dergelijke middelen te worden gehoord (dwang is in Italië verboden).
In het geval van bewijsverkrijging door de gerechtelijke instantie van een andere lidstaat, kan overeenkomstig de artikelen 19 en 20 van de verordening gebruik worden gemaakt van videoconferenties, aangezien het verbod op het horen van getuigen per videoconferentie geen voorschrift uit hoofde van de procedurele openbare orde betreft.
In deze gevallen worden getuigen doorgaans per videoconferentie door de buitenlandse rechtbank gehoord zodra het verzoek is goedgekeurd door de bij het directoraat-generaal Internationale Zaken en Justitiële Samenwerking van het ministerie van Justitie ingestelde centrale autoriteit.
Zodra het verzoek is goedgekeurd, kan de buitenlandse rechtbank overgaan tot het horen van de getuige via een audiovisuele verbinding van zijn keuze, zonder enige betrokkenheid van de Italiaanse gerechtelijke instantie. Het verzoekende gerecht moet de persoon die wordt gevraagd te getuigen in ieder geval op de hoogte stellen van het feit dat de bewijsverkrijging op vrijwillige basis plaatsvindt, en mag hierbij overeenkomstig artikel 19, leden 2 en 3 van de verordening geen dwang uitoefenen.
Indien de verzoekende autoriteit of de persoon die wordt gevraagd te getuigen hierom uitdrukkelijk verzoekt, kan de videoconferentie plaatsvinden in de rechtbank, met gebruikmaking van door het Italiaanse departement voor het gevangeniswezen (DAP) ter beschikking gestelde apparatuur.
2 Gelden er beperkingen inzake het soort personen dat via videoconferentie kan worden verhoord – betreft het bijvoorbeeld enkel getuigen of kunnen ook andere personen zoals deskundigen of partijen op die manier worden verhoord?
Zie het antwoord op vraag 1. In de Italiaanse rechtbank kunnen getuigen niet per videoconferentie worden gehoord. Zij kunnen echter wel worden gehoord door een buitenlandse rechtbank die om rechtstreekse bewijsverkrijging heeft verzocht.
Ook de partijen en technisch adviseurs kunnen per videoconferentie worden gehoord overeenkomstig de procedures uit hoofde van artikel 127 bis van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering en artikel 196 duodecies van de uitvoeringsbepalingen van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering, onder meer door Italiaanse rechters.
3 Welke eventuele beperkingen gelden er inzake het soort bewijs dat via videoconferentie kan worden verkregen?
Er gelden geen beperkingen voor het soort bewijs dat per videoconferentie kan worden verkregen.
4 Gelden er beperkingen inzake de plaats waar de persoon via videoconferentie moet worden verhoord – d.w.z. moet dat een rechtbank zijn?
Zie het antwoord op vraag 1. Met name omdat, zoals hierboven aangegeven, het gebruik van videoconferenties alleen in het geval van rechtstreekse bewijsverkrijging is toegestaan, is het aan het verzoekende gerecht de specifieke regelingen te kiezen. Er gelden geen beperkingen en de betreffende persoon kan ook vanuit zijn of haar huis worden gehoord; de Italiaanse overheid kan op specifiek verzoek echter een ruimte in de rechtbank en apparatuur van het departement voor het gevangeniswezen (DAP) ter beschikking stellen.
5 Is het toegestaan verhoren per videoconferentie te registreren en zo ja, zijn de nodige voorzieningen beschikbaar?
Het opnemen van zittingen per videoconferentie is over het algemeen niet toegestaan (artikel 196 duodecies van de uitvoeringsbepalingen van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering). Als een opname volgens de wetgeving in de lidstaat waar de procedure plaatsvindt echter noodzakelijk is, kan het verzoekende gerecht gemachtigd zijn de zitting op te nemen met behulp van de aan hem ter beschikking staande middelen. Audio-opnamen van zittingen met betrekking tot werk en sociale zekerheid zijn altijd toegestaan (artikel 422 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering). In gevallen waarin de buitenlandse rechtbank overgaat tot rechtstreekse bewijsverkrijging, is een opname geoorloofd wanneer het rechtssysteem van de verzoekende instantie dit toestaat.
6 In welke taal moet het verhoor plaatsvinden: a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 12, 13 en 14 van de verordening inzake bewijsverkrijging; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging?
a) De Italiaanse rechtbanken houden hun zittingen in het Italiaans en verzamelen het bewijs in die taal; er kan eventueel een tolk worden ingeschakeld, maar de daaraan verbonden kosten komen voor rekening van de bij de procedure betrokken partijen in de verzoekende lidstaat.
b) De rechtbank van de verzoekende lidstaat maakt gebruik van de taal waarin zijn rechtsstelsel is opgesteld, en schakelt zo nodig een tolk in.
7 Wie moet er, in voorkomend geval, zorgen voor tolken en naar waar moeten deze zich begeven a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 12, 13 en 14 van de verordening inzake bewijsverkrijging; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging?
Zie punt 6.
8 Welke procedure is van toepassing op de regelingen voor het verhoor en om de te verhoren persoon op de hoogte te stellen van tijd en plaats a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 12, 13 en 14 van de verordening inzake bewijsverkrijging; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging? Hoeveel tijd op voorhand moet de persoon in beide gevallen worden opgeroepen voor het verhoor?
a) In zaken die onder artikel 12 e.v. van de verordening vallen, is het aan de rechtbank de zitting te organiseren, maar is het aan de partijen die bewijs willen verkrijgen het oproepen van getuigen te regelen.
b) In zaken die onder artikel 19 e.v. van de verordening vallen, moeten de partijen de namen vermelden van de personen die per videoconferentie zullen worden gehoord, alsook de plaats, de datum en het tijdstip zoals door de rechtbank vastgesteld, de verbindingsmethode en het te gebruiken platform. Wanneer de getuige in de rechtbank moet worden gehoord met behulp van door het departement voor het gevangeniswezen ter beschikking gestelde apparatuur, zijn er ongeveer dertig dagen nodig om de verbinding te regelen. De datum moet met de Italiaanse centrale autoriteit worden overeengekomen omdat deze afhankelijk is van de beschikbaarheid van de betreffende ruimte.
9 Welke kosten zijn van toepassing op het gebruik van videoconferenties en hoe moeten zij worden betaald?
Italië brengt geen kosten in rekening voor voorzieningen voor videoconferenties. Deze kosten worden gedragen door het ministerie van Justitie.
10 Welke eventuele vereisten zijn er om ervoor te zorgen dat de persoon die door het verzoekende gerecht rechtstreeks wordt verhoord, ervan op de hoogte werd gesteld dat het verhoor gebeurt op vrijwillige basis?
De verplichting tot het verstrekken van die informatie berust bij de verzoekende lidstaat.
11 Hoe moet de identiteit van de te verhoren persoon worden gecontroleerd?
Indien de videoconferentie plaatsvindt in een rechtbank wordt de identiteit van de betreffende persoon gecontroleerd door een griffier.
12 Welke vereisten inzake eedafneming zijn van toepassing en welke informatie moet het verzoekende gerecht verstrekken wanneer bij een rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging een eed is vereist?
De eedaflegging wordt geregeld door de rechtbank van de verzoekende lidstaat overeenkomstig de daar geldende wetgeving; de Italiaanse procedure wordt niet opgelegd. Volgens het grondwettelijk hof van Italië mag een getuige weigeren een religieuze eed af te leggen, maar mag hij niet weigeren plechtig te beloven de waarheid te vertellen.
13 Welke regelingen zijn er om ervoor te zorgen dat er een contactpersoon is op de plaats van de videoconferentie, met wie het verzoekende gerecht kan samenwerken alsook een persoon die op de dag van het verhoor de videoconferentievoorzieningen kan bedienen en eventuele technische problemen kan verhelpen?
Indien de persoon die wordt gehoord gebruikmaakt van door het departement voor het gevangeniswezen ter beschikking gestelde apparatuur, test dit departement de compatibiliteit van de software en apparatuur en onderhoudt het departement het contact met het kantoor van het verzoekende gerecht om te controleren of de verbindingen goed werken.
14 Wat indien er eventueel aanvullende informatie van het verzoekende gerecht is vereist?
Als de formulieren op de juiste wijze zijn ingevuld, is over het algemeen geen nadere informatie vereist (met inbegrip van het N-formulier en eventuele technische gegevens). Indien dit niet het geval is, overleggen de kantoren over het oplossen van eventuele problemen of het verkrijgen van nadere informatie.