Операция по обработване: Целеви консултативни дейности в контекста на проучването за оценка и използваемост на Европейския портал за електронно правосъдие
Администратор: Европейска комисия, генерална дирекция „Правосъдие и потребители“, дирекция А, отдел A1
Референтен номер: DPR-EC-01011.4
Съдържание
- Въведение
- Защо и как обработваме личните Ви данни?
- На какви правни основания обработваме личните Ви данни?
- Какви лични данни събираме и впоследствие обработваме?
- Колко време съхраняваме личните Ви данни?
- Как съхраняваме и гарантираме защитата на личните Ви данни?
- Кой има достъп до личните Ви данни и на кого се предоставят те?
- Какви са правата Ви и как можете да ги упражните?
- Координати за връзка
- Къде можете да намерите по-подробна информация?
Европейската комисия (наричана по-нататък „Комисията“) е поела ангажимент да защитава личните Ви данни и да зачита неприкосновеността на личния Ви живот. Комисията събира и впоследствие обработва лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни (и за отмяна на Регламент (ЕО) № 45/2001).
В настоящата декларация за поверителност се обясняват причината за обработването на личните Ви данни, начинът, по който събираме и обработваме лични данни и гарантираме тяхната защита, как се използва информацията и какви са правата Ви във връзка с личните Ви данни. В нея са посочени и координатите за връзка с отговорния администратор на лични данни, пред когото можете да упражните правата си, както и координатите за връзка с длъжностното лице по защита на данните и с Европейския надзорен орган по защита на данните.
По-долу е представена информацията във връзка с обработването на лични данни, свързани с целеви консултативни дейности, организирани от службите на Комисията.
Цел на операцията по обработване: Целта на тази целева консултация е да се съберат мненията на гражданите, предприятията, националните органи, съдебната власт и юристите относно функционирането на Европейския портал за електронно правосъдие с цел да се извърши оценка на възможните начини за подобряване на портала.
Комисията събира и използва личните Ви данни в рамките на целеви консултации, за да получи Вашето мнение относно структурата и съдържанието на Европейския портал за електронно правосъдие и начина, по който той достига до целевата аудитория.
Службата на Комисията се свързва с Вас, тъй като е стигнала до заключението, че Вашето мнение е уместно и необходимо в контекста на оценката на Европейския портал за електронно правосъдие. Като редовни посетители и потребители на Европейския портал за електронно правосъдие Вашите виждания са от интерес за Комисията и са необходими за формулиране на възможни области за подобряване на съдържанието, структурата, езика и функционалните възможности на посочения портал.
От съображения за прозрачност и откритост Вашите виждания по принцип ще бъдат публикувани на портала Europa под формата на обобщаващ доклад. Комисията няма да публикува Вашата самоличност.
За да се избегне злоупотреба, анонимни отговори на Комисията може да не бъдат приемани.
- В контекста на целевата консултация може да бъдете записани (аудио/видео) по време на интервютата с цел изготвяне на обобщаващ доклад.
- Предметът на консултацията изисква в отговора си да предоставите лични данни, по които може да бъдете идентифицирани. Тези лични данни няма да бъдат публикувани, но ще бъдат използвани за целите на оценката на Европейския портал за електронно правосъдие.
- Ако изберете личните Ви данни да останат поверителни, Вие носите отговорност за това да не посочвате сведения във Вашите отговори, които биха довели до разкриване на Вашата самоличност.
- За обществените консултации се използва инструментът на Комисията за онлайн въпросници EU Survey, който изисква да се регистрирате с профила си в EU Login или с профил в социалните медии. EU Login изисква някои лични данни като име, фамилия и електронен адрес на регистранта. За повече информация вж. декларациите за поверителност на EU Login и EU Survey, както и операциите по обработване „Услуга за управление на самоличността и достъпа (IAMS)“ (референтен номер в публичния регистър на ДЛЗД: DPR-EC-03187) и EUSurvey (референтен номер: DPR-EC-01488). Ако изберете да влезете с Вашия профил в социална медия, моля, направете справка с декларацията за поверителност на конкретната социална медийна платформа.
- Вашите отговори на целевите консултации се съхраняват в системата за управление на документи на Комисията (за допълнителна информация относно системата за управление на документи на Комисията вж. операция по обработване „Управление и (краткосрочно и дългосрочно) съхраняване на документи на Комисията“, референтен номер: DPR-EC-00536).
Обработените лични данни могат да бъдат използвани повторно за целите на производствата пред съдилищата на ЕС, националните съдилища, Европейския омбудсман и Европейската сметна палата.
Личните Ви данни няма да бъдат използвани за автоматизирано вземане на решения, включително профилиране.
Обработваме Вашите лични данни, тъй като това е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес.
Правното основание за обработването на основание член 5, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) 2018/1725 е Договорът за Европейския съюз, и по-специално членове 1 и 11 от него, член 298 от Договора за функционирането на Европейския съюз във връзка със съображение 22 от Регламент (ЕС) 2018/1725, както и Протокол № 2 относно прилагането на принципите на субсидиарност и пропорционалност.
За извършването на тази операция по обработване могат да бъдат обработвани следните категории лични данни:
- име и фамилия;
- професия;
- страна на пребиваване;
- електронен адрес на респондента.
- лични данни, включени в отговора или приноса към целевата консултативна дейност, включително (лични) становища,
- аудио/видеозапис.
Освен това можете спонтанно да предоставите други, непоискани лични данни в контекста на Вашия отговор на целевата консултация.
Моля, имайте предвид, че администраторът на лични данни не изисква, нито очаква субектите на данни да предоставят специални категории данни съгласно член 10, параграф 1 от Регламент 2018/1725 (т.е. „лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации, както и обработването на генетични данни, биометрични данни с цел уникално идентифициране на физическо лице, данни за здравословното състояние или данни, отнасящи се до сексуалния живот или сексуалната ориентация на физическото лице“), свързани със самите тях или с трети лица в техните отговори на целевата консултация. Субектът на данните носи отговорност за всяко спонтанно включване на тези видове лични данни, като се счита, че посочвайки някой от тези видове данни, субектът на данните дава изричното си съгласие за обработването им, в съответствие с член 10, параграф 2, буква а) от Регламент 2018/1725.
Администраторът на лични данни съхранява личните Ви данни само за времето, необходимо за изпълнение на целта на тяхното събиране или по-нататъшно обработване, а именно за максимален срок от пет години след приключване на преписката, за която се отнася настоящата целева консултация. Преписката се приключва най-късно след получаването на краен резултат във връзка с инициативата, за която допринася целевата консултация.
Този административен срок на съхранение от пет години се основава на политиката за съхранение на документи и преписки на Европейската комисия (и на съдържащите се в тях лични данни), уредена с общия за Комисията списък за съхранение на преписки на Европейската комисия SEC(2019) 900. Това е регулаторен документ под формата на график за съхранението, в който се установяват периодите за съхранение на различните видове преписки на Европейската комисия. Европейският надзорен орган по защита на данните е уведомен за този списък.
Административният срок на съхранение е срокът, в който службите на Комисията са длъжни да пазят дадена преписка в зависимост от нейната полза за административни цели и съответните законови и правни задължения. Този срок започва да тече от момента на приключване на преписката.
Съгласно общия за Комисията списък за съхранението на преписки след изтичане на посочения по-горе „административен срок на съхранение“ преписките, включително (крайните резултати от) целевите консултации (и личните данни, които се съдържат в тях) могат да бъдат прехвърлени в историческите архиви на Европейската комисия за исторически цели (относно операциите по обработване във връзка с историческите архиви вж. протокол от обработване „Управление и дългосрочно съхранение на архивите на Европейската комисия“ с референтен номер DPR-ЕС-00837).
Всички лични данни в електронен формат (електронни съобщения, документи, бази данни, качени партиди данни и др.) се съхраняват на сървърите на Комисията или на сървърите на нейните изпълнители. Всички операции по обработване на данни се извършват в съответствие с Решение (ЕС, Евратом) 2017/46 на Комисията от 10 януари 2017 г. относно сигурността на комуникационните и информационните системи в Европейската комисия.
За да защити личните Ви данни, Комисията е въвела някои технически и организационни мерки. Техническите мерки включват подходящи действия по отношение на сигурността онлайн и риска от загуба на данни, от промяна на данните или от неразрешен достъп, като се вземат предвид свързаният с обработването риск и естеството на обработваните лични данни. Организационните мерки включват предоставяне на достъп до личните данни единствено на оправомощени лица със законна необходимост да получат достъп до информацията (принцип „необходимост да се знае“) за целите на операцията по обработване.
Обработващите лични данни (външни изпълнители), които използва Комисията, са обвързани с конкретна договорна клауза за всички операции по обработване на Вашите данни от името на Комисията. Обработващите лични данни трябва да предприемат подходящи технически и организационни мерки, за да гарантират изискваното от Комисията ниво на сигурност.
Достъп до личните Ви данни е предоставен на служителите на Комисията, които извършват тази операция по обработка, както и на упълномощени служители в съответствие с принципа „необходимост да се знае“, по-специално за последващи действия във връзка с целевата консултация. Тези служители работят при спазване на законоустановените изисквания, а при необходимост — и на допълнителни споразумения за поверителност.
Някои лични данни могат да бъдат публикувани на уебсайта Europa, а именно:
- всички лични данни, за които сте дали съгласието си да бъдат публикувани;
- лични данни, които сте предоставили спонтанно в отговорите си (без това да се изисква от целевата консултация).
Моля, имайте предвид, че съгласно член 3, параграф 13 от Регламент (ЕС) 2018/1725 публични органи (например Сметната палата, Съдът на ЕС), които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или на държава членка, не се считат за получатели; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването.
Достъп до личните Ви данни се предоставя на изпълнителите на Комисията, които отговарят за извършването на оценката, както и на оправомощени служители в съответствие с принципа „необходимост да се знае“.
Информацията, която събираме, няма да бъде предоставяна на трети страни, освен в степента и за целта, за която законът може да изисква това от нас.
В качеството си на „субект на данните“ разполагате с конкретни права, предвидени в глава ІІІ (членове 14—25) от Регламент (ЕС) 2018/1725, и по-специално с право на достъп до личните Ви данни и с право на коригиране, в случай че личните Ви данни са неточни или непълни. При определени условия разполагате с правото личните Ви данни да бъдат изтрити, да се ограничи обработването им и да възразите срещу обработването им, както и с правото на преносимост на данните.
На основания, свързани с Вашата конкретна ситуация, имате право да възразите срещу законното обработване на личните Ви данни, извършвано съгласно член 5, параграф 1, буква а).
Ако сте дали съгласието си за определено обработване на личните Ви данни от страна на администратора на лични данни за настоящата операция по обработване, можете да го оттеглите по всяко време, като уведомите администратора на лични данни. Оттеглянето на вашето съгласие няма да засегне законосъобразността на извършеното преди това обработване на данните.
Можете да упражните правата си, като се свържете с администратора на лични данни или, а в случай на конфликт — с длъжностното лице по защита на данните. Ако е необходимо, можете да се обърнете и към Европейския надзорен орган по защита на данните. Данните за връзка с тях са дадени в точка 9 по-долу.
Ако желаете да упражните правата си в контекста на една или няколко конкретни операции по обработване, моля, посочете в искането си тяхното описание (т.е. техните референтни номера в съответствие с указаното в точка 10 по-долу).
В съответствие с член 14, параграф 3 от Регламент (ЕС) 2018/1725 Вашето искане като субект на данни ще бъде обработено в срок от един месец от получаването му. При необходимост този срок може да бъде удължен с още два месеца, като се вземат предвид сложността и броя на исканията. В такъв случай ще бъдете информирани за удължаването на срока, както и за причините за забавянето.
- Администратор на лични данни
Ако желаете да упражните правата си съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725, ако имате коментари, въпроси или опасения или ако желаете да подадете жалба относно събирането и използването на личните Ви данни, моля, не се колебайте да се свържете с администратора на лични данни на електронен адрес JUST-E-JUSTICE@ec.europa.eu.
- Длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията
Можете да се свържете с длъжностното лице по защита на данните (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) по въпроси, свързани с обработването на личните Ви данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725.
- Европейски надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД)
Имате право на обжалване (т.е. можете да подадете жалба) пред Европейския надзорен орган по защита на данните (edps@edps.europa.eu), ако считате, че правата Ви съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 са били нарушени в резултат на обработването на личните Ви данни от администратора на лични данни.
Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията публикува регистър на всички извършвани от Комисията операции по обработване на лични данни, които са били документирани и са му били съобщени. За достъп до регистъра използвайте следния адрес: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Тази конкретна операция по обработване е включена в публичния регистър на длъжностното лице по защита на данните под следния референтен номер: DPR-EC-01011.4