Behandling: Målrettede høringsaktiviteter i forbindelse med evaluerings- og brugerundersøgelsen på den europæiske e-justice-portal
Dataansvarlig: Europa-Kommissionen, Generaldirektoratet for Retlige Anliggender og Forbrugere, Direktorat A, kontor A1
Referencenummer: DPR-EC-01011.4
Indholdsfortegnelse
- Indledning
- Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?
- På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?
- Hvilke personoplysninger indsamler og viderebehandler vi?
- Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
- Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?
- Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?
- Hvilke rettigheder har du, og hvordan udøver du dem?
- Kontaktoplysninger
- Hvor kan du finde yderligere information?
Europa-Kommissionen (herefter "Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og til at respektere privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger (og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001).
I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Erklæringen indeholder også kontaktoplysninger på den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, og på databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.
Oplysningerne vedrørende behandlingen af personoplysninger i forbindelse med målrettede høringsaktiviteter, der er tilrettelagt af Kommissionens tjenestegrene, findes nedenfor.
Formålet med behandlingen: Formålet med denne målrettede høring er at indsamle synspunkter fra borgere, virksomheder, nationale myndigheder, retsvæsenet og retsvæsenets aktører om, hvordan den europæiske e-justiceportal fungerer, med henblik på at foretage en evaluering af, hvordan portalen kan forbedres.
Kommissionen fremskaffer og bruger dine personoplysninger inden for rammerne af målrettede høringsaktiviteter for at indhente dine synspunkter om strukturen og indholdet af den europæiske e-justice-portal, og hvordan den når ud til målgrupperne.
Du kontaktes af Kommissionen, da den mener, at dine synspunkter er relevante og nødvendige i forbindelse med evalueringen af den europæiske e-justiceportal. Som regelmæssige besøgende og brugere af den europæiske e-justice-portal er dine synspunkter relevante og nødvendige for at identificere områder, hvor indholdet, strukturen, sproget og funktionerne på den nævnte portal kan forbedres.
Af hensyn til klarheden og åbenheden vil dine synspunkter i princippet blive offentliggjort på et Europa-websted i form af en sammenfattende rapport. Kommissionen offentliggør ikke din identitet.
For at undgå misbrug kan anonyme bidrag til Kommissionen ikke accepteres.
- I forbindelse med den målrettede høringsaktivitet kan du blive optaget (audio/video) under samtalerne med henblik på at udarbejde en sammenfattende rapport.
- Emnet for høringsaktiviteten kræver, at du i din besvarelse angiver personoplysninger, som kan identificere dig eller gøre dig identificerbar. Disse personoplysninger vil ikke blive offentliggjort, men vil blive anvendt til evalueringen af den europæiske e-justiceportal.
- Det er dit ansvar, hvis du vælger, at dine personoplysninger skal behandles fortroligt, at undgå henvisninger i din fremsendelse eller i selve dit bidrag, der afslører din identitet.
- Til høringen anvendes Kommissionens onlineværktøj EU Survey, der kræver, at du logger ind med dit "EU Login" eller din "konto på en social medieplatform". Ved "EU Login" kræves bestemte personoplysninger som for- og efternavn og e-mailadresse. For yderligere oplysninger henvises til databeskyttelseserklæringerne for "EU Login" og "EU Survey" samt dokumentet om behandling "Identity & Access Management Service (IAMS)" (referencenummer i den databeskyttelsesansvarliges offentlige register: DPR-EC-03187) og "EUSurvey" (referencenummer: DPR-EC-01488). Hvis du vælger at logge på via din konto på de sociale medier, henvises til databeskyttelseseklæringen for det pågældende sociale medies platform.
- Dit bidrag til den målrettede høring lagres i Kommissionens dokumenthåndteringssystem (yderligere oplysninger om Kommissionens dokumentforvaltningssystem findes i dokumentet om håndtering og opbevaring på kort og mellemlang sigt af Kommissionens dokumenter, referencenummer: DPR-EC-00536).
De personoplysninger, der behandles, kan genanvendes ved retsforhandlinger ved EU's domstole, nationale domstole, Den Europæiske Ombudsmand eller Den Europæiske Revisionsret.
Vi anvender ikke dine personoplysninger til automatisk beslutningstagning eller profilering.
Vi behandler dine personoplysninger, fordi behandlingen er nødvendig for udførelsen af en opgave i samfundets interesse.
Den EU-ret, der ligger til grund for behandlingen på grundlag af artikel 5, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2018/1725, er traktaten om Den Europæiske Union, nærmere bestemt artikel 1 og 11, artikel 298 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde sammenholdt med betragtning 22 i forordning (EU) 2018/1725 samt protokol nr. 2 om anvendelse af nærhedsprincippet og proportionalitetsprincippet.
For at kunne foretage denne behandling kan følgende kategorier af personoplysninger behandles:
- navn og efternavn
- profession
- bopælsland
- respondentens e-mailadresse
- personoplysninger, der indgår i svaret eller bidraget til den målrettede høringsaktivitet, herunder (personlige) udtalelser
- lyd- og videooptagelse.
Du kan desuden spontant anføre andre personoplysninger, der ikke er anmodet om, i forbindelse med dit svar på den målrettede høring.
Bemærk, at den dataansvarlige ikke anmoder om eller forventer, at de registrerede fremlægger særlige kategorier af oplysninger i henhold til artikel 10, stk. 1, i forordning (EF) 2018/1725 (dvs. "personoplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold og behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering") vedrørende sig selv eller tredjemand i deres bidrag til den målrettede høring. Enhver spontan medtagelse af disse typer personoplysninger er den registreredes ansvar, og ved at medtage disse typer oplysninger anses den registrerede for at give sit udtrykkelige samtykke til behandlingen, jf. artikel 10, stk. 2, litra a), i forordning (EU) 2018/1725.
Den dataansvarlige opbevarer kun dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller viderebehandlingen, og i højst fem år efter afslutningen af den sag, som den målrettede høring vedrører. En sag afsluttes senest, når der foreligger et endeligt resultat af det initiativ, som den målrettede høring bidrog til.
Denne administrative opbevaringsperiode på fem år er baseret på politikken for opbevaring af Europa-Kommissionens dokumenter og sagsakter (og de personoplysninger, der er indeholdt i dem), som er reguleret af den fælles opbevaringsliste på kommissionsniveau for Europa-Kommissionens sagsakter SEC(2019) 900. Det er et retligt dokument i form af en opbevaringsplan, som fastlægger opbevaringsperioder for Kommissionens forskellige typer sagsakter. Listen er blevet meddelt til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.
Den administrative opbevaringsperiode er den periode, hvor Kommissionens tjenestegrene er forpligtet til at opbevare sagsakter afhængigt af dens anvendelighed til administrative formål og de relevante lovbestemte og retlige forpligtelser. Denne periode regnes fra det tidspunkt, hvor dossieret afsluttes.
I overensstemmelse med den fælles opbevaringsliste på Kommissionsniveau overføres sagsakter, herunder (resultatet af) målrettede høringer (og de personoplysninger, som de indeholder) efter den "administrative opbevaringsperiode" til Europa-Kommissionens historiske arkiver til historiske formål (for yderligere oplysninger om behandlingen vedrørende de historiske arkiver henvises til behandlingsprotokol om forvaltning og langtidsopbevaring af Europa-Kommissionens arkiver, referencenummer DPR-EC-00837).
Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasamlinger osv.) opbevares på Kommissionens eller dens kontrahenters (databehandleres) servere. Al behandling af personoplysninger sker i henhold til Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Kommissionen.
Kommissionen har truffet en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risikoen for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen, og den type personoplysninger, der behandles. De organisatoriske foranstaltninger omfatter en begrænsning af adgangen til personoplysninger til udelukkende at omfatte autoriserede personer, der har et legitimt behov for adgang ("need to know"-princippet) for at kunne behandle oplysningerne.
Kommissionens databehandlere (kontrahenter) er bundet af en specifik kontraktbestemmelse ved behandlingen af personoplysninger på vegne af Kommissionen. Databehandlerne skal træffe passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at leve op til det sikkerhedsniveau, som Kommissionen kræver.
Kun Kommissionens personale med ansvar for at gennemføre denne behandling og autoriseret personale har i overensstemmelse med "need to know"-princippet adgang til dine personoplysninger, navnlig for at følge op på den målrettede høring. Dette personale er bundet af vedtægtsmæssige og, om nødvendigt, yderligere aftaler om tavshedspligt.
Visse personoplysninger kan offentliggøres på Europa-webstedet, nemlig:
- personoplysninger, som du har givet samtykke til må offentliggøres
- personoplysninger, som du frivilligt har angivet i dit bidrag (uden at det kræves i forbindelse med den målrettede høringsaktivitet).
Vær opmærksom på, at i henhold til artikel 3, stk. 13, i forordning (EU) 2018/1725 betragtes offentlige myndigheder (f.eks. Revisionsretten og EU-Domstolen), som kan modtage personoplysninger i forbindelse med en særlig forespørgsel i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes lovgivning, ikke som modtagere. De offentlige myndigheders behandling af disse oplysninger skal overholde de gældende databeskyttelsesregler afhængigt af formålet med behandlingen.
Kun Kommissionens kontrahent med ansvar for at udføre evalueringen samt andet autoriseret personale har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet.
De oplysninger, vi indsamler, videregives ikke til tredjemand, undtagen i det omfang og til det formål, vi måtte være forpligtet til det i henhold til lovgivningen.
Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, navnlig retten til adgang til dine personoplysninger og til at berigtige dem, hvis dine personoplysninger er ukorrekte eller ufuldstændige. Under visse omstændigheder har du ret til at slette dine personoplysninger, begrænse behandlingen af dine personoplysninger, gøre indsigelse mod behandlingen samt ret til dataportabilitet.
Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, som udføres på lovlig vis i henhold til artikel 5, stk. 1, litra a), af årsager, der vedrører din særlige situation.
Hvis du har givet samtykke til en bestemt behandling af dine personoplysninger til den dataansvarlige for den nuværende behandling, kan du når som helst trække din tilladelse tilbage ved at give den dataansvarlige meddelelse herom. Tilbagetrækning af dit samtykke vil dog ikke påvirke lovligheden af den behandling af dine oplysninger, der blev foretaget, før du trak dit samtykke tilbage.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller, i tilfælde af en tvist, databeskyttelsesrådgiveren. Hvis det er nødvendigt, kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan finde kontaktoplysningerne under punkt 9 nedenfor.
Hvis du ønsker at udøve rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete behandlingsaktiviteter, bedes du i din henvendelse anføre deres referencenummer/-numre som anført i punkt 10 nedenfor.
I overensstemmelse med artikel 14, stk. 3, i forordning (EU) 2018/1725 vil din anmodning som registreret blive behandlet senest en måned efter modtagelsen af anmodningen. Denne periode kan om nødvendigt forlænges med to måneder mere afhængigt af anmodningernes kompleksitet og antallet af dem. I så fald vil du blive underrettet om forlængelsen af fristen sammen med årsagerne til forsinkelsen.
- Den dataansvarlige
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har bemærkninger, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du ønsker at klage over indsamlingen og anvendelsen af dine personoplysninger, kan du henvende dig til den dataansvarlige på JUST-E-JUSTICE@ec.europa.eu.
- Kommissionens databeskyttelsesrådgiver
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) om spørgsmål vedrørende behandlingen af personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.
- Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse
Du kan klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.
Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, der er blevet dokumenteret og anmeldt til databeskyttelsesrådgiveren. Du kan få adgang til dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Den aktuelle behandling af personoplysninger er opført i databeskyttelsesrådgiverens offentlige register under følgende referencenummer: DPR-EC-01011.4