Protezzjoni tad-data personali tiegħek

Operazzjoni ta’ pproċessar: Attivitajiet ta’ konsultazzjoni mmirati fil-Kuntest tal-Istudju ta’ Evalwazzjoni u Użabilità fuq il-Portal Ewropew tal-Ġustizzja Elettronika

Kontrollur: Il-Kummissjoni Ewropea, id-Direttorat Ġenerali għall-Ġustizzja u l-Konsumaturi, id-Direttorat A, l-Unità A1

Referenza tar-rekord: DPR-EC-01011.4

Werrej

1. Introduzzjoni
2. Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?
3. Fuq liema bażi(jiet) legali nipproċessaw id-data personali tiegħek?
4. Liema data personali niġbru u nipproċessaw aktar?
5. Għal kemm żmien inżommu d-data personali tiegħek?
6. Kif inħarsu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?
7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?
8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?
9. Informazzjoni ta’ kuntatt
10. Fejn tista’ ssib informazzjoni aktar dettaljata?

1. Introduzzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Kummissjoni”) hija impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tipproċessa aktar id-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data (li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001).

Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega r-raġuni għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru, nittrattaw u niżguraw il-protezzjoni tad-data personali kollha pprovduta, kif dik l-informazzjoni tintuża u xi drittijiet għandek fir-rigward tad-data personali tiegħek. Tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek miegħu, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u l-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

L-informazzjoni relatata mal-ipproċessar ta’ data personali marbuta ma’ attivitajiet ta’ konsultazzjoni mmirati organizzati mis-servizzi tal-Kummissjoni hija ppreżentata hawn taħt.

2. Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Il-finijiet tal-operazzjoni tal-ipproċessar: L-għan ta’ din il-konsultazzjoni mmirata huwa li jinġabru l-fehmiet taċ-ċittadini, tan-negozji, tal-awtoritajiet nazzjonali, tal-ġudikatura u tal-professjonisti legali dwar il-funzjonament tal-Portal Ewropew tal-Ġustizzja Elettronika bl-għan li titwettaq evalwazzjoni dwar il-modi possibbli biex jittejjeb il-Portal.

Il-Kummissjoni tiġbor u tuża l-informazzjoni personali tiegħek fil-qafas tal-attivitajiet ta’ konsultazzjoni mmirati biex tikseb il-fehmiet tiegħek dwar l-istruttura u l-kontenut tal-Portal Ewropew tal-Ġustizzja Elettronika u kif dan jilħaq l-udjenzi fil-mira tiegħu.

Qed tiġi kkuntattjat mis-servizz tal-Kummissjoni peress li kkonkluda li l-fehmiet tiegħek huma rilevanti u meħtieġa fil-kuntest tal-evalwazzjoni tal-Portal Ewropew tal-Ġustizzja Elettronika. Bħala viżitaturi u utenti regolari tal-Portal Ewropew tal-Ġustizzja Elettronika, il-fehmiet tiegħek huma rilevanti u meħtieġa biex jiġu fformulati oqsma possibbli għal titjib fil-kontenut, l-istruttura, il-lingwa u l-funzjonalitajiet tal-portal imsemmi.

Għal raġunijiet ta’ trasparenza u onestà l-fehmiet tiegħek, fil-prinċipju, se jiġu ppubblikati fuq sit web Europa, fil-forma ta’ rapport ta’ sinteżi. Il-Kummissjoni mhux se tippubblika l-identità tiegħek.

Biex jiġi evitat l-użu ħażin, il-kontribuzzjonijiet anonimi lill-Kummissjoni ma jistgħux jiġu aċċettati

• Fil-kuntest tal-attività ta’ konsultazzjoni mmirata, tista’ tiġi rreġistrat (b’audio / video) matul l-intervisti għall-finijiet tal-abbozzar ta’ rapport ta’ sinteżi.
• Is-suġġett tal-attività ta’konsultazzjoni jirrikjedi li tipprovdi data personali fit-tweġiba tiegħek li tista’ tidentifikak. Din id-data personali mhux se tiġi ppubblikata iżda se tintuża għall-finijiet tal-evalwazzjoni tal-Portal Ewropew tal-Ġustizzja Elettronika.
• Hija r-responsabbiltà tiegħek jekk tagħżel il-kunfidenzjalità tad-data personali tiegħek biex tevita kwalunkwe referenza fis-sottomissjoni jew fil-kontribut tiegħek stess li tiżvela l-identità tiegħek.
• L- attività ta’ konsultazzjoni tuża l-għodda ta’ kwestjonarji online tal-Kummissjoni EUSurvey li biex taċċessaha jkollok bżonn tidħol bil-kont tal-“EU Login” jew bil-“kont tal-media soċjali” tiegħek. L-“EU Login” jirrikjedi ċerta data personali bħall-isem, il-kunjom u l-indirizz tal-email tar-reġistrant. Għal aktar informazzjoni, jekk jogħġbok irreferi għall-istqarrijiet ta’ privatezza tal-“EU Login” u tal-“EU Survey” kif ukoll tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar “Identity & Access Management Service (IAMS)” (in-numru ta’ referenza fir-reġistru tad-DPO pubbliku: DPR-EC-03187) u “EUSurvey” (numru ta’ referenza: DPR-EC-01488). Jekk tagħżel li tilloggja permezz tal-kont tal-media soċjali tiegħek, jekk jogħġbok irreferi għall-istqarrija ta’ privatezza tal-pjattaforma tal-media soċjali pertinenti.
• Il-kontribut tiegħek għall-konsultazzjonijiet immirati maħżuna fis-sistema ta’ ġestjoni tad-dokumenti tal-Kummissjoni (għal aktar informazzjoni dwar is-sistema ta’ ġestjoni tad-dokumenti tal-Kummissjoni jekk jogħġbok irreferi għall-operazzjoni tal-ipproċessar “Il-ġestjoni u l-preservazzjoni (fuq terminu qasir u medju) tad-dokumenti tal-Kummissjoni”, in-numru ta’ referenza: DPR-EC-00536).

Id-data personali pproċessata tista’ terġa’ tintuża għall-fini ta’ proċeduri quddiem il-Qrati tal-UE, il-qrati nazzjonali, l-Ombudsman Ewropew jew il-Qorti Ewropea tal-Awdituri.

Id-data personali tiegħek mhux se tintuża għal teħid ta’ deċiżjonijiet awtomatizzat inkluż it-tfassil ta’ profili.

3. Fuq liema bażi(jiet) legali nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Nipproċessaw id-data personali tiegħek, minħabba li l-ipproċessar huwa meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu mwettaq fl-interess pubbliku.

Il-liġi tal-Unjoni li hija l-bażi għall-ipproċessar abbażi tal-Artikolu 5(1)(a) tar-Regolament (UE) 2018/1725 huwa t-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea, u b’mod aktar speċifiku l-Artikoli 1 u 11 tiegħu, l-Artikolu 298 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, moqri flimkien mal-Premessa 22 tar-Regolament (UE) 2018/1725, kif ukoll il-Protokoll 2 dwar l-applikazzjoni tal-prinċipji ta’ sussidjarjetà u proporzjonalità.

4. Liema data personali niġbru u nipproċessaw aktar?

Sabiex titwettaq din l-operazzjoni ta’ pproċessar, jistgħu jiġu pproċessati l-kategoriji ta’ data personali li ġejjin:

• l-isem u l-kunjom,
• professjoni,
• il-pajjiż tar-residenza,
• l-indirizz tal-email tar-rispondent,
• id-data personali inkluża fir-rispons jew fil-kontribuzzjoni għall-attività ta’ konsultazzjoni mmirata, inklużi opinjonijiet (personali),
• reġistrazzjoni audio/video.

Barra minn hekk, tista’ tipprovdi b’mod spontanju data personali oħra mhux mitluba fil-kuntest tat-tweġiba tiegħek għall-konsultazzjoni mmirata.

Jekk jogħġbok innota li l-Kontrollur tad-Data la jitlob u lanqas jistenna li s-suġġetti tad-data jipprovdu xi kategorija speċjali ta’ data skont l-Artikolu 10(1) tar-Regolament 2018/1725 (jiġifieri “data personali li tiżvela l-oriġini razzjali jew etnika, opinjonijiet politiċi, twemmin reliġjuż jew filosofiku, jew sħubija fi trade union, u l-ipproċessar ta’ data ġenetika, data bijometrika sabiex tidentifika b’mod uniku persuna fiżika, data dwar is-saħħa jew data dwar il-ħajja sesswali u l-orjentazzjoni sesswali ta’ persuna fiżika”) relatata magħhom jew ma’ persuni terzi fil-kontributi tagħhom għall-attività ta’ konsultazzjoni mmirata. Kwalunkwe inklużjoni spontanja ta’ dawn it-tipi ta’ data personali hija r-responsabbiltà tas-suġġett tad-data u bl-inklużjoni ta’ xi waħda minn dawn it-tipi ta’ data s-suġġett tad-data jitqies li jkun qed jipprovdi l-kunsens espliċitu tiegħu għall-ipproċessar, f’konformità mal-Artikolu 10(2)(a) tar-Regolament 2018/1725.

5. Għal kemm żmien inżommu d-data personali tiegħek?

Il-Kontrollur tad-Data jżomm id-data personali tiegħek biss għal kemm huwa meħtieġ biex jintlaħaq l-iskop tal-ġbir jew tal-ipproċessar ulterjuri, jiġifieri għal perjodu massimu ta’ 5 snin wara li jingħalaq il-fajl amministrattiv li l-konsultazzjoni mmirata preżenti tagħmel parti minnu. Fajl jingħalaq mhux aktar tard minn meta jkun hemm eżitu finali fir-rigward tal-inizjattiva li għaliha tkun ikkontribwiet il-konsultazzjoni mmirata.

Dan il-perjodu ta’ żamma amministrattiva ta’ 5 snin huwa bbażat fuq il-politika dwar iż-żamma tad-dokumenti u l-fajls tal-Kummissjoni Ewropea (u d-data personali li tinsab fihom), irregolata mil-lista komuni ta’ żamma fil-livell tal-Kummissjoni għall-fajls tal-Kummissjoni Ewropea SEC(2019)900. Dan huwa dokument regolatorju fil-forma ta’ skeda ta’ żamma li tistabbilixxi l-perjodi ta’ żamma għal tipi differenti ta’ fajls tal-Kummissjoni Ewropea. Dik il-lista ġiet innotifikata lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

Il-perjodu ta’ żamma amministrattiva huwa l-perjodu li matulu d-dipartimenti tal-Kummissjoni huma meħtieġa jżommu fajl skont l-utilità tiegħu għal finijiet amministrattivi u l-obbligi statutorji u legali rilevanti. Dan il-perjodu jiddekorri mill-mument meta jingħalaq il-fajl.

F’konformità mal-lista komuni ta’ żamma fil-livell tal-Kummissjoni, wara l-“perjodu ta’ żamma amministrattiva”, il-fajls inklużi l-(eżitu tal-)konsultazzjonijiet immirati (u d-data personali li tinsab fihom) jistgħu jiġu ttrasferiti lill-Arkivji Storiċi tal-Kummissjoni Ewropea għal finijiet storiċi (għall-operazzjonijiet ta’ pproċessar li jikkonċernaw l-Arkivji Storiċi, jekk jogħġbok ara r-rekord tal-ipproċessar “Management and long-term preservation of the European Commission’s Archives”, irreġistrat bin-numru ta’ referenza DPR-EC-00837).

6. Kif inħarsu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?

Id-data personali kollha f’format elettroniku (emails, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet ta’ data applowdjati, eċċ.) tinħażen fuq is-servers tal-Kummissjoni jew tal-kuntratturi tagħha. L-operazzjonijiet ta’ pproċessar kollha jitwettqu skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta’ Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta’ komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.

Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ għadd ta’ miżuri tekniċi u organizzattivi. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju ta’ telf tad-data, it-tibdil tad-data jew l-aċċess mhux awtorizzat, filwaqt li jitqies ir-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li tkun qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzattivi jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għall-persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar.

Il-proċessuri (kuntratturi) tal-Kummissjoni huma marbutin bi klawżola kuntrattwali speċifika għal kwalunkwe operazzjoni tal-ipproċessar tad-data personali tiegħek f’isem il-Kummissjoni. Il-proċessuri għandhom idaħħlu fis-seħħ miżuri tekniċi u organizzattivi xierqa biex jiżguraw il-livell ta’ sigurtà, meħtieġ mill-Kummissjoni.

7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?

Aċċess għad-data personali tiegħek huwa pprovdut lill-persunal tal-Kummissjoni responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni tal-ipproċessar u lill-persunal awtorizzat skont il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif”, b’mod partikolari biex isir segwitu għall-konsultazzjoni mmirata. Tali persunal għandu jirrispetta ftehimiet statutorji, u, fejn meħtieġ, ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.

Ċerta data personali tista’ tiġi ppubblikata fuq is-sit web Europa, jiġifieri:

• kwalunkwe data personali li dwarha inti tajt il-kunsens tiegħek għall-pubblikazzjoni tagħha;
• data personali pprovduta spontanjament minnek fil-kontribut tiegħek (mingħajr ma tkun meħtieġa mill-attività ta’ konsultazzjoni mmirata).

Jekk jogħġbok innota li skont l-Artikolu 3(13) tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-awtoritajiet pubbliċi (eż. il-Qorti tal-Awdituri, il-Qorti tal-Ġustizzja tal-UE) li jistgħu jirċievu d-data personali fil-qafas ta’ inkjesta partikolari f’konformità mad-dritt tal-Unjoni jew ta’ Stat Membru ma għandhomx jitqiesu bħala riċevituri; l-ipproċessar ta’ dik id-data minn dawk l-awtoritajiet pubbliċi għandu jkun konformi mar-regoli applikabbli dwar il-protezzjoni tad-data skont il-finijiet tal-ipproċessar.

L-aċċess għad-data personali tiegħek jingħata lill-kuntrattur tal-Kummissjoni responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar u lill-persunal awtorizzat skont il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif”.

L-informazzjoni li niġbru mhi se tingħata lil ebda parti terza, ħlief sal-punt u għall-iskop li nistgħu nkunu obbligati li nagħmlu dan bil-liġi.

8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa d-data personali tiegħek u li tirrettifika f’każ li d-data personali tiegħek ma tkunx eżatta jew ma tkunx kompluta. Skont ċerti kundizzjonijiet, inti għandek id-dritt li tħassar id-data personali tiegħek, li tillimita l-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li toġġezzjona għall-ipproċessar, kif ukoll id-dritt għall-portabbiltà tad-data.

Għandek il-jedd li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li jitwettaq legalment skont l-Artikolu 5(1)(a), għal raġunijiet relatati mas-sitwazzjoni partikolari tiegħek.

Sa fejn tkun tajt il-kunsens tiegħek għal ċertu pproċessar tad-data personali tiegħek lill-Kontrollur tad-Data għal din l-operazzjoni tal-ipproċessar, tista’ tirtira l-kunsens tiegħek fi kwalunkwe mument billi tinnotifika lill-Kontrollur tad-Data. L-irtirar ma jaffettwax il-legalità tal-ipproċessar imwettaq qabel ma tkun irtirajt il-kunsens.

Tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew, f’każ ta’ kunflitt, lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun meħtieġ, tista’ tindirizza wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom tinsab fl-Intestatura 9 hawn taħt.

Fejn tkun tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni ta’ pproċessar speċifika waħda jew aktar, jekk jogħġbok ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-referenza(i) tar-Rekord tagħhom kif speċifikat fl-Intestatura 10 hawn taħt) fit-talba tiegħek.

Skont l-Artikolu 14(3) tar-Regolament (UE) 2018/1725, it-talba tiegħek bħala suġġett tad-data se tiġi ttrattata fi żmien xahar minn meta tasal it-talba. Dak il-perjodu jista’ jiġi estiż b’xahrejn oħra fejn meħtieġ, filwaqt li jitqiesu l-kumplessità u l-għadd tat-talbiet. F’każ bħal dan, inti tiġi infurmat dwar l-estensjoni tal-limitu ta’ żmien, flimkien mar-raġunijiet għad-dewmien.

9. Informazzjoni ta’ kuntatt

- Il-Kontrollur tad-Data

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek xi kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, ikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data fuq JUST-E-JUSTICE@ec.europa.eu.

- L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DPO) tal-Kummissjoni

Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.

- Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (KEPD)

Inti għandek id-dritt li tirrikorri għand (jiġifieri tista’ tressaq ilment ma’) il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li nkisru d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali mill-Kontrollur tad-Data.

10. Fejn tista’ ssib informazzjoni aktar dettaljata?

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (UPD) jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar tad-data personali mill-Kummissjoni li jkunu ġew dokumentati u notifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru permezz ta’ din il-link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Din l-operazzjoni tal-ipproċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tal-UPD bir-Referenza tar-rekord li ġejja: DPR-EC-01011.4