Spracovateľská operácia: Cielené konzultačné činnosti v kontexte štúdie hodnotenia a použiteľnosti na Európskom portáli elektronickej justície
Prevádzkovateľ: Európska komisia, Generálne riaditeľstvo pre spravodlivosť a spotrebiteľov, riaditeľstvo A, oddelenie A1
Referenčné označenie záznamu: DPR-EC-01011.4
Obsah
- Úvod
- Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?
- Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
- Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?
- Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
- Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
- Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
- Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?
- Kontaktné údaje
- Kde možno nájsť podrobnejšie informácie?
Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaviazala chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].
V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky osobné údaje, ako s poskytnutými údajmi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.
Ďalej sú uvedené informácie týkajúce sa spracúvania osobných údajov súvisiacich s cielenými konzultačnými činnosťami organizovanými útvarmi Komisie.
Účel spracovateľskej operácie: Účelom tejto cielenej konzultácie je získavať názory občanov, podnikov, vnútroštátnych orgánov, súdnych orgánov a odborníkov pracujúcich v oblasti práva na fungovanie Európskeho portálu elektronickej justície s cieľom vykonať hodnotenie možných spôsobov, ako zlepšiť portál.
Komisia zbiera a používa vaše osobné informácie v rámci cielených konzultačných činností s cieľom získať vaše názory na štruktúru a obsah Európskeho portálu elektronickej justície a na to, ako oslovuje cieľové skupiny.
Útvar Komisie vás kontaktuje, pretože dospel k záveru, že vaše názory sú relevantné a potrebné v kontexte hodnotenia Európskeho portálu elektronickej justície. Ako pravidelní návštevníci a používatelia Európskeho portálu elektronickej justície sú vaše názory relevantné a potrebné na formulovanie možných oblastí na zlepšenie obsahu, štruktúry, jazyka a funkcií uvedeného portálu.
Z dôvodu transparentnosti a otvorenosti budú vaše názory v zásade uverejnené na webovom sídle Europa vo forme súhrnnej správy. Komisia nezverejní vašu totožnosť.
Anonymné príspevky Komisii sa nesmú akceptovať, aby sa predišlo zneužitiu.
- V kontexte cielenej konzultačnej činnosti môže vyhotovený záznam s vaším pohovorom (audio/video) na účely vypracovania súhrnnej správy.
- Predmet konzultačnej činnosti si vyžaduje, aby ste vo svojej odpovedi uviedli osobné údaje, ktoré vás môžu identifikovať alebo umožňovať vašu identifikáciu. Tieto osobné údaje sa nezverejnia, ale použijú sa na účely hodnotenia Európskeho portálu elektronickej justície.
- Ak sa rozhodnete, že vaše osobné údaje ostanú dôverné, ste zodpovední za to, aby ste na ne vo svojom podaní alebo samotnom príspevku neodkazovali a neodhalila sa tak vaša totožnosť.
- V rámci konzultačnej činnosti sa využíva nástroj Komisie na prípravu online dotazníkov „EU Survey“, ktorý si vyžaduje vaše prihlásenie prostredníctvom služby „EU Login“ alebo „účtu na sociálnych médiách“. „EU Login“ si vyžaduje určité osobné údaje, napr. meno, priezvisko a e-mailovú adresu registrujúceho sa. Ďalšie informácie nájdete vo vyhláseniach o ochrane osobných údajov pre „EU Login“ a „EU Survey“, ako aj v rámci spracovateľských operácií „Služba správy identít a riadenia prístupu (IAMS)“ (referenčné číslo vo verejnom registri zodpovednej osoby: DPR-EC-03187) a „EU Survey“ (referenčné číslo: DPR-EC-01488). Ak sa rozhodnete prihlásiť sa prostredníctvom svojho účtu na sociálnych médiách, pozrite si vyhlásenie o ochrane osobných údajov na príslušnej platforme sociálnych médií.
- Váš príspevok do cielenej konzultácie sa uchováva v systéme Komisie na správu dokumentov [ďalšie informácie o systéme Komisie na správu dokumentov nájdete v spracovateľskej operácii „Správa a (krátkodobé a strednodobé) uchovávanie dokumentov Komisie“, referenčné číslo: DPR-EC-00536].
Spracúvané osobné údaje sa môžu opätovne použiť na účely konaní pred súdmi EÚ, vnútroštátnymi súdmi, európskym ombudsmanom alebo Európskym dvorom audítorov.
Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani na profilovanie.
Spracúvanie týchto osobných údajov je potrebné na účely plnenia úlohy vykonávanej vo verejnom záujme.
Právom Únie, ktoré je základom spracúvania na základe článku 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725, je Zmluva o Európskej únii, konkrétne jej články 1 a 11, článok 298 Zmluvy o fungovaní Európskej únie v spojení s odôvodnením 22 nariadenia (EÚ) 2018/1725, ako aj Protokol č. 2 o uplatňovaní zásad subsidiarity a proporcionality.
Na účely vykonania tejto spracovateľskej operácie sa môžu spracúvať tieto kategórie osobných údajov:
- meno a priezvisko,
- povolanie,
- krajina trvalého bydliska,
- e-mailová adresa respondenta,
- osobné údaje zahrnuté v odpovedi alebo príspevku k cielenej konzultačnej činnosti vrátane (osobných) stanovísk,
- audio/video nahrávanie.
Okrem toho môžete spontánne poskytnúť iné, nepožadované osobné údaje v súvislosti s vašou odpoveďou na cielenú konzultáciu.
Upozorňujeme, že prevádzkovateľ nepožaduje ani neočakáva, že dotknuté osoby poskytnú vo svojich príspevkoch k cielenej konzultácii akékoľvek osobitné kategórie údajov podľa článku 10 ods. 1 nariadenia (EÚ) 2018/1725 (t. j. „osobné údaje, ktoré odhaľujú rasový alebo etnický pôvod, politické názory, náboženské alebo filozofické presvedčenie alebo členstvo v odborových organizáciách, a spracúvanie genetických údajov, biometrických údajov na individuálnu identifikáciu fyzickej osoby, údajov týkajúcich sa zdravia alebo údajov týkajúcich sa sexuálneho života alebo sexuálnej orientácie fyzickej osoby“), ktoré sa týkajú ich samotných alebo tretích osôb. Za akékoľvek spontánne zahrnutie týchto druhov osobných údajov je zodpovedná dotknutá osoba a zahrnutím ktoréhokoľvek z týchto druhov údajov sa predpokladá, že dotknutá osoba poskytuje svoj výslovný súhlas so spracúvaním v súlade s článkom 10 ods. 2 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725.
Prevádzkovateľ uchováva vaše osobné údaje len počas obdobia potrebného na splnenie účelu získavania alebo ďalšieho spracovania, a to najviac na päť rokov od uzatvorenia súboru, do ktorého patrí táto cielená konzultácia. Súbor sa uzavrie najneskôr vtedy, keď sa dospeje ku konečnému výsledku v súvislosti s iniciatívou, ku ktorej prispela cielená konzultácia.
Toto päťročné obdobie administratívneho uchovávania vychádza z politiky uchovávania dokumentov a spisov Európskej komisie (a osobných údajov v nich obsiahnutých), ktorá sa riadi spoločným zoznamom uchovávania spisov Európskej komisie SEC(2019) 900. Je to regulačný dokument vo forme harmonogramu uchovávania, v ktorom sa stanovujú lehoty uchovávania pre rôzne typy spisov Európskej komisie. Tento zoznam bol oznámený európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov.
Obdobie administratívneho uchovávania je obdobie, počas ktorého sú útvary Komisie povinné uchovávať spis v závislosti od jeho užitočnosti na administratívne účely a príslušných zákonných a právnych povinností. Toto obdobie začína plynúť od okamihu uzavretia spisu.
V súlade so spoločným zoznamom pre uchovávanie spisov Komisie sa spisy vrátane cielených konzultácií (a ich výstupov) (a osobné údaje, ktoré sú v nich obsiahnuté) po uplynutí uvedeného obdobia uchovávania dokumentov na administratívne účely môžu preniesť do historického archívu Európskej komisie na historické účely (pokiaľ ide o spracovateľské operácie týkajúce sa historického archívu, pozri záznam o spracúvaní „Správa a dlhodobé uchovávanie archívov Európskej komisie“ zaevidovaný pod referenčným číslom DPR-EC-00837).
Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené na serveroch Komisie alebo na serveroch jej dodávateľov. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Komisii.
Komisia má na ochranu vašich osobných údajov zavedené viaceré technické a organizačné opatrenia. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných údajov. Súčasťou organizačných opatrení je obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.
Sprostredkovatelia Komisie (dodávatelia) sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky spracovateľské operácie týkajúce sa vašich osobných údajov, ktoré sa vykonávajú v mene Komisie. Sprostredkovatelia musia zaviesť primerané technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie úrovne bezpečnosti, ktorú požaduje Komisia.
Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať), predovšetkým na prijatie opatrení v nadväznosti na cielenú konzultáciu. Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.
Určité osobné údaje sa môžu zverejniť na webovom sídle Europa, konkrétne:
- všetky osobné údaje, v prípade ktorých ste súhlasili s ich zverejnením,
- osobné údaje, ktoré ste spontánne poskytli vo svojom príspevku (bez toho, aby si to vyžadovala cielená konzultačná činnosť).
Upozorňujeme, že orgány verejnej moci (napr. Dvor audítorov, Súdny dvor EÚ), ktoré môžu prijímať osobné údaje v rámci konkrétneho zisťovania v súlade s právom Únie alebo právom členského štátu, sa podľa článku 3 ods. 13 nariadenia (EÚ) 2018/1725 nepovažujú za príjemcov, spracúvanie uvedených údajov týmito orgánmi verejnej moci sa uskutočňuje v súlade s uplatniteľnými pravidlami ochrany údajov v závislosti od účelov spracúvania.
Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje dodávateľovi Komisie zodpovednému za vykonávanie hodnotenia a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreby poznať).
Informácie, ktoré získavame, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane s výnimkou prípadov, keď to v príslušnom rozsahu a na príslušný účel ukladá zákon.
Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (článkov 14 až 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, a to predovšetkým právo na prístup k svojim osobným údajom a ich opravu v prípade, že sú nesprávne alebo neúplné. Za určitých podmienok máte právo dať svoje osobné údaje vymazať, obmedziť ich spracovanie, namietať proti ich spracovaniu, ako aj právo na prenosnosť údajov.
Z dôvodov týkajúcich sa vašej osobitnej situácie máte tiež právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a) uvedeného nariadenia.
Ak ste súhlasili s určitým spracovaním vašich osobných údajov prevádzkovateľom na účely tejto spracovateľskej operácie, môžete svoj súhlas kedykoľvek odvolať zaslaním oznámenia prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním vášho súhlasu.
Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby môžete osloviť aj európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sa nachádzajú v bode 9.
Ak si želáte uplatňovať svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými konkrétnymi spracovateľskými operáciami, uveďte vo svojej žiadosti ich opis [t. j. príslušné referenčné označenie (-a), pozri bod 10].
V súlade s článkom 14 ods. 3 nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa vaša žiadosť ako žiadosť dotknutej osoby vybaví do jedného mesiaca od prijatia žiadosti. Uvedená lehota sa môže v prípade potreby predĺžiť o ďalšie dva mesiace, pričom sa zohľadní komplexnosť žiadosti a počet žiadostí. V takom prípade vás budeme informovať o predĺžení lehoty spolu s dôvodmi omeškania.
- Prevádzkovateľ
Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky alebo obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa zhromažďovania a používania vašich osobných údajov, obráťte sa na prevádzkovateľa na adrese JUST-E-JUSTICE@ec.europa.eu.
- Zodpovedná osoba v rámci Komisie
V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)
Ak sa domnievate, že v dôsledku spracovania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. môžete podať sťažnosť) (edps@edps.europa.eu).
Zodpovedná osoba Komisie uverejňuje register všetkých operácií spracovania osobných údajov Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru získate kliknutím na tento odkaz: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Táto konkrétna spracovateľská operácia je vedená vo verejnom registri zodpovednej osoby pod týmto referenčným označením záznamu: DPR-EC-01011.4