Verarbeitungsvorgang: Gezielte Konsultation im Zusammenhang mit der Evaluierungs- und Nutzerfreundlichkeitsstudie zum Europäischen Justizportal
Verantwortlicher: Europäische Kommission, Generaldirektion Justiz und Verbraucher, Direktion A, Referat A.1
Aktenzeichen: DPR-EC-01011.4
Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?
- Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, und an wen werden sie weitergegeben?
- Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie sie ausüben?
- Kontaktdaten
- Wo finden Sie weitere Informationen?
Die Europäische Kommission (im Folgenden „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten nach der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Angaben erheben, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Zudem enthält sie die Kontaktdaten des zuständigen Verantwortlichen, an den Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.
Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der von den Dienststellen der Kommission organisierten gezielten Konsultation finden Sie nachstehend.
Zweck des Datenverarbeitungsvorgangs: Zweck dieser gezielten Konsultation ist es, die Ansichten von Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen, nationalen Behörden, Justiz und Angehörigen der Rechtsberufe zur Funktionsweise des Europäischen Justizportals einzuholen, um Möglichkeiten für eine Verbesserung des Portals zu prüfen.
Die Kommission erhebt und nutzt Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der gezielten Konsultation, um Ihre Ansichten zu Struktur und Inhalt des Europäischen Justizportals und zum Erreichen seiner Zielgruppen einzuholen.
Sie werden von der Kommission kontaktiert, da diese zu dem Schluss gekommen ist, dass Ihre Ansichten im Zusammenhang mit der Evaluierung des Europäischen Justizportals relevant und notwendig sind. Als regelmäßige Besucher und Nutzer des Europäischen Justizportals sind Ihre Ansichten relevant und notwendig, um mögliche Bereiche für eine Verbesserung des Inhalts, der Struktur, der Sprache und der Funktionen des genannten Portals zu formulieren.
Aus Gründen der Transparenz und Offenheit werden Ihre Ansichten grundsätzlich auf einer Europa-Website in Form eines zusammenfassenden Berichts veröffentlicht. Die Kommission wird Ihre Identität nicht offenlegen.
Um Missbrauch zu vermeiden, können anonyme Beiträge zu Konsultationen der Kommission nicht akzeptiert werden.
- Im Rahmen der gezielten Konsultation können Sie für die Zwecke der Ausarbeitung eines zusammenfassenden Berichts während der Befragung aufgenommen (Audio/Video) werden.
- Der Gegenstand der Konsultation macht es erforderlich, dass Sie in Ihrer Antwort personenbezogene Daten übermitteln, mithilfe derer Sie identifiziert werden können. Diese personenbezogenen Daten werden nicht veröffentlicht, sondern für die Zwecke der Evaluierung des Europäischen Justizportals verwendet.
- Wenn Sie sich dafür entscheiden, dass Ihre personenbezogenen Daten vertraulich bleiben sollen, liegt es in Ihrer Verantwortung, jeglichen Hinweis auf Ihre Identität in Ihrer Einreichung oder Ihrem Beitrag zu vermeiden.
- Für die Konsultation wird „EU Survey“, das Online-Fragebogen-Tool der Kommission, verwendet, in dem Sie sich über „EU Login“ oder Ihren Social-Media-Account anmelden müssen. Für die Nutzung von „EU Login“ sind bestimmte personenbezogene Daten erforderlich, beispielsweise Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse der Person, die sich registriert. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Datenschutzerklärungen zu „EU Login“ und „EU Survey“ sowie den Verarbeitungsvorgängen „Dienst für Identitäts- und Zugangsverwaltung (IAMS)“ (Referenznummer im öffentlichen Register des Datenschutzbeauftragten: DPR-EC-03187) und „EU Survey“ (Referenznummer: DPR-EC-01488). Wenn Sie sich über Ihren Social-Media-Account anmelden möchten, konsultieren Sie bitte die Datenschutzerklärung der jeweiligen Social-Media-Plattform.
- Ihr Beitrag zu der gezielten Konsultation wird im Dokumentenverwaltungssystem der Kommission gespeichert (weitere Informationen über das Dokumentenverwaltungssystem der Kommission finden Sie im Verarbeitungsvorgang „Verwaltung und (kurz- und mittelfristige) Aufbewahrung von Kommissionsdokumenten“, Referenznummer: DPR-EC-00536).
Die verarbeiteten personenbezogenen Daten können für Verfahren vor den Gerichten der EU, den nationalen Gerichten, der Europäischen Bürgerbeauftragten oder dem Europäischen Rechnungshof wiederverwendet werden.
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, weil die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt.
Rechtsgrundlagen der Union für die Verarbeitung sind Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725, der Vertrag über die Europäische Union, insbesondere dessen Artikel 1 und 11, Artikel 298 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union in Verbindung mit Erwägungsgrund 22 der Verordnung (EU) 2018/1725 sowie Protokoll Nr. 2 über die Anwendung der Grundsätze der Subsidiarität und der Verhältnismäßigkeit.
Zur Durchführung dieses Verarbeitungsvorgangs können die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
- Vor- und Nachname
- Beruf
- Land des Wohnsitzes
- E-Mail-Adresse der Auskunftsperson
- personenbezogene Daten, die in der Antwort auf die gezielte Konsultation oder dem Beitrag dazu enthalten sind, einschließlich (persönlicher) Meinungen
- Audio-/Videoaufnahmen
Darüber hinaus können Sie im Rahmen Ihrer Antwort auf die zielgerichtete Konsultation von sich aus weitere, nicht angeforderte personenbezogene Daten übermitteln.
Beachten Sie bitte, dass der Verantwortliche weder verlangt noch erwartet, dass betroffene Personen nach Artikel 10 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Kategorien von Daten (d. h. „personenbezogene Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung einer natürlichen Person“) über sich selbst oder Dritte im Rahmen ihrer Beiträge zu der gezielten Konsultation übermitteln. Jede Nennung von personenbezogenen Daten dieser Art liegt in der Verantwortung der betroffenen Person, und durch die Einbeziehung einer dieser Arten von Daten wird davon ausgegangen, dass die betroffene Person nach Artikel 10 Absatz 2 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725 in die Verarbeitung ausdrücklich eingewilligt hat.
Der Verantwortliche speichert Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für den Zweck der Erhebung oder Weiterverarbeitung erforderlich ist, nämlich höchstens fünf Jahre nach Schließung der Akte, der diese gezielte Konsultation zugeordnet ist. Eine Akte wird spätestens dann geschlossen, wenn die Initiative, in deren Rahmen die gezielte Konsultation stattgefunden hat, ein Ergebnis erbracht hat.
Diese administrative Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren basiert auf den internen Vorschriften für die Aufbewahrung von Dokumenten und Dateien der Europäischen Kommission (sowie der darin enthaltenen personenbezogenen Daten) nach der gemeinsamen Liste für die Aufbewahrung von Kommissionsakten SEC(2019) 900. Dabei handelt es sich um ein Regulierungsdokument in Form eines Zeitplans mit Fristen für die Aufbewahrung für verschiedene Arten von Akten der Kommission. Diese Liste wurde dem Europäischen Datenschutzbeauftragten notifiziert.
Die administrative Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in dem die Dienststellen der Kommission eine Akte nach Maßgabe ihres Nutzens für Verwaltungszwecke sowie der einschlägigen gesetzlichen und rechtlichen Verpflichtungen aufbewahren müssen. Diese Frist läuft ab dem Zeitpunkt, zu dem die Akte geschlossen wird.
Nach der gemeinsamen Liste für die Aufbewahrung von Kommissionsakten können Akten einschließlich (des Ergebnisses) gezielter Konsultationen (und der darin enthaltenen personenbezogenen Daten) nach Ablauf der „administrativen Aufbewahrungsfrist“ zur Aufbewahrung für historische Zwecke an die historischen Archive der Europäischen Kommission weitergeleitet werden (für weitere Einzelheiten zur Verarbeitung im Zusammenhang mit den historischen Archiven siehe Verarbeitungsprotokoll „Verwaltung und langfristige Aufbewahrung des Archivs der Europäischen Kommission“, registriert unter der Nummer DPR-EC-00837).
Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datensätze usw.) werden auf den Servern der Kommission oder ihrer Auftragnehmer gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden nach dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Kommission durchgeführt.
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Maßnahmen getroffen. Bei den technischen Maßnahmen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und -änderung sowie zur Abwehr des unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Zu den organisatorischen Maßnahmen gehört die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Verarbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.
Die Verarbeiter (Auftragnehmer) der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Namen der Kommission an eine besondere Vertragsklausel gebunden. Die Verarbeiter müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um das von der Kommission geforderte Sicherheitsniveau zu gewährleisten.
Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Durchführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Bediensteten der Kommission und, insbesondere für Folgemaßnahmen zur gezielten Konsultation, nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Bedienstete. Diese sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.
Bestimmte personenbezogene Daten können auf der Europa-Website veröffentlicht werden:
- personenbezogene Daten, deren Veröffentlichung Sie zugestimmt haben
- in Ihrem Beitrag unaufgefordert übermittelte personenbezogene Daten (die im Rahmen der gezielten Konsultation nicht erforderlich sind)
Wir weisen darauf hin, dass nach Artikel 3 Nummer 13 der Verordnung (EU) 2018/1725 Behörden (z. B. der Rechnungshof oder der Gerichtshof der EU), die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, nicht als Empfänger gelten; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung.
Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Durchführung der Evaluierung zuständigen Auftragnehmer der Kommission und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Bedienstete.
Die Kommission gibt von ihr erhobene personenbezogene Daten nicht an Dritte weiter, sofern sie nicht in bestimmtem Umfang und für bestimmte Zwecke gesetzlich hierzu verpflichtet ist.
Als „betroffene Person“ haben Sie nach Kapitel III (Artikel 14 bis 25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und das Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, falls diese unrichtig oder unvollständig sind. Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Sie haben das Recht, gegen eine nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a rechtmäßige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen.
Die von Ihnen erteilte Zustimmung zu bestimmten Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen im Rahmen dieses Verarbeitungsvorgangs können Sie durch Mitteilung an den Verantwortlichen jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf bleibt davon unberührt.
Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Verantwortlichen oder, im Konfliktfall, mit dem Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie unter Nummer 9.
Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge ausüben möchten, geben Sie dies bitte in Ihrem Antrag unter Verweis auf das Aktenzeichen des betreffenden Vorgangs (siehe Nummer 10) an.
Im Einklang mit Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2018/1725 wird der von Ihnen als betroffener Person gestellte Antrag innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags bearbeitet. Diese Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität und der Zahl der Anträge erforderlich ist. In einem solchen Fall werden Sie über die Fristverlängerung und die Gründe für die Verzögerung informiert.
- Verantwortlicher
Wenn Sie Ihre Rechte nach der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde über die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, nehmen Sie bitte unter JUST-E-JUSTICE@ec.europa.eu Kontakt mit dem Verantwortlichen auf.
- Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.
- Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte nach der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde einlegen.
Der Datenschutzbeauftragte (DSB) der Kommission führt ein Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm notifiziert wurden. Sie können das Register unter folgendem Link einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Dieser Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-01011.4.