Postupak obrade: Ciljane aktivnosti savjetovanja u kontekstu evaluacije i studije upotrebljivosti na europskom portalu e-pravosuđe
Voditelj obrade: Europska komisija, Glavna uprava za pravosuđe i zaštitu potrošača, Uprava A, Odjel A1
Broj upisa: DPR-EC-01011.4
Sadržaj
- Uvod
- #1Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?
- Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?
- Koje osobne podatke prikupljamo i obrađujemo?
- Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?
- Kako štitimo vaše osobne podatke?
- Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?
- Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?
- Podaci za kontakt
- Gdje možete pronaći podrobnije informacije?
Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).
U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojemu se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.
U nastavku su navedene informacije o obradi osobnih podataka povezanoj s ciljanim aktivnostima savjetovanja koje organiziraju službe Komisije.
Svrha postupka obrade: Svrha je ovog ciljanog savjetovanja prikupiti stajališta građana, poduzeća, nacionalnih i pravosudnih tijela te pravnika o radu europskog portala e-pravosuđe kako bi se procijenili načini na koje se portal može poboljšati.
Komisija prikuplja i upotrebljava vaše osobne podatke u okviru ciljanih aktivnosti savjetovanja kako bi prikupila vaše mišljenje o strukturi i sadržaju europskog portala e-pravosuđe i načinu na koji on dopire do ciljne publike.
Služba Komisije stupila je s vama u kontakt zato što je zaključila da je vaše mišljenje važno i nužno za evaluaciju europskog portala e-pravosuđe. Budući da ste redoviti posjetitelji i korisnici europskog portala e-pravosuđe, vaše je mišljenje važno i potrebno za utvrđivanje mogućnosti za poboljšanje sadržaja, strukture, jezika i funkcija navedenog portala.
Vaše će se mišljenje radi transparentnosti i otvorenosti u načelu objaviti kao sažeto izvješće na internetskim stranicama Europa. Komisija neće objaviti vaš identitet.
Da bi se izbjegla zloupotreba, Komisija ne prihvaća anonimne doprinose.
- Možda će vas snimati (audiosnimke/videosnimke) za vrijeme intervjua u okviru ciljane aktivnosti savjetovanja radi sastavljanja sažetog izvješća.
- Zbog predmeta ovog savjetovanja u svojem odgovoru trebate navesti osobne podatke na temelju kojih će se možda utvrditi vaš identitet ili će to postati moguće. Ti se osobni podaci neće objaviti, ali će se upotrebljavati za potrebe evaluacije europskog portala e-pravosuđe.
- Ako želite sačuvati povjerljivost svojih osobnih podataka, u odgovorima ili doprinosima nemojte navoditi ništa što bi moglo otkriti vaš identitet.
- Za ovo javno savjetovanje koristi se Komisijin alat za internetske ankete EUSurvey, u koji se morate prijaviti unosom vjerodajnica računa za EU Login ili računa na društvenim mrežama. Za registraciju u sustav EU Login morate navesti određene osobne podatke kao što su vaše ime, prezime i e-adresa. Za više informacija vidjeti izjave o zaštiti osobnih podataka za EU Login i EU Survey te postupke obrade „Usluga upravljanja identitetom i pristupom (IAMS)” (referentni broj u javnom registru službenika za zaštitu podataka: DPR-EC-03187) i „EU Survey” (referentni broj: DPR-EC-01488). Ako se odlučite prijaviti unosom vjerodajnica računa na društvenim mrežama, pročitajte izjavu o zaštiti osobnih podataka društvene mreže.
- Odgovori koje date u okviru ciljanih savjetovanja pohranit će se u Komisijin sustav za upravljanje dokumentima (podrobnije informacije o Komisijinu sustavu za upravljanje dokumentima potražite u postupku obrade „Upravljanje i (kratkoročna i srednjoročna) pohrana dokumenata Komisije” (referentni broj: DPR-EC-00536).
Obrađeni osobni podaci mogu se ponovno upotrijebiti u postupcima pred sudovima EU-a, nacionalnim sudovima, Europskim ombudsmanom ili Europskim revizorskim sudom.
Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.
Obrađujemo vaše osobne podatke jer je obrada nužna za obavljanje zadaće od javnog interesa.
Pravnu osnovu za obradu na temelju članka 5. stavka 1. točke (a) Uredbe (EU) 2018/1725 čini Ugovor o Europskoj uniji, konkretno njegovi članci 1. i 11., članak 298. Ugovora o funkcioniranju Europske unije u vezi s uvodnom izjavom 22. Uredbe (EU) 2018/1725 te Protokol br. 2 o primjeni načela supsidijarnosti i proporcionalnosti.
U svrhu ovog postupka obrade možemo prikupljati sljedeće kategorije osobnih podataka:
- ime i prezime
- zanimanje
- državu boravišta
- e-adresu ispitanika
- osobne podatke koji su dio odgovora ili doprinosa ciljanoj aktivnosti savjetovanja, uključujući (osobna) mišljenja
- audiosnimke/videosnimke.
U svojem odgovoru na ciljano savjetovanje možete spontano navesti i druge osobne podatke koji se od vas ne traže.
Voditelj obrade podataka ne traži niti očekuje da ispitanici u odgovorima na ciljano savjetovanje otkriju podatke o sebi ili trećim osobama obuhvaćene posebnim kategorijama podataka u skladu s člankom 10. stavkom 1. Uredbe 2018/1725 (to se odnosi na osobne podatke „koji otkrivaju rasno ili etničko podrijetlo, politička mišljenja, vjerska ili filozofska uvjerenja ili članstvo u sindikatu te obrad[u] genetskih podataka, biometrijskih podataka u svrhu jedinstvene identifikacije pojedinca, podataka koji se odnose na zdravlje ili podataka o spolnom životu ili seksualnoj orijentaciji pojedinca”). Ako ispitanik u svoj odgovor ipak spontano uključi takve osobne podatke, smatrat će se da je dao izričitu privolu za njihovu obradu u skladu s člankom 10. stavkom 2. točkom (a) Uredbe 2018/1725.
Voditelj obrade podataka čuva vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja ili obrade, a najdulje pet godina od zatvaranja spisa s kojim je povezano ovo ciljano savjetovanje. Spis se zatvara najkasnije nakon konačnog ishoda inicijative na koju se odnosi ciljano savjetovanje.
To petogodišnje razdoblje administrativnog čuvanja temelji se na politici čuvanja dokumenata i spisa Europske komisije (i u njima sadržanih osobnih podataka), koja je uređena u skladu sa Zajedničkim popisom čuvanja dokumenata Europske komisije SEC(2019)900. Riječ je o regulatornom dokumentu u obliku rasporeda čuvanja u kojem se određuju rokovi čuvanja za različite vrste spisa Europske komisije. Taj je popis dostavljen Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.
Razdoblje administrativnog čuvanja je razdoblje u kojem su službe Komisije dužne čuvati spis ovisno o njegovoj korisnosti u administrativne svrhe i relevantnim zakonskim i pravnim obvezama. To razdoblje teče od trenutka zatvaranja spisa.
U skladu sa Zajedničkim popisom čuvanja dokumenata Europske komisije nakon isteka „razdoblja administrativnog čuvanja” spisi koji sadržavaju ciljana savjetovanja (odnosno njihov ishod i povezane osobne podatke) mogu se prenijeti u Povijesni arhiv Europske komisije za povijesne potrebe (za više informacija o postupku obrade koji se odnosi na Povijesni arhiv vidjeti upis postupka obrade „Upravljanje i dugoročno čuvanje arhiva Europske komisije” (referentni broj: DPR-EC-00837).
Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, preneseni skupovi podataka itd.) pohranjuju se na poslužitelje Komisije ili njezinih ugovaratelja. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Komisiji.
Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizici povezani s obradom i prirodom osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.
Komisijini izvršitelji obrade (ugovaratelji) obvezani su posebnom ugovornom klauzulom za sve postupke obrade vaših osobnih podataka u ime Komisije. Izvršitelji obrade moraju provesti odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi postigli razinu sigurnosti koju zahtijeva Komisija.
Vašim osobnim podacima smije pristupati osoblje Komisije koje je odgovorno za ovaj postupak obrade i ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa, posebno za potrebe naknadnog postupanja nakon završetka ciljanog savjetovanja. To je osoblje dužno poštovati propisane i prema potrebi dodatne ugovorne obveze čuvanja povjerljivosti.
Neki osobni podaci mogu se objaviti na internetskim stranicama Europa, i to:
- osobni podaci za čiju ste objavu dali privolu
- osobni podaci koje ste spontano naveli u svojim odgovorima (a nisu bili traženi za potrebe ciljanog savjetovanja).
Napominjemo da se u skladu s člankom 3. točkom 13. Uredbe (EU) 2018/1725 javna tijela (npr. Revizorski sud, Sud Europske unije) koja mogu primiti osobne podatke u okviru određene istrage u skladu s pravom Unije ili države članice ne smatraju primateljima. Obrada tih podataka koju obavljaju ta javna tijela mora biti u skladu s primjenjivim pravilima o zaštiti podataka prema svrhama obrade.
Pristup vašim osobnim podacima imaju Komisijin ugovaratelj odgovoran za evaluaciju i ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa.
Informacije koje prikupljamo neće se prosljeđivati trećim osobama, osim u mjeri u kojoj zakon tako nalaže i u zakonom propisane svrhe.
Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, posebice pravo na pristup osobnim podacima i njihov ispravak ako su netočni ili nepotpuni. Pod određenim uvjetima imate pravo na brisanje osobnih podataka i ograničenje njihove obrade te pravo prigovora na obradu i pravo na prenosivost podataka.
Ovisno o vašoj konkretnoj situaciji imate pravo prigovora na obradu osobnih podataka koja se zakonito provodi u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (a).
Ako ste voditelju obrade podataka dali privolu za bilo koju obradu osobnih podataka u ovom postupku obrade, možete je u svakom trenutku povući slanjem obavijesti voditelju obrade podataka. Povlačenje privole neće utjecati na zakonitost obrade koja je provedena prije nego što ste povukli privolu.
Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju nejasnoća službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. odjeljku.
Ako želite ostvariti svoja prava u vezi s jednim ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. odjeljka).
U skladu s člankom 14. stavkom 3. Uredbe (EU) 2018/1725 vaš zahtjev kao ispitanika obradit će se u roku od mjesec dana od njegova primitka. Taj se rok prema potrebi može produljiti za dva mjeseca ovisno o složenosti i broju zahtjevâ. U tom ćete slučaju biti obaviješteni o produljenju roka i o razlozima produljenja.
- Voditelj obrade podataka
Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, ako imate primjedbe, pitanja ili nedoumice odnosno ako želite podnijeti pritužbu na prikupljanje i upotrebu vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka na e-adresu JUST-E-JUSTICE@ec.europa.eu.
- Komisijin službenik za zaštitu podataka
Pitanja o obradi vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete uputiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Europski nadzornik za zaštitu podataka
Ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade, imate pravo obratiti se (tj. podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).
Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-01011.4.