Operace zpracování: Cílené konzultační činnosti v souvislosti se studií hodnocení a použitelnosti na portálu evropské e-justice
Správce: Evropská komise, Generální ředitelství pro spravedlnost a spotřebitele, ředitelství A, oddělení A1
Referenční číslo: DPR-EC-01011.4
Obsah
- Úvod
- Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?
- Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?
- Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?
- Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?
- Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?
- Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu jsou dále zpřístupňovány?
- Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?
- Kontaktní údaje
- Kde naleznete podrobnější informace?
Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).
Toto prohlášení o ochraně soukromí vysvětluje, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech poskytnutých osobních údajů, jak se tyto informace používají a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Obsahuje také kontaktní údaje odpovědného správce údajů, u kterého můžete svá práva uplatnit, pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.
Níže jsou uvedeny informace týkající se zpracování osobních údajů v souvislosti s cílenými konzultačními činnostmi organizovanými útvary Komise.
Účel operace zpracování údajů: Účelem této cílené konzultace je shromáždit názory občanů, podniků, vnitrostátních orgánů, justičních a právních odborníků na fungování portálu evropské e-justice s cílem provést hodnocení možných způsobů, jak portál zdokonalit.
Komise shromažďuje a využívá vaše osobní údaje v rámci cílených konzultačních činností, aby získala vaše názory na strukturu a obsah portálu evropské e-justice a na to, jak portál oslovuje své cílové skupiny.
Útvary Komise se na Vás obrací, neboť dospěly k závěru, že Vaše názory jsou relevantní a nezbytné v souvislosti s hodnocením portálu evropské e-justice. Jelikož jste pravidelnými návštěvníky a uživateli portálu evropské e-justice, jsou vaše názory relevantní a potřebné k identifikování možných oblastí pro zdokonalení obsahu, struktury, jazyka a funkcí uvedeného portálu.
Z důvodu transparentnosti a otevřenosti budou vaše názory v zásadě zveřejněny na internetových stránkách Europa v podobě souhrnné zprávy. Komise Vaši totožnost nezveřejní.
Aby se zamezilo zneužití, nemohou být anonymní příspěvky Komisí přijaty.
- V souvislosti s cílenou konzultační činností může být během pohovoru učiněn audiovizuální záznam vaší osoby pro účely vypracování souhrnné zprávy.
- Předmět konzultace vyžaduje, abyste ve své odpovědi uvedli osobní údaje, které mohou vést k určení vaší totožnosti. Tyto osobní údaje nebudou zveřejněny, ale budou použity pro účely hodnocení portálu evropské e-justice.
- Pokud se rozhodnete, že vaše osobní údaje zůstanou důvěrné, je na vaší odpovědnosti, abyste je v samotném podání nebo příspěvku, které by odhalily vaši totožnost, neuváděli.
- V rámci konzultace je používán internetový dotazníkový systém Komise nazvaný „EU Survey“, který vyžaduje, abyste se přihlásili prostřednictvím svého účtu „EU Login“ nebo účtu na sociálních sítích. Služba „EU Login“ vyžaduje určité osobní údaje, jako je jméno, příjmení a e-mailová adresa žadatele o registraci. Další informace najdete v prohlášeních o ochraně soukromí služeb „EU Login“ a „EU Survey“, jakož i u operací zpracování údajů „Identity & Access Management Service (IAMS)“ (referenční číslo ve veřejném rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů: DPR-EC-03187) a „EUSurvey“ (referenční číslo: DPR-EC-01488). Pokud se chcete přihlásit prostřednictvím svého účtu na sociálních sítích, informace naleznete v příslušném prohlášení o ochraně soukromí v rámci dané sociální sítě.
- Váš příspěvek k této cílené konzultaci bude uchováván v systému Komise pro správu dokumentů (další informace o systému Komise pro správu dokumentů viz operace zpracování „Management and (short- and medium-term) preservation of Commission documents“, referenční číslo: DPR-EC-00536).
Zpracované osobní údaje mohou být opakovaně použity pro účely řízení před soudy EU, vnitrostátními soudy, evropským veřejným ochráncem práv nebo Evropským účetním dvorem.
Vaše osobní údaje nebudou použity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.
Vaše osobní údaje zpracováváme, protože zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu.
Právem Unie, které je základem pro zpracování na základě čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) 2018/1725, je Smlouva o Evropské unii, konkrétně její články 1 a 11, článek 298 Smlouvy o fungování Evropské unie ve spojení s 22. bodem odůvodnění nařízení (EU) 2018/1725, jakož i Protokol č. 2 o používání zásad subsidiarity a proporcionality.
Za účelem provedení této operace zpracování mohou být zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:
- jméno a příjmení,
- povolání,
- země trvalého bydliště,
- e-mailová adresa respondenta,
- osobní údaje zahrnuté do odpovědi nebo příspěvku k cílené konzultační činnosti, včetně (osobních) stanovisek,
- audiovizuální záznam.
Kromě toho můžete v rámci vaší odpovědi poskytnout z vlastní iniciativy další nevyžádané osobní údaje.
Upozorňujeme, že správce údajů nepožaduje ani neočekává, že by osoby, kterých se údaje týkají, poskytly v rámci této cílené konzultace jakékoli zvláštní kategorie údajů podle čl. 10 odst. 1 nařízení 2018/1725 (tj. „osobní údaje odhalující rasový nebo etnický původ, politické názory, náboženské či filozofické přesvědčení nebo členství v odborových organizacích a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby, údajů o zdravotním stavu nebo údajů o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby“), které se týkají jich samotných nebo třetích osob. Jakékoli uvedení těchto druhů osobních údajů z vlastní iniciativy je odpovědností osoby, které se údaje týkají, a takové uvedení jakéhokoli z těchto druhů údajů se považuje za výslovný souhlas osoby, které se údaje týkají, se zpracováním v souladu s čl. 10 odst. 2 písm. a) nařízení 2018/1725.
Správce údajů uchovává vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu, za kterým jsou shromažďovány nebo dále zpracovávány, a to nejvýše po dobu pěti let od uzavření postupu, k němuž patří tato cílená konzultace. Postup se uzavře nejpozději tehdy, jakmile daná iniciativa, k níž tato cílená konzultace přispívá, dosáhne konečného výsledku.
Doba administrativního uchovávání v délce pěti let vychází z politiky uchovávání dokumentů a spisů Evropské komise (a v nich obsažených osobních údajů), která se řídí společným seznamem Komise pro uchovávání spisů Evropské komise SEC(2019)900. Jedná se o regulační dokument v podobě harmonogramu archivace, který stanoví dobu uchovávání pro různé typy spisů Komise. Seznam byl dán k dispozici evropskému inspektorovi ochrany údajů.
Doba administrativního uchovávání je doba, po kterou jsou útvary Komise povinny vést spis v závislosti na jeho užitečnosti pro administrativní účely a příslušných zákonných a právních povinnostech. Toto období začíná okamžikem, kdy je věc uzavřena.
V souladu se společným seznamem pro uchovávání údajů na úrovni Komise lze po „době administrativního uchovávání“ spisy včetně (výsledků) cílených konzultací (a v nich obsažených osobních údajů) předat historickému archivu Evropské komise pro historické účely (pokud jde o operace zpracování týkající se historických archivů, viz záznam o zpracování „Správa a dlouhodobé uchovávání archivů Evropské komise“, zaevidovaný pod referenčním číslem DPR-EC-00837).
Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Komise nebo jejích smluvních dodavatelů. Veškeré operace zpracování jsou prováděny podle rozhodnutí Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Komisi.
Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Technická opatření zahrnují náležité kroky k zajištění bezpečnosti na internetu a ochrany před ztrátou údajů, jejich pozměněním nebo neoprávněným přístupem k nim, s přihlédnutím k riziku spojenému se zpracováním údajů a k povaze zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k osobním údajům výlučně na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely této operace zpracování.
Subjekty, které pro Komisi provádějí zpracování údajů, (smluvní dodavatelé) jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením týkajícím se zpracování vašich osobních údajů jménem Komise. Musejí mít zavedena vhodná náležitá technická a organizační opatření, aby zajistili úroveň bezpečnosti, kterou Komise požaduje.
Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „potřeba znát“, zejména v návaznosti na cílenou konzultaci. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.
Některé osobní údaje mohou být zveřejněny na internetových stránkách Europa, konkrétně:
- veškeré osobní údaje, u nichž jste souhlasili s jejich zveřejněním,
- osobní údaje, které ve svém příspěvku poskytnete z vlastní iniciativy (aniž by to cílená konzultace vyžadovala).
Vezměte prosím na vědomí, že podle čl. 3 bodu 13 nařízení (EU) 2018/1725 se za příjemce nepovažují orgány veřejné moci (např. Účetní dvůr, Soudní dvůr EU), které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem Unie nebo členského státu; zpracování dotyčných osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany údajů pro účely daného zpracování.
Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje dodavateli Komise, který odpovídá za provedení hodnocení, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“.
Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládají právní předpisy.
Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu v případě, že jsou nepřesné nebo neúplné. Za určitých podmínek máte právo na vymazání svých osobních údajů, na omezení jejich zpracování, právo vznést námitku proti jejich zpracování a právo na přenositelnost údajů.
Z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů, které se provádí zákonným způsobem podle čl. 5 odst. 1 písm. a).
Pokud jste správci údajů udělili souhlas s určitým zpracováním svých osobních údajů pro účely této operace zpracování, můžete svůj souhlas kdykoli odvolat prostřednictvím oznámení správci údajů. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před tímto úkonem.
Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů. Kontaktní informace jsou uvedeny v bodě 9 níže.
Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz bod 10 níže).
V souladu s čl. 14 odst. 3 nařízení (EU) 2018/1725 bude vaše žádost jakožto žádost subjektu údajů vyřízena do jednoho měsíce od jejího obdržení. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. V takovém případě budete o prodloužení lhůty informováni spolu s důvody pro tento odklad.
- Správce údajů
Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy, či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání Vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů na e-mailové adrese JUST-E-JUSTICE@ec.europa.eu.
- Pověřenec Komise pro ochranu osobních údajů
V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)
Pokud se domníváte, že následkem zpracování vašich osobních údajů správcem údajů byla porušena vaše práva podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).
Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací zpracování osobních údajů prováděných Komisí, jež byly zdokumentovány a byly mu oznámeny. Rejstřík je k dispozici na této adrese: https://ec.europa.eu/dpo-register.
Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-01011.4