Gegevensverwerking: Gerichte raadplegingsactiviteiten in het kader van de studie over de evaluatie en de bruikbaarheid van het Europees e-justitieportaal
Verwerkingsverantwoordelijke: Europese Commissie, directoraat-generaal Justitie en Consumentenzaken, directoraat A, eenheid A1
Referentienummer: DPR-EC-01011.4
Inhoudsopgave
- Inleiding
- Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?
- Op welke juridische grondslag(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
- Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
- Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
- Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
- Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en met wie worden deze gedeeld?
- Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
- Contactgegevens
- Waar vindt u meer informatie?
De Europese Commissie (hierna “de Commissie” genoemd) heeft zich ertoe verbonden uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001).
Deze privacyverklaring geeft uitleg over de reden voor de verwerking van uw persoonsgegevens, de manier waarop we alle verstrekte persoonsgegevens verzamelen, verwerken en beschermen, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens. U vindt ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
Hieronder vindt u informatie over de verwerking van persoonsgegevens in verband met gerichte raadplegingsactiviteiten die door de diensten van de Commissie worden georganiseerd.
Doel van de verwerking: deze gerichte raadpleging heeft tot doel om de standpunten van burgers, bedrijven, nationale autoriteiten, de rechterlijke macht en beoefenaars van juridische beroepen over de werking van het Europees e-justitieportaal te verzamelen teneinde na te gaan hoe het portaal kan worden verbeterd.
De Commissie verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens in het kader van gerichte raadplegingsactiviteiten teneinde uw standpunt te vernemen over de structuur en de inhoud van het Europees e-justitieportaal en over de wijze waarop het de doelgroepen bereikt.
De diensten van de Commissie nemen contact met u op omdat zij van oordeel zijn dat uw mening relevant en noodzakelijk is in het kader van de evaluatie van het Europees e‑justitieportaal. Als regelmatige bezoeker en gebruiker van het Europees e-justitieportaal is uw mening relevant en noodzakelijk om mogelijke verbeterpunten in kaart te brengen met betrekking tot de inhoud, de structuur, het taalgebruik en de functionaliteiten van het portaal.
Met het oog op transparantie en openheid worden uw standpunten in beginsel gepubliceerd op een Europa-website in de vorm van een samenvattend verslag. De Commissie maakt uw identiteit niet bekend.
Ter voorkoming van misbruik kunnen bij de Commissie ingediende anonieme bijdragen niet worden aanvaard.
- In het kader van de gerichte raadpleging is het mogelijk dat de interviews met u worden opgenomen (audio/video) met het oog op het opstellen van een samenvattend verslag.
- Het onderwerp van de raadpleging impliceert dat u in uw reactie persoonsgegevens moet verstrekken die tot gevolg kunnen hebben dat u wordt herkend of herkenbaar bent. Deze persoonsgegevens worden niet gepubliceerd, maar worden gebruikt voor de evaluatie van het Europees e-justitieportaal.
- Als u wilt dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld, moet u zelf elke verwijzing in uw antwoorden of bijdrage vermijden die uw identiteit onthult.
- Bij de raadpleging wordt gebruikgemaakt van EUSurvey, een tool van de Commissie voor online-enquêtes. Daarom moet u inloggen via uw “EULogin” of uw “socialmedia‑account”. Voor het gebruik van “EULogin” zijn bepaalde persoonsgegevens nodig, zoals uw voornaam, naam en e-mailadres. Meer informatie vindt u in de privacyverklaringen van “EULogin” en “EUSurvey”, alsook bij de verwerkingsactiviteiten “Identiteitstoegangsbeheerdienst (IAMS)” (referentienummer in het openbaar register van DPO: DPR-EC-03187) en “EUSurvey” (referentienummer: DPR-EC-01488). Wilt u inloggen via uw socialmedia-account, raadpleeg dan de privacyverklaring van het socialemediaplatform.
- Uw bijdrage aan de gerichte raadpleging wordt opgeslagen in het documentbeheersysteem van de Commissie (meer informatie over dit systeem vindt u onder “Beheer en bewaring (op korte en middellange termijn) van documenten van de Commissie”, referentienummer: DPR-EC-00536).
De verwerkte persoonsgegevens kunnen worden hergebruikt voor procedures voor de EU‑gerechten, nationale gerechten, de Europese Ombudsman of de Europese Rekenkamer.
Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
We verwerken uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang.
Het Unierecht dat de rechtsgrond vormt voor de verwerking op basis van artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725, is het Verdrag betreffende de Europese Unie, en meer in het bijzonder de artikelen 1 en 11, artikel 298 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, in samenhang met overweging 22 van Verordening (EU) 2018/1725, alsmede Protocol 2 betreffende de toepassing van de beginselen van subsidiariteit en evenredigheid.
Met het oog op deze verwerking mogen de volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:
- voornaam en naam,
- beroep,
- land van vestiging,
- e-mailadres van de respondent,
- persoonsgegevens die deel uitmaken van het antwoord op of de bijdrage aan de gerichte raadpleging, met inbegrip van (persoonlijke) meningen,
- audio/video-opname.
Daarnaast zou u in uw antwoord spontaan andere, niet-gevraagde persoonsgegevens kunnen verstrekken.
We wijzen erop dat de verwerkingsverantwoordelijke niet verzoekt of verwacht dat u in uw bijdrage bijzondere categorieën persoonsgegevens verstrekt in de zin van artikel 10, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725 (dat wil zeggen “persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid”) die verband houden met uzelf of anderen. Als u dergelijke persoonsgegevens toch vermeldt, valt dit onder uw eigen verantwoordelijkheid, en gaan we ervan uit dat u uw uitdrukkelijke toestemming geeft voor de verwerking ervan, overeenkomstig artikel 10, lid 2, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725.
De verwerkingsverantwoordelijke bewaart uw persoonsgegevens zolang dat nodig is om aan het doel van de verzameling of verdere verwerking te voldoen, namelijk gedurende maximaal vijf jaar na de afsluiting van het dossier waar deze gerichte raadpleging deel van uitmaakt. Een dossier wordt ten laatste afgesloten zodra er een definitief resultaat is met betrekking tot het initiatief waaraan de gerichte raadpleging heeft bijgedragen.
Deze administratieve bewaartermijn van vijf jaar is gebaseerd op het beleid van de Commissie inzake het bewaren van documenten en dossiers (en de persoonsgegevens die deze bevatten), overeenkomstig de gemeenschappelijke lijst van te bewaren documenten van de Europese Commissie (document SEC(2019) 900). Dit is een normatief document in de vorm van een schema waarin de bewaartermijnen voor de verschillende soorten Commissiedossiers zijn opgenomen. De lijst is meegedeeld aan de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
De administratieve bewaartermijn bepaalt hoe lang de diensten van de Commissie een dossier moeten bewaren afhankelijk van het nut ervan voor administratieve doeleinden en de desbetreffende bestuursrechtelijke en wettelijke verplichtingen. De termijn begint te lopen op het moment waarop het dossier wordt gesloten.
Overeenkomstig de gemeenschappelijke lijst van te bewaren documenten van de Commissie mogen dossiers met betrekking tot gerichte raadplegingen (inclusief de daarin opgenomen persoonsgegevens) na afloop van de bewaartermijn voor historische doeleinden worden overgebracht naar de historische archieven van de Europese Commissie (zie voor de verwerking in verband met de historische archieven het document “Management and long-term preservation of the European Commission’s Archives”, geregistreerd onder referentienummer DPR-EC-00837).
Alle gegevens in elektronisch formaat (e-mails, documenten, databanken, geüploade gegevens enz.) worden opgeslagen op de servers van de Commissie of van haar contractanten. Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Commissie.
Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking ervan.
De verwerkers (contractanten) van de Commissie zijn voor de verwerking van persoonsgegevens namens de Commissie gebonden aan een specifieke contractuele bepaling. De verwerkers moeten passende technische en organisatorische maatregelen nemen om het door de Commissie vereiste veiligheidsniveau te waarborgen.
Uw persoonsgegevens worden toegankelijk gemaakt voor de medewerkers van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor deze verwerking, en voor bevoegd personeel volgens het “need-to-know”-beginsel, met name om passende maatregelen te nemen naar aanleiding van de gerichte raadpleging. Deze personeelsleden zijn gehouden aan statutaire en, waar nodig, aanvullende regels inzake vertrouwelijkheid.
Bepaalde persoonsgegevens kunnen openbaar worden gemaakt op de Europa-website, namelijk:
- alle persoonsgegevens waarvoor geldt dat u toestemming hebt gegeven voor publicatie ervan;
- persoonsgegevens die u spontaan hebt verstrekt in uw bijdrage (zonder dat dit in het kader van de gerichte raadpleging vereist is).
Op grond van artikel 3, punt 13, van Verordening (EU) 2018/1725 worden overheidsinstanties (zoals de Rekenkamer en het Hof van Justitie van de EU) die in het kader van een bijzonder onderzoek overeenkomstig het EU-recht of het nationale recht van een lidstaat persoonsgegevens ontvangen, niet als ontvangers beschouwd. De verwerking van die gegevens door die overheidsinstanties moet stroken met de gegevensbeschermingsregels die op het betreffende verwerkingsdoel van toepassing zijn.
Uw persoonsgegevens worden toegankelijk gemaakt voor de contractant van de Commissie die verantwoordelijk is voor de evaluatie en voor bevoegd personeel volgens het “need‑to‑know”‑beginsel.
We geven geen gegevens door aan derden, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.
Als “betrokkene” hebt u specifieke rechten op grond van hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725, met name het recht om uw persoonsgegevens in te zien en deze te rectificeren indien ze onjuist of onvolledig zijn. Onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen, om de verwerking ervan te beperken, om bezwaar tegen de verwerking te maken en om de gegevens over te dragen.
U heeft het recht om vanwege redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de – uit hoofde van artikel 5, lid 1, punt a), rechtmatige – verwerking van uw persoonsgegevens.
Voor zover u de verwerkingsverantwoordelijke toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. De intrekking is niet van invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u de toestemming hebt ingetrokken.
U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens staan vermeld onder punt 9.
Indien u uw rechten wenst uit te oefenen in het kader van een of meer specifieke verwerkingen, dient u de omschrijving (d.w.z. hun referentienummer(s) zoals vermeld onder punt 10) in uw verzoek te vermelden.
Overeenkomstig artikel 14, lid 3, van Verordening (EU) 2018/1725 wordt uw verzoek als betrokkene binnen een maand na ontvangst van het verzoek behandeld. Afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd. In dat geval wordt u verwittigd van de verlenging van de termijn en van de redenen voor de vertraging.
- De verwerkingsverantwoordelijke
Indien u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 wilt uitoefenen of als u opmerkingen, vragen of zorgen hebt, of indien u een klacht wilt indienen met betrekking tot het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke via JUST-E-JUSTICE@ec.europa.eu.
- De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie
Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)
U heeft het recht bezwaar te maken (d.w.z. u kunt een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu) indien u van mening bent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke zijn geschonden.
De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_nl.
Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-01011.4.