Rejestry działalności gospodarczej w państwach UE

I. Historia krajowego rejestru działalności gospodarczej

i. Kiedy powstał rejestr?

Rejestr działalności gospodarczej (Wydział Rejestracji Spółek i Własności Intelektualnej – Tmíma Efórou Etaireión kai Dianoitikís Idioktisías) jest państwową agencją przy Ministerstwie Energii, Handlu i Przemysłu. Rejestr obejmuje wszystkie podmioty zarejestrowane od 1923 r. Pierwszą zagraniczną spółkę zarejestrowano 20 czerwca 1923 r. Sekcję „Przedsiębiorstwa” (Kládos Etaireión) utworzono w 1924 r., a pierwszą spółkę zarejestrowano 20 maja 1924 r. Sekcję „Spółki osobowe i nazwy handlowe” (Kládos ton Synetairismón kai Emporikón Eponyón) utworzono w 1929 r. Pierwszą spółkę osobową zarejestrowano 26 kwietnia 1929 r., a pierwszą nazwę handlową – 3 maja 1929 r.

ii. Od kiedy rejestr jest dostępny w wersji elektronicznej?

Od 2013 r.

iii. Jakie są obowiązujące przepisy dotyczące rejestru?

• Spółki krajowe i zagraniczne podlegają prawu spółek (O perí Etaireión Nómos) (rozdział 113).
• Spółki osobowe i nazwy handlowe podlegają ustawie o spółkach jawnych, spółkach komandytowych i nazwach handlowych (O perí Omorrýthmon kai Eterorrýthmon Synetairismón kai Emporikón Eponyón Nómos) (rozdział 116).
• Spółki europejskie podlegają przepisom rozporządzenia z 2006 r. w sprawie europejskich spółek akcyjnych (SE) (akt wykonawczy nr 290/2006).
• Europejskie ugrupowania interesów gospodarczych podlegają ustawie o europejskich ugrupowaniach interesów gospodarczych z 2012 r. (ustawa nr 161(Ι)/2012).

II. Jakie informacje można znaleźć w rejestrze działalności gospodarczej?

i. Kto może uzyskać dostęp do rejestru?

1. i. Kto może uzyskać dostęp do rejestru?

Każda zainteresowana osoba może uzyskać dostęp do rejestru i do informacji o krajowych i zagranicznych spółkach, spółkach osobowych, nazwach handlowych, spółkach europejskich i europejskich ugrupowaniach interesów gospodarczych.

W trybie on-line każdy może sprawdzić, czy dana organizacja jest wpisana do rejestrów Wydziału, oraz sprawdzić jej status.

Funkcja wyszukiwania elektronicznego nie obejmuje spółek europejskich i europejskich ugrupowań interesów gospodarczych. Informacje o nich można wyszukać na miejscu, w biurach Wydziału.

ii. Jakie informacje można znaleźć w rejestrze działalności gospodarczej?

a) Jakie rodzaje danych są przechowywane (podmioty wpisywane do rejestru publicznego, informacje o upadłości, sprawozdania finansowe itp.)?

W rejestrze działalności gospodarczej przechowuje się następujące informacje:

• dane spółki, takie jak jej nazwa, data założenia i siedziba statutowa;
• status spółki, tj. czy jest ona zarejestrowana, wykreślona, zlikwidowana, w trakcie likwidacji lub jest objęta zarządem;
• kapitał zakładowy i kapitał wyemitowany;
• informacje o dyrektorach, sekretarzu i akcjonariuszach/udziałowcach;
• liczba akcji/udziałów posiadanych przez poszczególnych akcjonariuszy/udziałowców.

b) Jakie dokumenty przekazuje się do rejestru/przechowuje się w rejestrze (akta, zbiory dokumentów, statuty spółek, protokoły walnych zgromadzeń itp.)?

Następujące dokumenty lub informacje złożone lub zarejestrowane w rejestrze spółek są publikowane w formie elektronicznej w rejestrze działalności gospodarczej jako „obowiązkowo ujawniane informacje”:

• dokument założycielski i statut spółki;
• wszelkie zmiany w dokumencie założycielskim i statucie;
• treść nowej wersji zmienionego dokumentu założycielskiego lub statutu po jego zmianie;
• akt założycielski i wszelkie zmiany nazwy;
• informacje o powołaniu i odwołaniu członków zarządu oraz dane osobowe członków zarządu, w tym wszelkie zmiany tych danych;
• sprawozdanie roczne i sprawozdanie finansowe;
• informacje o siedzibie statutowej i wszelkich jej zmianach;
• wszelkie informacje o zmianie siedziby głównej spółki;
• wszelkie informacje o nakazach likwidacji, trwającej likwidacji pod nadzorem sądu lub zawieszeniu likwidacji;
• zawiadomienia o powołaniu likwidatora oraz dane likwidatora;
• informacje o rozwiązaniu spółki i wszelkie nakazy rozwiązania spółki;
• uchwała o dobrowolnej likwidacji spółki;
• sprawozdanie likwidatora po spotkaniu końcowym;
• informacje o wykreśleniu spółki z rejestru;
• wszelkie raporty kapitałowe lub certyfikaty;
• wszelkie sprawozdania z przyznania akcji;
• inne zgłoszenia wymagane przepisami prawa.

iii. Jak wyszukiwać informacje w rejestrze (i jakie kryteria wyszukiwania są dostępne)?

a) osobiście:

• informacje o zarejestrowanych organizacjach można otrzymać bezpośrednio w biurach Rejestru Spółek i Własności Intelektualnej, pod adresem Makariou and Karpenisiou, Xenios Building, 1427 Nicosia, Cypr;

b) na stronie internetowej rejestru:

• informacje te można znaleźć na portalu internetowym „rejestru spółek”:

http://www.companies.gov.cy/

c) przeszukiwanie rejestru działalności gospodarczej:

• należy najpierw kliknąć link do wyżej wymienionego portalu, a następnie wybrać „eServices” i „eSearch in Business Entity’s Registry”. Nastąpi przekierowanie do funkcji wyszukiwania. Użytkownik może wyszukać konkretną organizację, wpisując jej nazwę lub numer rejestracyjny.

iv. Jak mogę uzyskać dokumenty?

a) nieodpłatnie:

• aby wyszukać elektroniczną dokumentację cypryjskiej spółki, spółki zagranicznej, spółki osobowej lub nazwy handlowej, należy w okno wyszukiwania wpisać jej nazwę lub numer w rejestrze.

Następujące podstawowe informacje są dostępne bezpłatnie:

• nazwa organizacji;
• data rejestracji;
• rodzaj organizacji;
• status organizacji;
• adres siedziby statutowej/miejsca pracy;
• imiona i nazwiska obecnej dyrekcji oraz sekretarza/wspólników/właściciela firmy;
• podgląd usług oczekujących na wpis do rejestru;
• podgląd zarejestrowanych dokumentów;
• data rejestracji ostatniego sprawozdania rocznego.

b) odpłatnie:

• po uiszczeniu opłaty w wysokości dziesięciu euro można wyszukać pełną elektroniczną dokumentację wybranej organizacji, obejmującą wszystkie informacje wpisane do rejestru od daty rejestracji danego podmiotu do daty wyszukiwania włącznie;
• każda zainteresowana strona może uzyskać certyfikaty/odpisy po uiszczeniu odpowiedniej opłaty.

v. Jak uzyskać wyciąg z rejestru, uwierzytelniony odpis lub kopię dokumentu?

• Każda zainteresowana strona może złożyć wniosek o wydanie certyfikatów/odpisów po uiszczeniu odpowiedniej opłaty. Certyfikaty/odpisy można uzyskać online, osobiście, pocztą lub pocztą elektroniczną.

III. Procedura rejestracji

i. Jak mogę wszcząć procedurę rejestracji (składanie wniosku do rejestru, poświadczanie dokumentów, rodzaj dokumentów, które należy załączyć)?

a) osobiście:

• rejestrację można przeprowadzić bezpośrednio w gabinecie rejestru spółek po uiszczeniu stosownej opłaty;

b) przez internet:

• wszystkie dokumenty można zarejestrować przez internet. Aby zarejestrować dokumenty zarejestrowanej organizacji w elektronicznym systemie rejestracji dokumentów, należy najpierw uzyskać kody logowania danego podmiotu gospodarczego. Otrzymuje się je po złożeniu wniosku o rejestrację zarejestrowanej organizacji w systemie elektronicznym. Wniosek ten należy wysłać na adres e-mail: efilingcodes@drcor.meci.gov.cy.

Więcej informacji można znaleźć pod adresem: http://www.companies.gov.cy/en/21-eservices/efiling-of-documents.

ii. W jaki sposób rozpatruje się złożone wnioski?

• Urzędnicy Wydziału rozpatrują złożone wnioski zgodnie z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi.

IV. Skutki prawne rejestracji

i. Skutki wpisów wobec osób trzecich zgodnie z art. 17 dyrektywy (UE) 2017/1132

• Przedstawiciel rejestru spółek wprowadza do rejestru, w formie elektronicznej, aktualne informacje wyjaśniające przepisy prawa krajowego, na podstawie których osoby trzecie mogą polegać na zawartych w rejestrze informacjach, oraz wyjaśniające wszystkie rodzaje dokumentów określanych jako „obowiązkowo ujawniane informacje”.

ii. Rozbieżności między wpisem do rejestru a treścią ogłoszenia

• W przypadku rozbieżności między wpisem do rejestru a treścią ogłoszenia opublikowanego zgodnie z art. 365a ust. 1 dana spółka nie może wykorzystywać opublikowanego tekstu wobec osób trzecich, ale osoby trzecie mogą się na niego powoływać, chyba że spółka udowodni, że osoba trzecia wiedziała o treści wpisu do rejestru.

iii. Kto jest odpowiedzialny za prawidłowość wpisów?

• Za prawidłowość wpisów odpowiadają dyrektorzy/pracownicy danego przedsiębiorstwa.

V. Procedury ochrony danych

Na podstawie art. 371a prawa spółek (rozdział 113) przetwarzanie danych osobowych w trybie tej ustawy podlega przepisom rozporządzenia (UE) 2016/679 oraz ustawy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz o swobodnym przepływie takich danych.

VI. Dane kontaktowe

• Z Wydziałem Rejestru Spółek i Własności Intelektualnej można skontaktować się pod numerami telefonu: (+357) 22404301/22404302, pocztą elektroniczną: eterion@drcor.meci.gov.cy lub deptcomp@drcor.meci.gov,
• albo pocztą tradycyjną: Makariou and Karpenisiou, Xenios Building, 1427 Nicosia, Cypr.

VII. Przydatne linki

• http://www.companies.gov.cy/gr
• http://www.companies.gov.cy/en
• http://www.companies.gov.cy/en/21-eservices/esearch-in-business-entity-s-registry