Hoe breng ik een zaak voor de rechter?

1 Moet ik naar de rechter gaan of is er een alternatief?

Een alternatief voor het aanhangig maken van een zaak bij een rechtbank, is de verwijzing naar een bemiddelingsprocedure (artikel 183 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering — WBR). Bemiddeling is een buitengerechtelijke (minnelijke) geschillenbeslechtingsmethode waarbij een onafhankelijke en gekwalificeerde persoon of instelling (een bemiddelaar) betrokken is. De bemiddelingsprocedure is vrijwillig (een partij bij het geschil kan te allen tijde haar toestemming voor bemiddeling onthouden en zich uit de bemiddeling terugtrekken) en vertrouwelijk (de deelnemers zijn verplicht de tijdens de bemiddelingsprocedure verkregen informatie vertrouwelijk te houden), en de bemiddelaars zijn onpartijdig en onafhankelijk (zij kiezen geen kant voor een van beide partijen en doen in principe geen voorstellen voor een oplossing van het geschil).

2 Geldt er een termijn voor het aanhangig maken van een zaak bij de rechter?

Over het algemeen kunnen rechtsvorderingen te allen tijde bij de rechtbank worden ingesteld, tenzij bijzondere regelingen in een bepaalde termijn voorzien. Een partij die een rechtsvordering instelt na het verstrijken van de verjaringstermijn ervan, loopt echter het risico de zaak te verliezen indien de andere partij aanvoert dat de rechtsvordering is verjaard.

De Poolse wetgeving voorziet in verjaringstermijnen (terminy zawite). De specifieke aard van een verjaringstermijn houdt in dat, indien de rechthebbende binnen de verjaringstermijn nalaat een bepaalde handeling te stellen, het recht van de partij om die specifieke handeling te stellen, vervalt. Het wetboek van burgerlijke rechtsvordering (WBR, Kodeks postępowania cywilnego) bevat geen algemene bepaling inzake verjaringstermijnen, maar vermeldt deze termijnen in voorschriften betreffende specifieke situaties.

Het verval van het recht als gevolg van het verstrijken van de verjaringstermijn is bindend voor de partijen bij de rechtsbetrekking, de rechtbank of een andere instantie die de zaak onderzoekt. De instantie houdt hier automatisch rekening mee, niet op verzoek van een partij of als gevolg van een betoog of pleidooi. De verjaringstermijn kan slechts in uitzonderlijke omstandigheden worden verlengd indien de partij geen schuld heeft aan de overschrijding ervan (artikel 168 van het wetboek van strafvordering).

3 Moet ik in deze lidstaat naar de rechter gaan?

Om vast te stellen of een rechtbank op het grondgebied van een bepaalde lidstaat bevoegd is om een specifieke zaak te behandelen, moet de bevoegdheid van die rechtbank worden bepaald.

De algemene bevoegdheid van gewone rechtbanken in Polen om binnen hun rechtsgebied burgerlijke zaken te beslechten, wordt nationale bevoegdheid genoemd en wordt geregeld door het WBR (artikel 1103 e.v.).

De te behandelen zaken zijn onderworpen aan de nationale bevoegdheid indien de verweerder zijn woonplaats of gewone verblijfplaats of zijn statutaire zetel in Polen heeft.

Bovendien hebben de Poolse rechtbanken nationale bevoegdheid voor de volgende zaken:

• huwelijkszaken (de nationale bevoegdheid is exclusief indien beide echtgenoten Pools staatsburger zijn en hun woonplaats en gewone verblijfplaats in Polen hebben);
• zaken betreffende de relatie tussen ouders en kinderen (de nationale bevoegdheid is exclusief indien alle partijen Pools staatsburger zijn en hun woonplaats en gewone verblijfplaats in Polen hebben);
• zaken betreffende alimentatie en de vaststelling van de afstamming van een kind (deze zaken vallen onder de nationale bevoegdheid indien de eiser een rechthebbende is die zijn woonplaats of gewone verblijfplaats in Polen heeft);
• arbeidsrechtelijke zaken (zaken waarin de eiser een werknemer is, vallen onder de nationale bevoegdheid indien het werk gewoonlijk in Polen wordt, werd of moest worden verricht);
• verzekeringszaken (zaken betreffende een verzekeringsrelatie die tegen de verzekeraar zijn aangespannen, vallen onder de nationale bevoegdheid indien de eiser zijn woonplaats in Polen heeft of indien er een ander element is dat aangeeft dat Polen territoriaal bevoegd is);
• consumentenzaken (zaken waarin een consument eiser is, vallen onder de nationale bevoegdheid indien de consument zijn woonplaats of gewone verblijfplaats in Polen heeft en de nodige handelingen heeft gesteld om in Polen een overeenkomst te sluiten; in dergelijke gevallen wordt de wederpartij bij de overeenkomst met de consument behandeld als een entiteit met een vestiging of haar statutaire zetel in Polen indien zij een onderneming of filiaal in Polen heeft en de overeenkomst met de consument is gesloten in het kader van de bedrijfsuitoefening van die onderneming of dat filiaal).

Poolse rechtbanken hebben ook exclusieve nationale bevoegdheid voor:

• zaken betreffende zakelijke rechten op onroerend goed en het bezit van in Polen gelegen onroerend goed; zaken betreffende leaserelaties (najem of dzierżawa) en andere relaties in verband met het gebruik van dat onroerend goed (behalve voor zaken die verband houden met huur en andere bedragen die verschuldigd zijn voor het gebruik of het verkrijgen van voordelen uit het onroerend goed); andere gevallen waarin de uitspraak van de rechter betrekking heeft op zakelijke rechten op, of het bezit of gebruik van, in Polen gelegen onroerend goed;
• zaken betreffende de ontbinding van een rechtspersoon of een organisatorische eenheid die geen rechtspersoon is, alsmede zaken betreffende de intrekking of nietigverklaring van besluiten van hun bestuursorganen, indien de rechtspersoon of organisatorische eenheid die geen rechtspersoon is haar statutaire zetel in Polen heeft.

Als de nationale bevoegdheid geldt voor een zaak die onder de hoofdvordering aanhangig is gemaakt, geldt deze bevoegdheid ook voor de tegenvordering.

De partijen bij een bepaalde rechtsbetrekking kunnen schriftelijk overeenkomen om zaken betreffende eigendomsrechten die uit die rechtsbetrekking voortvloeien of kunnen voortvloeien, te onderwerpen aan de bevoegdheid van Poolse rechtbanken.

De rechtbank gaat in elk stadium van de zaak ambtshalve na of ze al dan niet nationaal bevoegd is.

Indien ze tot de vaststelling komt dat ze geen nationale bevoegdheid heeft, wijst de rechtbank de vordering of het verzoek af.

Het ontbreken van nationale bevoegdheid is een reden voor de nietigheid van de procedure.

4 Zo ja, bij welke rechtbank moet ik mijn zaak aanhangig maken in deze lidstaat, gelet op mijn woonplaats en de woonplaats van de andere partij, dan wel op andere aspecten van mijn zaak?

Om vast te stellen welke districtsrechtbank (sąd rejonowy) of regionale rechtbank (sąd okręgowy) bevoegd is om de zaak te behandelen, moet rekening worden gehouden met de territoriale bevoegdheid van de rechtbank. In het Poolse recht wordt een onderscheid gemaakt tussen algemene territoriale bevoegdheid, alternatieve territoriale bevoegdheid en exclusieve territoriale bevoegdheid.

a) algemene territoriale bevoegdheid (artikel 27 e.v. WBR).

In het algemeen moeten rechtsvorderingen worden ingesteld bij de rechtbank van eerste aanleg die territoriaal bevoegd is voor de woonplaats van de verweerder (volgens het burgerlijk wetboek is de woonplaats van een natuurlijke persoon de gemeente/stad waar hij verblijft met de bedoeling er permanent te verblijven). Als de verweerder zijn woonplaats niet in Polen heeft, wordt de territoriale bevoegdheid bepaald op basis van zijn verblijfplaats of, als die plaats onbekend is of buiten Polen ligt, op basis van de laatste woonplaats van de verweerder in Polen. Vorderingen tegen de Schatkist moeten worden ingesteld bij de rechtbank die bevoegd is voor de statutaire zetel van de organisatorische eenheid van de staat waarop de vordering betrekking heeft. Vorderingen tegen een rechtspersoon of een andere entiteit die geen natuurlijke persoon is, moeten aanhangig worden gemaakt bij de rechtbank die bevoegd is voor de plaats waar de statutaire zetel van die entiteit is gevestigd.

b) alternatieve territoriale bevoegdheid (artikel 31 e.v. WBR).

Op basis van de regelgeving inzake alternatieve territoriale bevoegdheid kunnen eisers – naar eigen goeddunken – de rechtsvordering instellen bij een algemene rechtbank of bij een andere rechtbank die in de wetgeving als bevoegde rechtbank is aangewezen. In Poolse burgerlijke procedures is in alternatieve territoriale bevoegdheid voorzien in zaken: betreffende een alimentatievordering en betreffende de vaststelling van de afstamming van een kind; betreffende een eigendomsvordering tegen een bedrijfsentiteit;

betreffende geschillen in het kader van contracten; betreffende een vordering wegens onrechtmatige daad; betreffende de betaling van een bedrag dat verschuldigd is voor de behandeling van een zaak (een honorarium dat verschuldigd is aan een advocaat); betreffende een vordering uit hoofde van een lease (najem of dzierżawa) van onroerend goed; en betreffende een promesse of cheque.

Alimentatievorderingen en vorderingen tot vaststelling van de afstamming van een kind en daarmee verband houdende vorderingen kunnen worden ingesteld op basis van de woonplaats van de rechthebbende. Eigendomsvorderingen tegen een bedrijfsentiteit kunnen worden ingesteld bij de rechtbank die bevoegd is voor de plaats van de hoofdzetel of het filiaal/bijkantoor als de vordering verband houdt met de activiteiten van het hoofdkantoor of dat filiaal/bijkantoor. Vorderingen tot het sluiten van een overeenkomst, het bepalen van de inhoud ervan, het wijzigen van een overeenkomst en het vaststellen van het bestaan van een overeenkomst, tot het uitvoeren, beëindigen of ontbinden van een overeenkomst, alsmede tot een schadevergoeding wegens het niet of niet behoorlijk uitvoeren van een overeenkomst kunnen worden ingeleid bij de rechtbank die bevoegd is voor de plaats van uitvoering van de overeenkomst. Bij twijfel dient de plaats van uitvoering van de overeenkomst door een document te worden bevestigd. Vorderingen wegens onrechtmatige daad kunnen worden ingesteld bij de rechtbank van het territoriale rechtsgebied waar de schadeveroorzakende gebeurtenis zich heeft voorgedaan. Vorderingen tot betaling van een bedrag dat verschuldigd is voor de behandeling van een zaak kunnen worden ingesteld bij de rechtbank die bevoegd is voor de plaats waar de wettelijk gevolmachtigde de zaak heeft behandeld. Vorderingen uit hoofde van een lease (najem of dzierżawa) van onroerend goed kunnen worden ingesteld bij de rechtbank die bevoegd is voor de locatie van het onroerend goed. Vorderingen tegen een partij die een verplichting heeft op grond van een promesse of cheque kunnen worden ingesteld bij de rechtbank die bevoegd is voor de plaats van betaling. Meerdere partijen die verplichtingen hebben op grond van een promesse of cheque kunnen gezamenlijk worden gedagvaard voor de rechtbank die bevoegd is voor de plaats van betaling of voor de rechtbank die algemeen bevoegd is voor de acceptant of uitgever van de promesse of cheque.

c) exclusieve territoriale bevoegdheid (artikel 38 e.v. WBR).

Bepalingen inzake exclusieve territoriale bevoegdheid zijn verplicht. Zij sluiten in bepaalde categorieën van zaken de mogelijkheid uit om een vordering in te stellen bij de algemene rechtbank en ook bij de alternatief bevoegde rechtbank, alsmede de mogelijkheid om de zaak ter beslechting voor te leggen aan een andere rechtbank door middel van een bevoegdheidsovereenkomst. In het geval van exclusieve bevoegdheid is slechts één rechtbank van meerdere rechtbanken van hetzelfde niveau bevoegd om een specifieke zaak te behandelen. Afhankelijk van het type zaak is dit een specifieke districtsrechtbank of regionale rechtbank.

Vorderingen tot verkrijging van eigendomsrechten of andere zakelijke rechten op onroerend goed, alsmede het bezit van onroerend goed, kunnen slechts aanhangig worden gemaakt bij de rechtbank die bevoegd is voor de plaats waar het onroerend goed is gelegen. Als het onderwerp van het geschil een erfdienstbaarheid is, wordt de bevoegdheid bepaald op basis van de plaats waar het bezwaarde eigendom zich bevindt. De voornoemde bevoegdheid omvat persoonlijke vorderingen die verband houden met zakelijke rechten en rechten die samen met deze vorderingen tegen dezelfde verweerder worden nagestreefd. Vorderingen betreffende erfopvolging, een legitieme portie, alsmede legaten, instructies of andere testamentaire beschikkingen kunnen slechts aanhangig worden gemaakt bij de rechtbank die bevoegd is voor de laatste gewone verblijfplaats van de erflater en, indien de gewone verblijfplaats van de erflater in Polen niet kan worden vastgesteld, bij de rechtbank die bevoegd is voor de plaats waar de nalatenschap of een deel daarvan zich bevindt. Vorderingen betreffende het lidmaatschap van een coöperatie, partnerschap, vennootschap of vereniging kunnen uitsluitend worden ingesteld bij de rechtbank die bevoegd is voor de plaats van de statutaire zetel. Vorderingen betreffende een huwelijksrelatie kunnen uitsluitend worden ingesteld bij de rechtbank binnen het territoriale rechtsgebied waarvan de echtgenoten hun laatste woonplaats hadden, indien ten minste één van hen zijn woonplaats of gewone verblijfplaats nog steeds in dat rechtsgebied heeft. Indien die basis ontbreekt, is de exclusief bevoegde rechtbank de rechtbank die bevoegd is voor de woonplaats van de verweerder of, indien ook die basis ontbreekt, de rechtbank die bevoegd is voor de woonplaats van de eiser. Vorderingen betreffende een relatie tussen ouders en kinderen en tussen adoptant en geadopteerde kunnen uitsluitend worden ingesteld bij de rechtbank die bevoegd is voor de woonplaats van de eiser, mits er geen basis is om een vordering in te stellen op grond van algemene bevoegdheidsbepalingen.

Indien bovendien de bevoegdheid van verscheidene gerechten gerechtvaardigd is of indien de vordering wordt ingesteld tegen verschillende partijen waarvoor volgens de wetgeving inzake algemene bevoegdheid verschillende rechtbanken bevoegd zijn, kan de eiser uit deze rechtbanken een keuze maken. Hetzelfde geldt indien het onroerend goed waarvan de ligging de basis vormt voor het bepalen van de bevoegde rechtbank, zich in verschillende rechtsgebieden bevindt. Als de bevoegde rechtbank wegens een obstakel niet in staat is de zaak te behandelen of andere stappen te ondernemen, wijst de rechtbank die boven eerstgenoemde rechtbank staat in een besloten zitting een andere rechtbank aan. Indien, overeenkomstig de bepalingen van het WBR, de territoriale bevoegdheid niet kan worden vastgesteld op basis van de omstandigheden van de zaak, wijst het hooggerechtshof (Sąd Najwyższy) de rechtbank aan waarbij de vordering in gesloten zitting moet worden ingesteld. De partijen kunnen schriftelijk overeenkomen om een bestaand geschil, of geschillen die in de toekomst uit een bepaalde rechtsbetrekking kunnen ontstaan, voor te leggen aan een rechtbank van eerste aanleg die geen territoriale bevoegdheid heeft krachtens de wet. Deze rechtbank zal dan exclusief bevoegd zijn, tenzij de partijen anders zijn overeengekomen of tenzij de eiser een conclusie van eis heeft ingediend in een elektronische procedure tot verkrijging van een betalingsbevel (elektroniczne postępowanie upominawcze, EPU). De partijen kunnen ook door middel van een schriftelijke overeenkomst het recht van de eiser beperken om te kiezen uit verschillende rechtbanken die voor dergelijke geschillen bevoegd zijn. Het is de partijen echter niet toegestaan de exclusieve bevoegdheid te wijzigen.

5 Bij welke rechtbank moet ik mijn zaak aanhangig maken in deze lidstaat, gelet op de aard van mijn zaak en het bedrag van de vordering?

De materiële bevoegdheid van gewone rechtbanken (sądy powszechne) van de Republiek Polen wordt geregeld door de bepalingen van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering (artikel 16 e.v.). 
In burgerlijke procedures zijn de rechtbanken van eerste aanleg districtsrechtbanken en regionale rechtbanken en zijn de rechtbanken van tweede aanleg regionale rechtbanken en hoven van beroep (sądy apelacyjne).

In beginsel worden burgerlijke zaken in eerste aanleg behandeld door districtsrechtbanken, tenzij regionale rechtbanken exclusief bevoegd zijn.

De regionale rechtbanken hebben in eerste aanleg de bevoegdheid over de in artikel 17 WBR genoemde zaken, te weten:

• niet-eigendomsrechten (en eigendomsvorderingen die samen met die rechten worden ingesteld), met uitzondering van zaken tot vaststelling of betwisting van de afstamming van een kind, zaken tot nietigverklaring van de erkenning van het vaderschap en zaken tot herroeping van de adoptie;
• vorderingen op grond van de perswet;
• eigendomsrechten indien de waarde van het onderwerp van het geschil meer dan 100 000 PLN bedraagt (met uitzondering van alimentatiezaken, zaken betreffende bezitsinbreuken, zaken tot vaststelling van de scheiding van goederen van echtgenoten, zaken betreffende het in overeenstemming brengen van de inhoud van een kadaster met de feitelijke juridische status, en zaken die in het kader van een elektronische procedure tot verkrijging van een betalingsbevel worden onderzocht);
• het geven van een rechterlijke beslissing in plaats van een besluit tot splitsing van een coöperatie;
• de intrekking, nietigverklaring of vaststelling van het niet-bestaan van besluiten van bestuursorganen van rechtspersonen of organisatorische eenheden die geen rechtspersonen zijn maar die bij wet rechtspersoonlijkheid hebben verkregen;
• het verkrijgen van een schadevergoeding wegens schade veroorzaakt door een onwettige definitieve rechterlijke beslissing.

Volgens de geldende wetgeving worden intellectuele-eigendomszaken in afzonderlijke procedures behandeld (artikel 479, lid 89 e.v. WBR). Volgens artikel 490, lid 90, punt 1 WBR vallen intellectuele-eigendomszaken onder de bevoegdheid van de regionale rechtbanken, terwijl de regionale rechtbank te Warschau de exclusieve bevoegdheid uitoefent in intellectuele-eigendomszaken betreffende computersoftware, uitvindingen, gebruiksmodellen, topografieën van geïntegreerde schakelingen, plantenrassen en vertrouwelijke bedrijfsinformatie met betrekking tot technische aangelegenheden.

Volgens de geldende wetgeving worden zaken betreffende het voorkomen van en het verbod op oneerlijke mededinging in intellectuele-eigendomszaken in afzonderlijke procedures behandeld. Procedures die gericht zijn op het voorkomen en bestrijden van oneerlijke mededinging vallen onder de bevoegdheid van de regionale rechtbanken, terwijl vertrouwelijke bedrijfsinformatie met betrekking tot technische aangelegenheden onder de bevoegdheid van de regionale rechtbank te Warschau (Sąd Okręgowy w Warszawie) valt.

6 Kan ik mijn zaak zelf bij de rechtbank aanhangig maken of moet dat via een tussenpersoon, zoals een advocaat?

In burgerlijke procedures kunnen de partijen en hun bestuursorganen of statutaire vertegenwoordigers in principe persoonlijk of via gevolmachtigden voor de rechtbank optreden.

Het WBR voorziet echter in verplichte vertegenwoordiging door een advocaat in bepaalde situaties. In procedures voor het hooggerechtshof moeten de partijen zich door advocaten (adwokat) of raadslieden (radca prawny) laten vertegenwoordigen. In zaken betreffende industriële eigendom moeten zij zich ook door octrooigemachtigden (rzecznik patentowy — artikel 87, lid 1 WBR) laten vertegenwoordigen. De verplichting om zich te laten vertegenwoordigen is ook van toepassing op procedurele stappen in verband met procedures voor het hooggerechtshof die voor een lagere rechtbank worden ondernomen. De verplichting om zich te laten vertegenwoordigen is niet van toepassing indien de procedure betrekking heeft op een verzoek om vrijstelling van gerechtskosten, voor de aanstelling van een advocaat of raadsman, of indien de partij, haar bestuursorgaan, statutaire vertegenwoordiger of wettelijk gevolmachtigde een rechter, officier van justitie, notaris, hoogleraar in de rechten of houder van een postdoctorale graad in de rechten is (doktor habilitowany nauk prawnych), en indien de partij, haar bestuursorgaan of statutaire vertegenwoordiger een advocaat, juridisch adviseur of raadsman van het bureau van de procureur-generaal van het ministerie van Financiën (Prokuratoria Generalna Skarbu Państwa) is.

7 Tot wie moet ik mij richten om de zaak aanhangig te maken: tot de receptie of tot de griffie van de rechtbank, of een andere dienst?

Rechtsvorderingen moeten bij de bevoegde rechtbank worden ingesteld.

8 In welke taal kan ik mijn eis indienen? Kan het mondeling of moet het schriftelijk? Kan het per fax of e-mail?

Memories moeten bij de rechtbank worden ingediend in het Pools of met een vertaling in het Pools bijgevoegd. Een conclusie van eis moet schriftelijk worden opgesteld en voldoen aan de vereisten betreffende memories (artikel 187 WBR). Een uitzondering hierop is een situatie (betreffende arbeidsrecht en socialezekerheidsrecht) waarin een werknemer of verzekerde die zonder advocaat of raadsman optreedt een rechtsvordering, de inhoud van rechtsmiddelen en andere memories mondeling bij de bevoegde rechtbank kan indienen voor opname in de administratie (artikel 466 WBR).

Indien mogelijk in het kader van een bijzondere bepaling, of indien is besloten documenten via het ICT-systeem in te dienen, worden de memories uitsluitend via het ICT-systeem ingediend. Memories die niet via het ICT-systeem zijn ingediend, hebben niet de rechtsgevolgen die wettelijk verbonden zijn aan de indiening van een memorie bij een rechtbank. De rechtbank moet de partij die de memorie indient hiervan in kennis stellen. Er kan voor worden gekozen om memories via het ICT-systeem in te dienen en dit te blijven doen, indien de technologie die de rechtbank ter beschikking staat dit mogelijk maakt.  
Indien wordt verzuimd de memorie via het ICT-systeem in te dienen, stelt de voorzitter de indienende partij op de hoogte van de nietigheid van diens handelen (artikel 125 WBR).

Ook in een elektronische procedure tot verkrijging van een betalingsbevel kan een memorie via het ICT-systeem worden ingediend.

9 Zijn er speciale formulieren voor de aanhangig making van zaken en zo niet, hoe moet ik mijn zaak aanhangig maken? Zijn er elementen die een dossier zeker moet bevatten?

Een conclusie van eis moet alleen op officiële formulieren worden ingediend indien een bijzondere bepaling daarin voorziet (artikel 125 WBR).

De gedinginleidende stukken moeten de volgende elementen bevatten:

• een vermelding van de rechtbank waar de conclusie van eis of het verzoek wordt ingediend (de naam van de rechtbank en de afdeling, het volledige adres);
• een duidelijke vermelding van de bij de zaak betrokken personen (eiser, verweerder); een vermelding van de aanvrager/deelnemers; (voor- en achternamen, PESEL-nummers, namen van instellingen (indien van toepassing), volledige adressen) en, indien van toepassing, de namen van statutaire vertegenwoordigers of wettelijke vertegenwoordigers;
• een vermelding van het soort memorie (bv. een conclusie van eis);
• een omschrijving van het onderwerp van het geschil (verzoek);
• in zaken betreffende eigendomsrechten, een omschrijving van de waarde van het onderwerp van het geschil;
• een vermelding van de gronden voor het verzoek en een opgave van de bewijsstukken (bv. verklaringen van getuigen en partijen in de procedure, documenten);
• een vermelding van de gerechtskosten (indien er kosten van toepassing zijn op de eis/het verzoek);
• een handgeschreven handtekening;
• een lijst van bijlagen.

Daarnaast moeten de volgende documenten bij de conclusie van eis worden gevoegd:

• de volmacht of het voor eensluidend gewaarmerkte afschrift daarvan (indien de conclusie van eis wordt ingediend door een gevolmachtigde);
• afschriften van de conclusie van eis en van de bijbehorende aanhangsels die aan de bij de zaak betrokken partijen moeten worden verstrekt en, indien de originelen van de aanhangsels niet bij de rechtbank zijn ingediend, één exemplaar van elk van deze aanhangsels voor de administratie van de rechtbank (in een elektronische procedure tot verkrijging van een betalingsbevel moeten elektronisch gewaarmerkte afschriften van aanhangsels worden bijgevoegd bij de conclusie van eis die via een datatransmissiesysteem wordt ingediend).

Een conclusie van eis kan ook het volgende omvatten: een verzoek om conservatoire maatregelen, een verzoek om de beslissing onmiddellijk uitvoerbaar te verklaren en om de zaak in afwezigheid van de eiser te beslechten; een verzoek met betrekking tot de voorbereiding van de zitting (en met name een verzoek: om de door de eiser aangewezen getuigen en door de rechtbank aangestelde deskundigen op te roepen om de zitting bij te wonen; om een visuele inspectie uit te voeren; om de verweerder te gelasten om in het kader van de zitting een in zijn bezit zijnd document ter beschikking te stellen dat nodig is om het bewijsmateriaal of het onderwerp van de visuele inspectie te behandelen; tot overlegging van bewijsmateriaal dat door andere rechtbanken, bureaus of derden voor de zitting wordt bewaard).

10 Moet ik gerechtelijke kosten betalen? Zo ja, wanneer? Moet ik direct bij het indienen van mijn eis de kosten voor een advocaat betalen?

Aan het voeren van een gerechtelijke procedure zijn in beginsel kosten verbonden. De gerechtskosten zijn inclusief vergoedingen en uitgaven.

De verplichting tot betaling van de gerechtskosten rust op de partij die bij de rechtbank een memorie (inclusief een conclusie van eis) indient, waarvoor een vergoeding wordt aangerekend of waaraan kosten zijn verbonden. Als de verschuldigde vergoeding niet wordt betaald, roept de rechtbank de partij op deze binnen één week te betalen, anders wordt de memorie teruggezonden (als de memorie is ingediend door een partij die haar woonplaats of statutaire zetel in het buitenland heeft en die geen vertegenwoordiger in Polen heeft, bedraagt de termijn voor de betaling van de vergoeding ten minste één maand). Is de vergoeding bij het verstrijken van de termijn nog steeds niet betaald, zendt de rechter de memorie terug naar de partij. Een teruggezonden memorie heeft niet de rechtsgevolgen die wettelijk verbonden zijn aan de indiening van een memorie bij een rechtbank.

Als in een bijzondere bepaling is bepaald dat een memorie uitsluitend via een datatransmissiesysteem (de EPU-procedure) kan worden ingediend, wordt de memorie tegelijk met de betaling van de vergoeding ingediend.

Door een advocaat, raadsman of octrooigemachtigde ingediende memories (indien de memories onderworpen zijn aan een vergoeding in de vorm van een vast of proportioneel bedrag dat op basis van de waarde van het onderwerp van het door de partij gespecificeerde geschil wordt berekend) die niet naar behoren zijn betaald, worden door de rechter teruggezonden zonder dat de partij wordt aangemaand de vergoeding te betalen (artikel 130, lid 2 WBR). De partij kan de verschuldigde vergoeding binnen één week betalen. Indien het volledige bedrag van de vergoeding wordt betaald, heeft de memorie rechtsgevolgen vanaf de datum waarop ze oorspronkelijk werd ingediend. De memorie heeft deze rechtsgevolgen niet als ze wegens niet-betaling van de vergoeding opnieuw wordt teruggezonden.

Indien een partij een professionele wettelijk gevolmachtigde heeft aangesteld, moeten kwesties betreffende de bezoldiging van de advocaat of raadsman (zoals de hoogte van de vergoeding en de uiterste betaaltermijn) worden vastgelegd in een door de cliënt en de wettelijk gevolmachtigde gesloten overeenkomst.

11 Kan ik rechtsbijstand aanvragen?

Zowel natuurlijke personen als rechtspersonen kunnen een verzoek indienen voor rechtsbijstand door een door de rechter aangestelde wettelijk gevolmachtigde om de zaak te behandelen (pełnomocnik z urzędu).

Natuurlijke personen kunnen om aanstelling van een advocaat of juridisch adviseur verzoeken indien zij een verklaring overleggen dat zij niet in staat zouden zijn het honorarium van een advocaat of juridisch adviseur te betalen zonder dat zijzelf of hun gezin daar zwaar onder zou lijden.

Rechtspersonen (of andere organisatorische eenheden die wettelijk gerechtigd zijn partij te zijn in een gerechtelijke procedure) kunnen verzoeken om aanstelling van een advocaat of juridisch adviseur indien zij aantonen dat zij niet over voldoende middelen beschikken om het honorarium van een advocaat of juridisch adviseur te betalen.

De rechtbank zal het verzoek inwilligen indien zij de hulp van een advocaat of juridisch adviseur in de zaak noodzakelijk acht.

De vrijstelling van kosten en de toewijzing van een door de rechter aangestelde wettelijk gevolmachtigde in grensoverschrijdende geschillen worden geregeld door de wet van 17 december 2004 betreffende het recht op rechtsbijstand in burgerrechtelijke procedures in de lidstaten van de Europese Unie en betreffende het recht op rechtsbijstand teneinde een geschil in der minne op te lossen in plaats van een gerechtelijke procedure in te leiden (wetgevingsblad 2022, punt 284).

12 Wanneer is mijn zaak officieel aanhangig gemaakt? Ontvang ik een bevestiging van de autoriteiten dat mijn zaak correct aanhangig is gemaakt?

Een vordering wordt bij de rechtbank ingesteld op het moment dat de conclusie van eis wordt ingediend. Het WBR voorziet niet in de afgifte van een certificaat om te bevestigen dat de zaak correct voor de rechtbank is gebracht.

13 Ontvang ik gedetailleerde informatie over de tijdsplanning van diverse zittingen (zoals het tijdstip waarop ik in de rechtszaal mag verschijnen)?

Informatie over de voorgenomen of ondernomen stappen in de zaak is te verkrijgen bij het klantenservicebureau (Biuro Obsługi Interesanta, BOI) van de desbetreffende rechtbank. Informatie over de data van toekomstige rechtszittingen is verkrijgbaar door te bellen naar het nummer van het klantenservicebureau dat op de website van de rechtbank staat vermeld, en het dossiernummer van de zaak op te geven.