Informatie voor autoriteiten die Europese erfrechtverklaringen afgeven

1 De soorten registers in de lidstaat die relevante informatie over erfopvolging bevatten

Nederland beschikt over de volgende registers waarin relevante informatie over erfopvolging te vinden is:

• Kadaster
• Basisregistratie Personen (BRP)
• Huwelijksgoederenregister
• Centraal Testamentenregister
• Het Boedelregister
• Register van Europese erfrechtverklaringen
• Kamer van Koophandel (handelsregister)
• Insolventieregister

2 Informatie die wordt bijgehouden in elk van de in punt 1 genoemde registers van de lidstaat

Het Kadaster bevat informatie over eigenaarschap van kavels, geregistreerde schepen en vliegtuigen, als ook de rechten ten aanzien van het hiervoor genoemde stuk kavel. Het Kadaster bevat daarnaast informatie over elk eigendomsobject, zoals de kadastrale aanduiding, oppervlakte, locatie en feitelijk gebruik van het stuk grond. Als het geregistreerd eigendom onderdeel is van iemands erfenis en er een erfrechtverklaring is uitgegeven door een notaris, worden deze verklaring en de genoemde erfgenamen ook genoemd als informatie in het Kadaster. Dit register is toegankelijk voor het publiek. Het Kadaster is telefonisch bereikbaar via 088-183 22 00 of via de website van het Kadaster.

Het Basisregistratie Personen (BRP) bevat informatie over alle personen geregistreerd in Nederland of personen met de Nederlandse nationaliteit. In het BRP is relevante informatie te vinden over de locatie van erfgenamen en het is daarom alleen toegankelijk voor organisaties met een publieke functie, zoals medewerkers van gemeentes en notarissen. Er is geen centraal toegankelijk register van het BRP. Eventuele aanpassingen moeten worden doorgegeven aan de gemeente waarin men ingeschreven staat. De volgende informatie is in het BRP te vinden: 

• Geboortedatum en -plaats;
• Datum en plaats van overlijden;
• Verwantschap (ouders, echtgenoot en kinderen);
• Burgerlijke staat;
• Nationaliteit;
• (Indien van toepassing) ouderlijke verantwoordelijkheid en voogdij.

Het Huwelijksgoederenregister wordt beheerd door Nederlandse rechtbanken en bevat informatie over huwelijkse voorwaarden, scheidingen en andere soorten huwelijksovereenkomsten. Omdat Nederlandse rechtbanken verantwoordelijk zijn voor het beheer van dit register is er geen centrale website. Voor toegang tot het register dient men een verzoek in bij de desbetreffende rechtbank van de regio waarin het huwelijk voltrokken is. 

Het Centraal Testamentenregister geeft informatie over de persoon van wie het testament is (naam, geboortedatum en -plaats), de datum waarop het testament is opgesteld en door welke notaris dit is gedaan. Deze informatie is pas in te zien nadat de persoon van wie het testament is, is komen te overlijden. Het register bevat verder geen specifieke informatie over de inhoud van het testament, maar wel over de notaris die de originele akte bewaart. Op de website staat beschreven hoe men een schriftelijk of digitaal verzoek in kan dienen om informatie uit het register op te vragen. Ook kan men het register telefonisch bereiken via 0900 114 41 14. 

Het Boedelregister wordt net zoals het Huwelijksgoederenregister beheerd door de rechtbanken. Het register bevat informatie over de juridische status en voortgang van regelingen omtrent erfenissen. Het bevat geen informatie of details van de erfenis. Dit register is openbaar. In het register worden opgenoemd:

• De notaris die betrokken is bij de afwikkelingsprocedure;
• Wie de erfgenamen zijn die de erfenis hebben geaccepteerd of geweigerd;
• De partij die is aangewezen om de erfenis af te wikkelen.

Het Register van Europese Erfrechtverklaringen (ESCR) is geen centraal register, maar verbindt verscheidene nationale registers binnen de Europese Unie met elkaar. Met het uitgeven van een Europese erfrechtverklaring, kunnen erfgenamen de erfenis makkelijker af laten wikkelen als deze zich (ten dele) in het buitenland bevindt. Omdat er geen centraal register is, kan men alleen bij de aangesloten nationale registers informatie inzien. De website van de European Network of Registers of Wills Association (ENRWA) bevat een lijst met de aangesloten registers.

De Nederlandse Kamer van Koophandel, ook wel bekend als het handelsregister, bevat informatie over geregistreerde bedrijven, ingeschreven aandeelhouders en de bestuursfuncties. Het register wordt voornamelijk gebruikt om informatie over bedrijfseigendom op te halen, zoals de rechtsvorm, de activiteiten van het bedrijf, de oprichtingsakte en statuten. Dit soort informatie is van belang in het geval het bedrijf of aandelen onderdeel zijn van een erfenis. Het handelsregister is telefonisch bereikbaar via 088 585 15 85 of door een schriftelijk verzoek in te dienen. Het handelsregister is deels openbaar en te doorzoeken.

Het Insolventieregister is ook een openbare database en wordt beheerd door de Nederlandse rechtbanken. In het register worden alle faillissementszaken en zaken omtrent surseance van betaling of schuldsaneringen opgenoemd. Het register benoemt ook per zaak wie de betrokken curator of administratief medewerker is, als ook door welke rechtbank en rechter de zaak behandeld is. Het register is een belangrijke bron voor erfgenamen wanneer de overleden persoon geregistreerd staat als insolvent. Het Insolventieregister is te vinden op de volgende website: Centraal Insolventieregister.  

De registers die beheerd worden door de rechtspraak zijn op regionaal niveau ingericht. Partijen met toestemming hebben digitale toegang tot deze regionale registers. Bij publieke beperkingen kunnen medewerkers van publieke autoriteiten wel bij de informatie. Er is geen nationale wet om gegevensuitwisseling tussen de registers te faciliteren. Sommige sectoren kunnen wel op basis van wetgeving limitatieve data uitwisselen tussen registers, als gegevensuitwisseling noodzakelijk is. Notarissen beschikken over de laatste versies van testamenten. Indien een testament in het buitenland is opgesteld en moet worden opgevraagd, kan de autoriteit van een lidstaat een internationaal verzoek indienen bij het nationale Testamentenregister van de lidstaat waarin het testament is opgesteld. Daarvoor moet de lidstaat wel lid zijn van de ENRWA. Nederland is een lid van ENRWA. Zodra de desbetreffende notaris is gevonden, kan de autoriteit direct contact opnemen met deze notaris om een kopie van de akte op te vragen. 

Voor het opvragen van een testament, moet de lidstaat beschikken over de volledige naam van de overleden persoon, de geboorteplaats en -datum, de plaats van overlijden, het laatste adres waarop de overleden persoon woonde en een kopie van de overlijdensakte. Dit verzoek wordt ingediend bij het lokale register. De procedure hiervoor verschilt per register. Een verzoek kan in de eigen taal van de autoriteit ingediend worden. De opgevraagde informatie wordt vervolgens in elektronische vorm opgeleverd. In het geval deze informatie via ARERT is aangevraagd, wordt het in het Engels opgeleverd. Voor een simpel verzoek wordt geen geld in rekening gebracht. Een notaris kan daarentegen bij het afgeven van een kopie van een testament wel om een klein bedrag vragen voor een dergelijk verzoek. De hoogte van dit bedrag en de wijze waarop dit betaald kan worden wordt bepaald door het notariskantoor. 

Registratie van een erfenis in Nederland kan worden gedaan door afgifte van een erfrechtverklaring en vervolgens een akte van splitsing. Beide documenten worden opgesteld en uitgegeven door een notaris, en staan geregistreerd in het Nederlandse Kadaster. Dezelfde procedure wordt gevolgd voor zakelijke rechten. Voor een erfrechtverklaring moeten de erfgenamen een verklaring van aanvaarding of afwijzing ondertekenen. Nadat de erfenis is verdeeld in de akte van splitsing, betalen de erfgenamen erfbelasting. Dit moeten worden gemeld bij de Belastingdienst. In sommige gevallen kan de notaris erfgenamen hierbij helpen. 

De juridische waarde van registratie van eigendom in het Kadaster is dat men zodanig aangeeft dat het zijn of haar eigendom is. Bewijs van eigendom kan worden ondersteund door een notariële akte. 

3 Beschikbaarheid van informatie over bankrekeningen

In Nederland wordt de lijst met bankrekeningen bijgehouden door de Belastingdienst. De Nederlandse Vereniging voor Banken (NVB) heeft ook een service, genaamd het Loket Slapende Tegoeden, waarmee erfgenamen kunnen nagaan of de erflater een bankaccount had. De lijst van bankrekeningen van de Belastingdienst is niet openbaar. Het Loket Slapende Tegoeden is te bereiken via de website: Loket Slapende Tegoeden. Dit Loket kan alleen informatie vrijgeven aan de persoon of autoriteit die aangewezen is als testamentair executeur. Daarvoor moet de verzoekende partij over de volgende informatie beschikken:

• Kopie van een identiteitsbewijs of een extract van het Handelsregister of de entiteit die uitvoering geeft aan het testament;
• Kopie van de overlijdensakte;
• Een extract van het Centrale Testamentenregister;
• Een kopie van de erfrechtverklaring of executeurcertificaat;
• Andere documenten die kunnen ondersteunen bij de zoektocht, zoals een huwelijksakte of kopie van het identiteitsbewijs van de overleden persoon. 

Een verzoek kan worden afgewezen indien de verzoeker niet genoeg documentatie indient. Een verzoek kan worden ingediend via een online portaal op de website. Deze informatie kan alleen in het Nederlands worden opgevraagd en wordt ook in het Nederlands aangeleverd. Voor het indienen van een verzoek worden geen kosten in rekening gebracht. 

4 Beschikbaarheid van een register van intellectuele eigendomsrechten

Er is in Nederland geen centraal register waarin intellectueel eigendom wordt geregistreerd. Deze taak is belegd bij verschillende autoriteiten en hangt af van het soort intellectueel eigendom. 

De autoriteiten die zich hierover buigen zijn:

1. Rijksdient voor Ondernemend Nederland (RVO) beschikt over een octrooienregister, aanvullende beschermingscertificaten en halfgeleidertopografieën. De website van RVO: https://www.rvo.nl/contact . Daarnaast is de customerservice van het RVO te bereiken via: +31 088 042 42 42.
2. Het Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom. Hun website https://www.boip.int/en/contact en telefoonnummer +31 070 349 11 11.
3. Raad voor Plantenrassen met de nationale rassenverkeerslijst is te contacteren via https://www.raadvoorplantenrassen.nl/contact.
4. Stichting Internet Domeinregistratie Nederland (SIDN) bevat een lijst met alle .nl domeinregistraties. Voor contact met SIDN kan men bellen naar +31 026 352 55 00. 

5 Andere registers met relevante informatie over erfopvolging

Andere Nederlandse registers met relevante informatie kunnen zijn:

1. De Belastingdienst: informatie over nationale belasting, uitstaande rekeningen van de overleden persoon;
2. Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB): de algemene invorderaar van strafrechtelijke boetes en administratieve boetes;
3. Gemeentes en waterschappen: voor verzoeken over onbetaalde regionale belastingen.

6 Beschikbaarheid van informatie over gesloten testamenten en over niet aan registratie onderworpen testamenten

Nederland stelt informatie over gesloten testamenten niet beschikbaar. Alleen het notariële testament bestaat en dat is niet hetzelfde als een gesloten testament. Wel blijft de inhoud van het testament in beide gevallen privé.