1 De soorten registers in de lidstaat die relevante informatie over erfopvolging bevatten
In Finland bevatten ten minste de volgende registers informatie die relevant is voor de erfopvolging:
- Bevolkingsregistratiesystemen
- Register van zaken op het gebied van huwelijkse voorwaarden
- Eigendoms- en hypotheekregister, dat deel uitmaakt van het landinformatiesysteem
- Informatiesysteem voor residentiële en commerciële eigendom
- Handelsregister
2 Informatie die wordt bijgehouden in elk van de in punt 1 genoemde registers van de lidstaat
Bevolkingsregistratiesysteem
Informatie over de burgerlijke stand is te vinden in het bevolkingsinformatiesysteem. Andere informatie over familierelaties, zoals kinderen, wordt ook geregistreerd in het bevolkingsinformatiesysteem. Het bevolkingsinformatiesysteem wordt onderhouden door het Digital and Population Data Services Agency (Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens). Contactgegevens:
Digital and Population Data Services Agency (Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens)
e-mail: vtj-todistus@dvv.fi, tel.: +358 295536230
website: Akte van de burgerlijke stand | Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens (dvv.fi)
Het bevolkingsinformatiesysteem bevat actuele persoonsgegevens van Finse burgers en van buitenlandse burgers die permanent of tijdelijk in Finland verblijven. Er zijn geen afzonderlijke regionale registers. Het bevolkingsinformatiesysteem is geen openbaar register; het Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens maakt informatie bekend indien er een rechtmatig belang bij bestaat. Iedereen die een rechtmatig belang heeft, kan om informatie verzoeken. De beperkingen zijn vastgelegd in de nationale wetgeving (661/2009).
De informatie moet noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij wordt bekendgemaakt. Informatie mag ook via het bevolkingsinformatiesysteem worden doorgegeven aan een buitenlandse autoriteit met een rechtmatig belang. Het bevolkingsinformatiesysteem kan de erfgenaam van een persoon om een volmacht verzoeken met het oog op de openbaarmaking van informatie.
Wanneer om bevolkingsinformatie wordt verzocht, moet de volgende informatie worden verstrekt:
- de naam en de contactgegevens van de autoriteit die het verzoek indient
- de naam en de geboortedatum van de persoon op wie het verzoek om inlichtingen betrekking heeft
- het doel van de informatie
- de reikwijdte van de informatie (burgerlijke staat, echtgeno(o)t(e), kinderen, ouders enz.)
- het land waar de informatie zal worden gebruikt
- aan wie de informatie moet worden verstrekt (een autoriteit of een natuurlijke persoon)
- de taal van de akte
- het postadres indien de akte per post moet worden verzonden
- als de akte een apostille of EU-modelformulier moet bevatten, moet dit in het verzoek worden vermeld.
Onder bepaalde omstandigheden kan de verzoekende autoriteit om een volmacht worden verzocht. Er zijn geen directe schriftelijke bewijzen vereist waaruit blijkt dat het verzoek op artikel 66, lid 5, van de erfrechtverordening is gebaseerd. Verzoeken om informatie kunnen per e-mail worden gericht aan: vtj-todistus@dvv.fi. Verzoeken kunnen in het Fins, Zweeds of Engels worden ingediend. De bevolkingsinformatie wordt openbaar gemaakt in de vorm van een origineel uittreksel/originele akte. Er zijn drie soorten originele uittreksels/akten:
- Een akte die bedoeld is voor gebruik in het buitenland wordt met de hand ondertekend en bevat het stempel van het Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens. Het document kan ook een apostille of een EU-modelformulier bevatten. Dergelijke akten worden altijd per post verzonden.
- De akte of het uittreksel kan ook elektronisch worden ondertekend. Elektronisch ondertekende akten worden per e-mail verzonden.
- Op een elektronische akte staat geen handtekening of stempel van het Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens. De juistheid van de akte kan worden gecontroleerd bij het Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens aan de hand van de identificatiecode op de akte. Dit type akte kan alleen door de betrokkene of zijn/haar voogd worden aangevraagd en kan via de zelfbedieningsomgeving worden verkregen.
Uittreksels/akten worden afgegeven in het Fins, Zweeds of Engels. Uittreksels/akten kunnen ook in het Duits, Spaans, Frans of Italiaans worden verkregen.
Er zijn kosten verbonden aan het opvragen van een akte uit het bevolkingsinformatiesysteem. De kosten voor de akten zijn te vinden op de website van het Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens. De factuur wordt verzonden aan de persoon of instantie die om afgifte van de akte verzoekt.
Volgens de wet is het bevolkingsinformatiesysteem een register dat rechtszekerheid creëert.
Informatie betreffende huwelijkse voorwaarden (register van zaken op het gebied van huwelijkse voorwaarden)
Informatie over huwelijkse voorwaarden is opgenomen in een register dat wordt bijgehouden door het Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens. Om in werking te kunnen treden, moeten de huwelijkse voorwaarden worden geregistreerd bij het Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens (zie de artikelen 41-44 van de huwelijkswet [avioliittolaki] (234/1929)). Het register bevat informatie over de eventuele huwelijkse voorwaarden en ook informatie over het recht dat van toepassing is op huwelijksvermogensstelsels of over de eenzijdige opzegging van de huwelijksrechten. Het register bevat de huwelijkse voorwaarden tussen echtgenoten en tussen geregistreerde partners. Het register bevat de namen en de gewone verblijfplaats van de partijen, hun geboortedatum en informatie over bijvoorbeeld het al dan niet registreren van de huwelijkse voorwaarden of vergelijkbare afspraken. Meer informatie: Huwelijkse voorwaarden | Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens | Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens (dvv.fi)
De contactgegevens van het Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens zijn:
Digital and Population Data Services Agency (Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens)
PL 1003
00531 Helsinki
Huwelijkse voorwaarden zijn volgens de wet pas geldig indien zij zijn ingeschreven in het register dat wordt bijgehouden door het Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens. Er zijn geen regionale registers. Hiervoor waren de registratie-instanties de plaatselijke registratiekantoren en de districtsrechtbanken. Alle oudere gegevens zijn echter terug te vinden in het nationale register.
Het bestaan van een huwelijksovereenkomst/huwelijkse voorwaarden is openbare informatie die op verzoek aan eenieder wordt meegedeeld. De informatie kan worden opgevraagd bij het Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens. Wanneer om informatie wordt verzocht, moeten de namen van beide echtgenoten worden vermeld. Informatie kan per telefoon, e-mail of brief uit het register worden opgevraagd.
Indien de registratie van de huwelijkse voorwaarden middels een akte moet worden aangetoond, kan deze akte via de post of per e-mail worden verzonden. Verzoeken kunnen in het Fins, Zweeds of Engels worden ingediend. Registratiebewijzen worden afgegeven met een digitale of elektronische handtekening. Als een akte naar het buitenland moet worden verzonden, wordt deze met de hand ondertekend en afgestempeld met het inktstempel van het Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens. De registratiebewijzen worden afgegeven in het Fins of het Zweeds en afschriften van de huwelijkse voorwaarden zijn opgesteld in de taal waarin de overeenkomst is opgesteld (Fins of Zweeds).
Er zijn kosten verbonden aan het opvragen van een afschrift van de huwelijkse voorwaarden; de prijslijst is beschikbaar op de website van het Agentschap voor digitale en bevolkingsgegevens. Voor het verzenden van een certificaat wordt een factuur opgesteld.
Het register van zaken op het gebied van huwelijkse voorwaarden is een register dat rechtszekerheid creëert; huwelijkse voorwaarden zijn pas geldig indien zij zijn geregistreerd.
Registers die worden bijgehouden door de Nationale Dienst voor landregistratie
Het eigendoms- en hypotheekregister is een openbaar basisregister met informatie over eigenaren van onroerend goed (eigendom), hypotheken op onroerend goed en specifieke rechten (bv. huurovereenkomsten en overeenkomsten voor het delen van rechten). Het eigendoms- en hypotheekregister dat door de Nationale Dienst voor landregistratie wordt bijgehouden, is een nationaal register waarin alle onroerende goederen in Finland worden geregistreerd. Er zijn geen regionale registers.
Het eigendoms- en hypotheekregister is een openbaar register, evenals het landinformatiesysteem waar het onderdeel van uitmaakt. Overeenkomstig de wet moet de Nationale Dienst voor landregistratie ervoor zorgen dat iedereen de informatie in het landinformatiesysteem kosteloos kan inzien en kennis kan nemen van de informatie. Tegen betaling wordt de informatie openbaar gemaakt in de vorm van uittreksels, certificaten of andere afdrukken of door middel van een technische interface. De prijslijst en de instructies zijn hier te vinden.
Informatie over de eigenaar van een onroerend goed is opgenomen in de eigendomsakte indien de informatie in het eigendoms- en hypotheekregister staat geregistreerd. Eigendomsinformatie kan ook worden verkregen bij de klantendienst van de Nationale Dienst voor landregistratie. Informatie wordt niet openbaar gemaakt met het oog op inkoop- of rechtstreekse verkoopdoeleinden. De zoekcriteria in het landinformatiesysteem zijn de individuele identificatiecodes van de vastgoedeenheden, d.w.z. identificatiecodes voor onroerend goed, identificatiecodes voor landpercelen en identificatiecodes voor faciliteiten. De zoekcriteria kunnen ook de naam of het identificatienummer van de natuurlijke of rechtspersoon (persoonlijke identificatiecode of bedrijfsnummer) zijn indien een autoriteit informatie uit het landinformatiesysteem nodig heeft om een wettelijke functie te vervullen of wanneer een natuurlijke of rechtspersoon de hem betreffende informatie in het landinformatiesysteem wil controleren. Hier is meer informatie te vinden.
Het informatiesysteem voor residentiële en commerciële eigendom is een elektronisch register dat in 2019 is ingevoerd en waarin geleidelijk informatie wordt verzameld over eigendom, toezeggingen en beperkingen van woningcorporaties, zoals hun appartementen en parkeerplaatsen. Het bevat nog niet alle residentiële en commerciële eigendommen, maar dit zal tijdens de overgangsperiode tegen eind 2033 aan het systeem worden overgedragen. Meer informatie vindt u hier.
Het informatiesysteem voor residentiële en commerciële eigendom is grotendeels openbaar, maar er is geen onbeperkte toegang tot de informatie. Een openbare aandelenlijst van een woningcorporatie, zonder persoonlijke identificatiecodes of contactgegevens van de aandeelhouders, kan door iedereen worden ingezien. Informatie over het aandeelhouderschap en de toezeggingen van aandeelhouders zijn niet voor iedereen beschikbaar. Een afdruk van informatie over appartementen die persoonsgegevens bevat, wordt alleen aan de aandeelhouder of een door hem gemachtigde persoon verstrekt. Toegang wordt verleend aan iedereen met een rechtmatig belang.
Wanneer een autoriteit gegevens uit het informatiesysteem voor residentiële en commerciële eigendom nodig heeft om een wettelijke functie te vervullen of wanneer een natuurlijke of rechtspersoon de hem betreffende informatie in het informatiesysteem voor binnenlandse en commerciële eigendom wil controleren, kunnen de zoekcriteria de persoonlijke identificatiecode of de naam en geboortedatum van een natuurlijke persoon of de naam of het bedrijfsnummer van een rechtspersoon zijn. De zoekcriteria binnen de informatiediensten van het informatiesysteem voor residentiële en commerciële eigendom zijn de identificatiecode van de aandelengroep of het precieze adres van het appartement, in het geval van een afdruk met informatie over een appartement voor een individueel appartement, en de naam (of het bedrijfsnummer) van de woningcorporatie in het geval van een aandelenlijst.
Meer informatie over afdrukken uit het informatiesysteem voor residentiële en commerciële eigendom, de informatie die erop staat en de voorwaarden voor de openbaarmaking van informatie is hier te vinden.
Voor de registratie van een wijziging van de eigendom van een ingeschreven goed is de oorspronkelijke akte van verdeling en/of de akte van verdeling van de nalatenschap of een geldig testament nodig, samen met de akte van inventaris van de nalatenschap en de bijlagen daarbij. Meer informatie over de benodigde documenten is hier te vinden met betrekking tot onroerend goed en hier met betrekking tot de eigendomsappartementen.
De contactgegevens van de Nationale Dienst voor landregistratie zijn:
e-mail: customerservice@nls.fi
Telefoonnummer: +358 295301110
Nadere contactgegevens zijn te vinden op de website van de Nationale Dienst voor landregistratie:
Handelsregister
Het Finse octrooi- en registratiebureau houdt het handelsregister bij, waarin in Finland actieve vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, commanditaire vennootschappen, vennootschappen onder firma en coöperaties zijn ingeschreven. Informatie over vennootschappen wordt in het handelsregister opgenomen op grond van door het Finse octrooi- en registratiebureau ontvangen kennisgevingen, aanvragen en mededelingen. De inhoud van het register is bij wet geregeld. Inschrijvingen in het register met betrekking tot verschillende vennootschapsvormen worden bepaald op basis van de wet op het handelsregister [kaupparekisterilaki] en wetten die de verschillende vennootschaps- en ondernemingsvormen in het algemeen regelen.
Meer informatie is te vinden op de website van het octrooi- en registratiebureau.
De contactgegevens van het octrooi- en registratiebureau zijn:
tel.: +358 295095030
e-mail: registry@prh.fi
Het handelsregister is een register voor openbaar gebruik. Iedereen heeft recht om informatie over de inschrijvingen in het register op te vragen. Dit geldt ook voor kennisgevingen aan het handelsregister, samen met de bijlagen daarbij.
Het octrooi- en registratiebureau verstrekt de in het handelsregister opgenomen informatie over de uiteindelijk begunstigden aan zijn contractuele cliënten of in de vorm van een documentvolgorde. Informatie over uiteindelijk begunstigden is niet op dezelfde wijze openbaar als de andere in het handelsregister opgenomen informatie over een onderneming. Informatie over de registratie van kennisgevingen van uiteindelijk begunstigden is echter openbaar.
Het octrooi- en registratiebureau verstrekt informatie over uiteindelijk begunstigden aan personen met een rechtmatig belang in de zin van de antiwitwaswet [rahanpesulaki]. In de praktijk gaat het onder meer om:
- autoriteiten met een toezichthoudende functie in het kader van de antiwitwaswet;
- ondernemingen die cliëntenonderzoek verrichten in het kader van de antiwitwaswet (zoals banken, verzekeringsmaatschappijen en andere financiële instellingen, vastgoedmakelaars en auditors);
- vertegenwoordigers van de media;
- andere entiteiten met een rechtmatig belang bij de informatie uit hoofde van de antiwitwaswet.
Een rechtmatig belang in de zin van de antiwitwaswet houdt in dat de informatie bedoeld is om te worden gebruikt om witwassen en terrorismefinanciering te voorkomen of om het witwassen van geld en de financiering van terrorisme aan het licht te brengen.
Een uittreksel uit het handelsregister en de statuten van een vennootschap zijn in het Fins of het Zweeds opgesteld, afhankelijk van de taal waarin de onderneming haar gegevens heeft geregistreerd. Een uittreksel van de gegevens uit het handelsregister is beschikbaar in het Engels, Fins of Zweeds voor de volgende soorten ondernemingen: vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, naamloze vennootschappen, vennootschappen onder firma, commanditaire vennootschappen, eenmanszaken en filialen van buitenlandse ondernemers.
Meer informatie over het aanvragen van uittreksels uit het handelsregister is hier te vinden.
De prijslijst voor de informatiediensten van het handelsregister is hier te vinden.
Sommige gegevens zijn gratis beschikbaar en voor andere gegevens worden kosten in rekening gebracht. Als er kosten aan verbonden zijn, kunnen deze elektronisch of na ontvangst van de factuur worden betaald.
Informatie over de registratie van kennisgevingen van wijzigingen is hier te vinden en informatie over de gevolgen van registratie is hier te vinden.
3 Beschikbaarheid van informatie over bankrekeningen
In Finland is er geen lijst/register van bankrekeningen die door een overheidsinstantie wordt bijgehouden. Bankrekeninggegevens moeten bij de individuele kredietinstellingen worden opgevraagd.
4 Beschikbaarheid van een register van intellectuele eigendomsrechten
In Finland wordt het register betreffende intellectuele-eigendomsrechten bijgehouden door het Finse octrooi- en registratiebureau. Contactgegevens:
Octrooi- en registratiebureau
Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Postadres: 00091 PRH
Telefonische adviesdiensten voor klanten (ma. – vr. 9.00 – 15.00 uur): +358 295095050
Meer informatie: https://www.prh.fi/fi/index.html.
5 Andere registers met relevante informatie over erfopvolging
Vervoersregister
Het Finse Agentschap voor vervoer en communicatie Traficom houdt een elektronisch vervoersregister bij dat informatie bevat over vervoermiddelen, d.w.z. voertuigen, luchtvaartuigen, schepen en vaartuigen, rollend spoorwegmaterieel en aanverwante uitrusting, vergunningen van exploitanten, activiteiten waarvoor kennisgeving moet worden gedaan en vervoersgerelateerde persoonlijke vergunningen. In beginsel is het vervoersregister openbaar en kan de daarin opgenomen informatie openbaar worden gemaakt indien dat voor overheidsinstanties, bedrijven of particulieren noodzakelijk is.
De contactgegevens van Traficom zijn:
Agentschap voor vervoer en communicatie Traficom
PL 320
00059 TRAFICOM
Telefooncentrale: +358 295345000
E-mail: tietojenluovutus@traficom.fi
De openbaarmaking van informatie uit het vervoersregister aan overheidsinstanties (met inbegrip van buitenlandse autoriteiten) is geregeld in artikel 230 van de wet inzake vervoersdiensten [laki liikenteen palveluista]. Op grond van het tweede lid kan het Agentschap voor vervoer en communicatie informatie uit het register openbaar maken aan buitenlandse autoriteiten of ten behoeve van officiële taken, indien deze openbaarmaking is gebaseerd op wetgeving, het Unierecht of een verplichting uit hoofde van een voor Finland bindende internationale overeenkomst. Indien persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zijn de vereisten van hoofdstuk V van de algemene verordening gegevensbescherming van de Europese Unie van toepassing. Elke andere autoriteit die informatie uit het vervoersregister heeft verkregen, mag de informatie verder bekendmaken indien aan dezelfde vereisten is voldaan.
De openbaarmaking van informatie houdt geen verband met bepaalde zoekcriteria. Bij het openbaar maken van informatie is het van essentieel belang dat de verzoeker over voldoende informatie beschikt om het vervoermiddel of de persoon te identificeren.
Nadere bijzonderheden over de openbaarmaking van informatie uit het vervoersregister.
6 Beschikbaarheid van informatie over gesloten testamenten en over niet aan registratie onderworpen testamenten
Finland beschikt niet over een testamentenregister. Een erflater kan het testament in zijn bezit houden of dit toevertrouwen aan een persoon of, bijvoorbeeld, aan een advocatenkantoor van zijn keuze. Wanneer de erflater overlijdt, is het de verplichting van de persoon of entiteit die de testamenthouder is om de wettelijke erfgenamen in kennis te stellen van het testament.