1 Types de registres qui existent dans l’État membre, contenant les informations relatives aux successions
En Finlande, les registres suivants, au moins, contiennent des informations pertinentes pour la succession:
- Registre de la population (Väestötietojärjestelmä)
- Registre des contrats de mariage (Avioehtoasioiden rekisteri)
- Cadastre (Lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri), qui fait partie du Cadastre à buts multiples (Kiinteistötietojärjestelmä)
- Système d’information sur les appartements (Huoneistotietojärjestelmä)
- Registre du commerce (Kaupparekisteri)
2 Informations contenues dans chacun des registres de l’État membre, tels que figurant au point 1
Registre de la population (Väestötietojärjestelmä)
Les données d’état civil figurent au registre de la population. D’autres données relatives aux relations familiales, notamment aux enfants, sont également inscrites au registre de la population. Le registre de la population est tenu par l’Agence des services de données numériques et démographiques (Digi- ja väestötietovirasto). Ses coordonnées sont les suivantes:
Digi- ja väestötietovirasto
adresse électronique: vtj-todistus@dvv.fi, tél. +358 2955 36230
Site web: Siviilisäätytodistus | Digi- ja väestötietovirasto (dvv.fi)
Le registre de la population permet de trouver les données personnelles mises à jour concernant les citoyens finlandais et les étrangers qui résident de manière permanente ou temporaire en Finlande. Il n'existe pas de registres régionaux distincts. Le registre de la population n'est pas un registre public. L’Agence des services de données numériques et démographiques peut communiquer des données si l’objectif poursuivi est légitime. Les données peuvent être demandées par toute personne dont l’objectif est légitime. Les restrictions découlent de la loi nationale (661/2009).
Les données doivent être nécessaires à l’objectif pour lequel les données sont communiquées. Il est également possible de communiquer des données du registre de la population aux autorités étrangères si l’objectif poursuivi est légitime. Une procuration peut être demandée à l’héritier pour la communication des données.
La demande de données d’état civil doit comporter les renseignements suivants:
- nom et coordonnées de l’autorité requérante,
- nom et date de naissance de la personne concernée par la demande,
- utilisation prévue des données,
- étendue des données (état civil, conjoint, enfants, parents, etc.),
- État d’utilisation des données,
- destinataire des données (autorité ou particulier),
- langue du certificat,
- adresse postale, si le certificat est envoyé par voie postale,
- si le certificat nécessite une apostille ou un formulaire type de l’UE, il convient de l’indiquer lors de la commande.
Dans certains cas, une procuration peut être demandée à l’autorité requérante. Il n’est pas nécessaire de présenter de pièces justificatives pour prouver que la demande est basée sur l’article 66, paragraphe 5, du règlement sur les successions. La demande de données peut être envoyée par courrier électronique à l’adresse: vtj-todistus@dvv.fi. La demande peut être rédigée en finnois, en suédois ou en anglais. Les données d’état civil sont délivrées sous forme d’extrait/certificat original. Il existe trois types d’extraits/certificats:
- Le certificat prévu pour l’utilisation à l’étranger contient une signature réalisée avec un stylo ainsi que le tampon de l’Agence des services de données numériques et démographiques. Le document peut également être muni d’une apostille ou d’un formulaire type de l’UE. Ce certificat est toujours envoyé par voie postale.
- Le certificat ou l’extrait peut également être signé électroniquement. Un certificat signé électroniquement est envoyé par courrier électronique.
- Sur le certificat électronique, il n’y a ni signature ni tampon de l’Agence des services de données numériques et démographiques. L’authenticité du certificat peut être vérifiée auprès de l’Agence des services de données numériques et démographiques avec l’identifiant indiqué sur le certificat. Ce certificat peut être demandé uniquement par la personne concernée ou par son tuteur, et s'obtient en libre-service.
L’extrait / Le certificat est délivré en finnois, en suédois ou en anglais. Il est également possible d’obtenir l’extrait / le certificat en allemand, en espagnol, en français ou en italien.
Les extraits d'état civil sont payants. Les tarifs sont indiqués sur le site de l’Agence des services de données numériques et démographiques. Une facture est envoyée au demandeur du certificat.
Le registre de la population, conformément à la loi, est un registre qui fait publiquement foi.
Informations sur le régime matrimonial [Registre des contrats de mariage (Avioehtoasioiden rekisteri)]
Les informations concernant le régime matrimonial sont inscrites dans un registre national tenu par l’Agence des services de données numériques et démographiques. Pour entrer en vigueur, le contrat de mariage doit être enregistré auprès de l’Agence des services de données numériques et démographiques [voir la loi sur le mariage (234/1929), art. 41 à 44]. Le registre contient les informations sur un éventuel contrat de mariage ainsi que les informations sur la loi à appliquer au régime matrimonial ou sur la suppression unilatérale du droit matrimonial. Dans le registre figurent les contrats de mariage aussi bien des couples mariés que des personnes en partenariat enregistré. Le registre indique les noms et les domiciles des parties, leurs dates de naissance ainsi que l’information concernant l’enregistrement d’un contrat de mariage ou d’un contrat équivalent. Pour de plus amples informations, voir: Avioehto | Digi- ja väestötietovirasto (dvv.fi)
Les coordonnées de l’Agence des services de données numériques et démographiques sont:
Digi- ja väestötietovirasto (Agence des services de données numériques et démographiques)
PL 1003
00531 Helsinki
Selon la loi, un contrat de mariage est valide uniquement s’il a été inscrit au registre tenu par l’Agence des services de données numériques et démographiques. Il n'existe pas de registres régionaux. Autrefois, les registres étaient tenus par les offices de l’État (maistraatti) et les tribunaux de première instance (käräjäoikeus). Toutes les inscriptions précédentes se trouvent cependant dans le registre national.
L’existence d’un contrat de mariage est une information publique qui est communiquée à toute personne qui la demande. Il faut en faire la demande à l’Agence des services de données numériques et démographiques (Digi- ja väestötietovirasto). Le nom des deux conjoints doit être indiqué. Il est possible de demander des informations du registre par téléphone, par courrier électronique ou par voie postale.
Si une preuve d'enregistrement du contrat est demandée, elle peut être envoyée par voie postale ou par courrier électronique. La demande peut être présentée en finnois, en suédois ou en anglais. L'extrait du registre délivré porte une signature numérique ou électronique. Si le certificat est envoyé à l’étranger, il est signé manuellement et tamponné avec le tampon encreur de l’Agence des services de données numériques et démographiques. L'extrait du registre est délivré en finnois ou en suédois, la copie du contrat de mariage dans la langue dans laquelle il a été rédigé (en finnois ou en suédois).
La copie du contrat de mariage est payante, les tarifs sont disponibles sur le site de l’Agence des services de données numériques et démographiques. Une facture est émise suite à l’envoi du certificat.
Le registre des contrats de mariage est un registre qui fait publiquement foi; un contrat de mariage n'est pas valide s’il n’a pas été enregistré.
Registres tenus par le Service national du cadastre (Maanmittauslaitos)
Cadastre (Lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri) est un registre public de base, qui contient des informations sur les propriétaires des biens immobiliers (inscriptions au registre foncier), sur les hypothèques ainsi que sur les droits spécifiques (notamment les baux et les accords de partage de gestion). Le cadastre tenu par le Service national du cadastre est un registre national où sont enregistrés tous les biens immobiliers en Finlande. Il n'existe pas de registres régionaux.
Le cadastre est un registre public, tout comme le Cadastre à buts multiples (Kiinteistötietojärjestelmä) dont il fait partie. Selon la loi, le Service national du cadastre doit organiser à toute personne la possibilité de lire sans frais les informations figurant au cadastre à buts multiples et d’en prendre des notes. Les informations sont fournies contre paiement sous forme d’extraits, certificats, impressions ou en ligne. Les tarifs et les consignes pour passer une commande sont disponibles ici.
Les informations concernant le propriétaire d’un bien immobilier figurent sur le certificat du registre foncier si elles ont été inscrites au cadastre. Il est possible de demander les informations concernant le propriétaire également à l’accueil du Service national du cadastre. Les données ne sont pas communiquées pour l’intention d’achat ou de démarchage. Il est possible de chercher des informations dans le Cadastre à buts multiples sur la base des identifiants des unités du registre, c’est-à-dire des numéros de parcelle, des identifiants des propriétés et des codes d’identification d’installation. Le critère de recherche peut être également le nom d’une personne physique ou juridique ou son identifiant (numéro de sécurité sociale ou numéro d’identification des entreprises) dans les cas où une autorité a besoin des informations du Cadastre à buts multiples pour assumer une mission légale ou une personne physique ou juridique souhaite vérifier ses données au Cadastre à buts multiples. Pour de plus amples informations, voir ici.
Huoneistotietojärjestelmä (Système d’information sur les appartements) est un registre électronique en utilisation depuis 2019 dans lequel sont rassemblées progressivement les données sur la propriété, les mises en gage et les restrictions concernant les copropriétés, notamment les appartements et les places de parking. Tous les appartements ne figurent pas encore dans le Système d’information, mais ils y seront transférés dans le cadre d’une période de transition d’ici fin 2033. Pour de plus amples informations, voir ici.
Le Système d’information sur les appartements est en grande partie public, mais les données ne sont pas disponibles sans restriction. La liste publique des titres d’une copropriété, sans les identifiants personnels ou coordonnées des copropriétaires, est accessible à toute personne. Les données sur la propriété et les mises en gage ainsi que les données à caractère personnel des copropriétaires ne sont pas accessibles à tous. L’impression des données de la copropriété contenant des données à caractère personnel est délivrée uniquement au copropriétaire ou à une personne mandatée par lui, et pour les autres uniquement pour une utilisation autorisée.
Lorsqu’une autorité a besoin de données du Système d’information sur les appartements pour assumer une mission légale ou une personne physique ou juridique souhaite vérifier ses données, le critère de recherche peut être l’identifiant personnel ou le nom et la date de naissance d’une personne physique ou le nom ou le numéro d’identification des entreprises (NIE) d’une personne juridique. Dans les services d’information du Système d’information sur les appartements, le critère de recherche peut être l’identifiant du groupe de titres ou l’adresse exacte de l’appartement, lorsqu’il s’agit de l’impression des données d’un seul appartement, et le nom de la copropriété (ou le NIE) lorsqu’il s’agit d’une liste de titres.
Pour de plus amples informations sur les impressions du Système d’information sur les appartements, leur contenu et les conditions de communication des données, voir ici.
Pour enregistrer une modification du droit de propriété des biens enregistrés, il convient de présenter le certificat original du partage de biens et/ou de succession ou le testament légalement valide ainsi que l’inventaire de succession avec pièces jointes. Pour de plus amples informations sur les pièces demandées concernant les biens immobiliers, voir ici, et concernant les copropriétés ici.
Les coordonnées du Service national du cadastre (Maanmittauslaitos) sont:
Adresse électronique: customerservice@nls.fi
Numéro de téléphone: +358 29 530 1110
D’autres coordonnées peuvent être trouvées sur le site.
Registre du commerce (Kaupparekisteri)
L’Office des brevets et de l’enregistrement (Patentti- ja rekisterihallitus, PRH) tient le registre du commerce où sont inscrites les sociétés anonymes, les sociétés en commandite, les sociétés en nom collectif et les coopératives opérant en Finlande. Les informations concernant les sociétés sont inscrites au registre du commerce sur la base des déclarations, demandes et communications reçues par l’Office des brevets et de l’enregistrement. Le contenu des données du registre est régi par la loi. Les données inscrites sur les différentes sociétés sont déterminées par la loi sur le registre du commerce et par les lois relatives aux différentes formes de société et à l’activité commerciale en général.
Pour de plus amples informations, voir le site
Les coordonnées de l’Office des brevets et de l’enregistrement (Patentti- ja rekisterihallitus) sont
Tél.: +358 29 509 5030
Adresse électronique: registry@prh.fi
Le registre du commerce est un registre public. Toute personne a le droit d’accéder aux informations inscrites au registre. Cela vaut également pour les notifications au registre du commerce et leurs annexes.
Les données sur les bénéficiaires effectifs inscrites au registre sont communiquées par l’Office des brevets et de l’enregistrement aux clients contractuels ou suite à une commande de documents. Les données relatives aux bénéficiaires effectifs ne sont pas accessibles de la même manière que les autres données sur les entreprises inscrites au registre du commerce. L’information concernant l’enregistrement d’une notification de bénéficiaires effectifs est cependant publique.
L’Office des brevets et de l’enregistrement communique des informations sur les bénéficiaires effectifs à ceux qui utilisent ces informations en vertu de la loi sur le blanchiment de capitaux. En pratique, cela concerne entre autres:
- les autorités chargées d’une mission de surveillance en vertu de la loi sur le blanchiment de capitaux
- les sociétés qui ont une obligation de vigilance à l’égard de la clientèle en vertu de la loi sur le blanchiment de capitaux (notamment les banques, les compagnies d’assurance et les autres établissements financiers, les agents immobiliers, les experts-comptables)
- les représentants des médias
- les autres entités qui utilisent ces informations en vertu de la loi sur le blanchiment de capitaux.
L’utilisation en vertu de la loi sur le blanchiment de capitaux veut dire que les données sont utilisées pour prévenir le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ou pour promouvoir la détection du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
L’extrait du registre du commerce et l’acte constitutif ou les statuts de la société sont en finnois ou en suédois selon la langue dans laquelle la société en question a enregistré ses données. Il est possible d’obtenir un extrait des données du registre du commerce en anglais, en finnois et en suédois pour les sociétés suivantes: société anonyme, société cotée, société en nom collectif, société en commandite, travailleur indépendant sans salariés et succursale d’un opérateur étranger.
Pour de plus amples informations sur les commandes des extraits du registre du commerce, voir ici.
Les tarifs des demandes d’information au registre du commerce sont disponibles ici.
Certaines informations sont gratuites, d’autres sont payantes. Si une information est payante, il est possible de payer par voie électronique ou sur facture.
Les informations sur l’enregistrement des modifications sont disponibles ici et les informations sur la signification de l’enregistrement ici.
3 Disponibilité d’informations relatives aux comptes bancaires
En Finlande, il n’existe pas de répertoire/registre de comptes bancaires tenu par une autorité. Les informations sur les comptes bancaires doivent être demandées auprès de chaque établissement de crédit.
4 Disponibilité d’un registre des droits de propriété intellectuelle
En Finlande, le registre relatif aux droits de propriété industrielle et intellectuelle est tenu par l’Office des brevets et de l’enregistrement (Patentti- ja rekisterihallitus, PRH). Ses coordonnées sont les suivantes:
Patentti- ja rekisterihallitus
Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Adresse postale: 00091 PRH
Accueil téléphonique (du lundi au vendredi de 9h à 15h) tél. + 358 29 509 5050
Pour de plus amples informations, voir: https://www.prh.fi/fi/index.html.
5 Autres registres contenant des informations relatives aux successions
Registre des transports (Liikenneasioiden rekisteri) (véhicules à moteur, bateaux, etc.)
L’Agence finlandaise des transports et des communications (Traficom) tient un registre électronique des transports qui contient des données sur les moyens de transport, c’est-à-dire les véhicules, aéronefs, navires et véhicules nautiques, matériel ferroviaire roulant et équipements liés, les licences opérateur et les activités soumises à notification et les permis personnels liés aux transports. En principe, le registre des transports est public et ses données peuvent être communiquées aux autorités, aux sociétés et aux particuliers.
Les coordonnées de l’Agence finlandaise des transports et des communications sont:
Liikenne- ja viestintävirasto Traficom
PL 320
00059 TRAFICOM
Standard: 029 534 5000
Adresse électronique: tietojenluovutus@traficom.fi
La communication des données du registre des transports aux autorités (même étrangères) est régie par l’article 230 de la loi sur les services de transport. Selon le 2e alinéa de cette disposition, l’Agence finlandaise des transports et des communications peut communiquer des données du registre aux autorités étrangères ou pour des tâches de régulation si cette communication est basée sur la loi, sur la législation de la Communauté européenne ou sur une obligation de la Finlande découlant d’un accord international. Si des données à caractère personnel sont transférées en dehors de l’EEE, les conditions énoncées au chapitre V du règlement général sur la protection des données de l'Union européenne doivent être respectées. Une autre autorité qui a reçu des données du registre des transports peut les transmettre aux tiers si les mêmes exigences sont remplies.
La communication des données n’est pas liée à une certaine catégorie de critères de recherche. Du point de vue de la communication des données, il est important que le demandeur ait suffisamment d’informations pour identifier le moyen de transport ou la personne.
Informations complémentaires sur la communication des données du registre des transports.
6 Disponibilité d’informations relatives aux testaments fermés et aux testaments non soumis à enregistrement
En Finlande, il n’existe pas de registre des testaments. Le testateur peut conserver le testament. Il peut aussi le confier à une personne de son choix ou, par exemple, à un cabinet d'avocats. Suite au décès du testateur, le légataire est tenu de notifier le testament aux héritiers légaux.