1 Types de registres qui existent dans l’État membre, contenant les informations relatives aux successions
- Registre foncier
- Registre de population
- Registre des régimes matrimoniaux
- Registre des successions
- Registre des apostilles
- Registres de l’administration estonienne des transports
- Registre du commerce
- Registre électronique des valeurs mobilières
- Informations relatives à l’insolvabilité dans la publication officielle Ametlikud Teadaanded
- Registre estonien des pensions
2 Informations contenues dans chacun des registres de l’État membre, tels que figurant au point 1
Registre foncier
Pour de plus amples informations, voir: https://e-justice.europa.eu/topics/registers-business-insolvency-land/land-registers-eu-countries_fr?ESTONIA=&init=true&member=1
Lien vers le registre foncier électronique: https://www.rik.ee/en/e-land-register
Le registre foncier est une base de données dont le but est de collecter, de stocker et de divulguer des informations sur la création et le transfert de la propriété d’un bien immobilier et des charges grevant un bien immobilier doté d’un droit réel, ainsi que sur le transfert, la charge grevant, la modification ou la cessation d’un droit réel grevant un bien immobilier.
L’Estonie dispose d’un solide système de registres fonciers qui garantit la sécurité juridique aux fins de la circulation des biens immobiliers et de la couverture des risques liés aux transactions immobilières. Les droits liés à un bien immobilier sont créés, modifiés et éteints avec inscription au registre foncier et peuvent être invoqués lors des transactions.
Toute personne peut consulter le cadastre et en demander des copies. Le registre foncier peut être consulté et des copies peuvent en être demandées s’il existe un intérêt légitime à agir de la sorte. Les données et documents cadastraux figurant dans le registre foncier peuvent être demandés à un notaire ou par voie électronique au registre foncier électronique.
L’accès au registre foncier électronique https://kinnistusraamat.rik.ee/Login.aspx?lang=Eng nécessite une identification numérique au moyen d’une carte d’identité, d’une identification mobile, d’une identification intelligente ou d’une identification électronique de l’UE. Les extraits du cadastre font l’objet d’une taxe d’État.
Toute personne qui souhaite obtenir des données inscrites au registre foncier auprès d’un notaire doit en faire la demande. Les extraits du cadastre font l’objet d’une taxe d’État.
Le formulaire pour obtenir un extrait peut être demandé en anglais, mais toutes les entrées du registre foncier sont en estonien.
Registre de population
Le registre de population est une base de données qui rassemble les principales données à caractère personnel des citoyens estoniens, des citoyens de l’Union européenne qui ont enregistré leur résidence en Estonie et des ressortissants étrangers ayant obtenu un titre de séjour ou un droit de séjour en Estonie. Le registre est géré et élaboré par le ministère de l’intérieur en tant que responsable du traitement des données.
Les données du registre de population sont utilisées pour l’exercice de missions de service public incombant à l’État, aux collectivités locales et aux personnes physiques ou morales; l’exercice d’une mission de service public doit se fonder sur les données de base du registre de population. Les personnes physiques et morales ont le droit d’accéder aux données du registre de population si elles ont un intérêt légitime à le faire.
Les données du registre de population sont gérées et publiées en fonction des exigences en matière de protection des données à caractère personnel.
Le registre de population contient les données suivantes:
prénom et nom, données de naissance (date et lieu de naissance), sexe, code d’identification personnel, nationalité, données relatives à la résidence, adresses supplémentaires, coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique), adresse du lieu de séjour, état civil (célibataire, marié(e), dans un partenariat enregistré*, veuf/veuve, partenariat enregistré terminé*, divorcé(e), partenariat enregistré rompu*); données relatives aux parents, au conjoint, au partenaire enregistré* et aux enfants de la personne, y compris les données relatives à la garde légale; données relatives à la tutelle; données relatives à la limitation de la capacité juridique active; données relatives au décès (date et lieu du décès); niveau d’éducation le plus élevé atteint et données relatives à la nationalité ethnique et à la langue maternelle.
Les données relatives aux documents suivants sont également inscrites dans le registre de la population:
documents d’identité; document statistique de l’état civil; contrat de partenariat enregistré*, document sur la modification des données (concernant la résidence, les adresses supplémentaires, les coordonnées, l’adresse du lieu de séjour, le niveau d’éducation le plus élevé et les données fondées sur des témoignages concernant la nationalité ethnique, la langue maternelle et le niveau d’éducation le plus élevé atteint); décisions judiciaires: document modifiant la citoyenneté estonienne; document prouvant la base juridique du séjour dans l’État, document prouvant la délivrance d’un code d’identification personnel, avis de la personne concernant ses données, avis de l’émetteur de la carte d’identité numérique de résidence électronique.
Outre les données à caractère personnel, le registre de population contient des données relatives au traitement des données du registre, telles que le moment de l’inscription au registre, la personne qui a inscrit les données dans le registre ou les personnes qui ont interrogé les données.
Les données du registre de population sont conservées indéfiniment. Si les données inscrites dans le registre ne sont plus actuelles, par exemple si l’état civil d’une personne change ou si la personne décède, les données sont enregistrées parmi les données non actuelles dans le registre de population.
Disponible à l'adresse suivante: https://rahvastikuregister.ee/.
Registre des régimes matrimoniaux
Le registre des régimes matrimoniaux est un registre national pour l’enregistrement des données relatives aux droits de propriété contenus dans les contrats de mariage et les contrats de partenariat enregistrés et, dans les cas prévus par la loi, des données relatives à d’autres droits de propriété. L’objectif du registre des régimes matrimoniaux est de permettre aux tiers d’obtenir des informations sur la relation de propriété entre époux ou partenaires enregistrés et sur les droits et obligations qui en découlent.
Le registre des régimes matrimoniaux est géré par la chambre des notaires.
Dans le cas des couples mariés, le régime matrimonial est inscrit au registre des régimes matrimoniaux si, lors du mariage, le couple marié choisit soit le régime de la séparation de biens, soit celui de la communauté réduite aux acquêts dans le dossier de mariage. Dans ce cas, l’institution qui enregistre le mariage inscrit les données relatives aux relations patrimoniales dans le registre des régimes matrimoniaux par l’intermédiaire du registre de population.
Si le registre des régimes matrimoniaux ne contient pas de données relatives aux époux, il est présumé que les relations patrimoniales des époux sont régies par le régime de la communauté de biens. Le régime matrimonial peut également être choisi par contrat de mariage, qui doit être authentifié par un notaire. Une copie électronique certifiée du contrat de mariage est conservée dans le registre des régimes matrimoniaux.
Dans le cas des contrats de partenariat enregistré, le régime patrimonial choisi par les partenaires enregistrés dans le cadre du contrat de partenariat enregistré est inscrit au registre des régimes matrimoniaux. Une copie électronique certifiée du contrat de partenariat enregistré est conservée dans le registre des régimes matrimoniaux.
Le registre des régimes matrimoniaux est tenu par voie électronique. Accessibilité: https://abieluvararegister.rik.ee/ ou en contactant un notaire.
Les documents du registre des régimes matrimoniaux peuvent être consultés et des copies peuvent en être demandées s’il existe un intérêt légitime. Le registre des régimes matrimoniaux est tenu en estonien.
Registre des successions
Le registre des successions est un registre électronique destiné à l’enregistrement des données relatives aux procédures successorales, aux certificats successoraux, aux transferts de parts de la communauté successorale, aux testaments, aux contrats successoraux et aux mesures de gestion d’une succession.
Le registre des successions est un registre national géré par la chambre des notaires. Pour de plus amples informations, voir: https://www.notar.ee/et/registrid/parimisregister.
Tous les testaments et contrats successoraux authentifiés devant notaire doivent être inscrits au registre des successions par le notaire qui authentifie le testament ou le contrat successoral. Les informations relatives à l’existence d’un testament ou d’un contrat successoral sont publiques après le décès de la personne décédée et sont certifiées et inscrites au registre des successions.
Des copies électroniques authentifiées des testaments et des contrats successoraux certifiés par les notaires sont conservées dans le registre des successions. Le notaire chargé de la procédure successorale a accès au contenu d’un testament par voie électronique, par l’intermédiaire du registre des successions. Un ayant droit a le droit d’obtenir du notaire des informations sur le contenu d’un testament ou d’un contrat successoral.
Un testament privé peut être inscrit au registre des successions par la personne qui a établi le testament, en indiquant où se trouve ledit testament. Les copies d’un testament privé ne sont pas conservées dans le registre des successions.
Si la procédure successorale a été ouverte par un notaire estonien, le notaire doit l’inscrire au registre des successions. Si la procédure successorale a été ouverte par deux notaires différents, celle-ci est menée par le notaire qui a le premier inscrit l’ouverture de la procédure au registre des successions. Le nom du notaire chargé de la procédure successorale est inscrit au registre des successions et les informations relatives à l’ouverture de la procédure sont publiques.
La délivrance d’un certificat successoral doit être inscrite au registre des successions et est publique. Les noms des ayants droit sont inscrits au registre des successions et les informations sont publiques mais ne peuvent être légalement invoquées.
Les informations inscrites au registre des successions peuvent être consultées par l'intermédiaire d’un notaire ou par voie électronique sur le site web de la chambre des notaires https://iseteenindus.notar.ee/Client/p%C3%A4rimisregistri-teenused ou sur le portail national estonien http://www.eesti.ee/. L’utilisation du service électronique nécessite une authentification numérique (carte d’identité, identification mobile, identification intelligente ou identification électronique de l’UE).
La chambre des notaires répond aux questions des autorités compétentes d’États étrangers concernant les testaments et les contrats successoraux inscrits au registre des successions.
Les notaires peuvent délivrer des copies certifiées du registre des successions, moyennant le paiement de frais de notaire.
Le registre des successions est tenu en estonien et les informations délivrées sont en estonien.
Registre des apostilles
Depuis le 1er décembre 2017, le registre des apostilles et son portail en libre-service sont ouverts aux utilisateurs à l’adresse suivante: http://www.notar.ee/apostill. Ils facilitent la demande, la délivrance et le contrôle des apostilles ainsi que la circulation transfrontière des documents.
Il est possible d’introduire une demande d’apostilles sur les documents officiels délivrés en Estonie sur le portail en libre-service. Ce faisant, il est possible de choisir entre quatre types d’apostilles:
- certification d’un document papier avec une apostille papier
- certification d’un document papier avec une apostille électronique
- certification d’un document numérique avec une apostille papier
- certification d’un document numérique avec une apostille électronique
Le choix dépend de la forme sous laquelle le document officiel à apostiller a été délivré et de la volonté du destinataire (un fonctionnaire ou une autre personne dans le pays de destination) d’accepter un document certifié par une apostille électronique.
Après que le notaire a apposé une apostille sur un document, un lien vers le registre estonien des apostilles électroniques peut être envoyé au destinataire (par exemple, une autorité d’un autre pays) lui permettant de vérifier la validité de l’apostille et de consulter le document certifié avec l’apostille.
Une apostille électronique est signée numériquement par le notaire et il n’est pas nécessaire de télécharger des programmes supplémentaires pour ouvrir des documents par l’intermédiaire du registre. Par conséquent, la transmission des documents par l’intermédiaire du registre est pratique tant pour le citoyen que pour l’autorité qui reçoit le document. Il est également possible d’envoyer une apostille électronique signée numériquement au destinataire par courrier électronique, mais dans ce cas, il faut veiller à ce que le destinataire puisse ouvrir le document signé numériquement avec le programme http://id.ee/.
Administration estonienne des transports
- Registre automobile — les données sont extraites du registre automobile pour l’exercice des fonctions prévues par la loi, sur la base d’une demande unique ou d’un contrat conclu entre l’administration estonienne des transports et une personne. La délivrance de données ou d’un document provenant du registre automobile est soumise au paiement d’une taxe d’État. Pour de plus amples informations, voir: https://www.transpordiamet.ee/liiklusregister. Un contrôle de l’historique du véhicule peut être effectué pour les véhicules inscrits au registre estonien à l’adresse suivante: https://eteenindus.mnt.ee/public/soidukTaustakontroll.jsf.
- Registres maritimes estoniens et immatriculation des navires — l’administration estonienne des transports tient trois registres et le service du registre foncier du tribunal du comté de Tartu tient le registre maritime, qui se compose de deux registres. Un navire peut être inscrit au registre des navires affrétés coque nue tenu par l’administration estonienne des transports ou au registre maritime.
Registres de l’administration estonienne des transports:
- Le premier registre des navires affrétés coque nue, où sont inscrits, à la demande de l’affréteur, les navires affrétés coque nue dont la personne responsable a son siège en Estonie.
- Le second registre des navires affrétés coque nue, où sont inscrits, à la demande de l’affréteur, les navires affrétés coque nue dont la personne responsable n’a pas son siège en Estonie.
- Base de données des navires exerçant des fonctions administratives de l’État.
Pour de plus amples informations, voir: https://www.transpordiamet.ee/laevaregistrid
- Registre des aéronefs — pour pouvoir attribuer un code de pays et un numéro d’immatriculation à un aéronef et l’exploiter, celui-ci doit être inscrit au registre des aéronefs tenu par l’administration estonienne des transports.
Pour de plus amples informations, voir: https://www.transpordiamet.ee/ohusoidukite-register.
Registre du commerce
Le registre du commerce est une base de données dont le but est de collecter, de stocker et de divulguer des informations sur les entreprises individuelles, les sociétés et les succursales de sociétés étrangères établies en Estonie.
Les informations figurant sur la carte d’immatriculation sont juridiquement valables et peuvent être invoquées légalement, mais les données figurant dans la partie informative du registre n’ont pas de validité juridique.
La carte d’immatriculation et les données figurant dans la partie informative du registre ainsi que les documents figurant dans le dossier du registre sont publics. Le registre du commerce peut être consulté par voie électronique à l’adresse https://ariregister.rik.ee/eng afin d’avoir accès aux données du registre; cette consultation est gratuite.
Le registre électronique du commerce contient:
- des informations sur les entreprises;
- des données sur les associations sans but lucratif et les fondations;
- des informations sur les autorités publiques;
- des données du registre des nantissements commerciaux;
- des informations de procédure et les modifications apportées aux entrées;
- des informations sur la dette fiscale;
- des données relatives aux partis politiques et à leurs membres;
- des interdictions d’exercer une activité commerciale et de générer une entreprise imposées aux ressortissants estoniens;
- des données relatives aux associations artistiques et à leurs membres;
- un outil de visualisation des données.
Des extraits authentifiés du registre du commerce peuvent être obtenus auprès d’un notaire moyennant le paiement de frais de notaire.
Le registre est tenu en estonien. Une carte d’immatriculation ou des copies de la partie informative des registres peuvent également être obtenues en anglais, mais elles peuvent contenir certaines données en estonien.
Registre électronique des titres
Accès au registre: https://ereg.nasdaqcsd.com/SecureWeb/
Nasdaq CSD https://nasdaqcsd.com/estonia/en/shareholders-list/ fournit aux émetteurs des services liés à la liste des détenteurs de titres (liste des actionnaires, liste des détenteurs d’obligations). Le service permet à une personne autorisée d’obtenir et d’imprimer des listes de détenteurs de titres à tout moment.
Une liste des actionnaires peut servir ou être utilisée comme base lors des assemblées générales d’actionnaires, lors d’opération sur des titres et de la transmission d’informations aux investisseurs et aux autres personnes concernées.
Afin d’utiliser le portail ESIS en libre-service, les émetteurs, leurs représentants ou les tiers autorisés doivent envoyer une demande à Nasdaq CSD à l'adresse suivante csd.estonia@nasdaq.com. Nasdaq CSD crée des utilisateurs et envoie des confirmations par courrier électronique.
Dans le cas des valeurs mobilières estoniennes, la demande d’extrait de la liste des détenteurs de titres doit être complétée et envoyée sous forme électronique à csd.estonia@nasdaq.com.
Informations sur l’insolvabilité
Il n’existe pas de registre d’insolvabilité distinct en Estonie, mais des informations sur les procédures de faillite et de restructuration des dettes des personnes physiques et morales sont disponibles dans la publication électronique officielle: Ametlikud Teadaanded: https://www.ametlikudteadaanded.ee/eng/index. En outre, le registre du commerce estonien ainsi que le registre des organismes à but non lucratif et des fondations contiennent des informations concernant les faillites des personnes morales ou des entreprises individuelles.
Chambre des huissiers et des administrateurs judiciaires
Tél. +372 64 63 773
Adresse: Tartu maantee 16, 10117, Tallinn
Registre estonien des pensions
Le registre des pensions répertorie les personnes qui adhèrent à des fonds de pension par capitalisation.
Le registre des pensions contient:
- des données sur les fonds de pension obligatoires par capitalisation, c’est-à-dire le pilier II; et
- des données sur les fonds de pension volontaires par capitalisation, c’est-à-dire le pilier III.
Le registre contient toutes les demandes de pensions par capitalisation, les fonds choisis, les cotisations versées, les unités de fonds de pension acquises, les décaissements, les changements de fonds et les autres opérations liées à la pension par capitalisation.
Disponible à l'adresse suivante: Pensionikeskus AS
Adresse: Maakri 19, Tallinn 10145
3 Disponibilité d’informations relatives aux comptes bancaires
Pour savoir si la personne décédée détenait un compte bancaire, il suffit de demander directement à la banque. En vertu de la loi sur les établissements de crédit, toutes les données et évaluations connues concernant un client de l’établissement de crédit ou d’un autre établissement de crédit sont considérées comme des informations soumises au secret bancaire.
Si la succession a lieu en Estonie, un notaire soumet une requête électronique sur les droits et obligations du légataire aux établissements de crédit opérant en République d’Estonie. Un établissement de crédit qui a reçu une requête d’un notaire et dispose d’informations sur les droits et obligations du légataire est tenu de fournir ces informations au notaire par voie électronique et gratuitement dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la réception de la requête.
Site web de la chambre des notaires: Chambre des notaires
Tatari 25, 10116 Tallinn
Tél. +372 617 7900
Adresse électronique: koda@notar.ee
Les coordonnées des notaires estoniens sont disponibles à l’adresse suivante: https://www.notar.ee/et/notarid/nimekiri.
4 Disponibilité d’un registre des droits de propriété intellectuelle
L’Office estonien des brevets est une agence gouvernementale qui relève du ministère de la justice et met en œuvre la politique économique de l’État dans le domaine de la protection juridique de la propriété intellectuelle. L’Office estonien des brevets offre une protection juridique pour les brevets, les marques, les modèles d’utilité, les dessins et modèles industriels, les indications géographiques et les schémas de configuration de circuits intégrés.
Tatari 39, 15041 Tallinn, Estonie
Tél. +372 627 7900
Tant les marques déjà enregistrées que celles dont la demande d’enregistrement a été déposée peuvent faire l’objet d’une recherche dans les bases de données de l’Office estonien des brevets. La base de données contient les données relatives aux marques enregistrées ou à celles dont la demande d’enregistrement a été déposée en République d’Estonie et aux marques internationales en cours de validité ou ayant fait l’objet d’une demande de protection juridique en Estonie en vertu du protocole de Madrid. La base de données est mise à jour une fois par jour. La base de données est informative et n’a aucun effet juridique.
La base de données est disponible à l’adresse suivante: https://andmebaas.epa.ee/avalik/#/trademarks
5 Autres registres contenant des informations relatives aux successions
Les registres applicables ont été mentionnés au début de l’article.
6 Disponibilité d’informations relatives aux testaments fermés et aux testaments non soumis à enregistrement
En Estonie, un testament peut être notarié ou privé.
Le testament notarié peut être un testament authentifié par un notaire ou déposé auprès d’un notaire. Tous les testaments notariés sont inscrits au registre des successions. Les informations relatives aux testaments et aux contrats successoraux inscrites au registre sont confidentielles jusqu’à l’ouverture de la succession. Une fois le décès du légataire certifié,, quiconque peut accéder aux informations du registre des successions.
Le testament privé peut être un testament signé en présence de témoins ou un testament olographe. Les testaments privés ne sont pas enregistrés. Un testament privé devient invalide si six mois se sont écoulés depuis qu’il a été rédigé et que le légataire est en vie à ce moment-là. Un légataire peut conserver lui-même un testament privé ou le confier à une autre personne à des fins de garde. Si la personne à laquelle le légataire a confié son testament ou qui est en possession du testament à un autre titre prend connaissance du décès du légataire, elle est tenue de présenter immédiatement le testament à un notaire. Le notaire remet à la personne qui a présenté le testament privé un document relatif au dépôt du testament, signé par la personne qui a remis le testament et par le notaire.