Registres du commerce dans les pays de l’UE

À propos du registre des entreprises de la République de Lettonie

Le registre des entreprises de la République de Lettonie (Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs) a été créé le 1^er décembre 1990. Le registre des entreprises est un organisme public qui enregistre les entreprises (sociétés), les commerçants, leurs filiales et bureaux de représentation, ainsi que toutes les modifications apportées à leurs statuts, et qui accomplit d’autres actes prévus par la loi. Y sont également enregistrés les fournisseurs de services de médias, les associations et fondations, les sûretés commerciales, les participations majoritaires, les contrats de mariage, les partis politiques, les organes d’arbitrage, les syndicats, les organisations et institutions religieuses, les procédures d’insolvabilité ainsi que les informations sur les bénéficiaires effectifs de constructions juridiques.

Législation actuellement applicable

Les principaux actes législatifs régissant les activités du registre des entreprises sont la loi relative au registre des entreprises de la République de Lettonie, les statuts du registre des entreprises, la loi relative à l’introduction des demandes et le code de procédure administrative.

Une liste de la législation générale, à savoir les actes législatifs concernant les opérateurs commerciaux, les entrepreneurs et les organisations commerciales, ainsi que les textes portant sur les contrats et les sûretés commerciales et sur la communication d’informations, est disponible ici.

Comment effectuer une recherche dans le registre des entreprises?

Le registre des entreprises fournit des informations sur toutes les entités juridiques et tous les faits juridiques enregistrés.

Les informations contenues dans le registre des entreprises sont disponibles gratuitement sur le site web d’information du registre, où toutes les données actuelles sont disponibles sans qu’une authentification soit nécessaire, tandis que les archives et les documents conservés dans la section publique du registre ainsi que les informations sur les personnes physiques ne peuvent être examinés/téléchargés qu’après authentification sur le site web au moyen d’une carte d’identité électronique nationale lettonne, d’une signature électronique, d’un dispositif d’identification bancaire ou de services d’authentification eIDAS (pour les citoyens de l’Union).

Pour obtenir un extrait du registre des entreprises relatif à une personne morale, un fait juridique (contrat) ou une personne physique enregistrés, un formulaire de demande d’informations ou une demande en format libre doit être présenté par courrier postal ou par voie électronique à l’adresse électronique officielle du registre, pasts@ur.gov.lv, et porter une signature électronique sécurisée et un horodatage. Le formulaire de demande d’informations doit être accompagné d’informations relatives au paiement effectué (justificatif de paiement ou sa copie, ou relevé imprimé d’opérations bancaires en ligne). La demande d’informations doit préciser les modalités de réception des informations, c’est-à-dire par courrier (lettre recommandée) ou par voie électronique.

Le registre délivre également des copies des documents du dossier d’enregistrement d’une entité juridique ou d’un fait juridique (contrat) et du dossier de l’affaire. Les documents provenant de la section publique du dossier d’enregistrement (conformément à l’article 4.¹⁵, paragraphe 1, de la loi relative au registre des entreprises de la République de Lettonie) sont accessibles en ligne sur le site web d’information du registre des entreprises, gratuitement et immédiatement.

Pour obtenir une copie du document de la section publique ou de la section non publique, accompagnée d’un certificat d’authenticité, il convient de soumettre un formulaire de demande d’informations dûment complété ou d’effectuer une demande en format libre. Le service de demande de copies de documents (accompagnées d’un certificat d’authenticité) est payant. Ces copies peuvent être transmises par courrier postal ou par courrier électronique.

À partir du 1^er août 2021, toutes les inscriptions au registre du commerce et tous les documents joints au dossier d’enregistrement qui figurent dans le registre du commerce et, conformément à l’article 4.¹⁵, paragraphe 1, de la loi relative au registre des entreprises de la République de Lettonie, dans la section publique du dossier d’enregistrement, sont publiés en ligne gratuitement sur le site web d’information du registre, de façon à garantir d’emblée leur accès public en ligne. Les inscriptions sont réputées avoir été publiées le lendemain (c’est-à-dire après minuit) de la date à laquelle elles ont été effectuées, et les documents sont réputés avoir été publiés le lendemain (c’est-à-dire après minuit) de leur intégration au dossier d’enregistrement.

Le registre des entreprises permet d’obtenir gratuitement les informations suivantes sur toutes les entités juridiques qui y sont enregistrées sous forme de données ouvertes:

numéro d’enregistrement;
dénomination ou nom commercial de l’entité;
nom historique de l’entité (si le nom a été modifié);
type d’entité juridique;
registre dans lequel l’entité est enregistrée;
date d’enregistrement;
code d’identification du bénéficiaire pour l’espace unique de paiement en euros (si attribué);
informations indiquant si l’entité juridique a été radiée du registre ou réorganisée;
date de radiation de l’entité juridique du registre (ou date de restructuration, si c’est le motif de la radiation de l’entité);
adresse du siège;
activités des associations, des fondations et des syndicats;
informations sur les bénéficiaires effectifs enregistrés dans le dossier de l’entité juridique (prénom, nom, partie du numéro d’identification personnel, date de naissance, nationalité, pays de résidence);
informations relatives aux membres du comité exécutif, aux membres disposant d’un droit de représentation ou à d’autres cadres supérieurs ayant le droit de représenter l’entité juridique (prénom, nom, partie du numéro d’identification personnel, poste occupé, date d’enregistrement);
informations sur les associés de sociétés à responsabilité limitée (prénom, nom, partie du numéro d’identification personnel, nombre d’actions détenues par eux et valeur nominale de ces actions);
informations de base sur les procédures d’insolvabilité (si les informations sont enregistrées dans le registre des insolvabilités);
informations issues des rapports financiers annuels.

Ces informations sont fournies en format .csv, .txt ou .xlsx et sont disponibles ici. L’utilisateur peut choisir le format qui lui convient le mieux en fonction de l’usage prévu. Les données sont mises à jour quotidiennement.

Pour obtenir des documents qui ne sont pas couverts par l’article 4.¹⁵, paragraphe 1, de la loi relative au registre des entreprises de la République de Lettonie, outre ce qui précède, le motif de la demande et la finalité de l’utilisation des informations doivent figurer dans la demande écrite.

Des informations sur le montant des frais liés aux services sont disponibles ici.

Dans quelle mesure les informations figurant dans le registre du commerce sont-elles fiables?

À partir du 1^er août 2021, toutes les inscriptions effectuées dans le registre du commerce et tous les documents joints au dossier d’enregistrement qui figurent dans le registre du commerce et, conformément à l’article 4.¹⁵, paragraphe 1, de la loi relative au registre des entreprises de la République de Lettonie, dans la section publique du dossier d’enregistrement, sont publiés en ligne gratuitement sur le site web d’information du registre des entreprises, de façon à garantir d’emblée leur accès public en ligne. Toutes les inscriptions effectuées dans le registre du commerce avant le 31 juillet 2021 et toutes les informations concernant des documents spécifiques ont été publiées dans le journal officiel Latvijas Vēstnesis.

Les inscriptions sont réputées avoir été publiées le lendemain (c’est-à-dire après minuit) de la date à laquelle elles ont été effectuées, et les documents sont réputés avoir été publiés le lendemain (c’est-à-dire après minuit) de leur intégration au dossier d’enregistrement. Les inscriptions au registre du commerce ne sont opposables aux tiers qu’après leur publication, sauf si le tiers avait connaissance des informations avant leur publication. Par ailleurs, si le tiers démontre qu’il n’avait pas, et ne pouvait pas avoir, connaissance de ces informations, celles-ci peuvent ne pas être invoquées dans le cadre d’actions en justice engagées dans les quinze jours suivant la publication des informations.

Si les informations à entrer dans le registre du commerce sont enregistrées ou publiées avec des erreurs, un tiers peut se prévaloir des informations publiées relatives à la partie dans l’intérêt de laquelle l’information a été publiée, mais pas si le tiers savait que les informations publiées dans le registre du commerce ne correspondaient pas à la réalité de la situation juridique. Pour des informations plus détaillées, veuillez consulter les articles 11 et 12 de la loi sur le commerce.

Lancement d’une procédure d’enregistrement

L’introduction des demandes est régie par la loi sur le commerce. Les dispositions pertinentes de la loi prévoient que les documents justifiant l’inscription au registre du commerce et les autres documents prévus par la loi sont soumis à l’Office du registre du commerce. Ces documents doivent être transmis sur papier ou par voie électronique.

L’Office du registre du commerce soumet l’original du document correspondant ou une copie certifiée conforme de celui-ci. Si la loi prévoit que la signature d’une personne sur un document (demande, document à joindre à une demande ou autre document) doit être notariée, l’exigence est réputée respectée si la signature est certifiée conforme par un notaire ou, dans le cas où l’acte a été établi par voie électronique, s’il porte une signature électronique sécurisée. Si la loi prévoit que la signature d’une personne sur un document (demande, document à joindre à une demande ou autre document) doit être authentifiée, la procuration autorisant une autre personne à signer le document requiert une certification notariée. Les documents publics délivrés à l’étranger sont légalisés conformément aux procédures prévues par les accords internationaux, accompagnés d’une traduction notariée en letton. Une traduction certifiée en letton doit être accompagnée de documents privés rédigés dans une langue étrangère, conformément à la procédure fixée par le Cabinet des ministres.

Les documents peuvent être présentés en vue de leur enregistrement dans le registre des entreprises en utilisant les canaux suivants de soumission électronique: service en ligne, e-adresse ou courrier électronique. De plus amples informations sur la manière de soumettre des documents par voie électronique sont disponibles ici.

Examen des demandes déposées

La procédure d’examen des documents présentés est régie par la loi relative au registre des entreprises de la République de Lettonie. La loi dispose que, lors de l’examen des documents présentés, un notaire du registre vérifie si :

tous les documents prévus par la loi qui vont être enregistrés (versés au dossier) ou sur la base desquels une inscription va être effectuée dans le registre du commerce ont été présentés;
le document enregistré (versé au dossier) ou sur la base duquel une inscription va être effectuée dans le registre du commerce a des effets juridiques;
la forme du document enregistré (versé au dossier) ou sur la base duquel une inscription va être effectuée dans le registre du commerce répond aux exigences de la législation ou des statuts, lorsque la législation prévoit la possibilité de spécifier une forme particulière de document dans les statuts;
la quantité et la teneur des informations et des dispositions contenues dans le document enregistré (versé au dossier) ou sur la base duquel une inscription va être effectuée dans le registre du commerce sont conformes à la législation et aux autres documents figurant dans le dossier d’enregistrement;
aucun autre obstacle juridique ne figure dans le registre des entreprises.

Si, dans le cadre de la vérification des circonstances susmentionnées, aucun obstacle n’est constaté, le notaire du registre des entreprises prend la décision de procéder à une inscription ou d’enregistrer les documents (versement au dossier).

S’il est constaté que les exigences susmentionnées n’ont pas été respectées, mais qu’il est possible de remédier aux irrégularités relevées, le notaire du registre des entreprises prend la décision de reporter l’inscription ou l’enregistrement des documents (versement au dossier) et fixe un délai raisonnable dans la décision d’au minimum un mois pour remédier aux irrégularités.

Si les irrégularités constatées dans les documents ne peuvent être éliminées ou si les informations fournies ne doivent pas être inscrites dans le registre du commerce, le notaire du registre des entreprises prend la décision de refuser l’enregistrement des documents (versement au dossier) ou de refuser l’inscription au registre du commerce. Dans ce cas, la taxe nationale n’est pas remboursée.

Si le registre du commerce reçoit une preuve irréfutable qu’une signature a été falsifiée, le notaire du registre des entreprises prend la décision de refuser l’enregistrement des documents (versement au dossier) ou de refuser l’inscription au registre du commerce.

Procédures de protection des données

Les procédures se rapportent aux droits de la personne concernée eu égard à tout type de traitement de ses données personnelles. Le registre des entreprises traite les données à caractère personnel uniquement aux fins de l’exercice de ses fonctions et de l’exécution des tâches qui lui incombent en vertu du règlement général sur la protection des données et de la loi sur le traitement des données à caractère personnel et d’autres dispositions législatives, et tient compte des principes de bonnes pratiques suivants pour le traitement des données à caractère personnel dans un contexte opérationnel:

les données à caractère personnel devraient être traitées de manière licite, équitable et transparente en fournissant, sur le site web du registre, des informations sur les processus de traitement des données concernés ainsi que sur la justification juridique et les finalités (objectifs) du traitement. Les données à caractère personnel sont exclusivement traitées par des employés dont les fonctions comprennent l’exécution de telles tâches;
les données à caractère personnel devraient être traitées à des fins claires, spécifiques et légitimes et ne pas être traitées contrairement aux finalités initiales;
le principe de la minimisation des données devrait être appliqué: les données ne devraient être traitées que si elles sont nécessaires pour atteindre la finalité prévue du traitement;
l’exactitude des données devrait être garantie: les données inexactes devraient être corrigées ou mises à jour, sauf disposition contraire prévue dans la législation;
les données devraient être conservées sans dépasser la durée de conservation nécessaire pour atteindre la finalité du traitement ou la durée de conservation prévue par la législation;
des mesures techniques et organisationnelles proportionnées devraient être appliquées et constamment améliorées afin de garantir la confidentialité, l’intégrité (immuabilité) et la sécurité des données à caractère personnel, y compris la protection de ces données contre un traitement non autorisé ou illicite ou contre la perte ou la destruction accidentelles de données.

De plus amples informations sur le traitement des données à caractère personnel des personnes physiques par le registre des entreprises sont disponibles ici.

Coordonnées:

Registre des entreprises de la République de Lettonie

Pērses iela 2
Riga, Lettonie, LV 1011

Ligne d’information téléphonique: 67031703 (Remarque: aucun conseil juridique n’est donné). Courriel: pasts@ur.gov.lv

Les visiteurs peuvent obtenir un rendez-vous avec le directeur de l’institution, à condition d’indiquer la question ou le problème qu’ils souhaitent aborder, la date et l’heure à laquelle ils souhaitent venir et leurs coordonnées.

Liens utiles:

Répertoire des entreprises de la République de Lettonie
Registre de commerce européen (accès par Lursoft)

Dernière mise à jour: 03/05/2024