Rozporządzenie w sprawie cyfryzacji – powiadomienia przesyłane przez państwa członkowskie

1. Krajowe portale informatyczne służące do komunikacji z sądami lub innymi organami

Podsystem publicznych usług elektronicznych (VEP) w litewskim systemie informacji sądowej (LITEKO): portal e-usług sądów litewskich (EPP) (EPP – strona główna – teismas.lt).

Obywatele Republiki Litewskiej, podmioty prawne zarejestrowane na Litwie, osoby legalnie przebywające na Litwie, a także podmioty prawne zarejestrowane w innych krajach oraz obcokrajowcy i ich przedstawiciele są uprawnieni do dostępu do EPP [pkt 19.1 zarządzenia Dyrektora Krajowej Administracji Sądowej nr 6P-141-(1.1) z dnia 17 września 2015 r. zatwierdzającego zasady świadczenia publicznych usług elektronicznych w systemie informacji sądowej Republiki Litewskiej („zasady VEP LITEKO”)].

Celem LITEKO jest elektroniczne przetwarzanie danych spraw rozpoznawanych przez litewskie sądy, rejestrowanie przebiegu postępowania oraz świadczenie usług mediacyjnych i publicznych usług elektronicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami [ust. 5 przepisów w sprawie litewskiego systemu informacji sądowej, zatwierdzonych zarządzeniem nr 6P-112-(1.1) dyrektora Krajowej Administracji Sądowej z dnia 28 listopada 2011 r. („przepisy w sprawie LITEKO”)]. Usługi te zdefiniowano jako publiczne usługi elektroniczne świadczone przez sądy Republiki Litewskiej na rzecz odbiorców usług korzystających z podsystemu VEP LITEKO (pkt 3.1 zasad VEP LITEKO).

Dostęp do konta w podsystemie VEP LITEKO można uzyskać poprzez SIRIP (państwową platformę interoperacyjności zasobów informacyjnych), która umożliwia identyfikację użytkownika usług za pośrednictwem systemów zewnętrznych, przy użyciu dowodu tożsamości z wbudowanym kwalifikowanym certyfikatem cyfrowym, systemu bankowości internetowej banku komercyjnego, osobistego kwalifikowanego certyfikatu cyfrowego lub wydanych przez sąd danych logowania pozwalających na identyfikację indywidualną (pkt 5 zasad VEP LITEKO).

Użytkownicy, którzy po raz pierwszy korzystają z VEP LITEKO, muszą zapoznać się z zasadami korzystania z VEP LITEKO, treścią przewodnika użytkownika dostępnego na koncie odbiorcy usług („przewodnik użytkownika”) i określonymi w tym przewodniku zasadami oraz ich przestrzegać, a także korzystać z usługi wyłącznie w granicach uprawnień przyznanych użytkownikowi, przekazując do podsystemu VEP LITEKO prawidłowe dane odbiorcy usług, użytkownika usług oraz inne dane, które są niezbędne do świadczenia usług i które mogą być edytowane przez użytkownika usług. W przypadku wprowadzenia zmian w tych danych użytkownik usług musi zaktualizować konto najpóźniej w następnym dniu roboczym, przekazać dokumenty do podsystemu VEP LITEKO w formacie określonym w przewodniku użytkownika i możliwym do odczytania po odtworzeniu w podsystemie VEP LITEKO oraz powstrzymać się od działań mających na celu zmianę, zakłócenie lub inne utrudnienie funkcjonowania podsystemu VEP LITEKO bądź naruszenie praw i uzasadnionych interesów osób trzecich.

2. Prawo krajowe dotyczące korzystania z wideokonferencji w postępowaniach w sprawach cywilnych i handlowych

Korzystanie z wideokonferencji w postępowaniach w sprawach cywilnych i handlowych regulują:

art. 175² kodeksu postępowania cywilnego Republiki Litewskiej (kpc) – Wykorzystanie technologii wideokonferencji,
art. 34 ust. 7 i 8 ustawy o sądach Republiki Litewskiej („ustawa o sądach”),
zarządzenie Ministra Sprawiedliwości Republiki Litewskiej z dnia 7 grudnia 2012 r. nr 1R-309 (zmienione zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości Republiki Litewskiej z dnia 29 października 2020 r. nr 1R-355) zatwierdzające opis procedury stosowania technologii wideokonferencyjnej w sprawach cywilnych i administracyjnych („opis zatwierdzony przez Ministra Sprawiedliwości”),
uchwała nr 13p-156-(7.1.2) Rady Sądownictwa z dnia 28 listopada 2014 r. zatwierdzająca opis procedury stosowania technologii wideokonferencyjnej w toku postępowania sądowego („opis”);
zalecenia w sprawie zdalnych rozpraw sądowych („zalecenia”) przyjęte przez Radę Sądownictwa w drodze zaprotokołowanej decyzji z dnia 27 sierpnia 2021 r.

Sądy mogą przeprowadzać wideokonferencje zgodnie z art. 5 rozporządzenia (UE) 2023/2844. Nie ma informacji o uprawnieniach innych instytucji do prowadzenia wideokonferencji na podstawie art. 5 rozporządzenia.

Sąd może z urzędu postanowić o zdalnej obecności uczestników postępowania oraz zorganizować przesłuchanie świadka za pośrednictwem technologii wideokonferencyjnej lub telekonferencyjnej, po dokonaniu oceny zasadności i możliwości zorganizowania rozprawy z wykorzystaniem takiej technologii, a także możliwości udziału uczestników w rozprawie z jej wykorzystaniem (pkt 7 opisu zatwierdzonego przez Ministra Sprawiedliwości).

Sądy korzystają głównie z platformy Zoom lub sprzętu wideokonferencyjnego zainstalowanego w pomieszczeniach sądu.

Rodzaj konferencji (wideokonferencja lub telekonferencja) oraz konkretną technologię wideokonferencyjną (scentralizowany system wideokonferencyjny stanowiący wyposażenie sądu, Zoom, Microsoft Teams, stacjonarne lub mobilne urządzenia telefoniczne itp.) wybiera sędzia rozpoznający sprawę, uwzględniając okoliczności sprawy, dostępność technologii wideokonferencyjnej w sądzie, a także dostęp uczestników postępowania do odpowiedniej technologii. Sędzia ten organizuje wideokonferencję i zarządza jej przebiegiem.

Ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa informacji przekazywanych w ramach postępowania sądowego na odległość zaleca się stosowanie technologii wideokonferencyjnych poddanych ocenie i uznanych za bezpieczne przez Narodowe Centrum Cyberbezpieczeństwa, przy czym w miarę możliwości w pierwszej kolejności należy stosować:

scentralizowany system wideokonferencyjny stanowiący wyposażenie sądu,
platformę Zoom, na podstawie licencji udzielonych sądom (przez konto sądowe) (pkt 3.2–3.3 zaleceń).

Uczestnik postępowania może wyrazić swoje stanowisko w kwestii rozpoznania sprawy z wykorzystaniem technologii informacyjnych i środków komunikacji elektronicznej (za pośrednictwem wideokonferencji, telekonferencji itp.) w każdym przedkładanym przez siebie piśmie procesowym (art. 111 ust. 2 pkt 6 kpc).

Przebieg rozprawy sądowej utrwala się urządzeniem rejestrującym dźwięk, zgodnie z procedurą określoną w prawie procesowym. Na potrzeby rejestrowania postępowania dowodowego i badania dowodów sąd może wykonywać nagrania wideo, filmować i fotografować zgodnie z procedurą określoną w prawie procesowym lub korzystać z innych środków technicznych (art. 38 ust. 3 ustawy o sądach).

Każdą rozprawę ustną nagrywa się urządzeniem rejestrującym dźwięk (art. 168 kpc). Osoby uczestniczące w postępowaniu mają prawo dostępu do nagrania audio z rozprawy sądowej (art. 168 ust. 4 kpc) zgodnie z procedurą określoną w aktach prawnych regulujących dostęp do materiałów dotyczących spraw karnych, cywilnych oraz spraw o wykroczenia i spraw karno-administracyjnych [pkt 6 procedury utrwalania przebiegu rozpraw sądowych urządzeniami rejestrującymi dźwięk zatwierdzonej uchwałą Rady Sądownictwa nr 13P-22-(7.1.2) z dnia 14 lutego 2014 r. („uchwała”)].

Nagrania audio z rozpraw sądowych przechowuje się i archiwizuje zgodnie z procedurą ustawową. Nagrania audio z rozpraw sądowych należy zabezpieczyć przed nieuprawnionym wykorzystaniem, kopiowaniem, edycją lub zniszczeniem (ust. 9 i 11 opisu wymagań dotyczących nagrań audio stanowiących zapis przebiegu rozpraw sądowych, zatwierdzonego zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości Republiki Litewskiej nr 1R-314 z dnia 11 grudnia 2012 r.).

Nagranie audio z jawnej rozprawy zarejestrowane za pomocą stacjonarnego urządzenia nagrywającego przenosi się z urządzenia do systemu LITEKO w sposób automatyczny, chyba że ze względów technicznych nagranie audio przenosi się manualnie z lokalnego serwera sądu do systemu LITEKO.

Nagranie audio z jawnej rozprawy zarejestrowane za pomocą mobilnego urządzenia nagrywającego przenosi się manualnie do systemu LITEKO.

Nagranie audio z rozprawy niejawnej, a także nagranie audio przeniesione do systemu LITEKO zgodnie z wymogami określonymi w przepisach dotyczących archiwizacji spraw zapisuje się na nośniku komputerowym (CD-ROM lub podobnym), zapewniającym ochronę przed zmianą lub zniszczeniem zapisanej zawartości. Nośnik dołącza się do akt sprawy i przetwarza zgodnie z procedurą określoną przepisami prawa (pkt 12–13 i pkt 15 uchwały).

Sąd gwarantuje stronie prawo do skutecznej pomocy adwokata/asystenta prawnego we wszystkich postępowaniach sądowych, w tym prawo do zachowania poufności komunikacji pełnomocnika z reprezentowanym przez siebie uczestnikiem postępowania. Jeżeli adwokat/asystent prawny i klient nie są fizycznie obecni w tym samym miejscu, sąd może zastosować m.in. następujące środki:

na wniosek adwokata/asystenta prawnego i klienta/oskarżonego sąd (pracownik wyznaczony przez sąd) przenosi ich do oddzielnego wirtualnego pokoju (np. licencjonowane oprogramowanie Zoom posiada funkcję zwaną „Breakout rooms”), gdzie z zachowaniem poufności mogą oni omówić linię obrony oraz inne kwestie. Po takiej konsultacji wracają oni do głównej sesji;
ogłosić przerwę, wyłączyć kamery i mikrofony i wówczas klient/oskarżony może porozmawiać przez telefon z adwokatem/asystentem prawnym. Jeżeli adwokat/asystent prawny i klient są fizycznie obecni w tym samym miejscu, mogą poprosić o przerwę. Na czas przerwy wyłączają mikrofon i kamerę wideo, a po przerwie wracają do głównej sesji.

Jeżeli dana osoba przebywa w pomieszczeniu kontrolowanym przez organy publiczne (areszt, więzienie itp.), ma prawo wystąpić o przerwę w posiedzeniu, podczas której wszyscy funkcjonariusze opuszczą pomieszczenie, a pozostanie w nim wyłącznie dana osoba i jej obrońca (wyłącza się również mikrofon i kamery) (pkt 5.13 zaleceń).

Wideokonferencje organizuje się i prowadzi zgodnie z procedurą określoną w przepisach kpc, przepisach rozdziału II „Organizacja i przebieg wideokonferencji” opisu oraz rozdziału II „Organizacja postępowania sądowego z wykorzystaniem technologii wideokonferencyjnych” opisu zatwierdzonego przez Ministra Sprawiedliwości, a także pkt 3–5 zaleceń.

Dopuszcza się korzystanie z technologii zamiany mowy na tekst.

Przed wydaniem postanowienia sąd rozpoznający sprawę kontaktuje się z osobą wyznaczoną przez organ (sąd, prokuraturę, litewską Służbę Więzienną), do którego skierowano wniosek o zorganizowanie wideokonferencji w trakcie postępowania, odpowiedzialną za użytkowanie i utrzymanie sprzętu wideokonferencyjnego oraz organizację wideokonferencji, w sprawie możliwości zorganizowania wideokonferencji i uzgadnia miejsce, datę i godzinę wideokonferencji.

Sąd wybiera organ (sąd, prokuraturę, organ podległy służbie więziennej), do którego zwraca się z wnioskiem o zorganizowanie wideokonferencji w trakcie postępowania, biorąc pod uwagę miejsce pobytu (lokalizację) osoby przesłuchiwanej lub możliwość stawienia się przez nią w miejscu, w którym ma odbyć się wideokonferencja.

Jeżeli sąd lub organ, do którego sąd zwraca się o zorganizowanie wideokonferencji, nie dysponuje sprzętem wideokonferencyjnym, zwraca się on do właściwego miejscowo sądu rejonowego, innego sądu lub innego organu dysponującego niezbędnym przenośnym sprzętem wideokonferencyjnym z wnioskiem o udostępnienie sprzętu w celu przeprowadzenia przesłuchania w drodze wideokonferencji. Przenośny sprzęt wideokonferencyjny udostępnia się sądowi lub organowi, do którego sąd wystąpił o zorganizowanie wideokonferencji, oraz zwraca się go zgodnie z procedurą określoną w przepisach prawa (pkt 7–8 opisu).

Jeżeli uczestnik postępowania poinformuje sąd, że nie wyraża zgody na przeprowadzenie rozprawy zdalnej lub nie posiada możliwości technicznych, aby uczestniczyć w rozprawie przy użyciu technologii wideokonferencyjnej wskazanej przez sąd, można zorganizować rozprawę zdalną w trybie hybrydowym i wezwać tę osobę do osobistego stawiennictwa.

Przy ocenie możliwości udziału w rozprawie z wykorzystaniem technologii wideokonferencyjnej przez uczestników postępowania zaleca się uwzględnienie następujących okoliczności (lista nie jest wyczerpująca):

środków technicznych, jakimi dysponuje dana osoba (jeżeli informacje takie są dostępne dla sądu),
sytuacji szczególnie wrażliwych grup uczestników postępowania (osoby małoletnie, osoby z niepełnosprawnościami itp.), która może uniemożliwiać im samodzielny lub pełny udział w postępowaniu z wykorzystaniem technologii wideokonferencyjnych (pkt 3.8–3.9 zaleceń).

W celu ustalenia tożsamości osób obecnych na rozprawie:

osoba biorąca udział w rozprawie za pośrednictwem technologii wideokonferencyjnej musi się przedstawić i okazać dokument tożsamości w taki sposób, aby sąd mógł porównać go z poświadczoną kopią dokumentu przedłożoną mu zgodnie z procedurą określoną w przepisach prawa,

uczestnik biorący udział w rozprawie za pośrednictwem technologii telekonferencyjnej musi połączyć się z sesją rozprawy przy użyciu danych logowania przekazanych mu przez sąd, przedstawić się i odczytać następujące dane wymagane przez sąd: osobisty numer identyfikacyjny (jego część), numer legitymacji adwokata/asystenta prawnego, kod nadany przez sąd lub inne dane umożliwiające identyfikację osoby (pkt 9 opisu zatwierdzonego przez Ministra Sprawiedliwości).

Tożsamość osoby przesłuchiwanej w drodze wideokonferencji można również ustalić w inny sposób zgodnie z decyzją wnioskującego sądu (pkt 13 opisu).

Wideokonferencje w postępowaniu sądowym organizuje się i przeprowadza zgodnie z przepisami o postępowaniu przed sądem oraz procedurą organizacji i prowadzenia wideokonferencji i korzystania ze sprzętu wideokonferencyjnego określoną w opisie i innych aktach prawnych (pkt 4 opisu).

Strony mają prawo wglądu do akt sprawy (w tym do akt w formie elektronicznej), sporządzania i uzyskiwania wyciągów i kopii lub odpisów (kopii/odpisów cyfrowych) akt, zgłaszania sprzeciwu, przedstawiania dowodów, uczestniczenia w badaniu dowodów, zadawania pytań innym osobom uczestniczącym w postępowaniu, świadkom i biegłym, składania wniosków, składania ustnych i pisemnych oświadczeń przed sądem, przedstawiania swoich argumentów i uwag dotyczących wszelkich kwestii powstałych w toku postępowania, sprzeciwu wobec wniosków, argumentów i uwag innych stron postępowania, uzyskiwania uwierzytelnionych odpisów (odpisów cyfrowych) wyroków, nakazów, orzeczeń lub postanowień sądu, odwoływania się od wyroków i nakazów sądu oraz wykonywania wszelkich innych praw procesowych przyznanych stronom w kpc (art. 42 ust. 1 kpc).

Przewodniczący składu orzekającego na rozprawie poucza strony, osoby trzecie i ich pełnomocników, którzy stawili się na rozprawie, zgodnie z procedurą określoną w kpc, o ich prawach i obowiązkach procesowych, z wyjątkiem przypadków, gdy stronę lub osobę trzecią reprezentuje pełnomocnik posiadający wykształcenie prawnicze (art. 243 kpc).

Osobom nieposługującym się językiem urzędowym przysługuje prawo do uczestnictwa w postępowaniu sądowym za pośrednictwem tłumacza (art. 8 ust. 2 ustawy o sądach Republiki Litewskiej, art. 11 ust. 2 kpc).

W razie potrzeby sąd wnioskujący i organ, do którego zwraca się sąd, mogą wspólnie uzgodnić środki ochrony osoby przesłuchiwanej, a także zapewnić jej pomoc tłumacza, jeżeli jest to konieczne (pkt 12 opisu).

Jeżeli w postępowaniu sądowym uczestniczy tłumacz ustny, powinien on przez cały czas trwania rozprawy mieć odpowiedni kontakt wzrokowy z uczestnikiem postępowania sądowego, którego język tłumaczy (pkt 5.14 zaleceń).

Rozpoznający sprawę sąd ma obowiązek bezpośrednio zbadać dowody, tj. przesłuchać uczestników postępowania, odebrać zeznania świadków oraz zbadać opinie biegłych, dowody z dokumentów, dowody rzeczowe i inne dowody (art. 235 ust. 1 kpc).

Osoby wyznaczone przez organ (sąd, prokuraturę, organ podległy służbie więziennej), do którego sąd prowadzący postępowanie zwrócił się o zorganizowanie wideokonferencji w toku postępowania, odpowiedzialne za użytkowanie i utrzymanie sprzętu wideokonferencyjnego oraz organizację wideokonferencji wraz z innymi przedstawicielami tego organu uczestniczącymi w przesłuchaniu w drodze wideokonferencji muszą również umożliwić osobie przesłuchiwanej przedstawienie dowodów i zapewnić ich przekazanie sądowi rozpoznającemu sprawę (pkt 10.4 opisu).

Osoba przesłuchiwana w drodze wideokonferencji może przekazać sądowi dowody (i) pocztą, (ii) faksem, (iii) w portalu usług elektronicznych sądów litewskich (e-court.lt), (iv) poprzez przedstawiciela organu (sądu, prokuratury, organu podległego służbie więziennej), do którego sąd prowadzący postępowanie zwrócił się o zorganizowanie wideokonferencji w postępowaniu sądowym, uczestniczącego w przesłuchaniu w drodze wideokonferencji, lub (v) w inny sposób przewidziany prawem (pkt 13¹ opisu).

Na zakończenie przesłuchania w drodze wideokonferencji przedstawiciel organu (sądu, prokuratury, organu podległego służbie więziennej), do którego sąd prowadzący postępowanie zwrócił się o zorganizowanie wideokonferencji w postępowaniu sądowym, nie później niż następnego dnia roboczego wystawia potwierdzenie wg wzoru zawartego w załączniku do opisu, do którego dołącza oświadczenie pod przysięgą lub zobowiązanie podpisane przez osobę przesłuchiwaną (w przypadku gdy osoba przesłuchiwana ma obowiązek złożenia przysięgi lub podpisania zobowiązania) oraz dowody przekazane sądowi rozpoznającemu sprawę (pkt 14 opisu).

Jeżeli podczas rozprawy zdalnej wystąpi potrzeba przedłożenia dokumentów lub dowodów, których nie można było przedłożyć przed datą rozprawy, sąd decyduje o ich dopuszczeniu i przedłożeniu zgodnie z przepisami prawa procesowego. Należy zastosować środki zapewniające wszystkim uczestnikom możliwość obejrzenia lub wysłuchania materiałów przedstawionych podczas zdalnego posiedzenia. W takich przypadkach sąd może m.in.:

postanowić o odroczeniu rozprawy i wyznaczeniu terminu na przedłożenie przez uczestnika postępowania sądowego dokumentów i dowodów rzeczowych zgodnie z określoną procedurą (za pośrednictwem sekretariatu sądu, pocztą, za pośrednictwem EPP),
jeżeli wszyscy uczestnicy postępowania są użytkownikami EPP, sąd może ogłosić przerwę i nakazać niezwłoczne włączenie dokumentów do akt sprawy za pośrednictwem EPP, tak aby można było kontynuować rozprawę tego samego dnia po zapoznaniu się z dokumentami,
jeżeli nie wszyscy uczestnicy postępowania są użytkownikami EPP, sąd w danej sprawie może postanowić o odroczeniu postępowania, aby umożliwić stronie przesłanie dokumentów do sądu pocztą elektroniczną lub aby umożliwić sądowi przekazanie dokumentów do wglądu pozostałym uczestnikom postępowania na wskazane przez nich adresy e-mail, po dokonaniu oceny kwestii bezpieczeństwa w danej sprawie, w tym ochrony danych osobowych, oraz ewentualnych zagrożeń (pkt 5.11 zaleceń).

Podczas zdalnego przesłuchania świadka lub innego uczestnika postępowania sąd powinien zapewnić, aby na uczestnika nie wywierano niepożądanego wpływu i aby nie wykorzystywano wobec niego niedozwolonych środków. W razie konieczności. w zależności od możliwości technicznych uczestnika postępowania, sąd może zastosować m.in. następujące środki:

zażądać wykonania obrotu kamery w pomieszczeniu, z którego dana osoba uczestniczy w postępowaniu, tak aby uzyskać widok całego pomieszczenia (tj. przeprowadzić zdalną kontrolę pomieszczenia). Należy wówczas spełnić dwa następujące warunki:
1. z wyprzedzeniem poinformować uczestnika przesłuchania o tym, że sąd zastosuje taki środek, aby zapobiec naruszeniu wymogów dotyczących ochrony danych,
2. z wyprzedzeniem poinformować uczestnika przesłuchania o tym, że musi on korzystać z ruchomej kamery. Sąd może zażądać wykonania tych czynności w dowolnym momencie postępowania;
przypomnieć uczestnikowi postępowania o zakazie korzystania z elektronicznych środków komunikacji oraz zalecić mu zamknięcie (zablokowanie) od wewnątrz drzwi pomieszczenia, z którego uczestniczy w postępowaniu. Przed zdalnym posiedzeniem należy pouczyć daną osobę, że pomieszczenie, z którego ma uczestniczyć w postępowaniu, musi być oddzielne (nie może służyć jako przejście). Ponadto sąd może zażądać, aby kamera wideo była skierowana na drzwi przez cały czas trwania posiedzenia;
zażądać takiego ustawienia kamery, aby obejmowała ona sylwetkę uczestnika od pasa w górę, tj. aby widoczne były nie tylko jego twarz, lecz także ręce i najbliższe otoczenie;
nakazać uczestnikowi postępowania, by usiadł w pewnym oddaleniu od ekranu wideo, aby uniemożliwić mu czytanie z ekranu (punkt 5.12 Zaleceń).

Korzysta się z technologii wideokonferencyjnych poddanych ocenie przez Narodowe Centrum Cyberbezpieczeństwa i uznanych za bezpieczne, certyfikowane i licencjonowane, przy czym w miarę możliwości w pierwszej kolejności należy stosować:

scentralizowany system wideokonferencyjny stanowiący wyposażenie sądu,
platformę Zoom.

3. Prawo krajowe dotyczące korzystania z wideokonferencji w postępowaniach w sprawach karnych

Korzystanie z wideokonferencji w postępowaniach w sprawach karnych uregulowano w:

art. 8² kodeksu postępowania karnego Republiki Litewskiej (kpk),
art. 34 ust. 7 i 8 ustawy o sądach,
opisie,
opisie procedury stosowania technologii wideokonferencyjnej w sprawach karnych, zatwierdzonym zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości Republiki Litewskiej nr 1R-183 z dnia 31 maja 2021 r. („opis dotyczący spraw karnych”),
zaleceniach.

W wyjątkowych przypadkach, gdy nie da się zapewnić rozpoznania sprawy w ramach zwykłej procedury określonej w kpk, rozpoznanie sprawy oraz udział stron postępowania, świadków, biegłych, pełnomocników zawodowych, tłumaczy i innych uczestników postępowania może nastąpić – przy zastrzeżeniu wykonalności technicznej – z wykorzystaniem technologii informacyjnych i komunikacji elektronicznej (w drodze wideokonferencji), jeżeli można racjonalnie założyć, że doprowadzi to do szybszego rozpoznania sprawy przy zapewnieniu pełnego i obiektywnego zbadania wszystkich okoliczności sprawy oraz przy poszanowaniu praw uczestników postępowania. Sąd zazwyczaj decyduje o tej kwestii postanowieniem wydawanym przed rozpoczęciem rozprawy. Na takie postanowienie nie przysługuje zażalenie. Przepisy, o których mowa w tym akapicie, nie mają zastosowania w przypadkach gdy prokurator, pokrzywdzony lub jego przedstawiciel, oskarżony, jego przedstawiciel prawny lub obrońca, powód cywilny, pozwany cywilny lub ich przedstawiciele sprzeciwiają się wykorzystaniu technologii informacyjnej i komunikacyjnej (wideokonferencji) do przeprowadzenia rozprawy (art. 8² ust. 2 kpk).

Sędzia, prokurator i funkcjonariusz prowadzący postępowanie przygotowawcze muszą pouczyć uczestników postępowania o przysługujących im prawach procesowych oraz zapewnić im możliwość korzystania z tych praw (art. 45 kpk).

Sąd postanawia o zastosowaniu technologii wideokonferencyjnej w postępowaniu karnym i poucza uczestników postępowania, o których mowa w art. 8² ust. 2 kpk, że mogą oni zgłosić sprzeciw wobec wykorzystania technologii wideokonferencji do przeprowadzenia rozprawy (pkt 16 opisu dotyczącego spraw karnych).

Postępowanie karne oraz udział uczestników w postępowaniu sądowym z wykorzystaniem technologii wideokonferencyjnej sąd może zorganizować z urzędu lub na wniosek uczestnika postępowania złożony do sądu na piśmie lub przedstawiony ustnie podczas rozprawy. Wniosek o udział w rozprawie w drodze wideokonferencji może złożyć świadek, biegły, pełnomocnik zawodowy, tłumacz lub inny uczestnik postępowania (pkt 6 opisu dotyczącego spraw karnych).

Jeżeli sąd lub organ, do którego sąd zwraca się o zorganizowanie wideokonferencji, nie dysponuje sprzętem wideokonferencyjnym, zwraca się on do właściwego miejscowo sądu rejonowego, innego sądu lub innego organu dysponującego niezbędnym przenośnym sprzętem wideokonferencyjnym z wnioskiem o udostępnienie sprzętu w celu przeprowadzenia przesłuchania w drodze wideokonferencji. Przenośny sprzęt wideokonferencyjny przekazuje się sądowi lub organowi, do którego sąd wystąpił o zorganizowanie wideokonferencji, oraz zwraca się go zgodnie z procedurą określoną w przepisach prawa (pkt 6–8 opisu).

środków technicznych, jakimi dysponuje dana osoba (jeżeli informacje takie są dostępne dla sądu),
sytuacji szczególnie wrażliwych grup uczestników postępowania (osoby małoletnie, osoby z niepełnosprawnościami itp.), która może uniemożliwiać im samodzielny lub pełny udział w postępowaniu z wykorzystaniem technologii wideokonferencyjnych (pkt 3.8–3.9 zaleceń).

Sąd powinien zagwarantować stronie prawo do skutecznej pomocy adwokata/asystenta prawnego we wszystkich postępowaniach sądowych, w tym prawo do zachowania poufności komunikacji pełnomocnika z reprezentowanym przez siebie uczestnikiem postępowania. Jeżeli adwokat/asystent prawny i klient nie są fizycznie obecni w tym samym miejscu, sąd może zastosować m.in. następujące środki:

na wniosek adwokata/asystenta prawnego i klienta/oskarżonego sąd (pracownik wyznaczony przez sąd) przenosi ich do oddzielnego wirtualnego pokoju (np. licencjonowane oprogramowanie Zoom posiada funkcję zwaną „Breakout rooms”), gdzie z zachowaniem poufności mogą oni omówić linię obrony oraz inne kwestie. Po takiej konsultacji wracają oni do głównej sesji;
ogłosić przerwę, wyłączyć kamery i mikrofony i wówczas klient/oskarżony może porozmawiać przez telefon z adwokatem/asystentem prawnym. Jeżeli adwokat/asystent prawny i klient są fizycznie obecni w tym samym miejscu, mogą poprosić o przerwę. Na czas przerwy wyłączają mikrofon i kamerę wideo, a po przerwie wracają do głównej sesji.

W przypadku udziału dziecka w rozprawie powiadamia się jego przedstawicieli prawnych o tym, że rozprawa odbędzie się z wykorzystaniem sprzętu wideokonferencyjnego lub innej technologii zdalnej komunikacji, zgodnie z procedurą przewidzianą w kpk. Przedstawiciel prawny ma obowiązek stawić się na wezwanie przed funkcjonariuszem prowadzącym postępowanie przygotowawcze, prokuratorem, sędzią lub sądem oraz przestrzegać ustalonej procedury w trakcie postępowania przygotowawczego i rozprawy sądowej (art. 54 ust. 2 kpk).

Należy uwzględnić dobro dziecka zgodnie z procedurą określoną w kpk, w tym: w przesłuchaniu dziecka będącego świadkiem lub pokrzywdzonym, a także w przesłuchaniu małoletniego świadka lub pokrzywdzonego w sprawach o przestępstwa przeciwko życiu, zdrowiu, wolności, wolności seksualnej i nietykalności, dziecku i rodzinie oraz w sprawach o czerpanie korzyści z prostytucji małoletnich lub angażowania małoletnich w prostytucję lub w innych sprawach na wniosek uczestników postępowania lub decyzją funkcjonariusza prowadzącego postępowanie przygotowawcze, prokuratora lub sędziego prowadzącego postępowanie przygotowawcze, musi uczestniczyć psycholog, który pomaga w przesłuchaniu małoletniego, biorąc pod uwagę jego stopień dojrzałości społecznej i psychicznej, a także przedstawiciel państwowej instytucji zajmującej się ochroną praw dziecka, który z innego pomieszczenia obserwuje, czy podczas przesłuchania przestrzegane są prawa małoletniego świadka lub pokrzywdzonego. Przedstawiciel państwowej instytucji zajmującej się ochroną praw dziecka może zadawać pytania przesłuchiwanemu oraz zgłaszać wnioski dotyczące przesłuchania. Przedstawiciel małoletniego świadka lub pokrzywdzonego ma prawo uczestniczyć w przesłuchaniu dopiero po ustaleniu, że nie będzie on wywierał wpływu na małoletniego (art. 186 ust. 3 kpk).

Na wniosek stron postępowania lub z inicjatywy funkcjonariusza prowadzącego postępowanie przygotowawcze, prokuratora lub sędziego prowadzącego postępowanie przygotowawcze, przesłuchanie nieletniego podejrzanego musi odbywać się w obecności psychologa, który pomaga w przesłuchaniu nieletniego, biorąc pod uwagę jego stopień dojrzałości społecznej i psychicznej, lub w obecności przedstawiciela państwowej instytucji zajmującej się ochroną praw dziecka, który obserwuje, czy podczas przesłuchania przestrzegane są prawa nieletniego podejrzanego (art. 188 ust. 5 kpk).

W postępowaniu przygotowawczym z udziałem nieletniego podejrzanego lub oskarżonego udział obrońcy jest obowiązkowy (art. 51 ust. 1 pkt 1).

Zabrania się publicznego ujawniania danych niepełnoletnich podejrzanych i pokrzywdzonych (art. 177 ust. 1 kpk).

Przebieg postępowania przygotowawczego lub rozprawy sądowej obligatoryjnie utrwala się w formie nagrania audiowizualnego zgodnie z procedurą określoną w art. 8² kpk. Nagranie załącza się do protokołu czynności procesowej lub protokołu rozprawy sądowej i stanowi ono integralną część protokołu, a pisma procesowe doręcza się zgodnie z procedurą określoną w art. 8¹ kpk (art. 8² ust. 6 kpk).

Nagranie audio wykonane w sprawie karnej dołącza się do protokołu rozprawy w systemie LITEKO lub na nośniku komputerowym zgodnie z procedurą określoną w opisie procedury wykonywania nagrań audio z rozpraw sądowych zatwierdzonym uchwałą Rady Sądownictwa nr 13P-22-(7.1.2) z dnia 14 lutego 2014 r. („uchwała”). Nagranie stanowi integralną część protokołu, a uczestnicy postępowania mają prawo dostępu do nagrania audio oraz do otrzymania jego kopii zgodnie z procedurą określoną w przepisach prawa.

Nagranie audio z jawnej rozprawy zarejestrowane za pomocą mobilnego urządzenia nagrywającego przenosi się manualnie do systemu LITEKO.

Dostęp do nagrań audio wykonanych w sprawach rozpoznawanych przez sądy jest możliwy zgodnie z procedurą określoną w aktach prawnych regulujących tryb dostępu do materiałów dotyczących spraw karnych, cywilnych, administracyjnych, karno-administracyjnych i spraw o wykroczenia (pkt 5–6 uchwały).

Nagrania audio i wideo wykonane z zastosowaniem technologii wideokonferencyjnej przechowuje się zgodnie z procedurą określoną przez Radę Sądownictwa (pkt 14 opisu dotyczącego spraw karnych).

Dopuszcza się korzystanie z technologii zamiany mowy na tekst.

Kodeks postępowania karnego (Sekcja 5. Zaskarżenie w postępowaniu przygotowawczym) przewiduje możliwość zaskarżenia czynności procesowych i decyzji prokuratora i funkcjonariusza prowadzącego postępowanie przygotowawcze.

Art. 6.271 kodeksu cywilnego Republiki Litewskiej przewiduje możliwość uzyskania odszkodowania za szkody spowodowane bezprawnymi czynami (działaniami lub zaniechaniami) organu publicznego lub jego pracowników, które mają bezpośredni wpływ na prawa, wolności i interesy osób fizycznych (np. generalne lub indywidualne akty prawne, akty administracyjne lub czynności faktyczne organów państwowych lub gminnych, z wyjątkiem wyroków, nakazów i postanowień sądów).

scentralizowany system wideokonferencyjny stanowiący wyposażenie sądu,
platformę Zoom, na podstawie licencji udzielonych sądom (przez konto sądowe).

Aby zapewnić właściwą alokację zasobów technicznych sądu oraz równy dostęp sędziów do technologii wideokonferencyjnej zakupionej w ramach systemu sądowego, zaleca się, aby sąd przyjął harmonogram korzystania z wideokonferencji, procedurę rezerwacji lub inne uzgodnione wewnętrznie środki organizacyjne (pkt 3.2–3.4 zaleceń).

Postępowania sądowe z wykorzystaniem technologii wideokonferencyjnej organizuje się zgodnie z zasadami określonymi w kodeksie postępowania karnego, procedurą stosowania technologii wideokonferencyjnej określoną w opisie i w innych aktach prawnych (pkt 5 opisu dotyczącego spraw karnych), rozdziałem II opisu (organizacja i przebieg wideokonferencji) oraz procedurą określoną w pkt 3–5 zaleceń.

O przeprowadzeniu rozprawy w drodze wideokonferencji decyduje sąd rozpoznający sprawę, wydając postanowienie z uzasadnieniem. Przed wydaniem postanowienia sąd rozpoznający sprawę kontaktuje się z osobą wyznaczoną przez organ (sąd, prokuraturę, litewską Służbę Więzienną), do którego skierowano wniosek o zorganizowanie wideokonferencji w trakcie postępowania, odpowiedzialną za użytkowanie i utrzymanie sprzętu wideokonferencyjnego oraz organizację wideokonferencji, w sprawie możliwości zorganizowania wideokonferencji i uzgadnia miejsce, datę i godzinę wideokonferencji. Wykaz osób wyznaczonych przez organ (sąd, prokuraturę, organ podległy służbie więziennej), do których kieruje się wnioski o zorganizowanie wideokonferencji w toku postępowania sądowego, odpowiedzialnych za użytkowanie i utrzymanie sprzętu wideokonferencyjnego oraz organizację wideokonferencji, wraz z ich danymi kontaktowymi (nazwa instytucji, numer telefonu, adres e-mail) publikuje Krajowa Administracja Sądowa w intranecie systemu sądowego. O zmianie wyznaczonej osoby lub jej danych kontaktowych powiadamia się Krajową Administrację Sądową, która następnie aktualizuje wykaz (pkt 6 opisu).

Dopuszcza się korzystanie z technologii zamiany mowy na tekst.

Przepisy kpk regulują identyfikację osób uczestniczących w rozprawie:

osoba biorąca udział w rozprawie za pośrednictwem technologii wideokonferencyjnej musi się przedstawić i okazać dokument tożsamości w taki sposób, aby sąd mógł porównać go z przedłożoną mu kopią dokumentu, poświadczoną zgodnie z procedurą określoną w przepisach prawa, lub z dokumentami zawartymi w aktach sprawy, na podstawie których można potwierdzić tożsamość danej osoby.

Sąd zapewnia, aby podczas rozprawy numer identyfikacyjny uczestnika postępowania oraz inne dane zawarte w jego dokumencie tożsamości nie zostały ujawnione innym uczestnikom postępowania ani osobom trzecim. Nie dotyczy to spraw, w których inni uczestnicy postępowania mogą zapoznać się z takimi danymi w aktach sprawy, do których mają dostęp zgodnie z procedurą określoną w kodeksie postępowania karnego.

W przypadku gdy dana osoba uczestniczy w rozprawie za pośrednictwem technologii wideokonferencyjnej, a sąd rozpoznający sprawę karną ma uzasadnione wątpliwości co do jej tożsamości i wątpliwości te nie zostaną rozwiane, sąd odracza rozprawę. Wówczas rozprawa odbędzie się w bezpośredniej obecności osób wezwanych przez sąd (pkt 12–13 opisu dotyczącego spraw karnych).

Tożsamość osoby przesłuchiwanej w drodze wideokonferencji można również ustalić w inny sposób zgodnie z decyzją sądu rozpoznającego sprawę (pkt 13 opisu).

Postępowania sądowe z wykorzystaniem technologii wideokonferencyjnej organizuje się zgodnie z zasadami określonymi w kodeksie postępowania karnego, procedurą stosowania technologii wideokonferencyjnej określoną w opisie oraz innymi aktami prawnymi (pkt 5 opisu dotyczącego spraw karnych).

Kodeks postępowania karnego reguluje prawa podejrzanego (art. 21 ust. 4 kpk), oskarżonego (art. 22 ust. 3 kpk) i pokrzywdzonego (art. 28 kpk) oraz innych uczestników postępowania.

Uczestnikom postępowania (podejrzanemu, oskarżonemu, pokrzywdzonemu itp.) przysługuje prawo do korzystania z pomocy tłumacza (art. 8 kpk).

Osoby podejrzane lub oskarżone o popełnienie przestępstwa mają prawo do niezwłocznej informacji w języku, który w pełni rozumieją, o charakterze i przyczynie postawionych im zarzutów, do odpowiedniego czasu oraz środków na przygotowanie obrony, do przesłuchania świadków lub wystąpienia z wnioskiem o ich przesłuchanie oraz do bezpłatnej pomocy tłumacza, jeżeli nie rozumieją języka litewskiego lub nie posługują się nim (art. 45 ust. 7 kpk).

W razie potrzeby sąd wnioskujący i organ, do którego zwraca się sąd, mogą wspólnie skoordynować środki ochrony osoby przesłuchiwanej, a także zapewnić jej pomoc tłumacza, jeżeli jest to konieczne (pkt 12 opisu).

Należy stosować technologie wideokonferencyjne poddane ocenie i uznane za bezpieczne przez Krajowe Centrum Cyberbezpieczeństwa, przy czym w miarę możliwości w pierwszej kolejności należy stosować:

scentralizowany system wideokonferencyjny stanowiący wyposażenie sądu,
platformę Zoom.

4. Opłaty w postępowaniach w sprawach cywilnych i handlowych

Rozporządzenie (WE) nr 1896/2006 ustanawiające postępowanie w sprawie europejskiego nakazu zapłaty

W postępowaniu o wydanie europejskiego nakazu zapłaty stosuje się przepisy art. 434 ust. 1–3 kodeksu postępowania cywilnego Republiki Litewskiej dotyczące obliczania i uiszczania opłat skarbowych [art. 21 litewskiej ustawy nr X-1809 z dnia 13 listopada 2008 r. w sprawie wdrożenia przepisów Unii Europejskiej i przepisów międzynarodowych regulujących postępowanie cywilne („ustawa”)].

Rozporządzenie (WE) nr 861/2007 ustanawiające europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń

Powództwo w europejskim postępowaniu w sprawie drobnych roszczeń podlega opłacie skarbowej w wysokości określonej w art. 80 ust. 1 pkt 1 kodeksu postępowania cywilnego Republiki Litewskiej (art. 27 ustawy).

Rozporządzenie (UE) nr 655/2014 ustanawiające procedurę europejskiego nakazu zabezpieczenia na rachunku bankowym w celu ułatwienia transgranicznego dochodzenia wierzytelności w sprawach cywilnych i handlowych

Wniosek o wydanie europejskiego nakazu zabezpieczenia na rachunku bankowym oraz środki odwoławcze, o których mowa w rozdziale 4 rozporządzenia (UE) nr 655/2014, podlegają opłacie skarbowej równej opłacie skarbowej należnej, w stosownych przypadkach, od wniosków o zastosowanie środków tymczasowych lub od indywidualnych odwołań od nakazów zastosowania środków tymczasowych (art. 31¹⁹ ustawy).

Rozporządzenie (WE) nr 805/2004 w sprawie utworzenia europejskiego tytułu egzekucyjnego dla roszczeń bezspornych

Wnioski o sprostowanie lub uchylenie zaświadczenia europejskiego tytułu egzekucyjnego są zwolnione z opłaty skarbowej (art. 16 ust. 3 ustawy).

Wniosek dłużnika o odmowę wykonania, o którym mowa w art. 21 rozporządzenia (WE) nr 805/2004, jest zwolniony z opłaty skarbowej (art. 17 ust. 2 ustawy).

Rozporządzenie (UE) nr 650/2012 w sprawie jurysdykcji, prawa właściwego, uznawania i wykonywania orzeczeń, przyjmowania i wykonywania dokumentów urzędowych dotyczących dziedziczenia oraz w sprawie ustanowienia europejskiego poświadczenia spadkowego