Regolamento sulla digitalizzazione - Comunicazioni degli Stati membri | Portale europeo della giustizia elettronica

1. Portali informatici nazionali per la comunicazione con gli organi giurisdizionali o altre autorità

Servizi pubblici elettronici (di seguito "SPE") del sistema informativo lituano degli organi giurisdizionali (LITEKO): Portale dei servizi elettronici degli organi giurisdizionali lituani (di seguito "EPP") (EPP— Home (teismas.lt)).

Sono autorizzati ad accedere all'EPP i cittadini della Repubblica di Lituania, le persone giuridiche registrate in Lituania, le persone che risiedono legalmente in Lituania, nonché le persone giuridiche registrate in altri paesi e i cittadini stranieri e i loro rappresentanti (punto 19.1 dell'ordinanza n. 6P-141- (1.1), del 17 settembre 2015, del direttore dell'amministrazione nazionale degli organi giurisdizionali recante approvazione delle norme sulla prestazione di servizi pubblici elettronici nel sistema informativo degli organi giurisdizionali della Repubblica di Lituania (di seguito "norme SPE-LITEKO").

L'obiettivo del sistema LITEKO è trattare elettronicamente i dati relativi alle cause pendenti e esaminate dai giudici lituani, registrare lo stato di avanzamento dei procedimenti e fornire servizi di mediazione e servizi pubblici elettronici conformemente alla legislazione applicabile (punto 5 del regolamento sul sistema informativo lituano degli organi giurisdizionali, approvato con ordinanza n. 6P-112- (1.1), del 28 novembre 2011, del direttore dell'amministrazione nazionale degli organi giurisdizionali) (di seguito "regolamento LITEKO"). Si definiscono "servizi" i servizi pubblici elettronici forniti dagli organi giurisdizionali della Repubblica di Lituania ai destinatari di tali servizi attraverso il sottosistema SPE del sistema LITEKO (punto 3.1 delle norme SPE-LITEKO).

È possibile accedere all'account del sottosistema SPE del sistema LITEKO utilizzando la piattaforma SIRIP (State Information Resources Interoperability Platform), che permette di identificare l'utente dei servizi attraverso sistemi esterni, una carta d'identità con certificati digitali qualificati, il sistema bancario online di banche commerciali, un certificato digitale qualificato personale o dati di accesso identificativi rilasciati da un organo giurisdizionale (punto 5 delle norme SPE-LITEKO).

Al primo utilizzo del sottosistema SPE del sistema LITEKO, gli utenti devono prendere conoscenza delle norme che disciplinano l'utilizzo di tali servizi, della guida per l'utente dei servizi disponibile sull'account del destinatario dei servizi (di seguito la "guida per l'utente") e delle norme ivi contenute, devono rispettarle e devono utilizzare i servizi solo nei limiti dei diritti loro concessi, fornendo al sottosistema SPE del sistema LITEKO dati corretti in merito al destinatario dei servizi e all'utente dei servizi nonché altri dati necessari per la prestazione dei servizi e che possono essere modificati dall'utente dei servizi. In caso di modifiche di tali dati, l'utente dei servizi deve aggiornare il proprio account entro il giorno lavorativo successivo, al fine di fornire al sottosistema SPE del sistema LITEKO documenti nel formato indicato nella guida per l'utente e che siano leggibili una volta riprodotti mediante il sottosistema SPE del sistema LITEKO, astenendosi da qualsiasi azione volta a modificare, interrompere o ostacolare in altro modo il funzionamento del sottosistema SPE del sistema LITEKO e senza pregiudicare i diritti e gli interessi legittimi di terzi.

2. Legislazione nazionale in materia di videoconferenza in ambito civile e commerciale

L'uso della videoconferenza in ambito civile e commerciale è disciplinato dalle seguenti norme:

articolo 175² del codice di procedura civile della Repubblica di Lituania (di seguito "CPC"): Uso di tecnologie di videoconferenza;
articolo 34, commi 7 e 8, della legge sugli organi giurisdizionali della Repubblica di Lituania (di seguito "legge sugli organi giurisdizionali");
ordinanza n. 1R-309, del 7 dicembre 2012, del ministro della Giustizia della Repubblica di Lituania (modificata dall'ordinanza n. 1R-355 del 29 ottobre 2020 del ministro della Giustizia della Repubblica di Lituania) recante approvazione della descrizione della procedura per l'uso delle tecnologie di videoconferenza in ambito civile e amministrativo (di seguito "descrizione approvata dal ministro della Giustizia");
risoluzione n. 13P-156-(7.1.2) del Consiglio della magistratura, del 28 novembre 2014, recante approvazione della descrizione della procedura per l'uso delle apparecchiature di videoconferenza durante i procedimenti giudiziari (di seguito "descrizione");
raccomandazioni relative alle udienze a distanza (di seguito "raccomandazioni") adottate dal Consiglio della magistratura con decisione del 27 agosto 2021 oggetto di un verbale.

Gli organi giurisdizionali possono organizzare videoconferenze a norma dell'articolo 5 del regolamento (UE) 2023/2844. Non sono disponibili dati in merito al diritto di altre istituzioni di organizzare videoconferenze a norma dell'articolo 5 di tale regolamento.

La presenza di partecipanti al procedimento e l'audizione di un testimone tramite tecnologie di videoconferenza e/o teleconferenza possono essere organizzate su iniziativa dell'organo giurisdizionale, previa valutazione dell'opportunità e della capacità del giudice di organizzare l'udienza con l'ausilio di tecnologie di videoconferenza e/o teleconferenza, nonché della possibilità per le persone in questione di partecipare all'udienza con l'ausilio di tali tecnologie (punto 7 della descrizione approvata dal ministro della Giustizia).

Gli organi giurisdizionali utilizzano principalmente la piattaforma Zoom o le apparecchiature di videoconferenza installate presso di loro.

Il tipo di conferenza (videoconferenza o teleconferenza) e la specifica tecnologia di videoconferenza (apparecchiature centralizzate di videoconferenza degli organi giurisdizionali, Zoom, Microsoft Teams, telefono fisso o mobile, ecc.) sono scelti, organizzati e gestiti dal giudice investito della causa, tenendo conto delle circostanze del caso, della tecnologia di videoconferenza a disposizione dell'organo giurisdizionale e della sua disponibilità, nonché dell'accesso dei partecipanti al procedimento alle tecnologie pertinenti.

Vista la necessità di garantire la sicurezza elettronica dei dati forniti nell'ambito dei procedimenti giudiziari a distanza, è raccomandato l'utilizzo di tecnologie di videoconferenza ritenute sicure dal Centro nazionale per la sicurezza informatica, dando la priorità, ove possibile, alle tecnologie seguenti:

apparecchiature centralizzate degli organi giurisdizionali;
la piattaforma Zoom concessa in licenza agli organi giurisdizionali (tramite l'account dell'organo giurisdizionale) (punti da 3.2 a 3.3 delle raccomandazioni).

Un partecipante al procedimento può esprimere il proprio parere sulla trattazione della causa mediante tecnologie dell'informazione e della comunicazione elettronica (videoconferenza, teleconferenza, ecc.) in qualsiasi atto processuale da esso depositato (articolo 111, commi 2 e 6, CPC).

La registrazione audio dello svolgimento dell'udienza è realizzata secondo le modalità previste dal diritto processuale. Ai fini della registrazione e dell'esame delle prove, l'organo giurisdizionale può effettuare registrazioni video, realizzare film e scattare fotografie secondo la procedura prevista dal diritto processuale o utilizzare qualsiasi altro strumento tecnico (articolo 38, comma 3, della legge sugli organi giurisdizionali).

Ogni udienza è oggetto di registrazione audio (articolo 168, CPC). I partecipanti al procedimento hanno il diritto di accedere alla registrazione audio dell'udienza (articolo 168, comma 4, CPC) conformemente alla procedura prevista dagli atti giuridici che disciplinano le modalità di accesso ai documenti delle cause penali e civili e delle cause relative a violazioni del diritto amministrativo e a illeciti amministrativi (comma 6 della procedura di registrazione audio delle udienze approvata con risoluzione del Consiglio della magistratura n. 13P-22-7.1.2 del 14 febbraio 2014 (di seguito "risoluzione")).

Le registrazioni audio delle udienze sono conservate e archiviate secondo le modalità previste dalla normativa. È necessario proteggere la registrazione audio dell'udienza contro l'uso, la copia, la modifica e la distruzione non autorizzati (punti 9 e 11 della descrizione dei requisiti per le registrazioni audio dello svolgimento delle udienze, approvata con ordinanza n. 1R-314 dell'11 dicembre 2012 del ministro della Giustizia della Repubblica di Lituania).

La registrazione audio di un'udienza pubblica effettuata con uno strumento di registrazione audio fisso è trasferita dallo strumento al sistema LITEKO in modo automatizzato, a meno che, per motivi tecnici, la registrazione audio non sia trasferita manualmente dal server locale dell'organo giurisdizionale al sistema LITEKO.

La registrazione audio di un'udienza pubblica effettuata con uno strumento di registrazione audio mobile è trasferita manualmente dallo strumento al sistema LITEKO.

La registrazione audio di un'audizione a porte chiuse, nonché la registrazione audio trasferita al sistema LITEKO nel rispetto dei requisiti previsti dalla normativa in materia di conservazione dei fascicoli dei procedimenti, sono effettuate su un supporto informatico (CD-ROM, ecc.), garantendo in tal modo la protezione da qualsiasi modifica o distruzione delle registrazioni audio in esso contenute. Tale supporto è allegato al fascicolo del procedimento e trattato secondo la procedura prevista dalla normativa (commi 12 e 13 e comma 15 della risoluzione).

Il giudice garantisce il diritto di una parte all'assistenza effettiva di un avvocato/assistente legale in tutti i procedimenti giudiziari, compresa la riservatezza delle comunicazioni con il partecipante rappresentato. Se l'avvocato/assistente legale e il cliente non sono fisicamente presenti nello stesso luogo, il giudice può applicare le misure seguenti o altre misure:

su richiesta dell'avvocato/assistente legale e del cliente/convenuto, l'organo giurisdizionale (un membro del personale nominato dal giudice) può riunire i partecipanti in una sala virtuale separata in cui possono discutere in via riservata gli argomenti difensivi e altre questioni ( il software Zoom ottenuto su licenza, ad esempio, ha questa funzionalità (breakout room)). Successivamente ritornano all'ambiente comune della riunione;
se è annunciata una pausa, le telecamere e i microfoni vengono spenti e il cliente/convenuto è autorizzato a parlare telefonicamente con un avvocato/assistente legale. Se l'avvocato/assistente legale e il cliente sono fisicamente presenti nello stesso luogo, possono chiedere una pausa. Durante la pausa, spengono il microfono e la videocamera e terminata la pausa tornano all'ambiente comune della riunione.

Se la persona si trova in locali controllati da autorità pubbliche (centro di detenzione, istituto penitenziario, ecc.), ha il diritto di chiedere una pausa nel corso del procedimento, durante la quale tutti i funzionari lasceranno la stanza e solo la persona interessata e il suo difensore rimarranno (il microfono e le telecamere vengono spenti) (punto 5.13 delle raccomandazioni).

La videoconferenza è organizzata e si svolge secondo la procedura di cui al capo II del codice di procedura civile intitolato "Organizzazione e realizzazione di videoconferenze" della descrizione, al capo II "Organizzazione dei procedimenti giudiziari tramite videoconferenza" della descrizione approvata dal ministro della Giustizia e ai punti da 3 a 5 delle raccomandazioni.

È possibile utilizzare la tecnologia di riconoscimento vocale automatico.

Prima di pronunciare una decisione, il giudice investito della causa contatta la persona che l'autorità (il giudice, il pubblico ministero, il servizio penitenziario lituano) ha nominato, alla quale viene chiesto di organizzare una videoconferenza durante il procedimento e che è incaricata dell'uso delle apparecchiature di videoconferenza, della loro manutenzione e dell'organizzazione delle videoconferenze. Insieme verificano la possibilità di organizzare una videoconferenza e poi ne concordano il luogo, la data e l'ora.

L'organo giurisdizionale sceglie l'autorità (giudice, pubblico ministero, organo penitenziario) a cui chiede di organizzare una videoconferenza durante il procedimento, tenendo conto del luogo di residenza (ubicazione) della persona interrogata e/o della sua capacità di recarsi nel luogo in cui è prevista la videoconferenza.

L'organo giurisdizionale e/o l'autorità a cui è chiesto di organizzare una videoconferenza che non dispongano di apparecchiature di videoconferenza si rivolgono al tribunale della giurisdizione di competenza, ad altro organo giurisdizionale o autorità che dispongano di apparecchiature mobili di videoconferenza utilizzabili per condurre l'interrogatorio in videoconferenza. Le apparecchiature mobili di videoconferenza sono messe a disposizione e sono restituite all'organo giurisdizionale e/o all'autorità a cui è stato chiesto di organizzare la videoconferenza secondo le modalità previste dalla normativa (punti 7 e 8 della descrizione).

Se un partecipante al procedimento comunica al tribunale di non acconsentire a un'udienza a distanza o di non disporre delle capacità tecniche per partecipare all'udienza mediante la tecnologia di videoconferenza indicata dal giudice, quest'ultimo può organizzare un'udienza ibrida a distanza e invitare la persona in questione ad assistervi fisicamente.

Nel valutare la capacità delle parti al procedimento di partecipare all'udienza mediante la tecnologia di videoconferenza, possono essere considerate le circostanze seguenti (elenco non esaustivo):

i mezzi tecnici di cui dispone una persona (se il giudice è in possesso di tali informazioni);
l'appartenenza dei partecipanti al procedimento a gruppi vulnerabili (minori, persone con disabilità ecc.) che può impedire a una persona di partecipare in modo autonomo e/o completo al procedimento mediante la tecnologia di videoconferenza (punti 3.8 e 3.9 delle raccomandazioni).

Ai fini dell'identificazione delle persone presenti all'udienza:

il partecipante all'udienza mediante la tecnologia di videoconferenza deve identificarsi ed esibire il proprio documento di identità affinché il giudice possa confrontarlo con la copia autentica che gli è stata trasmessa secondo le modalità previste dalla normativa;

il partecipante all'udienza mediante la tecnologia di teleconferenza deve collegarsi all'udienza utilizzando i dati di accesso forniti dall'organo giurisdizionale, identificarsi e leggere i dati richiesti dal dall'organo giurisdizionale seguenti: il numero di identificazione personale (parte di esso), il numero del certificato dell'avvocato/assistente legale, il codice assegnato dall'organo giurisdizionale e/o altri dati che consentano l'identificazione della persona (punto 9 della descrizione approvata dal ministro della Giustizia).

Su decisione del giudice richiedente, l'identità della persona interrogata in videoconferenza può essere accertata anche con altri mezzi (punto 13 della descrizione).

Nei procedimenti giudiziari, la videoconferenza è organizzata e si svolge conformemente alle norme di procedura giudiziaria previste dalla normativa e alla procedura relativa all'organizzazione e alla realizzazione della videoconferenza e all'uso delle apparecchiature di videoconferenza di cui alla descrizione e ad altri atti giuridici (punto 4 della descrizione).

Le parti hanno il diritto di consultare il fascicolo del procedimento (compreso il fascicolo elettronico), di farne e riceverne estratti e copie (copie digitali), di sollevare obiezioni, di fornire prove, di partecipare all'esame delle prove, di rivolgere domande alle altre parti del procedimento, ai testimoni e ai periti, di presentare istanze, di presentare osservazioni orali e scritte al giudice, di esporre argomentazioni e osservazioni in merito a qualsiasi questione sollevata nel corso del procedimento, di opporsi alle istanze, alle argomentazioni e alle osservazioni delle altre parti del procedimento, di ottenere copie autentiche (copie digitali) di sentenze, ordinanze, o decisioni dell'organo giurisdizionale, di impugnarne le sentenze e le ordinanze e di esercitare qualsiasi altro diritto procedurale riconosciuto alle parti dal codice di procedura civile (articolo 42, comma 1, CPC).

A norma della procedura prevista dal CPC, il presidente dell'udienza spiega alle parti, ai terzi e ai loro rappresentanti legali comparenti i rispettivi diritti e obblighi procedurali, tranne nel caso in cui le parti o i terzi affidino la causa a un rappresentante in possesso di un diploma universitario in giurisprudenza (articolo 243 CPC).

Alle persone che non parlano la lingua ufficiale è garantito il diritto di partecipare al procedimento giudiziario con l'assistenza di un interprete (articolo 8, comma 2, della legge sugli organi giurisdizionali della Repubblica di Lituania, articolo 11, comma 2, CPC).

Se necessario, l'organo giurisdizionale richiedente e l'autorità richiesta possono concordare misure a tutela della persona che deve essere sentita nonché, se necessario, l'assistenza di un interprete (punto 12 della descrizione).

Se interviene nel procedimento giudiziario, l'interprete deve avere, in qualsiasi momento durante l'udienza, un contatto visivo adeguato con il partecipante al procedimento giudiziario la cui lingua è oggetto dell'interpretazione (punto 5.14 delle raccomandazioni).

Quando è investito della causa, il giudice è tenuto a esaminare direttamente le prove contenute nel fascicolo, vale a dire: interrogare i partecipanti al procedimento, sentire le testimonianze ed esaminare le perizie nonché le prove scritte, materiali e di altro tipo (articolo 235, comma 1, CPC).

Le persone nominate da un organo (giudice, pubblico ministero, organo penitenziario) incaricato dal giudice investito della causa di organizzare una videoconferenza durante il procedimento, di utilizzare le apparecchiature di videoconferenza e curarne la manutenzione e di organizzare le videoconferenze, nonché altri rappresentanti di tale organo che partecipano all'esame in videoconferenza, devono anche provvedere affinché la persona interrogata possa presentare prove e garantirne la trasmissione al giudice investito della causa (articolo 10.4 della descrizione).

La persona interrogata in videoconferenza può presentare prove al giudice per posta o fax, tramite il portale dei servizi elettronici degli organi giurisdizionali lituani (e-court.lt) o mediante un rappresentante dell'organo (giudice, pubblico ministero, organo penitenziario) a cui il giudice investito della causa ha chiesto di organizzare una videoconferenza nell'ambito di un procedimento giudiziario; tale rappresentante partecipa all'udienza in videoconferenza o con altri mezzi previsti dalla normativa (punto 13¹ della descrizione).

Al termine dell'udienza in videoconferenza, un rappresentante dell'organo (giudice, pubblico ministero, organo penitenziario) a cui il giudice investito della causa ha chiesto di organizzare una videoconferenza nell'ambito di un procedimento giudiziario redige, entro il giorno lavorativo successivo, una conferma sulla base del modello che figura nell'allegato della descrizione, corredata da un giuramento o da un impegno firmato dalla persona interrogata (qualora tale persona sia tenuta a prestare giuramento o a firmare un impegno) e dalle prove fornite che sono trasmesse al giudice investito della causa (punto 14 della descrizione).

Se durante un'udienza a distanza è necessario presentare documenti o prove che non hanno potuto essere presentati prima della data dell'udienza, il giudice decide in merito alla loro presentazione e ammissione conformemente al diritto processuale. Sono adottate misure che consentano a tutti i partecipanti di vedere e/o ascoltare i documenti presentati durante la riunione a distanza. In tali casi possono essere adottate le decisioni seguenti, ad esempio:

rinviare l'udienza e fissare un termine entro il quale la parte del procedimento giudiziario deve presentare i documenti e le prove materiali in conformità della procedura prevista (tramite l'organo giurisdizionale, per posta, tramite l'EPP);
se tutti i partecipanti al procedimento utilizzano l'EPP, può essere decisa una pausa e i documenti devono essere versati agli atti del procedimento senza indugio tramite l'EPP, in modo che l'udienza possa proseguire il giorno stesso dopo la consultazione dei documenti;
con decisione del giudice in una causa specifica, quando non tutti i partecipanti al procedimento utilizzano l'EPP, può essere disposto un rinvio per consentire a una parte di presentare documenti al giudice per posta elettronica e/o per consentire a quest'ultimo di trasmettere i documenti alle altre parti del procedimento, affinché li esaminino, all'indirizzo di posta elettronica da esse indicato, previa valutazione degli aspetti di sicurezza relativi alla causa, in particolare la protezione dei dati personali, e degli eventuali rischi (punto 5.11 delle raccomandazioni).

Quando un testimone o un'altra parte del procedimento sono sentiti a distanza, il giudice dovrebbe garantire che l'interessato non sia indebitamente influenzato e che non siano utilizzati mezzi non autorizzati. Il giudice può, ove necessario e in funzione delle capacità tecniche della parte del procedimento, adottare le misure seguenti o altre misure:

chiedere che la telecamera filmi i locali da cui la persona partecipa al procedimento, facendo una ripresa panoramica dell'intera sala (ossia i locali sono oggetto di un'ispezione a distanza). In questo caso, dovrebbero essere soddisfatte le due condizioni seguenti:
1. il partecipante è informato in anticipo del fatto che il giudice applicherà tale misura, per evitare qualsiasi violazione delle prescrizioni in materia di protezione dei dati;
2. il partecipante è informato in anticipo del fatto che la telecamera utilizzata deve essere mobile. Il giudice può richiedere che tali atti siano compiuti in qualsiasi momento durante il procedimento;
al partecipante si ricorda che è vietato utilizzare mezzi elettronici di comunicazione e gli si raccomanda di chiudere a chiave dall'interno le porte dei locali da cui partecipa al procedimento. Prima della riunione a distanza, la persona deve essere informata del fatto che i locali da cui parteciperà al procedimento devono essere isolati (non possono essere utilizzati come passaggio). Inoltre, gli può essere chiesto di mantenere la videocamera puntata verso la porta per l'intera durata della riunione;
alla persona può essere chiesto di riposizionarsi in modo che la telecamera la riprenda fino alla vita, ossia che sia possibile vedere non solo il suo volto, ma anche le sue mani e l'ambiente circostante;
può essere invitata a sedersi più lontano dallo schermo affinché non possa vederne i contenuti (punto 5.12 delle raccomandazioni).

Sono utilizzate tecnologie di videoconferenza ritenute sicure dal Centro nazionale per la sicurezza informatica, certificate e autorizzate da tale Centro, dando la priorità, per quanto possibile, alle tecnologie seguenti:

apparecchiature centralizzate degli organi giurisdizionali;
piattaforma Zoom.

3. Legislazione nazionale in materia di videoconferenza in ambito penale

L'uso della videoconferenza in ambito penale è disciplinato dalle prescrizioni seguenti:

l'articolo 8² del codice di procedura penale della Repubblica di Lituania (di seguito "CPP").
l'articolo 34, commi 7 e 8, della legge sugli organi giurisdizionali;
la descrizione;
la descrizione della procedura relativa all'uso delle tecnologie di videoconferenza in ambito penale, approvata con ordinanza n. 1R-183, del 31 maggio 2021, del ministro della Giustizia della Repubblica di Lituania (di seguito "descrizione per le cause penali");
le raccomandazioni.

In casi eccezionali, quando non è possibile garantire lo svolgimento dei procedimenti secondo la procedura ordinaria prevista dal codice di procedura penale, l'udienza della causa e la partecipazione delle parti, dei testimoni, dei periti, dei professionisti, degli interpreti e delle altre parti del procedimento possono essere garantite, ove tecnicamente possibile, dall'uso di tecnologie elettroniche dell'informazione e della comunicazione (tramite videoconferenza) quando sia ragionevole presumere che ciò accelererà l'esame della causa senza pregiudicare un esame completo e obiettivo di tutte le circostanze del caso e i diritti delle parti del procedimento. La questione è generalmente decisa dal giudice mediante ordinanza prima dell'udienza. Non è ammesso ricorso contro l'ordinanza. Le disposizioni del presente paragrafo non si applicano nei casi in cui il pubblico ministero, la vittima e/o il suo rappresentante, l'imputato, il suo rappresentante legale e/o il suo difensore, la parte civile, l'avvocato di una parte civile e/o i loro rappresentanti si oppongano all'uso delle tecnologie elettroniche dell'informazione e della comunicazione (videoconferenza) per lo svolgimento dell'udienza (articolo 8 ², comma 2, CPP).

Il giudice, il pubblico ministero e il capo dell'autorità incaricata delle indagini preliminari devono informare i partecipanti al procedimento dei loro diritti procedurali e garantire che siano in grado di esercitarli (articolo 45, CPP).

Il giudice si pronuncia sull'uso delle tecnologie di videoconferenza in ambito penale, spiegando ai partecipanti al procedimento di cui all'articolo 8², comma 2, del codice di procedura penale che essi possono opporsi all'uso di tecnologie di videoconferenza per lo svolgimento dell'udienza (punto 16 della descrizione per le cause penali).

Il procedimento penale e la presenza di partecipanti a un procedimento giudiziario con l'ausilio di tecnologie di videoconferenza possono essere organizzati su iniziativa del giudice o su richiesta di un partecipante, la quale può essere trasmessa per iscritto al giudice o presentata oralmente nel corso di un'udienza. I testimoni, i periti, gli specialisti, gli interpreti e gli altri partecipanti al procedimento possono presentare richiesta di partecipazione all'udienza in videoconferenza (punto 6 della descrizione per le cause penali).

Prima di emettere un'ordinanza, il giudice investito della causa contatta la persona nominata dall'organo (il giudice, il pubblico ministero, il servizio penitenziario lituano) incaricata di organizzare una videoconferenza durante il procedimento e responsabile dell'uso delle apparecchiature di videoconferenza, della loro manutenzione e dell'organizzazione delle videoconferenze, per verificare la possibilità di organizzare una videoconferenza. Essi concordano quindi il luogo, la data e l'ora della videoconferenza.

Il giudice sceglie l'autorità (organo giurisdizionale, pubblico ministero, organo penitenziario) a cui chiede di organizzare una videoconferenza durante il procedimento, tenendo conto del luogo di residenza (ubicazione) della persona interrogata e/o della sua capacità di recarsi nel luogo in cui è prevista la videoconferenza.

L'organo giurisdizionale e/o l'autorità a cui è chiesto di organizzare una videoconferenza che non dispongano di apparecchiature di videoconferenza si rivolgono al tribunale della giurisdizione di competenza, ad altro organo giurisdizionale o autorità che dispongano di apparecchiature mobili di videoconferenza utilizzabili per condurre l'interrogatorio in videoconferenza. Le apparecchiature mobili di videoconferenza sono consegnate al giudice e/o all'organo al quale è stato chiesto di organizzare la videoconferenza e sono poi restituite in conformità della normativa (punti da 6 a 8 della descrizione).

Nel valutare la capacità delle parti al procedimento di partecipare all'udienza mediante la tecnologia di videoconferenza, possono essere considerate le circostanze seguenti (elenco non esaustivo):

i mezzi tecnici di cui dispone una persona (se il giudice è in possesso di tali informazioni);
l'appartenenza di partecipanti al procedimento a gruppi vulnerabili (minori, persone con disabilità, ecc.) che può impedire a una persona di partecipare in modo autonomo e/o completo al procedimento mediante la tecnologia di videoconferenza (punti 3.8 e 3.9 delle raccomandazioni).

Il giudice dovrebbe garantire il diritto di una parte all'assistenza effettiva di un avvocato/assistente legale in tutti i procedimenti giudiziari, compresa la riservatezza delle comunicazioni con il partecipante rappresentato. Se l'avvocato/assistente legale e il cliente non sono fisicamente presenti nello stesso luogo, il giudice può applicare le misure seguenti o altre misure:

su richiesta dell'avvocato/assistente legale e del cliente/convenuto, l'organo giurisdizionale (un membro del personale nominato dal giudice) può riunire i partecipanti in una sala virtuale separata in cui possono discutere in via riservata gli argomenti difensivi e altre questioni ( il software Zoom ottenuto su licenza, ad esempio, ha questa funzionalità (breakout room)). Successivamente ritornano all'ambiente comune della riunione;
se è annunciata una pausa, le telecamere e i microfoni vengono spenti e il cliente/convenuto è autorizzato a parlare telefonicamente con un avvocato/assistente legale. Se l'avvocato/assistente legale e il cliente sono fisicamente presenti nello stesso luogo, possono chiedere una pausa. Durante la pausa, spengono il microfono e la videocamera e terminata la pausa tornano all'ambiente comune della riunione.

Quando un minore partecipa a un'udienza, i suoi rappresentanti legali sono informati del fatto che l'udienza si terrà con apparecchiature di videoconferenza o altra tecnologia a distanza, conformemente alla procedura prevista dal codice di procedura penale. Il rappresentante legale, se convocato, è tenuto a presentarsi dinanzi al capo dell'autorità incaricata delle indagini preliminari, al pubblico ministero, al giudice e presso il tribunale, e a rispettare la procedura prevista durante le indagini preliminari e l'udienza (articolo 54, comma 2, CPP).

L'interesse superiore del minore è preso in considerazione conformemente al codice di procedura penale, in particolare: l'interrogatorio, in qualunque fase, di un minore testimone o vittima, nonché l'interrogatorio di un minore testimone o vittima in relazione a reati contro la vita umana, la salute, la libertà, l'autodeterminazione sessuale e l'inviolabilità, i minori e la famiglia, e per reati di sfruttamento della prostituzione o di coinvolgimento del minore nella prostituzione, o in altri casi, su richiesta dei partecipanti al procedimento o del capo dell'autorità incaricata delle indagini preliminari, del pubblico ministero o del giudice istruttore, deve avere luogo in presenza di uno psicologo che assiste il minore durante l'interrogatorio, tenendo conto della sua maturità sociale e psicologica, e in presenza di un rappresentante di un'istituzione pubblica responsabile della tutela dei diritti del minore che verifica, da un'altra stanza, se i diritti del minore testimone o vittima sono rispettati durante l'interrogatorio. Il rappresentante dell'istituzione pubblica responsabile della tutela dei diritti del minore può rivolgere domande all'interrogato e presentare richieste relative all'interrogatorio. Un rappresentante del minore testimone o vittima ha il diritto di partecipare all'interrogatorio solo se è stato accertato che non eserciterà alcuna influenza sul minore (articolo 186, comma 3, CPP).

Su richiesta delle parti del procedimento o su iniziativa di un capo dell'autorità incaricata delle indagini preliminari, del pubblico ministero o del giudice istruttore, l'interrogatorio di un minore indagato deve avvenire in presenza di uno psicologo che presta la sua assistenza, tenendo conto della maturità sociale e psicologica del minore, e/o in presenza di un rappresentante di un'istituzione pubblica responsabile della tutela dei diritti del minore, che verifica se i diritti del minore indagato sono rispettati durante l'interrogatorio (articolo 188, comma 5, CPP).

La partecipazione di un difensore è obbligatoria nell'ambito delle indagini relative a fatti contestati a un minore (articolo 51, comma 1, punto 1)).

È vietato divulgare informazioni su minori indagati o vittime (articolo 177, comma 1, CPP).

Durante le indagini preliminari o un'udienza deve essere effettuata una registrazione audiovisiva, conformemente alla procedura di cui all'articolo 8² del CPP. Tale registrazione è allegata al fascicolo di un atto processuale o alla trascrizione di un'udienza e costituisce parte integrante del fascicolo o della trascrizione, mentre gli atti processuali sono notificati conformemente alla procedura di cui all'articolo 8¹ del codice di procedura penale (articolo 8², comma 6, CPP).

La registrazione audio effettuata nell'ambito delle cause penali è allegata alla trascrizione dell'udienza mediante il suo trasferimento al sistema LITEKO o la sua registrazione su un supporto informatico secondo la procedura prevista nella descrizione della procedura di registrazione audio delle udienze approvata con la risoluzione del Consiglio della magistratura n. 13P-22- (7.1.2) del 14 febbraio 2014 (di seguito "risoluzione") e costituisce parte integrante della trascrizione. I partecipanti al procedimento, inoltre, hanno il diritto di accedere alla registrazione audio e di riceverne copie secondo le modalità previste dalla normativa.

La registrazione audio di un'udienza pubblica effettuata con uno strumento di registrazione audio mobile è trasferita manualmente dallo strumento al sistema LITEKO.

Le registrazioni audio effettuate nei procedimenti giudiziari possono essere consultate dalle persone conformemente alla procedura prevista dagli atti giuridici che disciplinano la procedura di accesso ai documenti delle cause penali e civili e delle cause relative a violazioni del diritto amministrativo e a illeciti amministrativi (punti 5 e 6 della risoluzione).

Le registrazioni audio e video effettuate con tecnologie di videoconferenza sono conservate conformemente alla procedura stabilita dal Consiglio della magistratura (punto 14 della descrizione per le cause penali).

È possibile utilizzare la tecnologia di riconoscimento vocale automatico.

Il codice di procedura penale (sezione 5. Ricorso durante le indagini preliminari) prevede la possibilità di impugnare gli atti processuali e le decisioni di un capo dell'autorità incaricata delle indagini preliminari e di un pubblico ministero.

L'articolo 6.271 del codice civile della Repubblica di Lituania prevede la possibilità di ottenere il risarcimento dei danni causati da atti illeciti (azioni, omissioni) di un'autorità pubblica o dei suoi dipendenti che ledano i diritti, le libertà e gli interessi delle persone (atti giuridici o individuali, atti amministrativi, atti fisici ecc. dello Stato o delle autorità comunali, ad eccezione delle sentenze, delle ordinanze e delle decisioni degli organi giurisdizionali).

apparecchiature centralizzate degli organi giurisdizionali;
la piattaforma Zoom concessa in licenza agli organi giurisdizionali (tramite l'account dell'organo giurisdizionale).

Per garantire la corretta assegnazione delle risorse tecniche a disposizione dell'organo giurisdizionale e la parità di accesso dei giudici alle tecnologie di videoconferenza acquisite dal sistema giudiziario, è raccomandato di adottare un calendario di utilizzo, una procedura per la prenotazione o altre misure organizzative concordate internamente (punti da 3.2 a 3.4 delle raccomandazioni).

I procedimenti giudiziari che impiegano la tecnologia di videoconferenza sono organizzati conformemente alle norme di procedura giudiziaria previste dal codice di procedura penale, la procedura relativa all'uso della tecnologia di videoconferenza prevista nella descrizione e in altri atti giuridici (punto 5 della descrizione dei procedimenti penali), il capo II della descrizione (organizzazione e realizzazione della videoconferenza) e la procedura di cui ai punti da 3 a 5 delle raccomandazioni.

Il giudice investito della causa decide con ordinanza motivata se l'udienza debba svolgersi in videoconferenza. Prima di emettere un'ordinanza, il giudice investito della causa contatta la persona nominata dall'organo (il giudice, il pubblico ministero, il servizio penitenziario lituano) incaricata di organizzare una videoconferenza durante il procedimento e responsabile dell'uso delle apparecchiature di videoconferenza, della loro manutenzione e dell'organizzazione delle videoconferenze, per verificare la possibilità di organizzare una videoconferenza. Essi concordano quindi il luogo, la data e l'ora della videoconferenza. L'elenco delle persone designate dall'autorità (giudice, pubblico ministero, organo penitenziario) a cui è presentata una richiesta di organizzazione di una videoconferenza nel corso di un procedimento giudiziario, responsabili dell'uso delle apparecchiature di videoconferenza, della loro manutenzione e dell'organizzazione di videoconferenze, nonché i loro recapiti (istituzione, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica), sono pubblicati dall'amministrazione nazionale degli organi giurisdizionali sull'intranet del sistema giudiziario. Se la persona designata o i suoi recapiti cambiano, la suddetta amministrazione ne viene informata e aggiorna l'elenco (punto 6 della descrizione).

Durante un'udienza è possibile utilizzare la tecnologia di riconoscimento vocale automatico.

Il codice di procedura penale prevede l'identificazione delle persone presenti all'udienza:

la persona che partecipa al procedimento mediante la tecnologia di videoconferenza si identifica ed esibisce un documento di identità affinché il giudice possa confrontarlo con una copia del documento trasmessa al tribunale, autenticata secondo la procedura prevista dalla normativa, e/o con i documenti del fascicolo del procedimento che consentono di confermare l'identità della persona;

durante l'udienza, il giudice provvede affinché il numero d'identificazione personale della persona che partecipa al procedimento e gli altri elementi del documento d'identità non siano divulgati ad altri partecipanti al procedimento o a terzi, salvo nei casi in cui tali dati possano già essere noti agli altri partecipanti in quanto presenti nel fascicolo del procedimento, cui hanno accesso conformemente alla procedura prevista dal codice di procedura penale.

Quando una persona assiste a un'udienza in videoconferenza e il giudice investito della causa penale nutre ragionevoli dubbi circa la sua identità e tali dubbi non possono essere dissipati, il giudice sospende l'udienza ed essa si terrà alla presenza fisica delle persone citate a comparire (punti 12 e 13 della descrizione per le cause penali).

Su decisione del giudice investito della causa, l'identità della persona interrogata in videoconferenza può essere accertata anche con altri mezzi (punto 13 della descrizione).

I procedimenti giudiziari che impiegano la tecnologia di videoconferenza sono organizzati secondo le norme di procedura giudiziaria previste dal codice di procedura penale, la procedura relativa all'uso della tecnologia di videoconferenza prevista nella descrizione e altri atti giuridici (punto 5 della descrizione per le cause penali e realizzazione della videoconferenza).

I diritti dell'indagato (articolo 21, comma 4, CPP), dell'imputato (articolo 22, comma 3, CPP), della vittima (articolo 28 CPP) e delle altre parti del procedimento sono definiti nel codice di procedura penale.

Ai partecipanti al procedimento (indagato, imputato, vittima ecc.) è garantito il diritto di avvalersi dei servizi di un interprete (articolo 8 CPP).

Ogni persona indagata o imputata per un reato ha il diritto di essere informata senza indugio, in una lingua che padroneggia, della natura e dei motivi dell'accusa formulata a suo carico, di disporre del tempo e delle strutture necessarie per preparare la sua difesa, di interrogare o di chiedere l'audizione di testimoni e di avvalersi gratuitamente dei servizi di un interprete se non comprende o non parla il lituano (articolo 45, comma 7, CPP).

Se necessario, il giudice richiedente e l'autorità richiesta possono coordinare le misure a tutela della persona da sentire e, se del caso, garantire che tale persona sia assistita da un interprete (punto 12 della descrizione).

Si dovrebbero utilizzare tecnologie di videoconferenza valutate e ritenute sicure dal Centro nazionale per la sicurezza informatica, dando priorità, ove possibile, alle tecnologie seguenti:

apparecchiature centralizzate degli organi giurisdizionali;
piattaforma Zoom.

4. Spese relative ai procedimenti in materia civile e commerciale

Regolamento (CE) n. 1896/2006 che istituisce un procedimento europeo d'ingiunzione di pagamento

Nell'ambito di un procedimento europeo d'ingiunzione di pagamento si applicano le norme per il calcolo e il pagamento dell'imposta di bollo di cui all'articolo 434, commi da 1 a 3, del codice di procedura civile della Repubblica di Lituania (articolo 21 della legge lituana n. X-1809, del 13 novembre 2008, recante attuazione del diritto dell'Unione e del diritto internazionale in materia di procedura civile (di seguito "legge").

Regolamento (CE) n. 861/2007 che istituisce un procedimento europeo per le controversie di modesta entità

Le controversie di modesta entità a livello europeo sono soggette all'imposta di bollo, il cui importo è stabilito all'articolo 80, comma 1, punto 1, del codice di procedura civile della Repubblica di Lituania (articolo 27 della legge).

Regolamento (UE) n. 655/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, che istituisce una procedura per l'ordinanza europea di sequestro conservativo su conti bancari al fine di facilitare il recupero transfrontaliero dei crediti in materia civile e commerciale

La domanda di ordinanza europea di sequestro conservativo su conti bancari e i mezzi di ricorso di cui al capo 4 del regolamento (UE) n. 655/2014 sono soggetti a un'imposta di bollo avente lo stesso importo di quella applicata alle domande di provvedimenti provvisori o ai ricorsi individuali avverso le ordinanze di provvedimenti provvisori, a seconda dei casi (articolo 31¹⁹ della legge).

Regolamento (CE) n. 805/2004 che istituisce il titolo esecutivo europeo per i crediti non contestati

Le domande di rettifica o revoca di un titolo esecutivo europeo sono esenti dall'imposta di bollo (articolo 16, comma 3, della legge).

La domanda di diniego dell'esecuzione presentata dal debitore di cui all'articolo 21 del regolamento (CE) n. 805/2004 è esente dall'imposta di bollo (articolo 17, comma 2, della legge).

Regolamento (UE) n. 650/2012 relativo alla competenza, alla legge applicabile, al riconoscimento e all'esecuzione delle decisioni e all'accettazione e all'esecuzione degli atti pubblici in materia di successioni e alla creazione di un certificato successorio europeo