Digitaliseringsverordening — Kennisgevingen van de lidstaten

1. Nationale IT-portalen voor de communicatie met rechtbanken of andere autoriteiten

Openbare elektronische diensten van het Litouwse gerechtelijke informatiesysteem (LITEKO): e-dienstenportaal van de Litouwse rechtbanken (e.teismas.lt).

Burgers van de Republiek Litouwen, in Litouwen geregistreerde rechtspersonen, personen die legaal in Litouwen verblijven, alsmede in andere landen geregistreerde rechtspersonen en staatsburgers van andere landen en hun vertegenwoordigers, hebben toegang tot het e-dienstenportaal (punt 19.1 van Besluit nr. 6P-141-(1.1) van de directeur van de Nationale Dienst voor het beheer van de rechtbanken van 17 september 2015 tot vaststelling van de regels inzake de verstrekking van openbare elektronische diensten in het gerechtelijk informatiesysteem van de Republiek Litouwen (de “regels van LITEKO PES”).

In het LITEKO worden gegevens over zaken die aanhangig zijn bij Litouwse rechtbanken elektronisch verwerkt, wordt de voortgang van procedures geregistreerd en worden bemiddelings- en openbare elektronische diensten aangeboden zoals vastgesteld in de toepasselijke wetgeving (punt 5 van de regels van het gerechtelijk informatiesysteem van de Republiek Litouwen, zoals vastgesteld bij besluit nr. 6P-112-(1.1) van de directeur van de Nationale Rechtbanken van 28 november 2011). De diensten worden gedefinieerd als openbare elektronische diensten die door de rechtbanken van de Republiek Litouwen worden verleend aan ontvangers via LITEKO PES, het subsysteem voor openbare elektronische diensten (punt 3.1 van de regels van LITEKO PES).

Het LITEKO PES-account is toegankelijk met behulp van SIRIP (State Information Resources Interoperability Platform), waarop gebruikers van diensten zich kunnen identificeren via externe systemen, met behulp van een identiteitskaart met geïntegreerde gekwalificeerde digitale certificaten, het onlinebanksysteem van commerciële banken, een persoonlijk gekwalificeerd digitaal certificaat, of door een rechtbank uitgegeven persoonlijke identificatiegegevens (punt 5 van de regels van LITEKO PES).

Nieuwe gebruikers van LITEKO PES moeten zich vertrouwd maken met en zich houden aan de regels voor het gebruik van het subsysteem en de gebruikershandleiding die te vinden is in het account van de ontvanger van de dienst. De diensten kunnen alleen worden gebruikt binnen de grenzen van de rechten die aan de gebruiker zijn verleend, en in LITEKO PES moeten de correcte gegevens over de ontvanger of gebruiker van de dienst worden ingevoerd, evenals andere gegevens die nodig zijn om de diensten te kunnen verrichten, die door de gebruiker van de dienst kunnen worden bewerkt. Wijzigingen van gegevens moeten door de gebruiker van de dienst uiterlijk op de volgende werkdag worden bijgewerkt in het account, waarbij het document in LITEKO PES moet worden ingediend in het formaat dat wordt gespecificeerd in de gebruikershandleiding en dat leesbaar wordt wanneer het is gereproduceerd in het subsysteem. Voorts mag de gebruiker geen handelingen verrichten die zijn gericht op het wijzigen, verstoren of het anderszins belemmeren van de werking van LITEKO PES en het schenden van de rechten en legitieme belangen van derden.

2. Nationaal recht inzake videoconferenties in burgerlijke en handelszaken

Het gebruik van videoconferenties in burgerlijke en handelszaken wordt geregeld door:

Artikel 175² van het Wetboek van burgerlijke rechtsvordering van de Republiek Litouwen: gebruik van videoconferentietechnologieën.
Artikel 34, leden 7 en 8, van de Wet tot organisatie van de rechtbanken van de Republiek Litouwen (“Wet tot organisatie van de rechtbanken”).
Besluit nr. 1R-309 van de minister van Justitie van de Republiek Litouwen van 7 december 2012 (zoals gewijzigd bij Besluit nr. 1R-355 van de minister van Justitie van de Republiek Litouwen van 29 oktober 2020) tot goedkeuring van de beschrijving van de procedure voor het gebruik van videoconferentietechnologieën in burgerlijke en bestuursrechtelijke zaken (“de door de minister van Justitie goedgekeurde beschrijving”);
Besluit nr. 13p-156-(7.1.2) van de Litouwse raad voor de Rechtspraak van 28 november 2014 tot goedkeuring van de beschrijving van de procedure voor het gebruik van videoconferentieapparatuur in gerechtelijke procedures (“de beschrijving”);
De aanbevelingen inzake hoorzittingen op afstand (“de aanbevelingen”) die door de raad voor de Rechtspraak zijn aangenomen bij een in de notulen opgenomen besluit van 27 augustus 2021.

Rechtbanken kunnen videoconferenties houden overeenkomstig artikel 5 van Verordening (EU) 2023/2844. Over de rechten van andere instellingen om videoconferenties te houden op grond van artikel 5 van de verordening zijn er geen gegevens beschikbaar.

De deelname van partijen aan de procedure en het horen van een getuige met behulp van videoconferentie- en/of teleconferentietechnologie kunnen op eigen initiatief worden georganiseerd, nadat de rechtbank heeft beoordeeld of het passend en voor de rechtbank haalbaar is om de hoorzitting te organiseren met behulp van videoconferentie- en/of teleconferentietechnologie en of het voor de deelnemers mogelijk is om de hoorzitting bij te wonen met behulp van videoconferentie- en/of teleconferentietechnologie (punt 7 van de door de minister van Justitie goedgekeurde beschrijving).

De rechtbanken maken meestal gebruik van het Zoom-platform of van in de rechtbank geïnstalleerde videoconferentieapparatuur.

Het type conferentie (video- of teleconferentie) en de specifieke videoconferentietechnologie (centrale videoconferentieapparatuur, Zoom, Microsoft Teams, vaste of mobiele telefoonapparatuur enz.) worden geselecteerd, georganiseerd en beheerd door de rechter die de zaak behandelt, rekening houdend met de omstandigheden van de zaak, de videoconferentietechnologie van de rechtbank en de beschikbaarheid ervan, en de mogelijkheid voor deelnemers aan de procedure om de desbetreffende technologie te gebruiken.

Gezien de noodzaak om de elektronische beveiliging van op afstand verstrekte gegevens te waarborgen, wordt aanbevolen om gebruik te maken van videoconferentietechnologieën die door het nationale cyberveiligheidscentrum zijn beoordeeld en zijn erkend als veilig, waarbij, voor zover praktisch mogelijk, voorrang moet worden gegeven aan:

centrale videoconferentieapparatuur voor de rechtbanken;
het Zoom-platform op basis van aan de rechtbanken verleende licenties (via een rechtbankaccount; punten 3.2 en 3.3 van de aanbevelingen).

Een deelnemer aan de procedure kan zijn of haar zienswijze betreffende de behandeling van de zaak door middel van informatie- en elektronische-communicatietechnologie (via videoconferenties, teleconferenties enz.) kenbaar maken in elk processtuk dat hij of zij indient (artikel 111, lid 2, punt 6, van het Wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

Van de hoorzitting wordt een audio-opname gemaakt volgens de door het procesrecht voorgeschreven procedure. Met het oog op het vastleggen en onderzoeken van het bewijs kan de rechtbank video-opnamen maken, filmen en fotograferen volgens de door het procesrecht voorgeschreven procedure of gebruikmaken van andere technische apparatuur (artikel 38, lid 3, van de Wet tot organisatie van de rechtbanken).

Van elke hoorzitting wordt een audio-opname gemaakt (artikel 168 van het Wetboek van burgerlijke rechtsvordering). Personen die bij de procedure betrokken zijn, hebben recht op toegang tot de audio-opname van de rechtszitting (artikel 168, lid 4, van het Wetboek van burgerlijke rechtsvordering), in overeenstemming met de procedure die is vastgelegd in de rechtshandelingen betreffende de procedure voor toegang tot de stukken in strafzaken, civielrechtelijke zaken en zaken betreffende bestuursrechtelijke en administratieve overtredingen (punt 6 van de procedure voor het maken van audio-opnamen van hoorzittingen, zoals vastgesteld bij Besluit nr. 13P-22-(7.1.2) van de raad voor de Rechtspraak van 14 februari 2014 (“het besluit”)).

Audio-opnamen van hoorzittingen worden bewaard en gearchiveerd volgens de wettelijk voorgeschreven procedure. De audio-opname van de hoorzitting moet worden beschermd tegen ongeautoriseerd gebruik, kopiëren, bewerken en vernietigen (punten 9 en 11 van de Beschrijving van de vereisten inzake audio-opnamen van hoorzittingen om het verloop van de zittingen vast te leggen, zoals vastgesteld bij Besluit nr. 1R-314 van de minister van Justitie van de Republiek Litouwen van 11 december 2012).

De audio-opname van een openbare hoorzitting die is opgenomen met een stationair audio-opnameapparaat wordt automatisch geüpload van het apparaat naar het LITEKO, tenzij de audio-opname om technische redenen handmatig wordt overgezet van de lokale server van de rechtbank naar het LITEKO.

De audio-opname van een openbare hoorzitting die is opgenomen met een mobiel audio-opnameapparaat wordt handmatig geüpload in het LITEKO.

De audio-opname van een besloten hoorzitting, evenals de audio-opname die in het LITEKO is geüpload conform de wettelijke vereisten inzake archivering van zaken, wordt vastgelegd op een computermedium (cd-rom enz.), waardoor bescherming wordt geboden tegen wijziging of vernietiging van de audio-opname. Deze gegevensdrager wordt bij het dossier gevoegd en wordt verwerkt volgens de wettelijk voorgeschreven procedure (punten 12, 13 en 15 van het besluit).

De rechtbank moet het recht van een partij op effectieve bijstand door een advocaat/juridisch assistent, met inbegrip van de vertrouwelijkheid van de communicatie met de vertegenwoordigde deelnemer, garanderen in alle gerechtelijke procedures. Als de advocaat/juridisch assistent en de cliënt zich fysiek niet op dezelfde locatie bevinden, kan de rechtbank de volgende (of andere) maatregelen toepassen:

op verzoek van de advocaat/juridisch assistent en de cliënt/gedaagde kan de rechtbank (d.w.z. een door de rechtbank aangewezen medewerker) hen verplaatsen naar een aparte virtuele ruimte waar zij hun verdedigingspositie en andere kwesties vertrouwelijk kunnen bespreken (de in licentie gegeven Zoom-software heeft deze functionaliteit, in de vorm van “breakout rooms”). Daarna worden zij teruggebracht naar de algemene vergaderomgeving;
ook kan er een pauze worden ingelast: camera’s en microfoons worden uitgeschakeld en de cliënt/gedaagde kan telefonisch spreken met een advocaat/juridisch assistent. Als de advocaat/juridisch assistent en de cliënt zich fysiek op dezelfde locatie bevinden, kunnen zij om een pauze verzoeken. Tijdens de pauze moeten zij de microfoon en videocamera uitzetten, en na de pauze keren zij terug naar de algemene vergaderomgeving.

Als de persoon zich in een gebouw bevindt dat onder toezicht staat van een overheidsinstantie (zoals een detentiecentrum, een gevangenis enz.), heeft hij of zij het recht om te verzoeken om een pauze waarin alle ambtenaren de locatie zullen verlaten en alleen de persoon in kwestie en zijn of haar raadsman overblijven (terwijl ook de microfoon en de camera zijn uitgeschakeld; punt 5.13 van de aanbevelingen).

Videoconferenties worden georganiseerd en uitgevoerd in overeenstemming met de procedure die is vastgelegd in het Wetboek van burgerlijke rechtsvordering, hoofdstuk II “Organisatie en verloop van videoconferenties” van de beschrijving, hoofdstuk II “Organisatie van gerechtelijke procedures met behulp van videoconferentietechnologieën” van de door de minister van Justitie goedgekeurde beschrijving en de punten 3 tot en met 5 van de aanbevelingen.

Ook kan gebruik worden gemaakt van automatische spraak-naar-teksttechnologie.

Alvorens een beslissing over het gebruik van videoconferentie te nemen, neemt de rechtbank die de zaak behandelt, contact op met de autoriteit (rechtbank, openbaar ministerie, Litouws gevangeniswezen) die verantwoordelijk is voor het gebruik van videoconferentieapparatuur, het onderhoud ervan en de organisatie van videoconferenties, over de mogelijkheid om een videoconferentie te organiseren, waarna zij samen de locatie, de datum en het tijdstip van de videoconferentie bepalen.

De rechtbank selecteert de autoriteit (rechtbank, openbaar ministerie, orgaan van het gevangeniswezen) en verzoekt deze om tijdens de procedure een videoconferentie te organiseren, uitgaande van de verblijfplaats (locatie) van de persoon die wordt gehoord en/of de mogelijkheid van die persoon om naar de locatie van de geplande videoconferentie te komen.

Indien de rechtbank en/of autoriteit waartoe de rechtbank zich heeft gewend niet over videoconferentieapparatuur beschikt, kan zij zich wenden tot een andere rechtbank in haar rechtsgebied of een andere rechtbank of autoriteit die wel over de nodige mobiele videoconferentieapparatuur beschikt om het verhoor via videoconferentie te houden. De mobiele videoconferentieapparatuur wordt ter beschikking gesteld van de rechtbank en/of de autoriteit waartoe de rechtbank zich heeft gewend voor de organisatie van een videoconferentie en moet na afloop worden geretourneerd volgens de wettelijk voorgeschreven procedure (punten 7 en 8 van de beschrijving).

Indien een deelnemer aan de procedure de rechtbank meedeelt dat hij of zij niet instemt met een hoorzitting op afstand of niet beschikt over de technische capaciteit om deel te nemen met de desbetreffende videoconferentietechnologie, kan de rechtbank een hybride hoorzitting op afstand organiseren en die persoon uitnodigen om de hoorzitting fysiek bij te wonen.

Bij het beoordelen of iemand in staat is om met behulp van videoconferentietechnologie aan de hoorzitting deel te nemen, wordt aanbevolen om rekening te houden met de volgende omstandigheden (niet-uitputtende lijst):

de technische middelen waarover een natuurlijke persoon beschikt (indien de rechtbank over die informatie beschikt);
de situatie van kwetsbare deelnemers aan de procedure (minderjarigen, personen met een handicap enz.) die hen verhindert om zelfstandig en/of volledig aan de procedure deel te nemen met behulp van videoconferentietechnologie (punten 3.8 en 3.9 van de aanbevelingen).

Voor het vaststellen van de identiteit van de personen die op de hoorzitting aanwezig zijn:

Een deelnemer die de hoorzitting bijwoont met behulp van videoconferentietechnologie moet zich identificeren door zijn of haar identiteitsbewijs te tonen op een zodanige wijze dat de rechtbank het kan vergelijken met het gewaarmerkte afschrift dat haar overeenkomstig de wettelijk voorgeschreven procedure is overgelegd.

Een deelnemer die de zitting bijwoont door middel van teleconferentietechnologie moet zich voor de zitting aanmelden met behulp van de door de rechtbank verstrekte inloggegevens, zich identificeren en de volgende door de rechtbank gevraagde gegevens voorlezen: het persoonlijke identificatienummer (een deel daarvan), het nummer van het certificaat van de advocaat/juridisch assistent, de door de rechtbank toegekende code en/of andere gegevens aan de hand waarvan de persoon kan worden geïdentificeerd (punt 9 van de door de minister van Justitie goedgekeurde beschrijving).

De identiteit van de persoon die via videoconferentie wordt gehoord, kan ook op andere wijze worden vastgesteld, conform de beslissing van de verzoekende rechtbank (punt 13 van de beschrijving).

Videoconferenties in gerechtelijke procedures worden georganiseerd en uitgevoerd in overeenstemming met het procesrecht en de procedure voor de organisatie en het verloop van videoconferenties en het gebruik van videoconferentieapparatuur die zijn vastgelegd in de beschrijving en andere rechtshandelingen (punt 4 van de beschrijving).

Partijen hebben het recht om het procesdossier (met inbegrip van het elektronische dossier) in te zien, uittreksels en kopieën (digitale kopieën) te maken en te ontvangen, bezwaar in te stellen, bewijs te leveren, deel te nemen aan het bewijsonderzoek, vragen te stellen aan andere bij de procedure betrokken personen, getuigen en deskundigen, verzoeken in te dienen, mondelinge en schriftelijke opmerkingen te maken bij de rechtbank, hun argumenten en opmerkingen over alle aangelegenheden die zich in de loop van de procedure voordoen naar voren te brengen, zich te verzetten tegen verzoeken, argumenten en opmerkingen van andere bij de procedure betrokken partijen, gewaarmerkte afschriften (digitale kopieën) van vonnissen, beschikkingen, uitspraken of beslissingen van de rechtbank te verkrijgen, beroep in te stellen tegen vonnissen en beschikkingen van de rechtbank, en alle andere procedurele rechten uit te oefenen die in het Wetboek van burgerlijke rechtsvordering aan partijen worden verleend (artikel 42, lid 1, van het Wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

De voorzitter van de hoorzitting legt, in overeenstemming met de door het Wetboek van burgerlijke rechtsvordering vastgestelde procedure, aan de partijen, derden en hun wettelijke vertegenwoordigers die op de zitting verschijnen uit wat hun procedurele rechten en plichten zijn, behalve wanneer de partijen of derden de zaak voeren via een vertegenwoordiger met een universitaire graad in de rechten (artikel 243 van het Wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

Personen die de officiële taal niet machtig zijn, hebben het recht om via een tolk deel te nemen aan gerechtelijke procedures (artikel 8, lid 2, van de Wet tot organisatie van de rechtbanken van de Republiek Litouwen, en artikel 11, lid 2, van het Wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

Indien nodig kunnen de verzoekende rechtbank en de aangezochte autoriteit in onderling overleg maatregelen overeenkomen om de te horen persoon te beschermen en ervoor te zorgen dat deze zo nodig wordt bijgestaan door een tolk (punt 12 van de beschrijving).

Indien er een tolk bij de gerechtelijke procedure wordt betrokken, moet deze tijdens de hoorzitting te allen tijde passend visueel contact hebben met de deelnemer aan de gerechtelijke procedure wiens taal wordt vertolkt (punt 5.14 van de aanbevelingen).

Bij de behandeling van de zaak is de rechtbank verplicht om het bewijs in de zaak rechtstreeks te onderzoeken, d.w.z. dat de rechtbank personen die bij de procedure betrokken zijn moet horen, getuigenverklaringen moet afnemen en deskundigenadviezen, schriftelijke, materiële en andere bewijzen moet onderzoeken (artikel 235, lid 1, van het Wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

De door een instantie (rechtbank, openbaar ministerie, een orgaan van het gevangeniswezen) aangewezen personen die door de rechtbank die de zaak behandelt, zijn aangezocht om in de procedure een videoconferentie te organiseren — en die verantwoordelijk zijn voor het gebruik en het onderhoud van videoconferentieapparatuur —, moeten, samen met andere vertegenwoordigers van die instantie die via videoconferentie aan het verhoor deelnemen, de te horen persoon ook de mogelijkheid bieden om bewijs aan te dragen en ervoor zorgen dat dit bewijs wordt bezorgd aan de rechtbank die de zaak behandelt (punt 10.4 van de beschrijving).

De persoon die via videoconferentie wordt gehoord, kan bewijs bij de rechtbank indienen per post, per fax, via het e-dienstenportaal van de Litouwse rechtbanken (e.teismas.lt) of via een vertegenwoordiger van de instantie (rechtbank, openbaar ministerie, orgaan van het gevangeniswezen) die door de rechtbank die de zaak behandelt, is aangezocht om de videoconferentie te organiseren en die deelneemt aan de videoconferentie, of op een andere manier waarin de wet voorziet (punt 13 van de beschrijving).

Aan het einde van het verhoor via videoconferentie stelt een vertegenwoordiger van de instantie (rechtbank, openbaar ministerie, orgaan van het gevangeniswezen) die door de rechtbank die de zaak behandelt, is aangezocht om uiterlijk de volgende werkdag een videoconferentie te organiseren, een bevestiging op volgens het model in de bijlage bij de beschrijving, vergezeld van een eed of verbintenis die door de gehoorde persoon is ondertekend (wanneer de persoon verplicht is de eed af te leggen of een verbintenis te ondertekenen) en het verstrekte bewijsmateriaal, die beide worden ingediend bij de rechtbank die de zaak behandelt (punt 14 van de beschrijving).

Als tijdens een hoorzitting op afstand de noodzaak ontstaat om documenten of bewijsstukken in te dienen die niet vóór de datum van de hoorzitting konden worden ingediend, beslist de rechtbank over de indiening en toelating daarvan conform het procesrecht. Om ervoor te zorgen dat alle deelnemers het bewijsmateriaal dat tijdens de hoorzitting op afstand wordt ingediend, kunnen zien en/of horen, kunnen bijvoorbeeld de volgende maatregelen worden genomen:

de zitting verdagen en een termijn vaststellen waarbinnen de deelnemer aan de gerechtelijke procedure documenten en materieel bewijsmateriaal moet indienen volgens de voorgeschreven procedure (via de griffie van de rechtbank, per post, via het e-dienstenportaal);
indien alle deelnemers aan de procedure gebruikers van het e-dienstenportaal zijn, kan een schorsing worden ingelast en kan worden gelast dat de documenten onverwijld via het portaal in het dossier worden opgenomen, zodat de hoorzitting op dezelfde dag na raadpleging van de documenten kan worden voortgezet;
in een specifieke zaak waarin niet alle deelnemers aan de procedure gebruikers van het e-dienstenportaal zijn, kan de rechtbank een schorsing inlassen om een partij in staat te stellen stukken per e-mail bij de rechtbank in te dienen en/of om de rechtbank in staat te stellen documenten ter inzage door te sturen naar de andere deelnemers aan de procedure via het door hen opgegeven e-mailadres, na beoordeling van de beveiligingsaspecten van de zaak, met inbegrip van de bescherming van persoonsgegevens, en van de mogelijke risico’s (punt 5.11 van de aanbevelingen).

Bij het op afstand horen van een getuige of een andere deelnemer aan de procedure wordt de rechtbank aangeraden om ervoor te zorgen dat de deelnemer niet onrechtmatig wordt beïnvloed en dat er geen gebruik wordt gemaakt van niet-geautoriseerde middelen. Indien nodig, en in overeenstemming met de technische mogelijkheden van de partij bij de procedure, kan de rechtbank de volgende (of andere) maatregelen nemen:

verzoeken om een cameracontrole van de locatie van waaruit de persoon aan de procedure deelneemt, waarbij een roterend beeld wordt verkregen (d.w.z. het uitvoeren van een controle op afstand van de locatie). In dat geval is het raadzaam dat aan de volgende twee voorwaarden wordt voldaan:
1. de deelnemer wordt vooraf meegedeeld dat de rechtbank die maatregel zal toepassen om inbreuk op de gegevensbeschermingsvereisten te voorkomen;
2. de deelnemer wordt er vooraf op geattendeerd dat de gebruikte camera mobiel moet zijn. De rechtbank kan eisen dat deze handelingen op elk moment tijdens de procedure worden uitgevoerd;
de deelnemer herinneren aan het verbod op het gebruik van elektronische communicatiemiddelen en hem of haar verzoeken om de deuren van het pand van waaruit hij of zij aan de procedure deelneemt, van binnenuit af te sluiten. Vóór de vergadering op afstand moet de persoon worden geïnformeerd dat de ruimte van waaruit hij of zij aan de procedure zal deelnemen, een afgescheiden ruimte moet zijn (en bijvoorbeeld niet als doorgang mag dienen). Daarnaast kan de deelnemer worden gevraagd om de videocamera tijdens de vergadering op de deur gericht te houden;
de persoon vragen om zodanige ergonomische handelingen uit te voeren dat de camera de deelnemer tot aan zijn middel in beeld brengt, d.w.z. dat niet alleen het gezicht, maar ook de handen en de directe omgeving te zien zijn;
de persoon vragen om verder van het videoscherm af te gaan zitten om te voorkomen dat er van het scherm wordt gelezen (punt 5.12 van de aanbevelingen).

Er worden videoconferentietechnologieën gebruikt die door het nationaal cyberbeveiligingscentrum zijn geëvalueerd en zijn erkend als veilig, gecertificeerd en in licentie gegeven, waarbij zoveel mogelijk voorrang wordt gegeven aan:

centrale videoconferentieapparatuur voor de rechtbanken;
het Zoom-platform.

3. Nationaal recht inzake videoconferenties in strafzaken

Het gebruik van videoconferentie in strafzaken wordt geregeld door:

artikel 8² van het Wetboek van strafvordering van de Republiek Litouwen;
artikel 34, leden 7 en 8, van de wet tot organisatie van de rechtbanken;
de beschrijving;
de beschrijving van de procedure voor het gebruik van videoconferentietechnologie in strafzaken, zoals vastgesteld bij besluit nr. 1R-183 van de minister van Justitie van de Republiek Litouwen van 31 mei 2021 (“de beschrijving voor strafzaken”);
de aanbevelingen.

In uitzonderlijke gevallen, wanneer het niet mogelijk is de zaak te behandelen volgens de reguliere procedure van het Wetboek van strafvordering, kan de deelname van partijen aan de procedure, zoals getuigen, deskundigen, beroepsbeoefenaren, tolken en andere bij de procedure betrokken personen, indien technisch haalbaar, worden gewaarborgd door het gebruik van informatie- en elektronische-communicatietechnologie (videoconferentie) wanneer redelijkerwijs kan worden aangenomen dat dit zal leiden tot een snellere behandeling van de zaak, zonder afbreuk te doen aan een volledig en objectief onderzoek van alle omstandigheden van de zaak en aan de rechten van de deelnemers aan de procedure. Hierover wordt gewoonlijk door de rechtbank beslist door middel van een beschikking vóór de terechtzitting. Tegen deze beschikking kan geen beroep worden ingesteld. De bepalingen van dit lid zijn niet van toepassing wanneer een openbaar aanklager, een slachtoffer en/of zijn vertegenwoordiger, een beklaagde, zijn of haar wettelijke vertegenwoordiger en/of raadsman, een civielrechtelijke eiser, een civielrechtelijke verweerder en/of hun vertegenwoordiger(s) bezwaar maakt of maken tegen het gebruik van informatie- en elektronische-communicatietechnologie (videoconferentie) (artikel 8², lid 2, van het Wetboek van strafvordering).

Een rechter, een openbaar aanklager of de opsporingsambtenaar moet de deelnemers aan de procedure instrueren over hun procedurele rechten en ervoor zorgen dat zij deze rechten kunnen uitoefenen (artikel 45 van het Wetboek van strafvordering).

De rechtbank neemt een beslissing over het gebruik van videoconferentietechnologie in strafprocedures en legt de deelnemers aan de procedure als bedoeld in artikel 8², lid 2, van het Wetboek van strafvordering uit dat zij bezwaar kunnen maken tegen het gebruik van videoconferentietechnologie in de hoorzitting (punt 16 van de beschrijving voor strafzaken).

Strafprocedures en de aanwezigheid van deelnemers aan gerechtelijke procedures met behulp van videoconferentietechnologie kunnen worden georganiseerd op eigen initiatief van de rechtbank of op verzoek van een deelnemer, welk verzoek schriftelijk of mondeling tijdens een hoorzitting bij de rechtbank kan worden ingediend. Een verzoek om met behulp van videoconferentietechnologie deel te nemen aan een zitting kan worden ingediend door getuigen, deskundigen, specialisten, tolken en andere bij de procedure betrokken personen (punt 6 van de beschrijving voor strafzaken).

de technische middelen waarover een natuurlijke persoon beschikt (indien de rechtbank over die informatie beschikt);
de situatie van kwetsbare deelnemers aan de procedure (minderjarigen, personen met een handicap enz.) die hen verhindert om zelfstandig en/of volledig aan de procedure deel te nemen met behulp van videoconferentietechnologie (punten 3.8 en 3.9 van de aanbevelingen).

De rechtbank moet het recht van een partij op effectieve bijstand door een advocaat/juridisch assistent, met inbegrip van de vertrouwelijkheid van de communicatie met de vertegenwoordigde deelnemer, in alle gerechtelijke procedures garanderen. Als de advocaat/juridisch assistent en de cliënt zich fysiek niet op dezelfde locatie bevinden, kan de rechtbank de volgende (of andere) maatregelen toepassen:

op verzoek van de advocaat/juridisch assistent en de cliënt/gedaagde kan de rechtbank (d.w.z. een door de rechtbank aangewezen medewerker) hen verplaatsen naar een aparte virtuele ruimte waar zij hun verdedigingspositie en andere kwesties vertrouwelijk kunnen bespreken (de in licentie gegeven Zoom-software heeft deze functionaliteit, in de vorm van “breakout rooms”). Daarna worden zij teruggebracht naar de algemene vergaderomgeving;
ook kan er een pauze worden ingelast: camera’s en microfoons worden uitgeschakeld en de cliënt/gedaagde kan telefonisch spreken met een advocaat/juridisch assistent. Als de advocaat/juridisch assistent en de cliënt zich fysiek op dezelfde locatie bevinden, kunnen zij om een pauze verzoeken. Tijdens de pauze moeten zij de microfoon en videocamera uitzetten, en na de pauze keren zij terug naar de algemene vergaderomgeving.

Wanneer een kind deelneemt aan een hoorzitting, worden de wettelijke vertegenwoordigers van het kind geïnformeerd over de hoorzitting, die zal worden gehouden met behulp van videoconferentieapparatuur of andere technologie op afstand, in overeenstemming met de toepasselijke procedure van het Wetboek van strafvordering. Een wettelijke vertegenwoordiger moet, wanneer hij of zij wordt gedagvaard, verschijnen voor een opsporingsambtenaar, een openbaar aanklager of een rechter of rechtbank en zich houden aan de procedure voor het vooronderzoek of de hoorzitting (artikel 54, lid 2, van het Wetboek van strafvordering).

De belangen van het kind moeten in aanmerking worden genomen overeenkomstig de toepasselijke procedure van het Wetboek van strafvordering. Bij het horen van een kind als getuige of slachtoffer, en bij het horen van een minderjarige getuige of een minderjarig slachtoffer in verband met misdrijven tegen het menselijk leven, de gezondheid, de vrijheid, de seksuele zelfbeschikking en de onschendbaarheid van het lichaam, of tegen een kind of een gezin, of in verband met het prostitueren van een minderjarige of het betrekken van een minderjarige bij prostitutie, of in andere gevallen op verzoek van deelnemers aan de procedure of van een opsporingsambtenaar, een openbaar aanklager of een onderzoeksrechter, moet te allen tijde een psycholoog aanwezig zijn, die erop moet toezien dat er rekening wordt gehouden met de sociale en psychologische volwassenheid van de minderjarige. Ook moet een vertegenwoordiger van een staatsinstelling voor de bescherming van de rechten van het kind de sessie bijwonen, om vanuit een andere kamer te observeren of de rechten van de minderjarige getuige of het minderjarige slachtoffer tijdens het verhoor worden gerespecteerd. De vertegenwoordiger van de staatsinstelling voor de bescherming van de rechten van het kind kan de persoon die wordt gehoord vragen stellen en kan verzoeken met betrekking tot het verhoor indienen. Een vertegenwoordiger van de minderjarige getuige of het minderjarige slachtoffer heeft pas het recht om deel te nemen aan het verhoor als vaststaat dat hij of zij de minderjarige niet zal beïnvloeden (artikel 186, lid 3, van het Wetboek van strafvordering)

Op verzoek van de partijen bij de procedure of op initiatief van een opsporingsambtenaar, een openbare aanklager of een onderzoeksrechter moet het verhoor van een minderjarige verdachte worden bijgewoond door een psycholoog die de minderjarige bijstaat om rekening te houden met de sociale en psychologische volwassenheid van de minderjarige, en/of door een vertegenwoordiger van een overheidsinstelling voor de bescherming van de rechten van de minderjarige verdachte (artikel 188, lid 5, van het Wetboek van strafvordering).

De deelname van een raadsman is verplicht in zaken waarin een minderjarige wordt verdacht van een strafbaar feit of van betrokkenheid bij een strafbaar feit (artikel 51, lid 1, punt 1, van het Wetboek van strafvordering)).

Het publiceren van gegevens over minderjarige verdachten en slachtoffers is verboden (artikel 177, lid 1, van het Wetboek van strafvordering).

Tijdens een vooronderzoek of een rechtszitting moet een audiovisuele opname worden gemaakt volgens de procedure van artikel 8²van het Wetboek van strafvordering. Deze opname wordt gevoegd bij het proces-verbaal van een procedurele handeling of het proces-verbaal van een rechtszitting en maakt integraal deel uit van het proces-verbaal/transcript, terwijl de betekening of kennisgeving van de processtukken plaatsvindt volgens de procedure van artikel 8¹ van het Wetboek van strafvordering (artikel 8², lid 6).

De audio-opname die in strafzaken wordt gemaakt, wordt bij het transcript van de hoorzitting gevoegd door deze in te voeren in het LITEKO of vast te leggen op een computermedium volgens de procedure die is vastgesteld in de beschrijving van de procedure voor het maken van audio-opnamen van rechtszittingen, goedgekeurd bij Besluit nr. 13P-22-(7.1.2) van de Raad voor de rechtspraak van 14 februari 2014 (“het besluit”), en maakt integraal deel uit van het transcript. De deelnemers aan de procedure hebben recht op toegang tot de audio-opname en op het ontvangen ervan overeenkomstig de wettelijk voorgeschreven procedure.

De audio-opname van een openbare hoorzitting die is opgenomen met een mobiel audio-opnameapparaat wordt handmatig geüpload in het LITEKO.

Personen kunnen toegang krijgen tot audio-opnamen van hoorzittingen volgens de procedure die is vastgesteld in de rechtshandelingen tot regeling van de procedure voor het verkrijgen van toegang tot de stukken in strafzaken, civiele zaken en zaken betreffende bestuursrechtelijke misdrijven of overtredingen (punten 5 en 6 van het besluit).

Audio- en video-opnamen die met behulp van videoconferentietechnologie zijn gemaakt, worden opgeslagen volgens de door de Raad voor de rechtspraak vastgestelde procedure (punt 14 van de beschrijving voor strafzaken).

Ook kan gebruik worden gemaakt van automatische spraak-naar-teksttechnologie.

Het Wetboek van strafvordering (artikel 5, Beroep tijdens vooronderzoeken) voorziet in de mogelijkheid om beroep in te stellen tegen procedurele handelingen en beslissingen van een opsporingsambtenaar of een openbaar aanklager.

Artikel 6.271 van het Burgerlijk Wetboek van de Republiek Litouwen voorziet in de mogelijkheid om een vergoeding te verkrijgen voor schade die is veroorzaakt door onrechtmatig optreden (handelingen, nalatigheden) door een overheidsinstantie of haar werknemers dat rechtstreeks gevolgen heeft voor de rechten, vrijheden en belangen van een persoon (gerechtelijke of individuele handelingen, administratieve handelingen, fysieke handelingen enz., door de staat of gemeentelijke autoriteiten, met uitzondering van rechterlijke uitspraken, beschikkingen en vonnissen).

centrale videoconferentieapparatuur voor de rechtbanken;
het Zoom-platform op basis van aan de rechtbanken verleende licenties (via een rechtbankaccount).

Om ervoor te zorgen dat de technische middelen waarover de rechtbank beschikt naar behoren worden toegewezen en dat rechters gelijke toegang hebben tot de videoconferentietechnologie van de rechterlijke macht, wordt aanbevolen dat de rechtbank zelf een tijdschema voor het gebruik ervan, een reserveringsprocedure of andere organisatorische maatregelen vaststelt (punten 3.2 tot en met 3.4 van de aanbevelingen).

Gerechtelijke procedures waarin gebruik wordt gemaakt van videoconferentietechnologie, moeten worden georganiseerd volgens de procedurele regels van het Wetboek van strafvordering, de procedure voor het gebruik van videoconferentietechnologie die is vastgelegd in de beschrijving en andere rechtshandelingen (punt 5 van de beschrijving voor strafzaken; hoofdstuk II van de beschrijving (organisatie en uitvoering van videoconferenties), en de in de punten 3 tot en met 5 van de aanbevelingen vastgelegde procedure.

Het besluit om de zitting via videoconferentie te houden, wordt vastgesteld in een met redenen omklede beschikking van de rechtbank die de zaak behandelt. Alvorens een beslissing over het gebruik van videoconferentie te nemen, neemt de rechtbank die de zaak behandelt, contact op met de autoriteit (rechtbank, openbaar ministerie, Litouws gevangeniswezen) die verantwoordelijk is voor het gebruik van videoconferentieapparatuur, het onderhoud ervan en de organisatie van videoconferenties, over de mogelijkheid om een videoconferentie te organiseren, waarna zij samen de locatie, de datum en het tijdstip van de videoconferentie bepalen. De lijst van personen die zijn aangewezen door de autoriteit (rechtbank, openbaar ministerie, orgaan van het gevangeniswezen) aan wie een verzoek om organisatie van een videoconferentie wordt gericht, en die verantwoordelijk zijn voor het gebruik van videoconferentieapparatuur, het onderhoud ervan en de organisatie van de videoconferenties, wordt samen met de contactgegevens van die personen (instelling, telefoonnummer, e-mailadres) gepubliceerd door de Nationale Dienst voor het beheer van de rechtbanken op het intranet van het gerechtelijk stelsel. Wijzigingen (van de aangewezen personen of hun contactgegevens) moeten worden doorgegeven aan de Nationale Dienst voor het beheer van de rechtbanken, die de lijst zal bijwerken (punt 6 van de beschrijving).

Tijdens een hoorzitting kan ook gebruik worden gemaakt van automatische spraak-naar-teksttechnologie.

Het Wetboek van strafvordering voorziet in de identificatie van de personen die deelnemen aan de hoorzitting:

een deelnemer aan de procedure die aan de hoorzitting deelneemt door middel van videoconferentietechnologie, moet zich identificeren door een document te tonen dat zijn of haar identiteit bewijst, op een zodanige manier dat de rechtbank het kan vergelijken met een gewaarmerkt afschrift van het document dat aan de rechtbank is overgelegd, en/of met documenten in het dossier waaruit de identiteit van de persoon blijkt.

de rechtbank ziet erop toe dat tijdens de zitting het persoonlijke identificatienummer van de deelnemer aan de procedure en andere gegevens van het identiteitsbewijs niet bekend worden gemaakt aan andere deelnemers aan de procedure of aan derden, behalve wanneer de andere deelnemers op de hoogte kunnen zijn van deze gegevens uit het dossier waartoe zij toegang hebben overeenkomstig de procedure van het Wetboek van strafvordering.

Wanneer een persoon een zitting bijwoont met behulp van videoconferentietechnologie en de rechtbank die een strafzaak behandelt redelijke twijfels heeft omtrent de identiteit van de persoon en die twijfels niet kunnen worden weggenomen, verdaagt de rechtbank de hoorzitting en wordt de hoorzitting gehouden in het directe bijzijn van de personen die door de rechtbank zijn gedagvaard (punten 12 en 13 van de beschrijving voor strafzaken).

De identiteit van de persoon die via videoconferentie wordt gehoord, kan ook op andere wijze worden vastgesteld, bij beslissing van de rechtbank die de zaak behandelt (punt 13 van de beschrijving).

De rechten van de verdachte (artikel 21, lid 4), de beklaagde (artikel 22, lid 3) en het slachtoffer (artikel 28) en andere deelnemers aan de procedure zijn vastgelegd in het Wetboek van strafvordering.

De deelnemers aan de procedure (een verdachte, een beklaagde, een slachtoffer enz.) hebben het recht op toegang tot de diensten van een tolk (artikel 8 van het Wetboek van strafvordering).

Eenieder die wordt verdacht of beschuldigd van het plegen van een strafbaar feit, heeft het recht om onverwijld, in een taal die hij of zij volledig verstaat, in kennis te worden gesteld van de aard en de reden van de tegen hem of haar ingebrachte beschuldiging, om over voldoende tijd en faciliteiten te beschikken om zijn of haar verdediging voor te bereiden, om getuigen te ondervragen of te laten horen, en om kosteloos gebruik te maken van de diensten van een tolk indien hij of zij het Litouws niet verstaat of spreekt (artikel 45, lid 7, van het Wetboek van strafvordering).

Indien nodig kunnen de verzoekende rechtbank en de aangezochte autoriteit in onderling overleg maatregelen bepalen om de te horen persoon te beschermen en ervoor te zorgen dat deze zo nodig wordt bijgestaan door een tolk (punt 12 van de beschrijving).

Voor de hoorzitting moet gebruik worden gemaakt van videoconferentietechnologieën die door het nationale cyberveiligheidscentrum zijn beoordeeld en zijn erkend als veilig, waarbij, voor zover praktisch mogelijk, voorrang moet worden gegeven aan:

centrale videoconferentieapparatuur voor de rechtbanken;
het Zoom-platform.

4. Vergoedingen voor procedures in burgerlijke en handelszaken

Verordening (EG) nr. 1896/2006 betreffende een Europese betalingsbevelprocedure

Op procedures voor de uitvaardiging van een Europees betalingsbevel zijn de regels van artikel 434, leden 1 tot en met 3, van het Wetboek van burgerlijke rechtsvordering inzake de berekening en betaling van zegelrechten (artikel 21 van Litouwse wet nr. X-1809 van 13 november 2008 tot uitvoering van Unie- en internationale wetgeving inzake burgerlijk procesrecht (“wet nr. X-1809”)) van toepassing.

Verordening (EG) nr. 861/2007 tot vaststelling van een Europese procedure voor geringe vorderingen

Europese geringe vorderingen zijn onderworpen aan een zegelrecht ten belope van het bedrag dat is vastgesteld in artikel 80, lid 1, punt 1, van het Wetboek van burgerlijke rechtsvordering (artikel 27 van wet nr. X-1809).

Verordening (EU) nr. 655/2014 tot vaststelling van een procedure betreffende het Europees bevel tot conservatoir beslag op bankrekeningen om de grensoverschrijdende inning van schuldvorderingen in burgerlijke en handelszaken te vergemakkelijken

Een verzoek om een Europees bevel tot conservatoir beslag op bankrekeningen en de in hoofdstuk 4 van Verordening (EU) nr. 655/2014 bedoelde rechtsmiddelen zijn onderworpen aan een zegelrecht dat gelijk is aan het zegelrecht dat is verschuldigd, indien van toepassing, op verzoeken om voorlopige maatregelen of individuele beroepen tegen voorlopige maatregelen, naargelang van het geval (artikel 31¹⁹ van wet nr. X-1809).

Verordening (EG) nr. 805/2004 tot invoering van een Europese executoriale titel voor niet-betwiste schuldvorderingen

Verzoeken om rectificatie of intrekking van een Europese executoriale titel zijn vrijgesteld van zegelrecht (artikel 16, lid 3, van wet nr. X-1809).

Het verzoek van de schuldenaar om weigering van de tenuitvoerlegging zoals bedoeld in artikel 21 van Verordening (EG) nr. 805/2004 is vrijgesteld van zegelrecht (artikel 17, lid 2, van wet nr. X-1809).

Verordening (EU) nr. 650/2012 betreffende de bevoegdheid, het toepasselijke recht, de erkenning en de tenuitvoerlegging van beslissingen en de aanvaarding en de tenuitvoerlegging van authentieke akten op het gebied van erfopvolging, alsmede betreffende de instelling van een Europese erfrechtverklaring