1. Nationale IT-portalen voor de communicatie met rechtbanken of andere autoriteiten
Het Santra-systeem:
Het Santra-systeem wordt gebruikt door professionele incassodiensten. Het systeem voor de afhandeling van burgerlijke en handelszaken ontvangt elektronische vorderingen van beroepsbeoefenaren via een verbinding met het Santra-gegevenssysteem. Santra is een elektronisch systeem voor summiere niet-betwiste zaken dat wordt gebruikt door de grootste aanvragers/crediteuren. Het Santra-systeem heeft geen interface; het is veeleer een middel om toegang te krijgen tot de dossiers in het Tuomas-systeem voor burgerlijke en handelszaken.
Het Riivel-systeem:
Riivel is een elektronisch systeem voor de behandeling van summiere zaken met betrekking tot niet-betwiste betalingsvorderingen. Via dit systeem kunnen niet-betwiste betalingsvorderingen worden ingediend. Het Riivel-systeem is, naast Santra, het andere elektronische middel voor het verzenden van summiere stukken om een procedure in te leiden via het Tuomas-systeem. Het Riivel-systeem wordt gebruikt door kleine incassobureaus, bedrijven, verenigingen en particulieren. Riivel biedt e-diensten en backofficediensten. Voor de e-diensten wordt gebruikgemaakt van het platform voor de behandeling van zaken van de gerechtelijke autoriteiten, op het adres: asiointi.oikeus.fi. Deze dienst is beschikbaar voor zowel particuliere als zakelijke klanten. Vorderingen kunnen worden ingediend door de eiser zelf of door een vertegenwoordiger. Suomi.fi, het gedeelde authenticatiesysteem voor overheidsinstanties, wordt gebruikt voor authenticatie.
2. Nationaal recht inzake videoconferenties in burgerlijke en handelszaken
Hoofdstuk 12, artikel 8, van het wetboek van procesrecht voorziet in het recht van een partij bij een geschil om per videoconferentie deel te nemen. Deelname per videoconferentie wordt gelijkgesteld aan persoonlijke verschijning. Deelname valt altijd onder de discretionaire bevoegdheid van de rechter. In hoofdstuk 17, artikel 52, van het wetboek van procesrecht zijn voorschriften opgenomen voor het horen van getuigen en getuige-deskundigen per videoconferentie. Ook zijn vereisten opgenomen waaraan moet worden voldaan om videoconferentie te gebruiken. Deze vorm van hoorzitting valt ook onder de discretionaire bevoegdheid van de rechter. De regering heeft wijzigingen van beide bepalingen voorgesteld en het voorstel wordt nu in het parlement besproken.
Rechtbanken in Finland maken gebruik van een videoconferentie-oplossing die is geproduceerd door het ICT-centrum van de overheid, Valtori. De oplossing die momenteel wordt gebruikt, is Polycom. De invoering van een nieuwe oplossing (Pexip) is in voorbereiding. Het algemene beleid en de praktijken op het gebied van informatiebeveiliging van de Finse overheid zijn van toepassing op deze oplossingen. Er wordt geen tekst-naar-tekst-technologie gebruikt.
Toegang op afstand valt altijd onder de discretionaire bevoegdheid van de rechter. De rechter kan het initiatief nemen, maar de betrokken partij moet ermee instemmen om per videoconferentie te worden gehoord. De rechter moet in elke zaak beoordelen of videoconferentie/toegang op afstand geschikt is voor de behandeling van die zaak. Bij de beslissing om al dan niet gebruik te maken van videoconferentie wordt beoordeeld of deze vorm geschikt is voor de betreffende zaak. Bij deze beoordeling kan bijvoorbeeld rekening worden gehouden met de aard en het belang van de zaak en het belang van het bewijsmateriaal in de zaak. In elke afzonderlijke zaak zal de rechter nagaan wat de meest geschikte manier is om aan de procedure deel te nemen (persoonlijke aanwezigheid, deelname ter plaatse in de rechtbank). Deelname op afstand wordt gelijkgesteld aan persoonlijke aanwezigheid en heeft geen invloed op de manier waarop vragen worden gesteld of op andere aspecten van deelname. Er wordt voor vertolking gezorgd, ongeacht of de persoon persoonlijk of op afstand deelneemt.
Op grond van de thans geldende wetgeving moeten de verhoren van getuigen, getuige-deskundigen en partijen die voor bewijsdoeleinden moeten worden gehoord, worden opgenomen (hoofdstuk 22, artikel 6, van het wetboek van procesrecht). In de toekomst moeten er beeld- en geluidsopnamen worden gemaakt van de verhoren van getuigen, getuige-deskundigen of andere partijen voor bewijsdoeleinden. De inwerkingtreding van de wet is vastgelegd in afzonderlijke uitvoeringswetgeving. Krachtens de thans geldende wetgeving (hoofdstuk 22, artikel 10, van het wetboek van procesrecht) moeten geluidsopnamen gedurende ten minste zes maanden na de uitspraak worden bewaard. Indien hoger beroep is ingesteld, moeten geluidsopnamen worden bewaard totdat het vonnis definitief is geworden. Zodra het wetboek van procesrecht is gewijzigd, moeten beeld- en geluidsopnamen worden bewaard gedurende dertig dagen vanaf de datum waarop het vonnis definitief wordt.
Volgens artikel 13 van de thans geldende wet inzake de openbaarheid van gerechtelijke procedures zijn de bepalingen van artikel 16 van die wet van toepassing op de wijze waarop een processtuk wordt afgegeven. Krachtens de nieuwe wet, die door middel van afzonderlijke uitvoeringswetgeving moet worden uitgevoerd, zijn de procedures voor de afgifte van processtukken vastgelegd in artikel 16 van de wet op de openbaarheid van bestuur. Informatie over beeld- en geluidsopnamen die in een arrondissementsrechtbank worden gemaakt, mag alleen worden verstrekt door de opname voor vertoning aan de rechtbank over te dragen. Informatie over beeld- en geluidsopnamen die in arrondissementsrechtbanken worden gemaakt, kan echter worden verstrekt overeenkomstig artikel 16 van de wet op de openbaarheid van bestuur. Informatie over andere dan de in lid 2 bedoelde beeld- en geluidsopnamen mag alleen worden verstrekt door de opname voor vertoning in de rechtbank beschikbaar te stellen, indien er, gezien de inhoud van de opname, redenen zijn om aan te nemen dat het verstrekken van de informatie anders inbreuk zou kunnen maken op de persoonlijke levenssfeer van de personen op de opname.
Vertrouwelijke communicatie tussen advocaat en cliënt: communicatie wordt beïnvloed door en is afhankelijk van het feit of de raadsman en de cliënt zich in dezelfde ruimte of in afzonderlijke ruimten bevinden. Als zij zich in aparte ruimten bevinden, kunnen zij gebruikmaken van verschillende communicatiemethoden, bv. telefoon, e-mail, videolink. De rechtbank is echter niet verantwoordelijk voor het organiseren van deze communicatiemiddelen. Fysieke voorwerpen en het overleggen daarvan zijn zeldzaam in gerechtelijke procedures. Foto’s worden het vaakst overgelegd en kunnen via een verbinding op afstand aan een partij of aan de rechtbank worden getoond.
Momenteel wordt geen authenticatie gebruikt voor deelname aan gerechtelijke procedures. De rechter controleert of de juiste persoon aanwezig is op basis van zijn verschijning en wat de persoon tijdens de zitting zegt. Er is momenteel geen systeem op basis van elektronische identificatie in gebruik.
3. Nationaal recht inzake videoconferenties in strafzaken
In hoofdstuk 8, artikel 13, van de wet op de strafvordering zijn regels vastgelegd betreffende de deelname van een partij bij een strafzaak aan een gerechtelijke procedure per videoconferentie. Deelname per videoconferentie wordt gelijkgesteld aan persoonlijke verschijning. Deelname valt echter altijd onder de discretionaire bevoegdheid van de rechter. In de wet inzake dwangmaatregelen zijn bepalingen opgenomen over de procedures die in zaken op het gebied van dwang moeten worden gevolgd. De rechter kan het initiatief nemen, maar de betrokken partij moet ermee instemmen om per videoconferentie te worden gehoord. Toestemming voor het gebruik van een verbinding op afstand moet altijd schriftelijk worden vastgelegd in het dossier. In hoofdstuk 17, artikel 52, van het wetboek van procesrecht zijn voorschriften opgenomen voor het horen van getuigen en getuige-deskundigen per videoconferentie. Ook zijn vereisten opgenomen waaraan moet worden voldaan om videoconferentie te gebruiken. Deze vorm van hoorzitting valt ook onder de discretionaire bevoegdheid van de rechter. In de praktijk worden kinderen alleen door de politie gehoord; kinderen jonger dan 15 jaar worden niet gehoord in de rechtbank. In dit soort zaken bekijkt de rechter, indien nodig, de opname die door de politie is gemaakt.
Rechtbanken in Finland maken gebruik van een videoconferentie-oplossing die is geproduceerd door het ICT-centrum van de overheid, Valtori. De oplossing die momenteel wordt gebruikt, is Polycom. De invoering van een nieuwe oplossing (Pexip) is in voorbereiding. Het algemene beleid en de praktijken op het gebied van informatiebeveiliging van de Finse overheid zijn van toepassing op deze oplossingen. Er wordt geen tekst-naar-tekst-technologie gebruikt.
Op grond van de thans geldende wetgeving moeten de verhoren van getuigen, getuige-deskundigen en partijen die voor bewijsdoeleinden moeten worden gehoord, worden opgenomen (hoofdstuk 22, artikel 6, van het wetboek van procesrecht). In de toekomst moeten er beeld- en geluidsopnamen worden gemaakt van de verhoren van getuigen, getuige-deskundigen of andere partijen voor bewijsdoeleinden. De inwerkingtreding van de wet is vastgelegd in afzonderlijke uitvoeringswetgeving. Krachtens de thans geldende wetgeving (hoofdstuk 22, artikel 10, van het wetboek van procesrecht) moeten geluidsopnamen gedurende ten minste zes maanden na de uitspraak worden bewaard. Indien hoger beroep is ingesteld, moeten geluidsopnamen worden bewaard totdat het vonnis definitief is geworden. Zodra het wetboek van procesrecht is gewijzigd, moeten beeld- en geluidsopnamen worden bewaard gedurende dertig dagen vanaf de datum waarop het vonnis definitief wordt. Deelname op afstand wordt gelijkgesteld aan persoonlijke aanwezigheid en heeft geen invloed op de manier waarop vragen worden gesteld of op andere aspecten van deelname. Er wordt voor vertolking gezorgd, ongeacht of de persoon persoonlijk of op afstand deelneemt.
Volgens artikel 13 van de thans geldende wet inzake de openbaarheid van gerechtelijke procedures zijn de bepalingen van artikel 16 van die wet van toepassing op de wijze waarop een processtuk wordt afgegeven. Krachtens de nieuwe wet, die door middel van afzonderlijke uitvoeringswetgeving moet worden uitgevoerd, zijn de procedures voor de afgifte van processtukken vastgelegd in artikel 16 van de wet op de openbaarheid van bestuur. Informatie over beeld- en geluidsopnamen die in een arrondissementsrechtbank worden gemaakt, mag alleen worden verstrekt door de opname voor vertoning aan de rechtbank over te dragen. Informatie over beeld- en geluidsopnamen die in arrondissementsrechtbanken worden gemaakt, kan echter worden verstrekt overeenkomstig artikel 16 van de wet op de openbaarheid van bestuur. Informatie over andere dan de in lid 2 bedoelde beeld- en geluidsopnamen mag alleen worden verstrekt door de opname voor vertoning in de rechtbank beschikbaar te stellen, indien er, gezien de inhoud van de opname, redenen zijn om aan te nemen dat het verstrekken van de informatie anders inbreuk zou kunnen maken op de persoonlijke levenssfeer van de personen op de opname.
Vertrouwelijke communicatie tussen advocaat en cliënt: communicatie wordt beïnvloed door en is afhankelijk van het feit of de raadsman en de cliënt zich in dezelfde ruimte of in afzonderlijke ruimten bevinden. Als zij zich in aparte ruimten bevinden, kunnen zij gebruikmaken van verschillende communicatiemethoden, bv. telefoon, e-mail, videolink. De rechtbank is echter niet verantwoordelijk voor het organiseren van deze communicatiemiddelen. Fysieke voorwerpen en het overleggen daarvan zijn zeldzaam in gerechtelijke procedures. Foto’s worden het vaakst overgelegd en kunnen via een verbinding op afstand aan een partij of aan de rechtbank worden getoond.
Momenteel wordt geen authenticatie gebruikt voor deelname aan gerechtelijke procedures. De rechter controleert of de juiste persoon aanwezig is op basis van zijn verschijning en wat de persoon tijdens de zitting zegt. Er is momenteel geen systeem op basis van elektronische identificatie in gebruik.
4. Vergoedingen voor procedures in burgerlijke en handelszaken
Informatie over gerechtskosten en betalingspraktijken is te vinden op de website van de rechtbank via de volgende link.
5. Elektronische betalingsmethoden
Binnen het Finse gerechtsstelsel worden betalingen alleen ontvangen in de vorm van een bankoverschrijving naar de bankrekening van het rechtsstelsel. Dit geldt voor alle door het rechtsstelsel gefactureerde bedragen en voor alle andere vergoedingen die het rechtsstelsel vordert op de door de betaler gewenste wijze.
Voor alle in rekening gebrachte vergoedingen verstrekt het rechtsstelsel de klant een factuur, voornamelijk in de vorm van een onlinefactuur volgens de PEPPOL-norm of, als alternatief, als papieren factuur per post.
De inkomstenrekeningen van het rechtsstelsel zijn:
Danske Bank
IBAN: FI40 8129 9710 0114 95
BIC: DABAFIHH
Nordea
IBAN: FI97 1804 3000 0167 58
BIC: NDEAFIHH
6. Kennisgeving over het vroegtijdige gebruik van het gedecentraliseerde IT-systeem
Het gedecentraliseerde systeem is nog niet in gebruik in Finland.
7. Kennisgeving over het vroegtijdige gebruik van videoconferenties in burgerlijke en handelszaken
—
8. Kennisgeving over het vroegtijdige gebruik van videoconferenties in strafzaken
—