1. Krajowe portale informatyczne służące do komunikacji z sądami lub innymi organami
System Santra:
Z systemu tego korzystają profesjonalne podmioty zajmujące się windykacją należności. Za jego pośrednictwem system obsługi spraw cywilnych i handlowych odbiera elektroniczne wezwania od podmiotów profesjonalnych. Santra to system elektroniczny do obsługi bezspornych spraw prowadzonych w trybie uproszczonym, z którego korzystają najwięksi wnioskodawcy/wierzyciele. Nie ma on interfejsu, lecz stanowi sposób uzyskiwania połączenia z aktami w systemie Tuomas do obsługi spraw cywilnych i handlowych.
System Riivel:
Jest to elektroniczny system obsługi spraw dotyczących bezspornych roszczeń o zapłatę prowadzonych w trybie uproszczonym, umożliwiający wnoszenie takich roszczeń. Obok systemu Santra jest to drugi sposób elektronicznego przesyłania do systemu Tuomas dokumentów wszczynających postępowanie w trybie uproszczonym. Z systemu Riivel korzystają małe firmy windykacyjne, przedsiębiorstwa, stowarzyszenia oraz osoby fizyczne. Składa się on z portalu e-usług oraz systemu wewnętrznego. E-usługi są zintegrowane z platformą obsługi spraw kierowanych do organów administracji sądowej, dostępną pod adresem asiointi.oikeus.fi. Z usługi mogą korzystać klienci indywidualni i biznesowi. Roszczenia może wnosić powód lub jego pełnomocnik. Do uwierzytelniania wykorzystuje się Suomi.fi, wspólny system uwierzytelniania stosowany przez organy administracji publicznej.
2. Prawo krajowe dotyczące korzystania z wideokonferencji w postępowaniach w sprawach cywilnych i handlowych
Zgodnie z rozdziałem 12 § 8 kodeksu postępowania sądowego strona sporu ma prawo do udziału w posiedzeniu w drodze wideokonferencji. Udział ten uznaje się za równoważny z osobistym stawiennictwem. Każdorazowo decyzję w tym zakresie podejmuje sąd. W rozdziale 17 § 52 kodeksu postępowania sądowego określono zasady przesłuchiwania świadków i biegłych w drodze wideokonferencji. Określono w nim również wymogi, jakie muszą zostać spełnione, aby można było skorzystać z wideokonferencji. Zastosowanie tej formy przesłuchania pozostaje w gestii sądu. Rząd zaproponował zmiany w obu przepisach. Ich projekt ten jest obecnie procedowany przez parlament.
Sądy w Finlandii korzystają z systemu wideokonferencyjnego opracowanego przez rządowe centrum teleinformatyczne Valtori. Obecnie używane jest narzędzie Polycom. Trwają przygotowania do wdrożenia nowego rozwiązania (Pexip). Do obu tych rozwiązań stosuje się ogólne polityki i praktyki rządu fińskiego w zakresie bezpieczeństwa informacji. Nie wykorzystuje się technologii zamiany mowy na tekst.
Decyzja o zdalnym udziale w posiedzeniu każdorazowo pozostaje w gestii sądu. Sąd może wystąpić z taką inicjatywą, a zainteresowana strona może wyrazić zgodę na jej przesłuchanie w formie wideokonferencji. W każdym przypadku sąd ma obowiązek ocenić, czy wideokonferencja lub dostęp zdalny są odpowiednie do celów rozpatrzenia danej sprawy. Przy podejmowaniu decyzji o przeprowadzeniu posiedzenia w formie wideokonferencji, ocenia się, czy dana sprawa nadaje się do rozpoznania w tej formie. W tej ocenie można uwzględnić na przykład charakter i wagę sprawy oraz znaczenie zgromadzonych w niej dowodów. Każdy przypadek sąd rozpatruje indywidualnie, uwzględniając właściwą formę udziału w postępowaniu (w tym osobiste stawiennictwo lub udział na miejscu w sądzie). Udział zdalny jest traktowany na równi z osobistym stawiennictwem i nie wpływa na sposób zadawania pytań ani na inne aspekty udziału w postępowaniu. Tłumaczenie ustne zapewnia się niezależnie od tego, czy dana osoba uczestniczy w posiedzeniu osobiście czy zdalnie.
Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami utrwala się przesłuchania świadków i biegłych oraz stron przesłuchiwanych w celach dowodowych (rozdział 22 § 6 kodeksu postępowania sądowego). W przyszłości przesłuchania te będą rejestrowane w drodze zapisu dźwięku i obrazu. Termin wejścia w życie ustawy wprowadzającej tę zasadę określono w odrębnych przepisach wykonawczych. Zgodnie z przepisami obecnie obowiązującymi (rozdział 22 § 10 kodeksu postępowania sądowego) zapis dźwiękowy jest przechowywany przez co najmniej sześć miesięcy od dnia rozstrzygnięcia sprawy. W przypadku wniesienia środka zaskarżenia zapis ten przechowuje się do czasu uprawomocnienia się wyroku. Po wejściu w życie zmian w kodeksie postępowania sądowego zapisy obrazu i dźwięku będą przechowywane do 30. dnia po uprawomocnieniu się wyroku.
Zgodnie z § 13 obecnie obowiązującej ustawy o jawności postępowań sądowych udostępnianie dokumentów procesowych reguluje jej § 16. Zgodnie z nową ustawą, która wejdzie w życie na mocy odrębnych przepisów wykonawczych, będą obowiązywały zasady udostępniania dokumentów procesowych określone w § 16 ustawy o jawności działań organów administracji państwowej. Informacji o zapisach obrazu i dźwięku sporządzonych w sądach rejonowych udziela się wyłącznie poprzez udostępnienie tych zapisów do wglądu w siedzibie sądu. Jednakże informacji o ścieżce dźwiękowej takiego zapisu będzie można udzielić zgodnie z § 16 ustawy o jawności działań organów administracji państwowej. Informacji o zapisach obrazu i dźwięku innych niż zapisy, o których mowa powyżej, udziela się wyłącznie przez udostępnienie danego zapisu do wglądu w siedzibie sądu, jeżeli ze względu na treść zapisu istnieją podstawy, by przypuszczać, że udostępnienie tych informacji w inny sposób mogłoby naruszyć prywatność osób utrwalonych w zapisie.
Poufna komunikacja między adwokatem a klientem: sposób komunikacji zależy od tego, czy pełnomocnik i klient przebywają w tym samym pomieszczeniu, czy w oddzielnych pomieszczeniach. W tym drugim przypadku mogą oni porozumiewać się na różne sposoby, na przykład telefonicznie, pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem połączenia wideo. Sąd nie zapewnia jednak organizacji takich form komunikacji. Okazywanie przedmiotów fizycznych w toku postępowania sądowego zdarza się rzadko. Najczęściej prezentowane są fotografie, które można okazać zdalnie.
Obecnie nie stosuje się uwierzytelniania na potrzeby udziału w postępowaniach sądowych. Sąd weryfikuje tożsamość danej osoby na podstawie jej wyglądu oraz zeznań składanych w toku sprawy. Nie korzysta się z systemu opartego na identyfikacji elektronicznej.
3. Prawo krajowe dotyczące korzystania z wideokonferencji w postępowaniach w sprawach karnych
W rozdziale 8 § 13 ustawy o postępowaniu karnym określono zasady udziału strony w postępowaniu karnym w drodze wideokonferencji. Udział w posiedzeniu w drodze wideokonferencji uznaje się za równoważny z osobistym stawiennictwem. Każdorazowo decyzję w tym zakresie podejmuje jednak sąd. Przepisy regulujące procedury, których należy przestrzegać w sprawach o zastosowanie środków przymusu, określono w ustawie o środkach przymusu. Sąd może zaproponować przesłuchanie strony w drodze wideokonferencji, jednak strona ta musi wyrazić na to zgodę. Zgoda na udział zdalny jest każdorazowo odnotowywana na piśmie w aktach sprawy. W rozdziale 17 § 52 kodeksu postępowania sądowego określono zasady przesłuchiwania świadków i biegłych w drodze wideokonferencji. Określono w nim również wymogi, jakie muszą zostać spełnione, aby można było skorzystać z wideokonferencji. Zastosowanie tej formy przesłuchania również pozostaje w gestii sądu. Jeżeli chodzi o przesłuchanie dzieci, w praktyce przeprowadza je wyłącznie policja. Dzieci poniżej 15. roku życia nie przesłuchuje się w sądzie. W takich sprawach sąd, w razie potrzeby, zapoznaje się z nagraniem sporządzonym przez policję.
Sądy w Finlandii korzystają z systemu wideokonferencyjnego opracowanego przez rządowe centrum teleinformatyczne Valtori. Obecnie używane jest narzędzie Polycom. Trwają przygotowania do wdrożenia nowego rozwiązania (Pexip). Do obu tych rozwiązań stosuje się ogólne polityki i praktyki rządu fińskiego w zakresie bezpieczeństwa informacji. Nie wykorzystuje się technologii zamiany mowy na tekst.
Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami utrwala się przesłuchania świadków i biegłych oraz stron przesłuchiwanych w celach dowodowych (rozdział 22 § 6 kodeksu postępowania sądowego). W przyszłości przesłuchania te będą rejestrowane w drodze zapisu dźwięku i obrazu. Termin wejścia w życie ustawy wprowadzającej tę zasadę określono w odrębnych przepisach wykonawczych. Zgodnie z przepisami obecnie obowiązującymi (rozdział 22 § 10 kodeksu postępowania sądowego) zapis dźwiękowy jest przechowywany przez co najmniej sześć miesięcy od dnia rozstrzygnięcia sprawy. W przypadku wniesienia środka zaskarżenia zapis ten przechowuje się do czasu uprawomocnienia się wyroku. Po wejściu w życie zmian w kodeksie postępowania sądowego zapisy obrazu i dźwięku będą przechowywane do 30. dnia po uprawomocnieniu się wyroku. Udział zdalny jest traktowany na równi z osobistym stawiennictwem i nie wpływa na sposób zadawania pytań ani na inne aspekty udziału w postępowaniu. Tłumaczenie ustne zapewnia się niezależnie od tego, czy dana osoba uczestniczy w posiedzeniu osobiście czy zdalnie.
Zgodnie z § 13 obecnie obowiązującej ustawy o jawności postępowań sądowych udostępnianie dokumentów procesowych reguluje jej § 16. Zgodnie z nową ustawą, która wejdzie w życie na mocy odrębnych przepisów wykonawczych, będą obowiązywały zasady udostępniania dokumentów procesowych określone w § 16 ustawy o jawności działań organów administracji państwowej. Informacji o zapisach obrazu i dźwięku sporządzonych w sądach rejonowych udziela się wyłącznie poprzez udostępnienie tych zapisów do wglądu w siedzibie sądu. Jednakże informacji o ścieżce dźwiękowej takiego zapisu będzie można udzielić zgodnie z § 16 ustawy o jawności działań organów administracji państwowej. Informacji o zapisach obrazu i dźwięku innych niż zapisy, o których mowa powyżej, udziela się wyłącznie przez udostępnienie danego zapisu do wglądu w siedzibie sądu, jeżeli ze względu na treść zapisu istnieją podstawy, by przypuszczać, że udostępnienie tych informacji w inny sposób mogłoby naruszyć prywatność osób utrwalonych w zapisie.
Poufna komunikacja między adwokatem a klientem: sposób komunikacji zależy od tego, czy pełnomocnik i klient przebywają w tym samym pomieszczeniu, czy w oddzielnych pomieszczeniach. W tym drugim przypadku, mogą oni porozumiewać się na różne sposoby, na przykład telefonicznie, pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem połączenia wideo. Sąd nie zapewnia jednak organizacji takich form komunikacji. Okazywanie przedmiotów fizycznych w toku postępowania sądowego zdarza się rzadko. Najczęściej prezentowane są fotografie, które można okazać zdalnie.
Obecnie nie stosuje się uwierzytelniania na potrzeby udziału w postępowaniach sądowych. Sąd weryfikuje tożsamość danej osoby na podstawie jej wyglądu oraz zeznań składanych w toku sprawy. Nie korzysta się z systemu opartego na identyfikacji elektronicznej.
4. Opłaty w postępowaniach w sprawach cywilnych i handlowych
Informacje o opłatach sądowych i praktykach dotyczących płatności są dostępne na stronie internetowej sądów.
5. Metody elektronicznego uiszczania opłat
Fiński wymiar sprawiedliwości przyjmuje płatności wyłącznie w formie przelewów na rachunki bankowe sądów. Dotyczy to wszystkich płatności fakturowanych przez sądy oraz wszelkich innych należności dochodzonych przez sądy na żądanie płatnika.
W odniesieniu do wszystkich pobieranych opłat sąd wystawia klientowi fakturę sprzedaży, co do zasady w formie e-faktury zgodnej ze standardem PEPPOL albo, alternatywnie, w formie papierowej przesyłanej pocztą.
Numery rachunków bankowych do wpłat sądowych:
Danske Bank
IBAN: FI40 8129 9710 0114 95
BIC: DABAFIHH
Nordea
IBAN: FI97 1804 3000 0167 58
BIC: NDEAFIHH
6. Powiadomienie o wcześniejszym korzystaniu ze zdecentralizowanego systemu informatycznego
Finlandia nie korzysta jeszcze ze zdecentralizowanego systemu.
7. Powiadomienie o wcześniejszym korzystaniu z wideokonferencji w postępowaniach w sprawach cywilnych i handlowych
–
8. Powiadomienie o wcześniejszym korzystaniu z wideokonferencji w postępowaniach w sprawach karnych
–