Rozporządzenie w sprawie cyfryzacji – powiadomienia przesyłane przez państwa członkowskie

1. Krajowe portale informatyczne służące do komunikacji z sądami lub innymi organami

Art. 17 ust. 1 lit. a) – krajowe portale informatyczne służące do komunikacji z sądami lub innymi organami

• Nazwa krajowego portalu informatycznego i odnośnik do tego portalu:

e–Toimik („e-Teczka”): https://etoimik.rik.ee/

• Informacje dotyczące zastrzeżenia dostępu do portalu wyłącznie dla obywateli lub rezydentów danego państwa członkowskiego, lub osób prawnych mających siedzibę na terytorium tego państwa lub umożliwienia takiego dostępu cudzoziemcom lub nierezydentom oraz osobom prawnym mającym siedzibę na terytorium innego państwa członkowskiego, a także umożliwienia dostępu do krajowych portali informatycznych adwokatom lub przedstawicielom z innych państw członkowskich.

Portal jest dostępny dla wszystkich posiadaczy estońskiego narzędzia identyfikacji elektronicznej (dowód osobisty, Mobile-ID, Smart-ID). Cudzoziemcy mogą ubiegać się o e-rezydencję, która również umożliwia korzystanie z narzędzi identyfikacji elektronicznej.

• W jakim celu portal mógłby być wykorzystywany?

Portal umożliwia składanie i odbieranie dokumentów oraz dostęp do akt sprawy w postępowaniu sądowym. Dodatkowo umożliwia przeglądanie kalendarza, terminów i przypomnień związanych z postępowaniem sądowym. Za pośrednictwem portalu można również przekazywać dokumenty do policji i prokuratury oraz uzyskiwać dostęp do akt spraw karnych. Użytkownicy portalu mogą wszczynać postępowania egzekucyjne oraz przeglądać dane z rejestru karnego.

• Jakie metody weryfikacji tożsamości użytkowników są stosowane?

Dowód osobisty, Mobile-ID, Smart-ID oraz – w przypadku osób pozbawionych wolności – rozpoznawanie twarzy (wymagana jest identyfikacja elektroniczna).

• Czy i jakie są szczególne wymogi dotyczące korzystania z portalu?

Adwokaci oraz urzędnicy administracji rządowej i samorządowej są zobowiązani do korzystania wyłącznie z portalu e-Toimik w celu komunikacji z sądami. Jeśli użytkownik portalu nie zaakceptuje dokumentów przesłanych przez sąd w ciągu 20 dni, jego dostęp do portalu zostanie ograniczony.

2. Prawo krajowe dotyczące korzystania z wideokonferencji w postępowaniach w sprawach cywilnych i handlowych

Art. 17 ust. 1 lit. b) – prawo krajowe dotyczące korzystania z wideokonferencji w postępowaniach w sprawach cywilnych i handlowych

Informacje w tej sekcji powinny zapewnić osobom uczestniczącym w wideokonferencji wystarczającą wiedzę na temat prawa krajowego i krajowych procedur, które umożliwiają udział w rozprawie przeprowadzanej zdalnie. Informacje powinny obejmować następujące elementy:

• informacje na temat mających zastosowanie przepisów i procedur krajowych, w tym mających zastosowanie praw i gwarancji procesowych, dotyczących przeprowadzania przesłuchania za pośrednictwem wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji.

Uczestnictwo w rozprawie w sprawach cywilnych reguluje § 350 kodeksu postępowania cywilnego.

§ 350. Rozprawa z wykorzystaniem technologii zdalnej komunikacji

(1) Sąd może przeprowadzić rozprawę z wykorzystaniem technologii zdalnej komunikacji w taki sposób, aby strona postępowania, jej przedstawiciel lub doradca mogli przebywać poza budynkiem sądu i wykonywać czynności procesowe w czasie rzeczywistym z tego miejsca.

(2) W sposób określony w ust. 1 mogą być również przesłuchiwani świadkowie lub biegli, a strona uczestnicząca zdalnie może zadawać im pytania.

(3) Podczas rozprawy z wykorzystaniem technologii zdalnej komunikacji należy w sposób technicznie bezpieczny zagwarantować każdej stronie prawo do składania oświadczeń, wniosków i pism procesowych oraz do odnoszenia się do oświadczeń, wniosków i pism procesowych innych uczestników postępowania, a także zapewnić pozostałe warunki techniczne w zakresie transmisji obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym między sądem a stroną uczestniczącą zdalnie. Za zgodą stron głównych oraz świadka, a w postępowaniach nieprocesowych – za zgodą wyłącznie świadka – dopuszcza się również przesłuchanie telefoniczne, zgodnie z przepisami dotyczącymi przeprowadzania rozpraw z wykorzystaniem technologii zdalnej komunikacji.

• Czy art. 5 rozporządzenia w sprawie cyfryzacji zezwala na prowadzenie wideokonferencji wyłącznie przez sądy, czy również przez inne organy? Jeżeli również inne organy są uprawnione do przeprowadzania wideokonferencji, należy wskazać, o jakie organy chodzi i w jakich postępowaniach mogą one z tej możliwości korzystać.

Zgodnie ze wspomnianym kodeksem posiedzenia w drodze wideokonferencji mogą przeprowadzać przede wszystkim sądy.

• Czy prawo krajowe dopuszcza wyznaczenie terminu rozprawy z urzędu przez sąd lub właściwy organ?

Decyzję o tym, czy przeprowadzenie rozprawy w drodze wideokonferencji jest możliwe i zasadne, podejmuje sąd. Sąd ustala między innymi, czy strony postępowania mogą uczestniczyć w danym postępowaniu w drodze wideokonferencji.

• Informacje na temat technologii wideokonferencyjnej dostępnej w danym państwie członkowskim lub na temat najczęściej wykorzystywanej platformy/rozwiązania do wideokonferencji.

Wykorzystuje się platformy Skype (standardowa), Cisco (rozwiązanie lokalne „on premises”, uznawane za najbezpieczniejsze) oraz Microsoft Teams, przy czym najczęściej stosowana jest platforma Cisco, która jest kompatybilna z wykorzystywanym obecnie w sądach sprzętem i systemami informatycznymi.

• Informacje o wymogach proceduralnych dotyczących przedstawienia przez stronę stanowiska w sprawie korzystania z wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji podczas rozprawy.

Zastosowanie mają przepisy dotyczące rozpraw zawarte w kodeksie postępowania cywilnego.

• Informacje o tym, czy prawo krajowe przewiduje nagrywanie przesłuchania, a jeżeli tak, informacje o przechowywaniu i udostępnianiu nagrania.

Sądy korzystają z oprogramowania SALME (technologia zamiany mowy na tekst). W Estonii wszystkie rozprawy są rejestrowane. Sąd decyduje, czy sporządzić transkrypcję nagrania czy protokół zawierający tekst oraz fragment nagrania audio. SALME to oprogramowanie opracowane na potrzeby sądów do rejestrowania przesłuchań oraz tworzenia transkrypcji nagrań. Aby korzystać z zapisu i transkrypcji sporządzonych przy użyciu SALME, strony postępowania nie muszą instalować żadnego specjalistycznego oprogramowania.

• Informacje o sposobie zapewnienia poufności komunikacji między adwokatem a klientem przed wideokonferencją i w jej trakcie.

W prawie krajowym nie przewidziano szczególnych przepisów w zakresie poufności komunikacji między adwokatem a klientem w trakcie połączenia wideo. Adwokaci kontaktują się z klientem telefonicznie lub za pośrednictwem innych kanałów komunikacji.

• Informacje na temat praktycznych ustaleń dotyczących organizacji i prowadzenia rozprawy, w tym informacje o tym, czy stosowana jest technologia zamiany mowy na tekst.

Uczestnicy rozprawy przeprowadzanej za pośrednictwem wideokonferencji otrzymują niezbędne informacje wraz z wezwaniem na rozprawę. Do rejestrowania rozpraw wykorzystuje się technologię zamiany mowy na tekst. Tekst nie wyświetla się uczestnikom w czasie rzeczywistym, lecz służy do celów rejestracji rozprawy.

• Informacje na temat dostępu stron i ich przedstawicieli, w tym osób z niepełnosprawnościami, do wideokonferencji.

Wszystkie niezbędne informacje są zawarte w wezwaniu na rozprawę. Sąd ocenia między innymi, czy osoby mogą uczestniczyć w rozprawie za pośrednictwem wideokonferencji (np. osoby niedosłyszące lub osoby pozbawione dostępu do środków elektronicznych). W Estonii można uczestniczyć rozprawie za pośrednictwem wideokonferencji w sądzie lub w budynku administracji państwowej położonym najbliżej swojego miejsca zamieszkania.

• Metody identyfikacji i uwierzytelniania stron.

Obecnie sądy nie korzystają z odrębnych rozwiązań w zakresie identyfikacji elektronicznej. Sąd może poprosić stronę postępowania o okazanie dowodu tożsamości przed kamerą. Tożsamość osoby uczestniczącej w postępowaniu może potwierdzić obrońca. Sąd może również zażądać przesłania danych dokumentu lub elektronicznie podpisanego potwierdzenia przez stronę postępowania.

• Sposób, w jaki strony mogą zadawać pytania i w inny sposób aktywnie uczestniczyć w postępowaniu.

Zależy to od okoliczności oraz od rozwiązania technicznego, z którego korzysta dana osoba. Większość platform wideokonferencyjnych oferuje funkcję podniesienia ręki lub możliwość zabrania głosu. Sąd prowadzi postępowanie i w razie potrzeby zapewnia możliwość zadawania pytań i aktywnego udziału.

• Sposób, w jaki strony mogą korzystać z prawa do tłumaczenia ustnego.

Zastosowanie mają ogólne przepisy dotyczące tłumaczenia ustnego. Tłumacz ustny może uczestniczyć w postępowaniu za pośrednictwem połączenia wideo.

§ 32–36 kodeksu postępowania cywilnego:

§ 32. Język roboczy sądu

(1) Postępowania sądowe oraz czynności kancelaryjne prowadzi się w języku estońskim.

(2) Protokół z postępowania oraz innych czynności procesowych sporządza się w języku estońskim. Sąd może, jeżeli wymaga tego wierne odtworzenie zeznań lub oświadczeń złożonych podczas przesłuchania w języku obcym, zamieścić je w protokole – oprócz ich tłumaczenia na język estoński – również w wersji oryginalnej.
[Dziennik Urzędowy (Riigi Teataja, RT) I 2008, 59, 330 – wejście w życie: 1 stycznia 2009 r.]

§ 33. Dokumenty w języku obcym w postępowaniu sądowym

(1) Jeżeli pozew, petycja, wniosek, podanie, odwołanie lub sprzeciw złożone do sądu przez stronę postępowania nie zostały sporządzone w języku estońskim, sąd wymaga od osoby, która złożyła dokument, przedstawienia jego tłumaczenia na język estoński w terminie wyznaczonym przez sąd. Jeżeli dowód z dokumentu przedstawiony sądowi przez stronę postępowania nie został sporządzony w języku estońskim, sąd wymaga przedstawienia jego tłumaczenia na język estoński w terminie wyznaczonym przez sąd, chyba że tłumaczenie dokumentu byłoby nieuzasadnione ze względu na jego treść lub objętość, a pozostałe strony postępowania nie sprzeciwiają się przyjęciu dowodu w języku innym niż estoński.

(2) Sąd może zażądać, aby tłumaczenie uwierzytelnił tłumacz przysięgły lub notariusz, albo pouczyć tłumacza o odpowiedzialności karnej za świadome sporządzenie tłumaczenia zawierającego nieprawdziwe informacje.

(3) W przypadku niezłożenia tłumaczenia w wyznaczonym terminie sąd może nie uwzględnić pozwu, petycji, wniosku, podania, odwołania, sprzeciwu lub dowodu z dokumentu.

(4) Sąd organizuje tłumaczenie orzeczenia sądowego na język obcy dla strony postępowania wyłącznie na jej wniosek, pod warunkiem że strona ta niema przedstawiciela w postępowaniu i przyznano jej pomoc finansową na pokrycie kosztów tłumaczenia. Sąd organizuje tłumaczenie orzeczenia sądowego na rachunek Republiki Estońskiej dla osoby, o której mowa w § 34 ust. 4 kodeksu postępowania cywilnego niezależnie od tego, czy osoba ta jest reprezentowana lub czy przyznano jej pomoc finansową.
[RT I 2008, 59, 330 – wejście w życie: 1 stycznia 2009 r.]

§ 34. Udział tłumacza ustnego lub pisemnego w postępowaniu

(1) Jeżeli strona postępowania nie posługuje się biegle językiem estońskim i nie ma przedstawiciela w postępowaniu, sąd – w miarę możliwości – zapewnia udział tłumacza ustnego lub pisemnego, na wniosek strony lub z urzędu. Zapewnienie takiej pomocy nie jest konieczne, jeżeli wypowiedzi strony postępowania są zrozumiałe dla sądu i innych stron postępowania.
[RT I 2008, 59, 330 – wejście w życie: 1 stycznia 2009 r.]

(2) Jeżeli sąd nie może niezwłocznie zapewnić udziału tłumacza ustnego lub pisemnego, wydaje postanowienie, w którym nakłada na stronę postępowania potrzebującą takiej pomocy obowiązek zapewnienia we własnym zakresie – w terminie wyznaczonym przez sąd – tłumacza ustnego lub pisemnego albo przedstawiciela biegle posługującego się językiem estońskim. Niezastosowanie się do takiego obowiązku nie pozbawia sądu możliwości rozstrzygnięcia sprawy. Jeżeli stroną uchylającą się od wykonania obowiązku jest powód, sąd może odrzucić powództwo.

(3) Przed przystąpieniem do tłumaczenia ustnego lub pisemnego w postępowaniu tłumacz zostaje pouczony o odpowiedzialności za świadome sporządzenie tłumaczenia zawierającego nieprawdziwe informacje, a następnie podpisuje stosowne oświadczenie. Pouczenie to nie jest wymagane, jeżeli tłumacz został zaprzysiężony do wykonywania tłumaczeń na podstawie przepisów ustawy o tłumaczach przysięgłych.

(4) Zapewnia się udział tłumacza ustnego lub pisemnego w postępowaniach dotyczących umieszczenia osoby w placówce opiekuńczo-wychowawczej oraz w postępowaniach o ustanowienie opieki prawnej.
[RT I 2008, 59, 330 – wejście w życie: 1 stycznia 2009 r.]

(5) Pełnomocnikowi ustanowionemu przez stronę lub doradcy strony postępowania nie zapewnia się tłumacza ustnego ani pisemnego.
[RT I 2008, 59, 330 – wejście w życie: 1 stycznia 2009 r.]

§ 35. Zapewnienie tłumacza ustnego lub pisemnego stronie głuchej, niemej lub głuchoniemej

Stronie postępowania, która jest osobą głuchą, niemą lub głuchoniemą, przekazuje się przebieg postępowania na piśmie lub zapewnia pomoc tłumacza ustnego albo pisemnego.

§ 36. Przysięga i podpisane oświadczenie osoby nieznającej języka estońskiego

(1) Osoba, która nie zna języka estońskiego, składa przysięgę albo podpisuje oświadczenie o pouczeniu o odpowiedzialności w języku, którym się posługuje.

(2) Oświadczenie podpisuje się na tekście przysięgi lub pouczenia sporządzonym w języku estońskim, który to tekst przed podpisaniem zostaje tej osobie przetłumaczony ustnie.

• Możliwość zbadania lub przedstawienia dowodów rzeczowych podczas wideokonferencji

Strony postępowania mogą przedstawiać dowody rzeczowe za pośrednictwem dostępnych elektronicznych kanałów komunikacji, a ich udostępnianie uczestnikom rozprawy odbywa się poprzez wyświetlanie odpowiednich dokumentów na ekranie (w zależności od możliwości zastosowanego rozwiązania technicznego).

3. Prawo krajowe dotyczące korzystania z wideokonferencji w postępowaniach w sprawach karnych

Art. 17 ust. 1 lit. b) – prawo krajowe dotyczące korzystania z wideokonferencji w postępowaniach w sprawach karnych

Przesłuchanie na odległość w postępowaniu karnym uregulowano w § 69 kodeksu postępowania karnego.

§ 69. Przesłuchanie na odległość

(1) Organ prowadzący postępowanie może zorganizować przesłuchanie osoby na odległość, jeżeli przeprowadzenie przesłuchania bezpośredniego jest utrudnione lub powodowałoby nieproporcjonalne obciążenie lub jeżeli przesłuchanie na odległość jest konieczne w celu ochrony interesów tej osoby.
[RT I, 06.05.2020, 1 – wejście w życie: 7 maja 2020 r.]

(2) Na potrzeby kodeksu „przesłuchanie na odległość” oznacza przesłuchanie:
1. przeprowadzane z wykorzystaniem rozwiązania technicznego, w wyniku którego oświadczenie lub zeznanie osoby przesłuchiwanej jest bezpośrednio widoczne i słyszalne w czasie rzeczywistym, i można tej osobie zadawać pytania.
2. przeprowadzane telefonicznie, w wyniku którego oświadczenie lub zeznanie osoby przesłuchiwanej jest bezpośrednio słyszane, i można tej osobie zadawać pytania.
[RT I, 06.05.2020, 1 – wejście w życie: 7 maja 2020 r.]

(3) [Uchylony – RT I, 06.05.2020, 1 – wejście w życie: 7 maja 2020 r.]

(4) W protokole z przesłuchania na odległość zamieszcza się wzmiankę o pouczeniu świadka o odpowiedzialności za odmowę złożenia zeznań lub oświadczenia bez podstawy prawnej oraz za składanie świadomie fałszywych zeznań lub oświadczeń.
[RT I 2004, 46, 329 – wejście w życie: 1 lipca 2004 r.]

(5) W przypadku, gdy przesłuchanie osoby przebywającej w państwie obcym wymaga udziału organu sądowego tego państwa, stosuje się przepisy § 489⁴¹ kodeksu postępowania karnego – jeżeli przesłuchanie odbywa się w ramach współpracy pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej – natomiast w innych przypadkach stosuje się przepisy art. 468.
[RT I, 11.03.2023, 2 – wejście w życie: 1 maja 2023 r.]

(6) Minister właściwy do spraw danego działu administracji rządowej może określić bardziej szczegółowe wymagania dotyczące organizowania przesłuchań na odległość.

• Informacje o wymogach proceduralnych dotyczących zgody na wykorzystanie wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji podczas rozprawy.

Przesłuchanie świadka na odległość podlega ogólnym wymogom określonym dla przesłuchania świadków. Nie jest wymagana odrębna zgoda na przeprowadzenie takiego przesłuchania.

W postępowaniu sądowym telefoniczne przesłuchanie świadka na odległość jest dopuszczalne wyłącznie za zgodą świadka.

Kodeks postępowania karnego, § 287. Przesłuchanie świadków

(4) Świadka, któremu nadano pseudonim, przesłuchuje się telefonicznie zgodnie z przepisami § 67 ust. 5 oraz § 69 ust. 2 pkt 2 kodeksu postępowania karnego. Strony postępowania kierują pytania do takiego świadka za pośrednictwem sędziego.

(5) Na wniosek strony lub z urzędu sąd może zezwolić na przesłuchanie na odległość zgodnie z przepisami § 69 kodeksu postępowania karnego lub zarządzić zastosowanie przesłony uniemożliwiającej oskarżonemu widzenie świadka. Z wyjątkiem sytuacji określonej w ust. 4 telefoniczne przesłuchanie na odległość jest dopuszczalne wyłącznie za zgodą osoby oskarżonej.

• Informacje na temat sposobu zapewnienia dostępu do niezbędnej infrastruktury wideokonferencyjnej osobie podejrzanej, oskarżonej, skazanej lub osobie, której dotyczy nakaz w rozumieniu art. 2 pkt 10 rozporządzenia (UE) 2018/1805, w tym w odniesieniu do osób z niepełnosprawnościami

Wszystkie niezbędne informacje są zawarte w wezwaniu na rozprawę. Sąd ocenia między innymi, czy osoby mogą uczestniczyć w rozprawie za pośrednictwem wideokonferencji (np. osoby niedosłyszące lub osoby pozbawione dostępu do środków elektronicznych). W Estonii można uczestniczyć w przesłuchaniu za pośrednictwem wideokonferencji w sądzie lub w budynku administracji państwowej położonym najbliżej miejsca zamieszkania danej osoby.

• Informacje o sposobie zapewnienia poufności komunikacji między adwokatem a klientem przed przesłuchaniem i w trakcie przesłuchania przeprowadzanego za pośrednictwem wideokonferencji

W prawie krajowym nie przewidziano szczególnych przepisów w zakresie poufności komunikacji między adwokatem a klientem w trakcie połączenia wideo. W praktyce adwokaci kontaktują się z klientem telefonicznie lub za pośrednictwem innych kanałów komunikacji w ramach postępowania.

• Informacje o tym, w jaki sposób osoby posiadające odpowiedzialność rodzicielską lub inne właściwe osoby dorosłe są informowane o przesłuchaniu dziecka za pośrednictwem wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji – jak uwzględnia się najlepszy interes dziecka?

Przesłuchanie dziecka na odległość podlega ogólnym wymogom dotyczącym uwzględniania najlepszego interesu dziecka. Osoba przeprowadzająca czynność procesową, urzędnik odpowiedzialny za ochronę praw dziecka, pracownik socjalny, nauczyciel lub psycholog oceniają między innymi, czy przesłuchanie na odległość jest odpowiednią formą w konkretnym przypadku.

§ 70. Szczególne zasady przesłuchiwania małoletniego świadka

(1) Organ prowadzący postępowanie może zażądać obecności urzędnika odpowiedzialnego za ochronę praw dziecka, pracownika socjalnego, nauczyciela lub psychologa podczas przesłuchiwania małoletniego świadka.
[RT I, 11.07.2013, 1 – wejście w życie: 1 września 2013 r.]

(2) Jeżeli organ prowadzący postępowanie nie przeszedł odpowiedniego przeszkolenia, udział urzędnika odpowiedzialnego za ochronę praw dziecka, pracownika socjalnego, nauczyciela lub psychologa w przesłuchaniu małoletniego jest obowiązkowy w przypadku, gdy:
[RT I, 11.07.2013, 1 – wejście w życie: 1 września 2013 r.]

1. świadek ma mniej niż 10 lat, a wielokrotne przesłuchiwanie może mieć negatywny wpływ na jego stan psychiczny;
2. świadek ma mniej niż 14 lat, a przesłuchanie dotyczy przemocy domowej lub wykorzystywania seksualnego;
3. świadek ma zaburzenia mowy, dysfunkcję sensoryczną, niepełnosprawność intelektualną lub zaburzenia psychiczne.
   a) informacje o tym, czy prawo krajowe przewiduje rejestrowanie przesłuchania, a jeżeli tak, informacje o przechowywaniu i udostępnianiu nagrania. Informacje o tym, czy wykorzystywana jest technologia zamiany mowy na tekst.

Podczas postępowania przygotowawczego nie ma obowiązku nagrywania przesłuchań. O tym, czy nagranie jest konieczne i uzasadnione, decyduje osoba przeprowadzająca czynność procesową. Jeżeli przesłuchanie jest nagrywane, nagranie przechowuje się wraz z materiałami dotyczącymi sprawy karnej.

Sądy korzystają z oprogramowania SALME (technologia zamiany mowy na tekst).

§ 148. Załącznik do protokołu z czynności dochodzeniowej lub innej czynności procesowej

(1) Jeżeli jest to konieczne, informacje dowodowe – oprócz ich ujęcia w protokole z czynności dochodzeniowej lub innej czynności procesowej – mogą zostać utrwalone w formie fotografii, nagrania wideo, nagrania audio, rysunku lub w inny sposób graficzny.

(2) Fotografie, rysunki lub inne materiały graficzne dołącza się do akt sprawy karnej wraz z protokołem, natomiast nagrania wideo oraz nagrania dźwiękowe są pakowane i przechowywane wraz z materiałami dotyczącymi sprawy karnej.

Przesłuchania rejestruje się w formie nagrania dźwiękowego; sąd może również zdecydować o rejestrowaniu przebiegu przesłuchania w formie nagrania wideo – w całości lub na wybranych etapach rozprawy. Wyjątki od obowiązku rejestrowania określono w § 156 ust. 4 kodeksu postępowania karnego.

§ 156. Rejestracja dźwięku i obrazu z rozprawy

(1) Rozprawy rejestruje się w formie nagrania dźwiękowego. Sąd może również zarządzić rejestrację przebiegu rozprawy w formie nagrania wideo – w całości lub na wybranych etapach rozprawy.
[RT I, 31.05.2018, 2 – wejście w życie: 1 stycznia 2019 r.]

(2) W przypadku gdy rozprawa lub czynność sądowa jest rejestrowana w formie nagrania dźwiękowego lub wideo, sąd może wykorzystać nagranie w celu uzupełnienia i doprecyzowania protokołu z odpowiedniego postępowania przed sądem.

(3) Niedopuszczalne jest dokonywanie zmian w nagraniach dźwiękowych lub wideo.

(4) Można odstąpić od rejestrowania rozprawy, jeżeli:

1. przed rozprawą lub w jej trakcie okaże się, że nagrywanie jest technicznie niemożliwe, a sąd uzna, że przeprowadzenie rozprawy bez rejestracji jest celowe i zgodne z interesem stron postępowania sądowego;
2. rozprawa odbywa się poza siedzibą sądu;
3. rozprawa ma na celu ogłoszenie orzeczenia sądu w sprawie;
4. jest to rozprawa przed Sądem Najwyższym.

[RT I, 31.05.2018, 2 – wejście w życie: 1 stycznia 2019 r.]

(5) Rozprawy rejestruje się w formie cyfrowych nagrań dźwiękowych lub wideo.
[RT I, 23.02.2011, 1 – wejście w życie: 1 września 2011 r.]

• Informacje o dostępnych środkach odwoławczych przewidzianych w prawie krajowym, z których może skorzystać osoba podejrzana, oskarżona, skazana lub osoba, której dotyczy nakaz, w przypadku naruszenia wymogów lub gwarancji określonych w art. 6 rozporządzenia w sprawie cyfryzacji

Strona postępowania sądowego może w toku postępowania złożyć wniosek o skorzystanie z praw przewidzianych w art. 6. Jeżeli sąd nie uwzględni takiego wniosku, nie przysługuje od tego odrębny środek zaskarżenia w toku postępowania sądowego. Środek odwoławczy od takiego postanowienia można wnieść na podstawie art. 318 kodeksu postępowania karnego.

• Informacje na temat technologii wideokonferencyjnej dostępnej w danym państwie członkowskim lub na temat najczęściej wykorzystywanej platformy/rozwiązania do wideokonferencji

Wykorzystuje się platformy Skype (standardowa), Cisco (rozwiązanie lokalne „on premises”, uznawane za najbezpieczniejsze) oraz Microsoft Teams.

• Informacje o praktycznych ustaleniach dotyczących organizacji i przeprowadzania rozprawy. Z którym organem należy się skontaktować? Czy istnieją szczególne wymagania (np. informacje, które należy przekazać), aby nawiązać kontakt z tym organem?

Jeżeli posiedzenie odbywa się w ramach postępowania sądowego, przeprowadza się je na podstawie europejskiego nakazu dochodzeniowego (jest organizowane przez prokuraturę oraz sąd).

• Informacje na temat wykorzystywania technologii zamiany mowy na tekst w kontekście rozpraw

Sądy korzystają z oprogramowania SALME (technologia zamiany mowy na tekst). W Estonii wszystkie rozprawy są rejestrowane. Sąd decyduje, czy sporządzić transkrypcję nagrania czy protokół zawierający tekst oraz fragment nagrania audio.

• Informacje na temat sposobu identyfikacji i uwierzytelnienia osoby podejrzanej, oskarżonej, skazanej lub osoby, której dotyczy nakaz

Obecnie sądy nie korzystają z odrębnych rozwiązań w zakresie identyfikacji elektronicznej. Sąd może poprosić stronę postępowania o okazanie dowodu tożsamości przed kamerą. Tożsamość osoby uczestniczącej w postępowaniu może potwierdzić obrońca. Sąd może również zażądać przesłania danych dokumentu lub elektronicznie podpisanego potwierdzenia przez stronę postępowania.

• Informacje na temat sposobu, w jaki osoba podejrzana, oskarżona, skazana lub osoba, której dotyczy nakaz, może zadawać pytania i w inny sposób aktywnie uczestniczyć w postępowaniu

Zależy to od okoliczności oraz od rozwiązania technicznego, z którego korzysta dana osoba. Większość platform wideokonferencyjnych oferuje funkcję podniesienia ręki lub możliwość zabrania głosu. W przypadku gdy postępowanie prowadzi sąd, zapewnia on możliwość zadawania pytań oraz innego aktywnego udziału.

• Informacje na temat prawa osoby podejrzanej, oskarżonej, skazanej lub osoby, której dotyczy nakaz, do tłumaczenia ustnego

Zastosowanie mają ogólne przepisy dotyczące tłumaczenia ustnego.

§ 10. Język postępowania karnego

(1) Językiem postępowania karnego jest język estoński. Za zgodą organu prowadzącego postępowanie, stron oraz głównych uczestników postępowania sądowego postępowanie karne może być również prowadzone w innym języku, pod warunkiem że organ oraz zainteresowane strony biegle posługują się tym językiem.

(2) Osobom podejrzanym, oskarżonym, pokrzywdzonym, uczestnikom postępowania cywilnego w procesie karnym oraz osobom trzecim, które nie znają języka estońskiego, zapewnia się pomoc tłumacza ustnego lub pisemnego. W razie wątpliwości organ prowadzący postępowanie sprawdza, czy dana osoba zna język estoński. Jeżeli nie można stwierdzić, że dana osoba zna język estoński, lub jeśli jej znajomość języka estońskiego okaże się niewystarczająca, zapewnia się jej pomoc tłumacza ustnego lub pisemnego.
[RT I, 06.01.2016, 5 – wejście w życie: 16 stycznia 2016 r.]

(8) Osobie podejrzanej lub oskarżonej zapewnia się tłumaczenie ustne niezwłocznie, natomiast tłumaczenia pisemne dokumentów dostarcza się w rozsądnym terminie, w sposób nieograniczający skutecznego korzystania z prawa do obrony.
[RT I, 04.10.2013, 3 – wejście w życie: 27 października 2013 r.]

(9) Osoba może zaskarżyć odmowę wykonania tłumaczenia lub wykonanie tłumaczenia częściowego na podstawie niniejszego paragrafu, zgodnie z przepisami § 228 lub 229, lub na podstawie rozdziału 15 kodeksu postępowania karnego.
[RT I, 06.01.2016, 5 – wejście w życie: 16 stycznia 2016 r.]

• W jaki sposób zapobiega się nieuprawnionemu dostępowi nieznanych podmiotów do danych wrażliwych lub przepływów danych?

Dokumenty związane z postępowaniem są dostępne wyłącznie dla stron postępowania. Dostęp do dokumentów odbywa się za pośrednictwem publicznego portalu e-Toimik przy użyciu bezpiecznych metod uwierzytelniania (dowód osobisty, Mobile-ID, Smart-ID). Stronom przesyła się indywidualne wezwanie na rozprawę wraz z linkiem zapewniającym dostęp. W większości przypadków rozprawy mają charakter jawny, dlatego nie trzeba wprowadzać dodatkowych środków bezpieczeństwa. Zastosowane oprogramowanie umożliwia monitorowanie, czy w rozprawie uczestniczą wyłącznie osoby wezwane. Gdy sprawa ma charakter niejawny lub istotne jest zagwarantowanie, że dana osoba uczestniczy w przesłuchaniu za pośrednictwem wideokonferencji samodzielnie, sąd może zarządzić, że druga strona może uczestniczyć w przesłuchaniu za pośrednictwem wideokonferencji wyłącznie z budynku sądu (znajdującego się najbliżej jej miejsca zamieszkania).

4. Opłaty w postępowaniach w sprawach cywilnych i handlowych

Art. 17 ust. 1 lit. c) – opłaty w postępowaniach w sprawach cywilnych i handlowych

• Procedury i postępowania przewidziane w rozporządzeniach (WE) nr 1896/2006, (WE) nr 861/2007, (UE) nr 655/2014 i (WE) nr 805/2004
• Procedury i postępowania dotyczące uznania, stwierdzenia wykonalności lub odmowy uznania przewidziane w rozporządzeniach Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 650/2012, (UE) nr 1215/2012 i (UE) nr 606/2013 oraz rozporządzeniach Rady (WE) nr 4/2009, (UE) 2016/1103, (UE) 2016/1104 i (UE) 2019/1111

W przypadku złożenia w estońskim sądzie wniosku o wydanie europejskiego nakazu zapłaty obowiązuje taka sama opłata państwowa jak przy złożeniu wniosku krajowego. W przypadku złożenia w estońskim sądzie wniosku o wydanie europejskiego nakazu zapłaty obowiązuje taka sama opłata państwowa jak przy złożeniu wniosku krajowego, tj. 3 proc. całkowitej kwoty roszczenia (łącznie z roszczeniem głównym i roszczeniami ubocznymi), ale nie mniej niż 65 euro.

W przypadku przekształcenia przyspieszonego postępowania nakazowego w zwykłe postępowanie sądowe (postępowanie z powództwa), należy uiścić dodatkową opłatę państwową – w zakresie, w jakim nie została ona pokryta przy składaniu wniosku o przyspieszone postępowanie nakazowe. W postępowaniu z powództwa wysokość opłaty państwowej zależy od wartości przedmiotu sporu. Na przykład wysokość opłaty państwowej w postępowaniu z powództwa wynosi 100 euro przy roszczeniu w wysokości do 350 euro, 140 euro przy roszczeniu w wysokości od 351 do 500 euro, 175 euro przy roszczeniu w wysokości od 501 do 750 euro itd.

W przypadku europejskiego postępowania w sprawie drobnych roszczeń obowiązuje taka sama opłata państwowa jak w postępowaniu krajowym. Wysokość opłaty państwowej zależy od wartości przedmiotu sporu. Na przykład wysokość opłaty państwowej wynosi 140 euro przy roszczeniu w wysokości 500 euro, 245 euro przy roszczeniu w wysokości 1 000 euro, 280 euro przy roszczeniu w wysokości 1 500 euro oraz 315 euro przy roszczeniu w wysokości 2 000 euro.

Procedury i postępowania dotyczące uznania, stwierdzenia wykonalności lub odmowy uznania są zwolnione z opłaty państwowej.

• Procedury i postępowania dotyczące wydania, sprostowania lub uchylania wyciągów przewidzianych w rozporządzeniu (WE) nr 4/2009, europejskiego poświadczenia spadkowego oraz zaświadczeń przewidzianych w rozporządzeniu (UE) nr 650/2012, zaświadczeń przewidzianych w rozporządzeniu (UE) nr 1215/2012, zaświadczeń przewidzianych w rozporządzeniu (UE) nr 606/2013, zaświadczeń przewidzianych w rozporządzeniu (UE) 2016/1103, zaświadczeń przewidzianych w rozporządzeniu (UE) 2016/1104 oraz zaświadczeń przewidzianych w rozporządzeniu (UE) 2019/1111

W tych procedurach i postępowaniach nie trzeba uiszczać opłaty państwowej w momencie wniesienia pozwu do sądu.

• Postępowania wszczynane poprzez zgłoszenia wierzytelności przez wierzyciela zagranicznego w postępowaniu upadłościowym na podstawie z art. 53 rozporządzenia (UE) 2015/848

W tych postępowaniach nie trzeba uiszczać opłaty państwowej w momencie wniesienia pozwu do sądu.

• Komunikacja między osobami fizycznymi lub prawnymi lub ich przedstawicielami a organami centralnymi na podstawie rozporządzenia (WE) nr 4/2009 i rozporządzenia (UE) 2019/1111 lub właściwymi organami na podstawie rozdziału IV dyrektywy 2003/8/WE

W tych postępowaniach nie trzeba uiszczać opłaty państwowej w momencie wniesienia pozwu do sądu.

5. Metody elektronicznego uiszczania opłat

Art. 17 ust. 1 lit. d) – metody elektronicznego uiszczania opłat

Ta sekcja zawiera informacje o metodach elektronicznego uiszczania opłat dostępnych w danym państwie członkowskim, takich jak karty kredytowe, karty debetowe, portfele elektroniczne oraz przelewy bankowe. Zawiera również dane na temat środków wprowadzonych przez to państwo członkowskie w celu zapewnienia dostępności tych metod elektronicznego uiszczania opłat. Jeżeli przelew bankowy stanowi jedną z metod płatności w danym państwie członkowskim oraz istnieje jeden wspólny rachunek bankowy dla wszystkich organów, na który należy dokonywać opłat, należy również wskazać dane tego rachunku. Informacje powinny również zawierać szczegóły dotyczące ewentualnych ograniczeń metod elektronicznego uiszczania opłat wyłącznie do określonych procedur i postępowań (z podaniem, których procedur i postępowań to dotyczy), a także szczegóły dotyczące możliwości korzystania z tych metod elektronicznego uiszczania opłat do innych celów, takich jak zapłata grzywien nałożonych przez sąd lub pokrywanie kosztów biegłych lub świadków.

Opłatę państwową można uiścić wyłącznie przelewem bankowym. Nie można dokonywać płatności kartą kredytową. W przypadku wszystkich opłat na rzecz sądów odbiorcą jest Ministerstwo Finansów. Zlecenie płatnicze musi wskazywać Ministerstwo Finansów jako odbiorcę środków oraz zawierać numer rachunku bankowego. Dotyczy to zarówno płatności na rzecz organów administracji państwowej, jak i fundacji utworzonych przez państwo. Każdy organ posiada własny numer referencyjny, na podstawie którego Skarb Państwa przekazuje otrzymane środki na rachunek właściwego organu w środowisku e-Skarb Państwa.

Opłaty państwowe za czynności wykonywane w sprawach sądowych, wpłaty kapitału zakładowego, zabezpieczenia oraz kaucje wpłaca się na rachunki Ministerstwa Finansów:

• SEB Pank – numer rachunku: EE571010220229377229 (kod SWIFT: EEUHEE2X),
• Swedbank – numer rachunku: EE062200221059223099 (kod SWIFT: HABAEE2X),
• Luminor Bank – numer rachunku: EE221700017003510302 (kod SWIFT: RIKOEE22),
• LHV Pank – numer rachunku: EE567700771003819792 (kod BIC/SWIFT: LHVBEE22).

Zasadniczo opłatę państwową należy uiścić z podaniem unikalnego numeru referencyjnego nadanego przez sąd. Jeżeli sąd nie nadał takiego numeru w orzeczeniu ani nie wskazano go w systemie elektronicznym dla danej opłaty państwowej, numer referencyjny nie jest wymagany. W takim przypadku należy w tytule przelewu wskazać dokładną nazwę czynności, której dotyczy opłata państwowa. Numeru referencyjnego nie używa się również wtedy, gdy opłatę wniesiono \przed złożeniem wniosku o dokonanie danej czynności.

W przypadku składania dokumentów za pośrednictwem systemu e-Toimik można natychmiastowo uiścić opłatę za pośrednictwem łącza do bankowości elektronicznej, załączyć potwierdzenie dokonanej wcześniej płatności, oraz uzyskać unikalny numer referencyjny do płatności poza systemem e-Toimik. Płatności dokonane w publicznym systemie e-Toimik za pośrednictwem łącza do bankowości elektronicznej są automatycznie powiązane z odpowiednim numerem referencyjnym. Wszystkie roszczenia z tytułu kosztów sądowych widoczne w publicznym systemie e-Toimik są także widoczne na indywidualnym koncie opłat i zabezpieczeń danej osoby w środowisku e-Urząd Skarbowy/e-Urząd Celny.

6. Powiadomienie o wcześniejszym korzystaniu ze zdecentralizowanego systemu informatycznego

Art. 17 ust. 2 – powiadomienie o wcześniejszym korzystaniu z wideokonferencji w postępowaniach w sprawach cywilnych i handlowych

Estonia jest gotowa do stosowania art. 5 i 6 rozporządzenia w sprawie cyfryzacji przed 1 maja 2025 r.

7. Powiadomienie o wcześniejszym korzystaniu z wideokonferencji w postępowaniach w sprawach cywilnych i handlowych

Art. 17 ust. 2 – powiadomienie o wcześniejszym korzystaniu ze zdecentralizowanego systemu informatycznego

Obecnie nie jest możliwe korzystanie ze zdecentralizowanego systemu informatycznego przed datą rozpoczęcia jego stosowania określoną zgodnie z art. 26 ust. 3.

8. Powiadomienie o wcześniejszym korzystaniu z wideokonferencji w postępowaniach w sprawach karnych

Organy określone w art. 17 ust. 1 lit. e)

Pismo zawiera prośbę o wskazanie organów mających właściwość na mocy aktów prawnych wymienionych w załącznikach I i II do rozporządzenia (UE) 2023/2844, w przypadku gdy Komisja nie została jeszcze poinformowana o tych organach zgodnie z tymi aktami prawnymi.

Organy te zostaną poinformowane, jeżeli pozwolą na to niezbędne prace przygotowawcze (gotowość rozwiązań technicznych). Lista organów zostanie przekazana z opóźnieniem.