Regulamentul privind digitalizarea – notificări din partea statelor membre

1. Portaluri IT naționale pentru comunicarea cu instanțele judecătorești sau cu alte autorități

Sistemul Santra

Sistemul Santra este utilizat de societăți specializate în recuperarea creanțelor. Sistemul de soluționare a cauzelor în materie civilă și comercială primește citații în format electronic de la profesioniști prin intermediul conexiunii la sistemul de date al Santra. Santra este un sistem electronic dedicat cauzelor având ca obiect cereri de plată necontestate judecate în procedură sumară, fiind utilizat de cei mai importanți solicitanți/creditori. Sistemul Santra nu are interfață, fiind mai degrabă un mijloc de conexiune la dosarele din sistemul Tuomas care vizează cauze în materie civilă și comercială.

Sistemul Riivel

Riivel este un sistem electronic de soluționare a cauzelor judecate în procedură sumară având ca obiect cereri de plată necontestate. În acest sistem se pot lansa cereri de plată necontestate. Sistemul Riivel este al doilea mijloc electronic utilizat, pe lângă sistemul Santra, pentru transmiterea actelor de sesizare pentru procedura sumară către sistemul Tuomas. Sistemul Riivel este utilizat de societăți specializate în recuperarea cererilor cu valoare redusă, dar și de întreprinderi, societăți comerciale și persoane fizice. Riivel oferă servicii electronice și servicii administrative de tip „back-office”. Serviciile electronice colaborează cu platforma de soluționare a cauzelor a autorităților de administrare judiciară la adresa asiointi.oikeus.fi. Serviciile pot fi utilizate atât de clienți persoane fizice, cât și de clienții persoane juridice. Cererile pot fi formulate atât în calitate de reclamant, cât și în calitate de reprezentant. Pentru autentificare se utilizează Suomi.fi, sistemul comun de autentificare pentru autoritățile publice.

2. Legislația națională privind folosirea videoconferințelor în materie civilă și comercială

Dreptul unei părți într-un litigiu de a participa prin videoconferință este prevăzut la capitolul 12 secțiunea 8 din Codul de procedură judiciară. Se consideră că participarea prin videoconferință este echivalentă cu înfățișarea. Modul de participare este întotdeauna la aprecierea instanței. Normele pentru audierea prin videoconferință a martorilor și a martorilor experți sunt stabilite în capitolul 17 secțiunea 52 din Codul de procedură judiciară. Acesta stabilește, de asemenea, cerințele care trebuie întrunite pentru folosirea videoconferințelor. Și această formă de audiere este la aprecierea instanței. Guvernul a înaintat propuneri de modificare a ambelor dispoziții, propunerile făcând în prezent obiectul adoptării în parlament.

Soluția pentru videoconferințe utilizată de instanțele din Finlanda este dezvoltată de agenția guvernamentală denumită ICT Centre Valtori (Centrul TIC Valtori). Soluția utilizată în prezent este Polycom. Este în curs de pregătire introducerea unei noi soluții (Pexip). Soluțiile dezvoltate se supun politicilor și practicilor generale ale guvernului finlandez în materie de securitate a informațiilor. Nu se utilizează tehnologii de conversie a textului în text (text-to-text).

Utilizarea tehnologiilor de acces de la distanță este întotdeauna la aprecierea instanței. Inițiativa poate aparține instanței, însă trebuie obținut consimțământul părții în cauză pentru ca aceasta să fie audiată prin videoconferință. Instanța trebuie să evalueze, de la caz la caz, caracterul adecvat al folosirii videoconferinței/accesului de la distanță pentru soluționarea cauzei. Atunci când decide cu privire la folosirea sau nu a videoconferințelor, instanța evaluează caracterul adecvat al acestora în raport cu cauza. Această evaluare poate lua în considerare, de exemplu, natura și importanța cauzei, dar și importanța probelor în respectiva cauză. În fiecare caz în parte, instanța va analiza modalitatea adecvată de participare la procedură (prezență fizică, participare in situ în cadrul instanței). Participarea de la distanță este considerată echivalentă cu participarea în persoană și nu presupune schimbări în modul în care sunt adresate întrebările și nici cu privire la alte aspecte ale participării. Se asigură servicii de interpretare indiferent dacă persoana în cauză este prezentă personal sau participă de la distanță.

În temeiul legislației în vigoare în prezent, audierile în scopuri probatorii ale martorilor, ale martorilor experți și ale părților trebuie să fie înregistrate (capitolul 22 secțiunea 6 din Codul de procedură judiciară). În viitor, audierile în scopuri probatorii ale martorilor, ale martorilor experți sau ale altor părți trebuie să fie înregistrate audio și video. Intrarea în vigoare a codului este prevăzută într-o legislație separată de punere în aplicare. În temeiul legislației în vigoare în prezent (capitolul 22 secțiunea 10 din Codul de procedură judiciară), înregistrarea audio trebuie păstrată o perioadă de cel puțin șase luni de la soluționarea cauzei. În cazul în care a fost introdusă o cale de atac, înregistrarea audio trebuie păstrată până la rămânerea definitivă a hotărârii. După modificarea Codului de procedură judiciară, înregistrările audio și video vor trebui păstrate o perioadă de 30 de zile de la data rămânerii definitive a hotărârii.

În conformitate cu secțiunea 13 din Legea privind publicitatea asupra procedurilor judiciare în vigoare în prezent, modul în care este emis un act de procedură intră sub incidența dispozițiilor secțiunii 16 din lege. În temeiul noului cod care va fi pus în aplicare printr-o legislație separată de punere în aplicare, procedurile de emitere a unui act de procedură sunt cele prevăzute în secțiunea 16 din Legea privind transparența activităților guvernamentale. Informațiile referitoare la înregistrările audio și video realizate în tribunalele districtuale pot fi oferite numai prin predarea înregistrării către instanță în vederea vizualizării. Cu toate acestea, informațiile privind înregistrările audio și video realizate în tribunalele districtuale pot fi oferite în conformitate cu secțiunea 16 din Legea privind transparența activităților guvernamentale. Informațiile privind alte înregistrări audio și video decât cele menționate în subsecțiunea 2 pot fi oferite numai prin punerea la dispoziție a înregistrării pentru vizualizare în instanță în cazul în care, având în vedere conținutul înregistrării, există motive să se considere că punerea la dispoziție a informațiilor ar putea încălca în alt mod dreptul la viață privată al persoanelor care se regăsesc în aceasta.

Comunicarea confidențială între avocat și client: comunicarea este influențată și depinde de faptul dacă avocatul și clientul se află în aceeași cameră sau în camere separate. În cazul în care se află în camere separate, se pot utiliza diferite metode de comunicare, de exemplu, telefon, e-mail, conexiune video. Totuși, aceste metode de comunicare nu sunt organizate de către instanță. Obiectele fizice și prezentările de obiecte fizice sunt arareori întâlnite în procedurile judiciare. Elementele cel mai frecvent prezentate sunt fotografiile, întrucât acestea pot fi arătate unei părți utilizând o conexiune la distanță sau instanței prin intermediul unei conexiuni la distanță.

Autentificarea nu este utilizată în prezent pentru participarea la procedurile judiciare. Instanța verifică prezența persoanei potrivite în baza înfățișării și a afirmațiilor persoanei în timpul procedurii. Nu se utilizează în prezent un sistem bazat pe identificare prin mijloace electronice.

3. Legislația națională privind folosirea videoconferințelor în materie penală

Normele privind participarea unei părți prin videoconferință la o procedură judiciară în materie penală sunt prevăzute la capitolul 8 secțiunea 13 din Codul de procedură penală. Se consideră că participarea prin videoconferință este echivalentă cu înfățișarea. Cu toate acestea, modul de participare este întotdeauna la aprecierea instanței. Legea privind măsurile coercitive prevede dispoziții referitoare la procedurile care trebuie urmate în cauzele în care sunt dispuse măsuri coercitive. Inițiativa poate aparține instanței, însă trebuie obținut consimțământul părții în cauză pentru ca aceasta să fie audiată prin videoconferință. Consimțământul pentru utilizarea unei conexiuni la distanță trebuie consemnat întotdeauna în formă scrisă în dosarul cauzei. Normele pentru audierea prin videoconferință a martorilor și a martorilor experți sunt stabilite în capitolul 17 secțiunea 52 din Codul de procedură judiciară. Acesta stabilește, de asemenea, cerințele care trebuie întrunite pentru folosirea videoconferințelor. Și această formă de audiere este la aprecierea instanței. În practică, copiii sunt audiați numai de poliție; copiii care nu au împlinit 15 ani nu sunt audiați în instanță. În aceste tipuri de cauze, instanța urmărește o înregistrare realizată de poliție, dacă este necesar.

Soluția pentru videoconferințe utilizată de instanțele din Finlanda este dezvoltată de agenția guvernamentală denumită ICT Centre Valtori (Centrul TIC Valtori). Soluția utilizată în prezent este Polycom. Este în curs de pregătire introducerea unei noi soluții (Pexip). Soluțiile dezvoltate se supun politicilor și practicilor generale ale guvernului finlandez în materie de securitate a informațiilor. Nu se utilizează tehnologii de conversie a textului în text (text-to-text).

În temeiul legislației în vigoare în prezent, audierile în scopuri probatorii ale martorilor, ale martorilor experți și ale părților trebuie să fie înregistrate (capitolul 22 secțiunea 6 din Codul de procedură judiciară). În viitor, audierile în scopuri probatorii ale martorilor, ale martorilor experți sau ale altor părți trebuie să fie înregistrate audio și video. Intrarea în vigoare a codului este prevăzută într-o legislație separată de punere în aplicare. În temeiul legislației în vigoare în prezent (capitolul 22 secțiunea 10 din Codul de procedură judiciară), înregistrarea audio trebuie păstrată o perioadă de cel puțin șase luni de la soluționarea cauzei. În cazul în care a fost introdusă o cale de atac, înregistrarea audio trebuie păstrată până la rămânerea definitivă a hotărârii. După modificarea Codului de procedură judiciară, înregistrările audio și video vor trebui păstrate o perioadă de 30 de zile de la data rămânerii definitive a hotărârii. Participarea de la distanță este considerată echivalentă cu participarea în persoană și nu presupune schimbări în modul în care sunt adresate întrebările și nici cu privire la alte aspecte ale participării. Se asigură servicii de interpretare indiferent dacă persoana în cauză este prezentă personal sau participă de la distanță.

În conformitate cu secțiunea 13 din Legea privind publicitatea asupra procedurilor judiciare în vigoare în prezent, modul în care este emis un act de procedură intră sub incidența dispozițiilor secțiunii 16 din lege. În temeiul noului cod care va fi pus în aplicare printr-o legislație separată de punere în aplicare, procedurile de emitere a unui act de procedură sunt cele prevăzute în secțiunea 16 din Legea privind transparența activităților guvernamentale. Informațiile referitoare la înregistrările audio și video realizate în tribunalele districtuale pot fi oferite numai prin predarea înregistrării către instanță în vederea vizualizării. Cu toate acestea, informațiile privind înregistrările audio și video realizate în tribunalele districtuale pot fi oferite în conformitate cu secțiunea 16 din Legea privind transparența activităților guvernamentale. Informațiile privind alte înregistrări audio și video decât cele menționate în subsecțiunea 2 pot fi oferite numai prin punerea la dispoziție a înregistrării pentru vizualizare în instanță în cazul în care, având în vedere conținutul înregistrării, există motive să se considere că punerea la dispoziție a informațiilor ar putea încălca în alt mod dreptul la viață privată al persoanelor care se regăsesc în aceasta.

Comunicarea confidențială între avocat și client: comunicarea este influențată și depinde de faptul dacă avocatul și clientul se află în aceeași cameră sau în camere separate. În cazul în care se află în camere separate, se pot utiliza diferite metode de comunicare, de exemplu, telefon, e-mail, conexiune video. Totuși, aceste metode de comunicare nu sunt organizate de către instanță. Obiectele fizice și prezentările de obiecte fizice sunt arareori întâlnite în procedurile judiciare. Elementele cel mai frecvent prezentate sunt fotografiile, întrucât acestea pot fi arătate unei părți utilizând o conexiune la distanță sau instanței prin intermediul unei conexiuni la distanță.

Autentificarea nu este utilizată în prezent pentru participarea la procedurile judiciare. Instanța verifică prezența persoanei potrivite în baza înfățișării și a afirmațiilor persoanei în timpul procedurii. Nu se utilizează în prezent un sistem bazat pe identificare prin mijloace electronice.

4. Taxe judiciare în materie civilă și comercială

Informațiile privind taxele judiciare și metodele de plată pot fi consultate pe site-ul web al instanțelor, la următorul link.

5. Metode de plată electronică

Sistemul judiciar finlandez acceptă plăți efectuate exclusiv prin transfer bancar, în contul bancar al sistemului instanțelor judecătorești. Acest lucru este valabil pentru toate plățile facturate de sistemul instanțelor și pentru orice altă remunerație pretinsă de acest sistem, în modul solicitat de plătitor.

Pentru toate taxele percepute, instanța furnizează clientului o factură de prestare servicii, în principal sub forma unei facturi online utilizând standardul PEPPOL sau, în mod alternativ, sub forma unei facturi pe suport de hârtie transmisă prin poștă.

Conturile de venituri ale sistemului instanțelor sunt:

Danske Bank
Cod IBAN: FI40 8129 9710 0114 95
BIC: DABAFIHH

Nordea
Cod IBAN: FI97 1804 3000 0167 58
BIC: NDEAFIHH

6. Notificare privind utilizarea timpurie a sistemului informatic descentralizat

Sistemul descentralizat nu este deocamdată utilizat în Finlanda.

7. Notificare privind folosirea timpurie videoconferințelor în materie civilă și comercială

-

8. Notificare privind folosirea timpurie videoconferințelor în materie penală

-