1. Nationale IT-portalen voor de communicatie met rechtbanken of andere autoriteiten
De enige portalen die momenteel worden gebruikt, zijn Digicourts en Ecourts, die toegankelijk zijn via de volgende link: https://ecourts.gov.mt/onlineservices. Deze website wordt onderhouden door de Court Services Agency (Maltese organisatie voor dienstverlening op het gebied van de rechtspleging). De website is toegankelijk voor iedereen die een e-ID-account heeft, en toegang wordt verleend via e-identificatie. Als er problemen zijn met de toegang, of als een gebruiker specifieke hulp nodig heeft bij het inloggen, kan contact worden opgenomen met de IT-diensten van de Court Services Agency. Op de website zijn veelgestelde vragen en antwoorden daarop (FAQ’s) te vinden, samen met een e-mailadres voor hulpvragen, voor zover nodig.
Via de website van de Court Services Agency kunnen ook bepaalde gerechtelijke stukken van civielrechtelijke of strafrechtelijke aard worden ingediend. In civiele procedures kunnen meerdere gerechtelijke stukken online worden ingediend, terwijl dat in strafrechtelijke procedures voor alle gerechtelijke stukken geldt. Het tabblad voor de respectievelijke onlineformulieren vindt u op de landingspagina.
Andere informatie en formulieren voor het indienen van stukken en andere algemene gegevens en informatie over de onlinediensten van de respectieve gerechten en rechtbanken van Malta zijn te vinden op de website van de Court Services Agency.
Het videoconferentiesysteem is niet geïntegreerd in een van bovengenoemde portalen. In plaats daarvan wordt MS Teams, of soms ook Webex, gebruikt wanneer in een procedure het houden van een videoconferentie nodig wordt geacht of daarom wordt verzocht.
Iedere persoon die aanwezig is in de fysieke rechtszaal kan de persoon / personen aan de andere kant zien en horen op een televisiescherm met luidsprekers die in de rechtszaal zijn geïnstalleerd. Wanneer een videoconferentie zal worden gehouden, verstrekt de adjunct-griffier van de rechtbank de partij(en) die aan de videoconferentie zal/zullen deelnemen een link.
De camera die zich in elke rechtszaal bevindt, heeft drie vaste locaties, afhankelijk van het gewenste beeld. Eén camera is gericht op de magistraat of rechter, één op de getuige en één op de advocaten. Elk van deze deelnemers aan de gerechtelijke procedure heeft een microfoon, die allemaal zijn aangesloten op een mixer met twee uitgangen, namelijk het apparaat dat de videoconferentie host en de luidsprekers in de zaal. De camera kan ook draaien en de focus verleggen. Voor gerechtelijke procedures die via videoconferentie worden gevoerd, gelden de algemene procedurele regels van de rechtbank.
Bovendien kunnen gerechtsassistenten en deskundigen via videoconferentie deelnemen aan procedures. In specifieke zaken van de Administrative Review Tribunal (rechtbank voor administratieve toetsing) waarin de rechtbank wordt bijgestaan door deskundigen, kan de rechtbank de deskundige bijvoorbeeld toestaan om via videoconferentie deel te nemen aan de procedure. De betrokken deelnemer zal zichtbaar zijn voor alle personen die aanwezig zijn in de rechtszaal, zoals hierboven beschreven.
2. Nationaal recht inzake videoconferenties in burgerlijke en handelszaken
In het algemeen zijn dezelfde procedureregels van toepassing op procedures die worden gevoerd met behulp van een videoconferentie. Daarom is de Code of Organisation and Civil Procedure (Wetboek inzake rechterlijke organisatie en burgerlijke rechtsvordering) hoofdstuk 12 van de Laws of Malta (wetten van Malta), ook van toepassing op dergelijke procedures. Om procedures via videoconferentie beter te regelen, zijn echter enkele aanvullende regels (die hieronder worden vermeld) ingevoerd.
Artikel 622B van het Wetboek inzake rechterlijke organisatie en burgerlijke rechtsvordering, hoofdstuk 12 van de Laws of Malta, bepaalt dat verklaringen van partijen of getuigenverklaringen kunnen worden afgenomen via videoconferentie. De beslissing van de rechtbank is in dit verband doorslaggevend, omdat videoconferenties door de rechtbank alleen kunnen worden toegestaan naar aanleiding van een specifiek verzoek. In diezelfde bepaling is ook vastgelegd dat getuigenverklaringen, na voorafgaande toestemming door de rechtbank, kunnen worden geproduceerd door middel van audio- of video-opnamen of via videoconferentie. Bovendien zijn alle regels inzake het gebruik van videoconferenties, de procedures, de formaliteiten, de modaliteiten of andere beperkingen aan de deelname van getuigen via videoconferentie die de minister van Justitie van tijd tot tijd kan voorschrijven, volledig van toepassing. De rechtbank mag geen richtsnoeren uitvaardigen of voorwaarden stellen die niet stroken met of in strijd zijn met die regels.
Aangezien de procedures die zijn uiteengezet in hoofdstuk 12 van de Laws of Malta ook volledig van toepassing zijn op procedures – of het afleggen van getuigenverklaringen – via videoconferentie, is de discretionaire bevoegdheid van de rechtbank van groot belang. Indien bijvoorbeeld een tolk nodig is, zijn op videoconferenties dezelfde bepalingen van toepassing als in fysieke procedures in de rechtszaal waarbij een tolk nodig is.
Bovendien is na de recente invoering van artikel 199A van het Wetboek inzake rechterlijke organisatie en burgerlijke rechtsvordering, hoofdstuk 12 van de Laws of Malta, het gebruik videoconferenties op verzoek van een partij of naar goeddunken van de rechtbank toegestaan in elke procedure; daarbij wordt de aanwezigheid van de betrokken partij op een beeldscherm gelijkgesteld met haar fysieke aanwezigheid in de rechtszaal. De rechterlijke beslissing over aangelegenheden in verband met het gebruik van videoconferenties is van wezenlijk belang, en de rechtbank moet zijn beslissing motiveren indien een verzoek om het houden van een videoconferentie wordt afgewezen. Ten slotte kan de Rule-Making Board (regelgevende raad voor de rechtspraak), die is samengesteld overeenkomstig artikel 29 van hoofdstuk 12 van de Laws of Malta, van tijd tot tijd bij verordening regels en gedragscodes voorschrijven voor een beter beheer van procedures die via een videoconferentie worden gevoerd.
3. Nationaal recht inzake videoconferenties in strafzaken
Zie het antwoord op vraag 2 hierboven, dat ook hier toepassing is. Opgemerkt zij dat verdachten in een strafprocedure overeenkomstig artikel 6 nog niet een verklaring via videoconferentie mogen afleggen. In strafzaken kan het gebruik van videoconferenties echter worden toegestaan om getuige-deskundigen en andere getuigen te horen in procedures betreffende wederzijdse rechtshulp in strafzaken. Hoewel alle rechtszalen zijn uitgerust met de nodige videoconferentiefaciliteiten, staat de wetgeving inzake strafprocedures dus nog niet toe dat een verdachte via videoconferentie aanwezig is en daarom moet deze fysiek aanwezig zijn in de rechtszaal. Aangezien de rechtszalen in Malta zijn uitgerust met videoconferentiefaciliteiten, kan in het kader van de digitaliseringsverordening worden geregeld dat een persoon in Malta op verzoek van een verzoekende staat wordt gehoord via videoconferentie. Indien die persoon echter is aangeklaagd in Malta, dan moet hij of zij fysiek aanwezig zijn in de rechtszaal en mag hij of zij niet deelnemen via videoconferentie.
4. Vergoedingen voor procedures in burgerlijke en handelszaken
De procedure is gratis, en er worden dus geen kosten in rekening gebracht voor het gebruik van videoconferenties in procedures.
Als het gaat om gerechtskosten, wordt er geen onderscheid gemaakt tussen stukken die fysiek of via een IT-portaal worden ingediend; alle normale vergoedingen zijn van toepassing op elke individuele persoon. Als een vaste vergoeding wordt vastgesteld, wordt deze vergoeding vermeld op het betreffende document voor de betaling via het gerechtelijke onlinesysteem. Eventuele gerechtelijke geldboeten en griffierechten kunnen online worden betaald via het gerechtelijk systeem dat wordt beheerd door de Court Services Agency.
Via https://ecourts.gov.mt/onlineservices/Contact kan contact worden opgenomen met de Court Services Agency voor vragen over de betaling van griffierechten of door de rechter opgelegde geldboeten.
5. Elektronische betalingsmethoden
Aangezien er geen kosten in rekening worden gebracht, zijn er in het geval van videoconferenties geen elektronische betalingsmethoden nodig.
Indien er kosten (d.w.z andere kosten dan voor het gebruik van videoconferenties) in rekening moeten worden gebracht voor het instellen van een vordering, dan staat de Court Services Agency de betaling van die kosten langs elektronische weg toe, met een creditcard/betaalkaart. Ook eventuele door de rechtbank opgelegde geldboeten of andere griffierechten kunnen online worden betaald.
6. Kennisgeving over het vroegtijdige gebruik van het gedecentraliseerde IT-systeem
Geprobeerd wordt om het gedecentraliseerde IT-systeem eerder dan de datum van inwerkingtreding van elke in de bijlagen vermelde rechtshandeling operationeel te maken voor alle belanghebbenden. In dit stadium kunnen echter geen garanties worden gegeven dat het gedecentraliseerde IT-systeem vóór die datum al kan worden gebruikt.
7. Kennisgeving over het vroegtijdige gebruik van videoconferenties in burgerlijke en handelszaken
In Malta worden videoconferenties al toegepast in burgerlijke en handelszaken, waarvoor wetgeving geldt. Artikel 5 kan derhalve worden toegepast met ingang van de datum van inwerkingtreding.
8. Kennisgeving over het vroegtijdige gebruik van videoconferenties in strafzaken
In strafprocedures overeenkomstig artikel 6 kunnen verdachten nog niet via videoconferentie een verklaring afleggen. In strafzaken kan het gebruik van videoconferenties echter worden toegestaan om getuige-deskundigen en andere getuigen te horen in procedures betreffende wederzijdse rechtshulp in strafzaken. Hoewel alle rechtszalen zijn uitgerust met de nodige videoconferentiefaciliteiten, staat de wetgeving inzake strafprocedures dus nog niet toe dat een verdachte via videoconferentie aanwezig is en daarom moet deze fysiek aanwezig zijn in de rechtszaal. Aangezien de rechtszalen in Malta zijn uitgerust met videoconferentiefaciliteiten, kan in het kader van de digitaliseringsverordening worden geregeld dat een persoon in Malta op verzoek van een verzoekende staat wordt gehoord via videoconferentie. Indien die persoon echter is aangeklaagd in Malta, dan moet hij of zij fysiek aanwezig zijn in de rechtszaal en mag hij of zij niet deelnemen via videoconferentie. Malta is derhalve nog niet in staat om vóór de datum van inwerkingtreding aan artikel 6 te voldoen.