Regolamento sulla digitalizzazione - Comunicazioni degli Stati membri

1. Portali informatici nazionali per la comunicazione con gli organi giurisdizionali o altre autorità

Il Courts Service of Ireland (servizio giudiziario irlandese) gestisce un portale, denominato semplicemente Courts Service Online (CSOL). Il CSOL è il metodo con cui il Courts Service fornisce ai propri clienti per via elettronica i suoi servizi interattivi rivolti ai clienti.

I potenziali utenti di tale sistema possono creare un proprio account online scegliendo tra i seguenti tipi di account: Public Registered User (utente pubblico registrato), Legal Firm Account (conto studio legale) o Legal Costs Accountant (contabile per spese legali). Un utente è quindi in grado di compilare una serie di moduli online per identificare sé stesso, il convenuto, gli avvocati coinvolti per entrambe le parti e ha altresì la possibilità di caricare qualsiasi atto giudiziario pertinente alla causa. Le parti attrici possono aggiungere un testo libero per fornire dettagli in merito al contesto della causa che intendono promuovere.

È opportuno rilevare che, a partire da luglio 2024, il CSOL può essere utilizzato per le finalità illustrate di seguito.

Controversie di modesta entità

• La parte attrice può avviare un procedimento nazionale relativo a controversie di modesta entità per un valore massimo di 2 000 euro presso un District Court (tribunale distrettuale) di propria scelta. Nota: non è possibile avviare un procedimento europeo per le controversie di modesta entità attraverso il portale CSOL.

Domanda di autorizzazione a ricorrere in appello dinanzi alla Supreme Court (Corte suprema)

• Questo strumento consente agli studi legali e agli uffici Affari legali di enti statali di presentare presso l'ufficio della Supreme Court, per via elettronica, domande di autorizzazione a ricorrere in appello nei casi in cui le parti siano legalmente rappresentate. Una panoramica completa in merito all'utilizzo di questo strumento è disponibile qui.

Domanda di accertamento delle spese legali presso l'High Court (Alta Corte)

• Tale strumento consente agli avvocati e ai consulenti in materia di spese legali di depositare, per via elettronica, presso l'Office of the Legal Costs Adjudicators (Ufficio dei funzionari addetti all'accertamento delle spese legali), le domande di accertamento delle spese legali nel contesto dei procedimenti in cui le parti sono rappresentate legalmente. Una panoramica completa in merito all'utilizzo di questo strumento è disponibile qui.

L'accesso al CSOL è disponibile per:

1. un utente al quale il Courts Service ha rilasciato un nome utente e una password
   e
2. il personale impiegato dall'utente specificamente autorizzato da quest'ultimo ad accedere al CSOL (il "personale autorizzato").

Un elenco completo dei termini e delle condizioni associati all'uso del CSOL è disponibile qui.

Il CSOL può essere istituito da una persona che si trova all'estero, tuttavia la piattaforma non consente automaticamente a tale persona di predisporre o selezionare un'opzione per la videoconferenza. La videoconferenza dall'estero è invece predisposta a livello locale dal personale giudiziario incaricato della causa.

Il sito web del Courts Service of Ireland consente anche altri servizi online, tra i quali figurano quelli illustrati di seguito.

Pagamento online di ammende

Per pagare un'ammenda online, l'utente deve disporre di quanto segue:

• il PIN e il numero di fascicolo della notifica delle ammende. Se tali dati non sono prontamente disponibili, un cliente può contattare l'ufficio giudiziario che ha trattato il fascicolo. Un elenco delle località è consultabile qui.
• i pagamenti possono essere effettuati utilizzando una carta di debito o di credito. Il servizio accetta carte Visa e MasterCard.

2. Legislazione nazionale in materia di videoconferenza in ambito civile e commerciale

La legge del 2020 sul diritto civile e sul diritto penale (disposizioni varie) ha ampliato l'ambito di applicazione del ricorso alle udienze a distanza rispetto a quanto avveniva in precedenza. Tale legge ha inoltre esteso il ricorso all'assunzione di prove mediante collegamento video in una serie di materie penali.

Le udienze a distanza comportano l'accesso di alcuni o di tutti i partecipanti a una piattaforma online nel contesto della quale una causa è altrimenti condotta così come sarebbe trattata fisicamente in aula. Se i giudici o i barrister (professionisti che si occupano del contenzioso ed esercitano la professione di avvocato) non si trovano in aula, non indossano toghe né parrucche.

Le udienze a distanza e l'assunzione di prove mediante collegamento video non sono adatte a tutti i tipi di cause e sono state previste salvaguardie al fine di garantire che nessuno subisca pregiudizi ingiusti a causa di un'udienza a distanza o dell'assunzione di prove mediante collegamento video.

In Irlanda non vi è una legislazione specifica in materia di videoconferenza transfrontaliera. Se una persona che si trova all'estero è chiamata a testimoniare, il Courts Service predisporrà quanto utile caso per caso. In tal caso la testimonianza è registrata da un ausiliario di giustizia e non mediante registrazione digitale.

Per quanto riguarda la riservatezza fra l'avvocato e il suo cliente durante il ricorso alla videoconferenza, si adotta l'approccio del buon senso. Se il cliente desidera conferire con il suo legale, può disattivare il microfono. Spesso l'avvocato si trova nello stesso locale del cliente

Altre autorità competenti nei settori del diritto civile e commerciale possono avere modalità proprie relativamente alla videoconferenza.

Nelle cause nazionali come in quelle internazionali i partecipanti comunicano il loro nome al cancelliere prima dell'udienza affinché siano identificabili.

L'accesso non autorizzato a dati sensibili è evitato ricorrendo all'uso di password, crittografia e firewall.

Per quanto concerne le cause civili, la legge consente al presidente dell'organo giurisdizionale pertinente di designare categorie di cause civili per le quali le udienze a distanza sono ammesse. Inoltre una parte può chiedere l'esame oppure il giudice può decidere di procedere all'esame di una parte o dell'integralità di qualsiasi causa a distanza. Tuttavia, qualora un giudice ritenga che un'udienza a distanza sia iniqua nei confronti di una delle parti o contraria agli interessi della giustizia, la decisione di esaminarla a distanza non si applica.

Coloro che partecipano alle udienze a distanza continueranno a beneficiare delle stesse salvaguardie che si applicherebbero qualora fossero fisicamente presenti in aula e l'organo giurisdizionale disporrà degli stessi poteri di cui disporrebbe durante la trattazione in aula.

È reato impedire la partecipazione di qualsiasi persona a un'udienza a distanza o interferire con la tecnologia utilizzata. Costituisce altresì reato procedere alla registrazione del procedimento.

Tra le pene figurano una sanzione pecuniaria massima di 5 000 euro, 12 mesi di reclusione o entrambe le sanzioni, qualora la condanna sia irrogata a livello di District Court, o una sanzione pecuniaria massima di 50 000 euro, 3 anni di reclusione o entrambe le sanzioni, qualora la condanna sia irrogata da un organo giurisdizionale di grado superiore.

Aspetti procedurali

Il Courts Service of Ireland ha pubblicato un elenco esaustivo di linee guida destinate agli avvocati e alle parti in causa non rappresentate in merito all'uso delle aule di giustizia tecnologiche e delle udienze a distanza. Tali linee guida contengono requisiti tecnici specifici per l'accesso alla chiamata e consigli destinati a migliorare l'esperienza di videoconferenza per sé e per altri partecipanti.

Una guida pratica distinta, relativa alle udienze a distanza presso gli organi giurisdizionali di grado superiore, è disponibile anche sul sito web del Courts Service, la quale stabilisce, tra l'altro, i requisiti minimi in materia di hardware, il codice di condotta, le fasi preliminari all'udienza e una lista di controllo per gli avvocati.

In Irlanda, gli organi giurisdizionali di grado superiore utilizzano una piattaforma di streaming video denominata Pexip che consente a chiunque di partecipare a distanza accedendo a un'aula virtuale (nota come VMR – virtual meeting room, ossia sala riunioni virtuale). Al fine di soddisfare il requisito secondo cui la giustizia deve essere amministrata pubblicamente al fine di garantire la disponibilità di una registrazione audio digitale di tutti i procedimenti, allo stato attuale delle cose, il Registrar (cancelliere) si troverà in ogni caso in aula per la durata dell'udienza, mentre alcuni o tutti gli altri partecipanti accederanno a distanza. Il giudice o i giudici possono accedere a distanza o essere presenti in aula insieme al Registrar. Gli avvocati, i rappresentanti dei media e i membri del pubblico hanno il diritto di partecipare alla VMR o all'aula dell'udienza fisica, fatti salvi i requisiti di distanziamento fisico, la norma dell'udienza a porte chiuse o qualsiasi procedura particolare applicabile all'udienza.

Tecnologia – Requisiti tecnici

Programmi

Per le finalità di ciascun organo giurisdizionale viene istituita una VMR. I dettagli per la connessione alla VMR sono messi a disposizione dei rappresentanti legali nel contesto di ciascuna singola causa prima delle udienze. I dettagli della connessione per gli elenchi della High Court sono disponibili per gli avvocati attraverso l'area riservata ai membri dei siti web del Law Society (ordine professionale dei solicitor (avvocati che curano il rapporto diretto con il cliente)) e del Bar of Ireland (albo dei barrister dell'Irlanda). L'aula virtuale è messa a disposizione al fine di facilitare la connessione da un computer portatile, un PC o un tablet utilizzando una serie di browser internet. Chrome è il browser raccomandato. Qualunque sia il dispositivo utilizzato saranno necessari una telecamera e un microfono. L'aula virtuale supporta inoltre la connessione da endpoint tradizionali per videoconferenze, Skype for Business e svariate tecnologie video disponibili. Inoltre la connessione è disponibile anche per PC e tablet che utilizzano l'apposita applicazione mobile Pexip. L'applicazione Pexip può essere scaricata dal sito https://www.pexip.com/apps oppure, per i tablet, è disponibile su Google Play e sull'App Store di Apple. Un partecipante a un'aula virtuale può aver bisogno di assistenza informatica a livello locale se l'amministrazione del computer portatile o del computer da tavolo è soggetta a restrizioni da parte dell'ufficio informatico di un'organizzazione. I partecipanti dovrebbero garantire che la loro connessione a internet per l'aula virtuale sia potente, stabile e conforme ai requisiti specificati di seguito.

Una connessione internet stabile è fondamentale al fine di garantire il successo delle videochiamate ed evitare perturbazioni.

I partecipanti sono invitati a testare preventivamente la loro connessione a internet. L'aula virtuale assegnata sarà aperta 10 minuti prima dell'udienza e i partecipanti possono utilizzare i dettagli relativi alla connessione per testare l'accesso prima dell'udienza effettiva. Qualora un partecipante non riesca a connettersi a Pexip, lo stesso è pregato di informarne il Registrar dell'organo giurisdizionale competente. L'aula virtuale verrà chiusa in seguito al completamento della seduta. Guida pratica alle udienze a distanza. Garantire che tutte le applicazioni sul computer portatile o sul proprio dispositivo siano chiuse, fatta eccezione per quella per lo streaming video. Ulteriori applicazioni possono interferire con la qualità della propria videochiamata e con l'accesso all'aula virtuale. Qualora si utilizzi un tablet, assicurarsi che una chiamata in entrata non interrompa automaticamente la connessione alla VMR.

Accesso tramite sale di videoconferenza dedicate e/o Skype for Business

Le parti possono partecipare a una sessione VMR di Pexip a partire da un'apposita sala per videoconferenze dotata di endpoint per le videoconferenze utilizzando l'indirizzo del sistema video SIP/H.323 fornito dal Registrar nei dettagli della connessione alla VMR. In alternativa, gli utenti di Skype for Business possono connettersi alla VMR utilizzando il codice MS Skype4B fornito dal Registrar nei dettagli della connessione VMR.

Software per servizi non giudiziari

Possono essere utilizzati anche software alternativi compatibili con l'infrastruttura degli organi giurisdizionali tecnici del Courts Service, previo accordo tra tutte le parti e approvazione da parte dell'organo giurisdizionale. Tali opzioni alternative comporteranno un onere pecuniario a carico delle parti e, anche se il Courts Service fornirà i dettagli per l'accesso, spetterà al fornitore autorizzato sostenere la realizzazione dell'accesso. Nel caso in cui siano utilizzate tecnologie diverse dalle VMR messe a disposizione dal Courts Service, le parti dovrebbero interagire con quest'ultimo prima della selezione di qualsiasi piattaforma alternativa affinché lo stesso confermi la compatibilità e i requisiti a livello di hardware/software. In tal caso, il giudice e il Registrar dovrebbero disporre dell'hardware pertinente per facilitare l'udienza dotato di tutto il software necessario installato, qualora questo non sia prontamente disponibile.

Apparecchiature

Il Courts Service ha stabilito i seguenti requisiti minimi in materia di hardware per i partecipanti alle udienze a distanza:

1. processore Intel Core i5 Dual-Core da 2,0 GHz o successivo;
2. 4 GB (con almeno 2 GB di memoria fisica libera); e
3. almeno 1 GB di spazio libero del disco.

È altresì necessario disporre di una telecamera e di un microfono ed è consigliabile che i partecipanti a qualsiasi udienza a distanza che tratti una questione di merito in cui è probabile che l'attenzione dell'organo giurisdizionale sia portata a determinati documenti abbiano accesso a due schermi, uno per la VMR e un secondo schermo per visualizzare i documenti elettronici per l'udienza. L'esperienza ha dimostrato che anche uno schermo di grandi dimensioni (24 o 27 pollici) può risultare efficace se si organizzano le finestre con la sessione della VMR e i documenti affiancando una finestra all'altra.

Connessione internet

Uno dei prerequisiti per il successo dell'udienza a distanza è disporre di una connessione internet stabile. Se un partecipante a una causa non dispone di una connessione internet sufficientemente stabile, l'udienza a distanza non può semplicemente aver luogo (almeno fino a quando tali questioni di connettività non saranno risolte). Il Courts Service ha stabilito i seguenti requisiti minimi per la larghezza di banda della rete per i partecipanti al fine di garantire la qualità delle trasmissioni video durante le udienze a distanza:

1. alta - 1280 kbps (HD);
2. media - 768 kpb (SD);
3. bassa - 384 kpb (SD).

Se i partecipanti dispongono di una connessione Wi-Fi scarsa, si dovrebbe prendere in considerazione quanto segue:

4. una connessione cablata a un dispositivo router domestico;
5. un dongle USB per connettersi a una rete 4G;
6. un telefono cellulare utilizzato come hotspot personale che si collega a una rete 4G;
7. è preferibile una connessione internet cablata sicura. La connettività internet alla VMR dovrebbe essere testata prima dell'udienza;
8. se si lavora su una connessione domestica utilizzata da più utenti, è necessario assicurarsi che la connessione sia sufficiente a garantire il corretto funzionamento della tecnologia oppure chiedere agli altri utenti di astenersi dall'utilizzare tale connessione per la durata dell'udienza.

Accesso alla VMR

Il Courts Service trasmetterà i dettagli per la connessione all'aula virtuale ai rappresentanti legali o alle parti non rappresentate entro il giorno antecedente l'udienza a distanza oppure tali dettagli saranno messi a disposizione nelle aree dedicate ai membri sui siti web del Bar of Ireland e della Law Society. I partecipanti attivi che intendono connettersi all'organo giurisdizionale dovrebbero comunicare i loro nomi al Registrar prima dell'udienza al fine di garantire che possano essere identificabili e siano presenti durante il procedimento giudiziario. I solicitor delle parti o le parti in causa non rappresentate possono essere tenuti o tenute a fornire l'impegno a non divulgare i dati relativi all'accesso a terzi e a rispettare le usuali norme procedurali.

Codice di condotta per le aule virtuali

1. Gestite un'aula virtuale come fareste con un'aula d'udienza fisica. Le norme che si applicano in aula, quali il divieto di registrazione o di acquisizione di immagini, continuano ad applicarsi anche in un'aula virtuale, fatto salvo il caso in cui il giudice conceda un'autorizzazione esplicita specifica che dispensa dal rispetto di tali norme;
2. i dettagli della connessione non devono essere pubblicati. Ai partecipanti può essere chiesto di fornire un impegno a non divulgare i dati relativi all'accesso a tale organo giurisdizionale specifico e a rispettare le usuali norme procedurali (divieto di registrazione o acquisizione di immagini);
3. prevedete il tempo necessario per accedere all'aula virtuale (10 minuti in anticipo) in modo da essere già presenti nell'aula virtuale entro l'orario di inizio dell'udienza. Dopo aver effettuato l'accesso all'aula virtuale, disattivate il microfono utilizzando il pulsante "mute";
4. assicuratevi di accedere all'aula virtuale con telecamera e microfono abilitati da un ambiente silenzioso dotato di un'illuminazione adeguata che consenta agli altri partecipanti di vedere chiaramente il vostro volto;
5. disattivate il microfono quando non state intervenendo in aula. Assicuratevi di non disattivare inavvertitamente i vostri altoparlanti: non sarete in grado di sentire il dibattimento in aula, ma i partecipanti in aula potranno ascoltarvi;
6. giuramenti e dichiarazioni solenni: se intervenite in veste di testimone e desiderate prestare giuramento sulla bibbia o un altro testo sacro, dovete avere con voi tale testo durante l'udienza virtuale. Prima di prestare giuramento, vi sarà chiesto di tenere il testo sollevato affinché sia visibile dall'organo giurisdizionale. Il giuramento o la dichiarazione solenne avrà gli stessi effetti giuridici che produrrebbe qualora fosse prestato/a in un'aula fisica;
7. parteciperete al procedimento in qualità di ospite e non dovrete effettuare l'accesso. Quando sarete invitati a partecipare, inserite il vostro nome su Pexip, in quanto il vostro nome sarà visualizzato in associazione alla vostra immagine video agli altri utenti. Assicuratevi di utilizzare il nome seguito dal cognome. Un avvocato dovrebbe aggiungere SC o BL, a seconda dei casi, dopo il proprio cognome;
8. al fine di mantenere il decoro dei partecipanti all'udienza, i partecipanti dovrebbero garantire che non vi siano interruzioni;
9. silenziate tutte le notifiche e gli avvisi sui vostri dispositivi elettronici.

Udienza preliminare

Generale

1. I partecipanti dovrebbero scaricare sul loro dispositivo tutti gli opuscoli elettronici pertinenti e gli atti processuali necessari prima dell'udienza. I partecipanti potrebbero trovare utile visualizzare due documenti su dispositivi o schermi diversi durante la visualizzazione dello svolgimento del procedimento. I partecipanti possono voler seguire un documento cui qualcun altro sta facendo riferimento nel tentativo di trovare un altro documento utile alle loro finalità;
2. i dettagli della VMR per tutte le udienze a distanza saranno messi a disposizione degli avvocati attraverso le aree riservate ai membri sui siti web del Bar of Ireland e della Law Society il giorno antecedente l'udienza. Il Courts Service invierà per posta elettronica ai partecipanti i dettagli della connessione alla VMR. Occasionalmente possono anche fornire un modulo con una dichiarazione del solicitor che deve essere compilata, firmata e restituita al Registrar il giorno antecedente l'udienza. Il modulo richiede che siano forniti i dettagli dei partecipanti nella loro veste di solicitor, avvocato e clienti;
3. un solicitor coinvolto in un'udienza a distanza è tenuto a garantire che il suo cliente e tutti i partecipanti previsti comprendano le norme procedurali e che sia loro impedito di condividere o pubblicare i dettagli della VMR e di registrare, scattare foto di schermate o trasmettere in altro modo il procedimento;
4. tutti i partecipanti dovrebbero essere a conoscenza dell'orario di inizio dell'udienza. Si raccomanda ai partecipanti di fissare un orario circa un'ora prima dell'udienza per testare il funzionamento dell'hardware, del software e della connessione a internet e, in caso di malfunzionamenti, di segnalare tale circostanza al Registrar pertinente dell'organo giurisdizionale;
5. gli avvocati dovrebbero prendere accordi per disporre di un canale di comunicazione distinto tra Solicitor e Barrister (e prendere in considerazione la possibilità di includere anche il loro cliente e qualsiasi testimone chiave, se del caso) nel corso dell'udienza a distanza, in modo da poter comunicare e fornire istruzioni su questioni urgenti e importanti emerse nel corso dell'udienza a distanza;
6. Illuminazione: al fine di evitare effetti di abbagliamento o distorsione, le telecamere non devono essere posizionate vicino a una finestra. La sorgente luminosa dovrebbe essere orientata verso il volto e dovrebbero essere evitate tutte le sorgenti luminose poste dietro o direttamente al di sopra del partecipante;
7. Posizione: le teste e le spalle dei partecipanti dovrebbero essere centrate nello schermo. L'immagine dei partecipanti sarà visibile nell'angolo destro dello schermo di ciascuno di loro durante l'udienza;
8. posizione – qualità del suono: al fine di garantire la migliore qualità possibile del suono, si raccomanda ai partecipanti di non sedersi troppo vicino al proprio computer portatile, in quanto i microfoni su tali computer sono estremamente sensibili;
9. se si utilizzano microfoni/altoparlanti esterni, occorre assicurarsi che il microfono non sia posizionato troppo vicino agli altoparlanti, in quanto ciò può creare un'eco nell'aula virtuale;
10. al fine di evitare fenomeni di ritorno acustico, i partecipanti dovrebbero garantire che il livello di volume sul loro dispositivo non sia troppo elevato. I partecipanti dovrebbero cercare di ridurre il loro volume al minimo accettabile o utilizzare cuffie nel caso in cui il fenomeno di ritorno acustico diventi un problema;
11. anticipatamente rispetto a un'udienza a distanza, le parti dovrebbero concordare un protocollo da seguire per portare all'attenzione dell'organo giurisdizionale il fatto che uno dei loro partecipanti ha perso la connessione a internet nel corso dell'udienza;
12. in caso di guasto critico, ad esempio qualora un partecipante critico perda la connettività, può essere necessario sospendere l'udienza fino a quando la questione non sia risolta. Nel caso in cui la piattaforma di videoconferenza subisca un guasto nel corso dell'udienza, dovrebbero essere previste misure alternative e i partecipanti dovrebbero essere consapevoli della linea d'azione da seguire in caso di guasto, ad esempio, dovrebbero sapere che devono effettuare nuovamente il login utilizzando le stesse credenziali, ecc.;
13. come nel caso di un'udienza in presenza, le parti di un'udienza a distanza e tutti i partecipanti interessati devono essere presenti all'orario previsto per l'udienza. In caso di inadempimento possono essere invocate le sanzioni che si applicherebbero a un'udienza in presenza. I testimoni o le parti interessate dovrebbero assistere seguendo le indicazioni del loro avvocato e/o le istruzioni impartite dall'organo giurisdizionale.

Documentazione

Assicuratevi di conoscere e rispettare gli orientamenti pubblicati e le istruzioni pratiche in vigore pubblicate sul sito https://www.courts.ie/content/practice-directions.

Istruzione generale - deposito di documenti

• Nelle udienze a distanza, i documenti non possono essere depositati presso l'organo giurisdizionale secondo le normali modalità. Assicuratevi di verificare l'esistenza di istruzioni specifiche per la vostra giurisdizione e/o il vostro elenco;
• di conseguenza, occorre vigilare affinché i documenti siano depositati tempestivamente presso l'organo giurisdizionale; il Registrar vi avrà fornito precisazioni in merito al momento in cui devono essere presentati;
• può essere necessario consegnare al giudice copie cartacee e digitali dei fascicoli, a seconda della loro preferenza. Qualora siano richiesti entrambi i tipi di fascicoli, questi ultimi dovrebbero essere formattati allo stesso modo in termini di numerazione e impaginazione, per consentire al giudice di passare agevolmente da un formato all'altro. Le copie digitali possono essere inviate al Registrar preventivamente, tramite Sharefile o una tecnologia analoga, previa approvazione del Registrar stesso;
• i documenti non dovrebbero essere depositati in modo frammentario. Le parti dovrebbero adoperarsi per concordare un fascicolo di atti processuali da depositare presso l'organo giurisdizionale, corredato di indice e di un numero di pagina progressivo.

Supreme Court: gli avvisi generali della Supreme Court sono disponibili all'interno di ciascuna delle iscrizioni a ruolo di cui al Legal Diary (ruolo): http://legaldiary.courts.ie/supreme-court

Court of Appeal (Corte d'appello): gli avvisi generali della Court of Appeal sono disponibili all'interno di ciascuna delle iscrizioni a ruolo di cui al Legal Diary: http://legaldiary.courts.ie/court-of-appeal

High Court: il deposito elettronico non è attualmente disponibile presso la High Court.

Testimoni

È essenziale che i testimoni ricevano una formazione adeguata sull'utilizzo della piattaforma di videoconferenza pertinente e le parti dovrebbero adoperarsi per prevedere eventuali problemi tecnologici. Prima dell'udienza, l'avvocato deve assicurarsi che, in relazione ai propri testimoni:

1. tutte le persone abbiano installato il software necessario o siano altrimenti in grado di utilizzarlo;
2. tutte le persone siano in grado di utilizzare adeguatamente la tecnologia dell'aula virtuale;
3. tutte le persone dispongano dell'hardware necessario per consentire una comunicazione affidabile e udibile;
4. se del caso, tutte le persone possano inviare e ricevere messaggio di posta elettronica con allegati di dimensioni non superiori a 5 MB; l'avvocato deve garantire che i propri testimoni, qualora venga loro indicato un documento durante un'udienza, siano in grado di aprirlo;
5. l'avvocato deve garantire che ogni persona che intende chiamare a testimoniare sia informata, prima dell'esame diretto, del contenuto del codice di condotta applicabile all'aula virtuale (sezione 3) e riceva una copia della dispensa per i testimoni "Handout for Witnesses" di cui all'appendice II.

Udienze

I documenti dovranno essere presentati in anticipo (cfr. sezione "Partecipanti").

I partecipanti dovrebbero assicurarsi di aver silenziato il proprio microfono, fatto salvo il caso in cui stiano parlando.

Quando parlano, i partecipanti devono abilitare la loro telecamera e il loro microfono, mantenere una posizione seduta adeguata e garantire che il loro volto sia visibile nitidamente.

Gli avvocati dovrebbero garantire quanto illustrato di seguito (dato che il giudice può richiedere una conferma).

Qualora una testimonianza debba essere resa a distanza, è consigliabile disporre di un protocollo relativo alla deposizione del testimone e porre al testimone, sotto giuramento, una serie di domande prima dell'inizio della sua testimonianza al fine di confermare:

1. che il testimone non riceverà comunicazioni durante l'esame/il controesame;
2. che il testimone non sia accompagnato da nessuno che non sia visibile alla telecamera (fatta eccezione del solicitor);
3. l'identità di chiunque sia presente presso tale luogo;
4. che il testimone non registrerà l'udienza, né farà in modo che venga registrata.

Testimoni

1. Indipendentemente dalla scelta effettuata dall'avvocato, per quanto riguarda i documenti trasmessi elettronicamente ai testimoni in occasione di un controesame o di un riesame:
   1. nella misura in cui ciò sia fattibile, tali documenti devono essere in formato PDF;
   2. tutti i documenti PDF devono essere in formato OCR;
2. i documenti possono essere mostrati brevemente al testimone utilizzando la funzione di condivisione dello schermo di Pexip, ad esempio per orientare il testimone su una parte del documento o se il documento è destinato a essere sottoposto solo per un breve momento all'attenzione del testimone; il giudice incaricato dell'esame della causa gode della piena discrezionalità in merito alla forma con cui i documenti possono essere sottoposti a un testimone mediante la piattaforma Pexip o altri protocolli di comunicazione via internet;
3. durante le pause, i partecipanti devono disattivare il microfono e spegnere la videocamera, anziché disconnettersi dalla sessione di Pexip. All'ora prevista, i partecipanti devono attivare le telecamere per segnalare di essere rientrati dalla pausa;
4. qualora diventi impraticabile o impossibile rispettare il protocollo sopra indicato, le parti possono richiedere ulteriori disposizioni o istruzioni, secondo quanto necessario.

Questioni esaminate a porte chiuse

Se una questione è esaminata a porte chiuse, l'accesso all'aula virtuale potrebbe essere bloccato; il Registrar sarà consapevole del fatto che siete in attesa di accedere e sbloccherà l'aula quando sarà opportuno procedere in tal senso.

Conclusione della deposizione

Una volta conclusa la deposizione, gli avvocati possono voler indicare al testimone che la loro deposizione si è conclusa e sono liberi di lasciare l'aula video e di scollegarsi.

Se si utilizza un collegamento video presso la High Court, cfr. HC45

Il documento di istruzione pratica Practice Direction HC45 prevede che il solicitor della parte che chiama il testimone tramite collegamento video sia tenuta a garantire quanto segue: a) impegnarsi dinanzi all'organo giurisdizionale a partecipare pienamente a tutte le richieste di chiamata di prova verso la località remota; b) fornire al Registrar le informazioni tecniche necessarie in relazione alla località remota e al numero di registrazione del procedimento oggetto dell'udienza; c) garantire che il testimone abbia a disposizione il testo sacro appropriato per prestare giuramento prima di deporre presso la località remota; e d) garantire che al testimone presso la località remota siano forniti tutti i documenti (comprese le memorie) ai quali può essere rinviato durante la sua deposizione.

Orientamenti per la presentazione di documentazione alla High Court

Le informazioni riportate erano aggiornate al momento della pubblicazione; si raccomanda di verificare il collegamento seguente per accertarsi che non sia stato emesso alcun documento ulteriore: https://www.courts.ie/court-presidents-covid-19-notices

Fra cui:

1. Atti processuali
2. prospetto dei danni patrimoniali specifici;
3. perizie (e documenti di riferimento);
4. Registrazioni
5. Altri documenti

Fatto salvo il caso in cui la Corte non abbia deciso diversamente, in relazione a qualsiasi causa per la quale è programmata un'udienza a distanza, entro le ore 12 del giovedì antecedente la settimana in cui è prevista l'udienza per la causa, il solicitor della parte attrice, consegna al List Room (Ufficio di gestione del ruolo) dell'High Court:

1. un fascicolo contenente gli atti processuali;
2. un fascicolo contenente tutte le perizie;
3. un fascicolo contenente qualsiasi altra documentazione o materiale che una delle parti intenda introdurre come prova o sottoporre a un testimone nel corso dell'esame/controesame; e iv) un prospetto dei danni patrimoniali specifici.

a) Atti processuali

i. Fascicolo degli atti processuali concordati

Deve essere depositato per via elettronica dalla parte attrice al più tardi il giovedì antecedente la data dell'udienza, inviandolo al Registrar competente o secondo le istruzioni impartite dall'ufficio giudiziario. Il fascicolo e il messaggio di posta elettronica di trasmissione devono essere chiaramente contrassegnati con la dicitura "Atti processuali concordati" e la parte attrice deve mettere in copia nel messaggio di posta elettronica anche agli altri soggetti coinvolti nel procedimento.

ii. Atti processuali tardivi

Qualora una parte notifichi un atto processuale dopo la scadenza del termine fissato per il deposito del fascicolo degli atti processuali concordati, l'"atto processuale tardivo" dovrebbe essere inviato per posta elettronica all'inizio del processo, al Registrar, e dovrebbe essere inviato in copia alle altre parti coinvolte nel procedimento.

b) Prospetto dei danni patrimoniali specifici

Il prospetto dei danni patrimoniali specifici dovrebbe essere depositato unitamente al fascicolo degli atti processuali.

c) Presentazione di perizie, registrazioni e altri documenti

i. Accordo sul deposito presso l'organo giurisdizionale di perizie, registrazioni e altri documenti: tali perizie, registrazioni e documenti dovrebbero essere depositati per via elettronica al più tardi quattro giorni prima della data dell'udienza, inviandoli al Registrar. Il fascicolo/messaggio di posta elettronica di trasmissione deve recare chiaramente la dicitura "Fascicolo delle perizie concordate" o, se del caso, il fascicolo dovrebbe essere munito di un indice e di un numero di pagina progressivo. La parte che presenta le perizie dovrebbe inviare in copia il messaggio di posta elettronica alle altre parti coinvolte nel procedimento.

ii. Mancato accordo circa il deposito presso l'organo giurisdizionale di determinate perizie: qualora le parti non concordino circa il fatto che talune perizie, talune registrazioni o taluni altri documenti debbano essere depositate/i presso l'organo giurisdizionale, ad esempio se una parte non acconsente all'ammissione di una perizia o impone al perito di presenziare per testimoniare prima che la perizia sia depositata presso l'organo giurisdizionale, una parte dovrebbe inviare le perizie, protette da password, a tutti i partecipanti e all'organo giurisdizionale tramite il Registrar. Il messaggio di posta elettronica di trasmissione di accompagnamento dovrebbe evidenziare che le parti non hanno raggiunto un accordo circa il deposito delle perizie presso l'organo giurisdizionale. Le perizie, le registrazioni o gli altri documenti che non sono stati concordati rimarranno protetti da password in attesa di qualsiasi domanda/decisione da parte dell'organo giurisdizionale in relazione alle perizie.

iii. In alternativa, qualora si ricorra a copie cartacee, qualsiasi parte che intenda mettere in dubbio la credibilità di un testimone presentando quello che potrebbe essere descritto come un documento o materiale a sorpresa nel corso di un controesame dovrebbe depositare copia di tali documenti/materiali presso il List Room entro le ore 12 del giovedì antecedente la data fissata per l'udienza. Non è necessario che la parte che procede in tal senso notifichi a terzi le proprie azioni. I documenti/materiali in questione devono essere collocati in una busta sigillata recante il nome e il numero di registrazione della causa, la data dell'udienza e il nome e i recapiti del solicitor che ha depositato tali documenti/materiali.

Divulgazione tardiva di documenti (processo analogo a quello di un processo fisico)

Qualora non sia possibile depositare e scambiare un documento destinato ad essere invocato in giudizio quattro giorni lavorativi prima della data dell'udienza, gli avvocati dovrebbero fornire tale documento alle altre parti e all'organo giurisdizionale non appena possibile prima della data del processo.

Produzione di documenti durante il processo (medesima procedura di cui al processo fisico)

Se un documento è destinato ad essere invocato in giudizio ma non è stato depositato o scambiato prima dell'inizio del processo e non rientra tra i documenti concordati nella fase di scambio delle prove documentali della causa, l'avvocato della parte che intende avvalersi di tale documento chiede l'accordo dell'altra parte al suo utilizzo nel contesto del processo e, in mancanza di accordo su tale uso, richiede all'organo giurisdizionale l'autorizzazione a fare ricorso a tale documento durante il processo.

Fotografie

Possono essere fornite tanto copie cartacee quanto copie digitali, come da documentazione di cui sopra.

Video di sorveglianza e referti radiologici

Si raccomanda di informare il Registrar in merito alle proprie esigenze prima dell'udienza, affinché le prove possano essere presentate mediante la piattaforma video a distanza.

Testimone

Le informazioni che dovrebbero essere fornite ai testimoni, nonché le misure da adottare per prepararsi all'udienza, sono illustrate nella sezione 3. Codice di condotta per le aule virtuali

1. Qualora interveniate in veste di testimone nel contesto di procedimenti giudiziari che possono essere condotti, interamente o in parte, a distanza, tale documento è inteso ad aiutarvi a comprendere il vostro ruolo e le vostre responsabilità. Leggete attentamente tale documento;
2. vi saranno fornite informazioni dettagliate su come collegarvi all'aula virtuale e non dovreste condividere tali informazioni;
3. in veste di testimoni siete tenuti a dire la verità dinanzi all'organo giurisdizionale. Anche se potreste essere seduti a casa o in ufficio mentre deponete, state svolgendo lo stesso ruolo che svolgereste qualora foste seduti in un'aula giudiziaria dinanzi a un giudice. Dovete affrontare questo compito con la stessa serietà e la stessa solennità che adottereste qualora testimoniaste di persona in un'aula fisica;
4. prima di testimoniare o rilasciare dichiarazioni, dovete prestare giuramento o rilasciare una dichiarazione solenne attestante che la vostra testimonianza corrisponderà alla verità. Tale obbligo è fondamentale ai fini della testimonianza resa. Fate in modo quindi di disporre di un testo sacro che vi consenta di prestare giuramento;
5. una volta iniziato il controesame, fino al completamento dell'intera testimonianza, non vi è consentito parlare, scambiare messaggi di testo o comunicare con nessuna persona in merito alla causa senza lasciare l'aula;
6. se, in qualsiasi momento, non siete in grado di ascoltare o vedere chiaramente le informazioni durante un'udienza virtuale, dovete segnalare tale circostanza immediatamente;
7. durante le pause i partecipanti devono disabilitare i microfoni e spegnere le telecamere anziché scollegarsi dalla sessione di Pexip. All'ora prevista, i partecipanti devono attivare le telecamere per segnalare di essere rientrati dalla pausa;
8. prima del dibattimento, vi saranno forniti i documenti cui sarete rinviati durante la deposizione;
9. è vietato registrare video, audio o immagini dell'udienza;
10. agendo in veste di testimoni dovete rispettare le seguenti norme importanti:
    • durante la deposizione, dovete tenere la telecamera e il microfono sempre attivi, salvo il caso in cui il giudice disponga diversamente;
    • la vostra telecamera deve essere posizionata in modo tale da consentire a tutti di vedervi chiaramente, in particolare il vostro volto intero. Non potete utilizzare uno sfondo digitale. Il contesto effettivo deve essere il più neutro possibile;
    • durante la deposizione, non vi è consentito leggere o consultare documenti diversi da: - documenti che siete invitati a visionare dagli avvocati che conducono il vostro esame in occasione della videochiamata; - documenti che potreste essere specificamente invitati e autorizzati a riesaminare; e nel caso in cui siate un perito, le vostre perizie e le altre perizie nel contesto della causa specifica (nonché i materiali cui si fa riferimento in tali perizie), a condizione che tali perizie non contengano note o annotazioni aggiunte dal voi o da chiunque altro;
    • durante la deposizione non potete consultare una traccia scritta o annotazioni;
    • durante la deposizione, non vi è consentito comunicare (tramite posta elettronica, messaggi di testo, discussioni in presenza, ecc.) con altre persone in merito al contenuto o all'oggetto della deposizione, né potete accedere a informazioni elettroniche sul vostro computer o smartphone oppure su internet qualora le informazioni riguardino le prove o la causa.

Tecnologia

11. Al fine di garantire che le udienze a distanza si possano svolgere nel modo più equo ed efficiente possibile, è importante disporre della tecnologia adeguata e adottare tutte le misure necessarie per ridurre al minimo le perturbazioni della connessione internet. Dovreste prendere in considerazione gli orientamenti indicati di seguito con largo anticipo rispetto al momento in cui sarete chiamati a partecipare a un procedimento:
    • dovete disporre di un hardware adeguato per un esame che si protragga nel tempo. In caso di preoccupazioni in merito all'installazione di hardware o software, dovreste discuterne immediatamente con l'avvocato che vi convoca a deporre. Tra l'hardware che può rivelarsi utile figura un personal computer, un secondo monitor (esterno), delle cuffie (qualora il personal computer non disponga di altoparlanti e di un microfono di qualità sufficiente) e una webcam (se il computer non dispone di una telecamera integrata di qualità sufficiente);
    • dovreste esaminare l'ambiente circostante il computer e valutare gli accorgimenti che potete adottare per ridurre le interruzioni. Ad esempio, qualora abbiate familiari a casa, dovreste comunicare loro che dovrete testimoniare e non dovreste essere interrotti. Vi raccomandiamo altresì di spegnere altri dispositivi elettronici che potrebbero produrre suoni indesiderati durante la testimonianza;
    • dovreste verificare la larghezza di banda della vostra connessione internet. In caso di scarsa qualità, dovreste valutare se è possibile fare qualcosa per aumentare la larghezza di banda;
    • dovrete prendere in considerazione la possibilità di collegare il vostro computer o dispositivo al modem o router con un cavo ethernet piuttosto che mediante una connessione senza fili;
    • ove possibile, non dovrete utilizzare l'hotspot di un telefono cellulare per la connessione in quanto le chiamate in entrata interrompono la connessione all'aula virtuale;
    • vi si raccomanda di chiudere i programmi non necessari sul computer prima di iniziare a deporre;
    • qualora deponiate da casa, dovreste prendere in considerazione la possibilità di chiedere ad altri presenti a casa di non utilizzare applicazioni che potrebbero causare una riduzione significativa della larghezza di banda disponibile (ad esempio, servizi video in streaming) durante la deposizione.

Lista di controllo per gli avvocati

• Assicurarsi di disporre dei dati corretti della VMR e di averli condivisi con le parti interessate;
• Fornire ai testimoni l'appendice II del codice di condotta contenente la dispensa per i testimoni e assicurarsi che i testimoni dispongano di un testo sacro;
• Verificare tutte le istruzioni pratiche pertinenti e aggiornate;
• Presentare la documentazione conformemente agli "Orientamenti per la presentazione della documentazione all'High Court", di cui sopra;
• Collaudare il dispositivo dal luogo in cui si intende utilizzare la connessione internet per la connessione alla VMR;
• Verificare che la propria telecamera sia impostata in modo tale da mostrare la testa e le spalle o assicurarsi che il proprio nome e il proprio titolo siano corretti;
• Confermare il modo in cui saranno in contatto con la propria squadra legale durante il procedimento.

Norme procedurali relative all'aula virtuale

Si noti che quelli forniti sono progetti di protocolli che saranno soggetti a revisione e aggiornamento. Il loro obiettivo è ottimizzare lo svolgimento delle udienze virtuali.

1. I partecipanti attivi devono garantire che il nome e il titolo indicati siano corretti:

Giudici: titolo, Justice (giudice), nome, cognome; Ad esempio: sig. o sig.ra Justice Lee Smith;

Operatori del settore: nome, cognome, BL o SC; ad esempio: Lee Smith, BL;

Cancelliere: Registrar, nome, cognome; ad esempio: Registrar, Lee Smith;

Altri: nome, cognome: ad esempio: Lee Smith.

2. Informazioni relative ai partecipanti attivi

Prima dell'inizio del procedimento, i dettagli dei partecipanti attivi di ciascuna parte dovrebbero essere trasmessi al Registrar nell'ordinanza di comparizione prevista al fine di aiutare l'assistente del Registrar/l'assistente giudiziario in aula a garantire che le parti interessate compaiano e la loro immagine sia visualizzata/fissata sullo schermo quando si rivolgono all'organo giurisdizionale. Ad esempio:

avvocato principale della parte attrice: nome;

parte attrice: nome;

avvocato junior della parte attrice: nome;

testimone: nome;

avvocato principale della parte convenuta: nome;

parte convenuta: nome;

Testimone 1 - nome

Testimone 2 - nome

avvocato junior della parte convenuta - nome;

Testimone 3 - nome

3. Variazione di avvocato

L'avvocato dovrebbe inoltre garantire di introdurre/segnalare la variazione del partecipante attivo, in quanto ciò contribuirà a garantire che l'assistente del Registrar/l'assistente giudiziario in aula possa modificare agevolmente la configurazione dello schermo, ad esempio: "lascio ora la parola alla collega Lee Smith".

4. Interiezioni/obiezioni

Gli avvocati dovrebbero alzare la mano in modo evidente per indicare al giudice che hanno un'obiezione se sono visibili sullo schermo, nonché se formulano un'interiezione verbale.

5. Consultazione con la squadra legale

Resta inteso che è difficile mantenere l'attenzione sui procedimenti che si svolgono in un'aula virtuale e contemporaneamente rivedere altri dispositivi con comunicazioni istantanee provenienti dalla propria squadra legale. Gli avvocati sono invitati a chiedere al giudice in momenti appropriati dell'udienza se possono consultare la propria squadra. In tale momento, con l'accordo del giudice, è accettabile che l'avvocato disattivi il microfono e spenga la telecamera per un breve periodo di tempo al fine di facilitare tale consultazione. Ciascun giudice ha le proprie preferenze in merito alle modalità per realizzare tale consultazione nelle loro aule d'udienza e alcuni potrebbero preferire effettuare interruzioni in momenti specifici per realizzare tale consultazione.

6. Interruzioni nel corso del procedimento

Qualora non vi siano state interruzioni del procedimento, ad esempio per consentire la consultazione tra le parti, di testimoni e dei loro consulenti legali, è probabile che il giudice che presiede suggerisca una breve sospensione circa ogni 60 minuti in modo da ridurre l'affaticamento.

7. Presentazione di documenti

Pexip consente alle parti di presentare documentazione all'organo giurisdizionale. Il modo in cui una persona vede i documenti e i partecipanti sullo schermo dipende dalla configurazione del suo schermo individuale. Per quanto riguarda Pexip Infinity, soltanto se chi parla presenta un documento o se un documento viene presentato ai partecipanti e un partecipante desidera vedere la reazione delle parti alla visione di tale documento, è consigliabile concedere tempo affinché tutti i partecipanti possano riconfigurare i loro schermi per consentire loro di vedere tanto i partecipanti quanto il documento. Di conseguenza, se intendete ad esempio mostrare una fotografia, siete incoraggiati a mostrare prima una pagina di titolo e a dire qualcosa del tipo "concederò all'organo giurisdizionale il tempo necessario per adeguare i suoi schermi qualora lo desideri prima di mostrare l'elemento xxx".

8. Prestazione del giuramento/della dichiarazione solenne del testimone

Ciascuna squadra legale ha la responsabilità di garantire che i testimoni siano preparati e abbiano ricevuto la dispensa per i testimoni, dispongano di un testo sacro adeguato e si trovino in un luogo adeguato per partecipare a un'udienza. Prima di procedere all'esame è opportuno concedere al Registrar il tempo necessario per far giurare un testimone.

3. Legislazione nazionale in materia di videoconferenza in ambito penale

La medesima legislazione applicabile alla videoconferenza in ambito civile si applica alla videoconferenza in ambito penale. La legge del 2020 sul diritto civile e sul diritto penale (disposizioni varie) consente un ambito di applicazione del ricorso alle udienze a distanza più ampio rispetto a quanto avveniva in precedenza. La legislazione precedentemente vigente in quest'ambito risaliva al 1992 con la legge sulle prove penali. Tale legge ha inoltre esteso il ricorso all'assunzione di prove mediante collegamento video in una serie di materie penali.

La legislazione riguarda prevalentemente le cause nazionali. Nelle cause penali un testimone diverso dall'imputato potrebbe tuttavia avere la facoltà di fornire prove a distanza in videocollegamento, anche se non si trova nel paese.

In Irlanda la maggior parte dei procedimenti penali si tengono ancora in presenza dinanzi al giudice. Si osservi che in Irlanda non esiste una legislazione specifica che disciplina la tenuta di videoconferenze transfrontaliere. Il cancelliere organizza l'audizione dei testimoni ai fini dell'assunzione di prove. La normativa applicabile alle videoconferenze in ambito penale è essenzialmente analoga a quella applicata alle cause civili e commerciali.

L'ordinamento irlandese non disciplina la registrazione delle udienze. Il giudice gode di discrezionalità in merito.

Il servizio penitenziario nazionale si è ampiamente avvalso della disponibilità delle videoconferenze. Nel 2023 sono state effettuate oltre 20 000 videochiamate fra aule attrezzate di questa tecnologia e il servizio penitenziario.

4. Spese relative ai procedimenti in materia civile e commerciale

Regolamento (CE) n. 861/2007 - Procedimento europeo per le controversie di modesta entità: le spese per tale procedimento ammontano a 25 EUR.

Potrebbe essere necessario il pagamento per la traduzione dei documenti se questi sono in redatti in una lingua che la controparte non conosce. In caso di vittoria è possibile richiedere il pagamento delle spese. In caso contrario, si potrebbe tuttavia dover pagare per le spese o per altre spese sostenute dalla controparte.

Altre spese giudiziarie comuni figurano in appresso.

5. Metodi di pagamento elettronico

Pagamento online di ammende

Per pagare un'ammenda online, l'utente deve disporre di quanto segue:

• il PIN e il numero di fascicolo della notifica delle ammende. Se tali dati non sono prontamente disponibili, un cliente può contattare l'ufficio giudiziario che ha trattato il fascicolo. Un elenco delle località è consultabile qui.
• i pagamenti possono essere effettuati utilizzando una carta di debito o di credito. Il servizio accetta carte Visa e MasterCard.

6. Notifica relativa all'uso precoce del sistema informatico decentrato

L'Irlanda non è attualmente in grado di utilizzare il sistema informatico decentrato prima della data di applicazione determinata conformemente all'articolo 26, paragrafo 3, in combinato disposto con l'articolo 10, paragrafo 3, di cui al regolamento (UE) 2023/2844.

7. Notifica relativa all'uso precoce della videoconferenza in ambito civile e commerciale

L'Irlanda non è attualmente in grado di applicare l'articolo 5 del regolamento (UE) 2023/2844 prima del 1º maggio 2025.

8. Notifica relativa all'uso precoce della videoconferenza in ambito penale

L'Irlanda non è attualmente in grado di applicare l'articolo 6 del regolamento (UE) 2023/2844 prima del 1º maggio 2025.