Regolamento sulla digitalizzazione - Comunicazioni degli Stati membri

1. Portali informatici nazionali per la comunicazione con gli organi giurisdizionali o altre autorità

Le informazioni riguardano i portali informatici nazionali per le cause civili e commerciali sviluppati da o per conto delle autorità pubbliche per consentire la partecipazione per via elettronica a procedimenti giudiziari tra persone fisiche e giuridiche e le rispettive autorità competenti.

2. Legislazione nazionale in materia di videoconferenza in ambito civile e commerciale

La presente sezione fornisce informazioni sulla legislazione e le procedure nazionali relative alla partecipazione a udienze in videoconferenza per le cause civili e commerciali.

a. Informazioni sulla legislazione e le procedure nazionali, compresi i diritti e le garanzie procedurali applicabili, riguardanti le udienze che si svolgono in videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza

Nel diritto civile e commerciale non esiste ancora una regolamentazione (specifica) relativa all'uso della videoconferenza per le udienze in tribunale. Il diritto civile e commerciale non impedisce di utilizzare già da ora la videoconferenza. Si può trattare di un'udienza completamente online, con il consenso di tutte le parti interessate, oppure della partecipazione di un ricorrente, di una parte interessata o di un professionista a un'udienza in forma digitale. Il giudice decide, tenendo conto degli interessi e della parità delle parti, in merito alla partecipazione in forma digitale di una sola delle parti a un'udienza altrimenti in presenza.

Nell'aprile 2022 il ministro della Tutela giuridica ha notificato alla Seconda sezione la propria intenzione di adottare una legislazione strutturale per l'uso della videoconferenza durante le udienze dinanzi agli organi giurisdizionali civili e amministrativi. In sintesi, l'obiettivo è far sì che la legislazione definisca le condizioni per l'uso della videoconferenza durante un'udienza dinanzi al giudice, insieme alle relative garanzie procedurali e tecniche. La legislazione, inoltre, ha carattere facilitativo, perciò spetta al tribunale o alla corte offrire tale possibilità. Il giudice decide poi se la videoconferenza può essere utilizzata in una specifica causa, fermo restando che, nel diritto amministrativo e in alcune categorie di cause civili, la videoconferenza può essere impiegata solo se una o più parti manifestano una volontà in tal senso.

b. Informazioni finalizzate a sapere se solo i tribunali possono organizzare videoconferenze ai sensi dell'articolo 5 del regolamento sulla digitalizzazione o se anche altre autorità abbiano tale possibilità. Se altre autorità possono avvalersi anch'esse dell'articolo 5 come base giuridica per organizzare videoconferenze, specificare quali sono le autorità e i procedimenti interessati.

Nelle cause civili e commerciali, i tribunali sono i soli autorizzati a utilizzare la videoconferenza per l'organizzazione di udienze (parzialmente) online.

c. Il diritto nazionale consente al tribunale o all'autorità competente di disporre d'ufficio lo svolgimento di un'udienza?

Nel diritto civile e commerciale non esistono ancora norme specifiche per l'uso della videoconferenza nelle udienze in tribunale. Attualmente il giudice decide se ricorrere alla videoconferenza per una data causa, purché tale intenzione sia stata manifestata da una o più parti.

d. Nei Paesi Bassi sono disponibili tecnologie di videoconferenza e qual è la piattaforma più utilizzata?

I tribunali e le corti d'appello hanno a disposizione tre piattaforme per organizzare udienze digitali e per la partecipazione in forma digitale di una delle parti, ovvero: Microsoft Teams, Cisco Meeting Service (CMS) e l'unità di controllo multipunto (Multipoint Control Unit, MCU) del sistema giudiziario neerlandese. Le udienze in camera di consiglio o nell'aula d'udienza degli istituti penitenziari si svolgono con l'ausilio di Teams. Per tutte le altre cause, è il giudice a decidere quale piattaforma utilizzare.

Nel sito Internet del Consiglio neerlandese della magistratura (Raad voor de Rechtspraak) sono disponibili manuali d'uso per Teams e CMS. Per quanto riguarda la MCU, la corte o il tribunale condivide le informazioni per l'utente con i partecipanti all'udienza.

e. Informazioni sui requisiti procedurali che le parti devono soddisfare per esprimere la loro opinione sull'uso della videoconferenza o di altre tecnologie per la partecipazione a distanza a un'udienza

I partecipanti all'udienza possono chiedere al tribunale o alla corte di partecipare a un'udienza tramite strumenti digitali, oppure a un'udienza interamente digitale. Il giudice decide se la partecipazione tramite strumenti digitali o a un'udienza interamente digitale sia possibile.

f. In che modo è garantito l'accesso alla videoconferenza per le parti e i loro rappresentanti, comprese le persone con disabilità?

Su richiesta, le parti possono partecipare attivamente a un'udienza digitale tramite la MCU (Multipoint Control Unit). La MCU fornisce un collegamento video diretto e sicuro tra i partecipanti e le persone presenti fisicamente nell'aula d'udienza, oltre a consentire una comunicazione diretta tra le persone partecipanti tramite strumenti digitali e i partecipanti fisici.

Per le udienze relative a cause in cui le parti hanno indicato di non ritenere auspicabile una partecipazione digitale attiva, è possibile prevedere una riunione tramite Teams, con restrizioni per le persone presenti online durante la riunione. In tal caso, è possibile ricevere con Teams solo le immagini e l'audio provenienti dall'aula d'udienza.

Se le parti e i loro rappresentanti lo desiderano, è possibile effettuare una prova dell'ambiente MCU prima dell'udienza per evitare eventuali problemi con il programma e il collegamento durante lo svolgimento dell'udienza. Sono inoltre disponibili istruzioni scritte. All'inizio dell'udienza, inoltre, sono sempre presenti nell'aula d'udienza tecnici informatici, per garantire assistenza e il corretto svolgimento dell'udienza digitale.

Attualmente il sistema giudiziario non dispone di specifici dispositivi integrati per i partecipanti con disabilità. Nella gara d'appalto in corso relativa a una nuova soluzione per le udienze online l'accessibilità fa parte dei requisiti.

g. La legislazione nazionale consente di registrare le udienze?

I Paesi Bassi non hanno alcuna legislazione (specifica) relativa al ricorso alla videoconferenza in ambito civile e commerciale. Non esistono pertanto norme che disciplinano la registrazione delle udienze che si svolgono online né disposizioni relative all'archiviazione e alla diffusione delle registrazioni.

La realizzazione di registrazioni (video e/o audio) non è autorizzata senza il consenso del giudice. Inoltre, non è possibile realizzare registrazioni video e/o audio all'interno dei tribunali. Ciò vale per le aree di accoglienza, per le aule d'udienza e per le sale d'attesa.

h. In che modo la legislazione nazionale garantisce che le registrazioni, se effettuate, siano realizzate e archiviate in modo sicuro e non accessibile al pubblico?

I Paesi Bassi non hanno alcuna legislazione (specifica) relativa al ricorso alla videoconferenza in ambito civile e commerciale. Non esistono pertanto norme che disciplinano la registrazione delle udienze che si svolgono online né disposizioni relative all'archiviazione e alla diffusione delle registrazioni.

i. Informazioni sulle modalità con cui l'avvocato e il cliente possono comunicare fra di loro in maniera riservata prima e durante l'udienza online

Una condizione preliminare per l'uso della videoconferenza per le udienze online è la garanzia della riservatezza delle consultazioni tra avvocato e cliente, senza che altri possano ascoltare. Attualmente le risorse tecniche non consentono di disporre di un canale di consultazione riservato distinto e protetto durante l'udienza online. Tale possibilità è tuttavia in fase di sviluppo. Nell'attesa della disponibilità dello strumento tecnico per la realizzazione di un canale protetto all'interno dello stesso collegamento video, è possibile ricorrere a una consultazione telefonica o a un colloquio in un'aula distinta.

j. Come sono identificate e autenticate le parti?

Di norma, prima dell'udienza, il cancelliere chiede ai rappresentanti legali chi assisterà al processo per via elettronica con l'ausilio dell'unità di controllo multipunto (MCU). La MCU è un dispositivo digitale per l'organizzazione di videoconferenze. Il cancelliere invia alle persone dichiarate un link di accesso all'udienza online e chiede ai destinatari di non inoltrarlo. All'inizio dell'udienza, tutte le persone presenti all'udienza online sono invitate a identificarsi e il cancelliere verifica che si tratti delle persone indicate. Le persone non autorizzate sono rimosse dall'udienza online.

Le persone che partecipano con l'ausilio di Teams non sono monitorate attivamente, in quanto non possono condividere immagini e audio.

k. In che modo le parti possono fare domande e partecipare in maniera significativa?

L'unità di controllo multipunto (MCU) consente un collegamento diretto tra i partecipanti a distanza e quelli fisicamente presenti nell'aula d'udienza. Le telecamere e gli schermi installati nell'aula d'udienza consentono ai giudici e agli avvocati di comunicare direttamente con i partecipanti a distanza. In caso di collegamento con Teams, è prevista soltanto la possibilità di ricevere immagini e suoni dall'aula d'udienza. La partecipazione attiva con Teams non è possibile.

l. In che modo le parti usufruiscono del diritto all'interpretazione?

Esistono due situazioni possibili per la traduzione durante le udienze online:

1. gli interpreti sono presenti solo a distanza;
2. gli interpreti sono presenti fisicamente nell'aula d'udienza.

In entrambi i casi, alle parti è consigliato di organizzare una riunione separata per l'interpretazione, a cui partecipino sia coloro presenti fisicamente sia gli interpreti. Il tribunale non è responsabile della riunione digitale organizzata dalle parti ai fini della traduzione. Nella connessione organizzata dal tribunale, i partecipanti a distanza abbassano l'audio quando la traduzione è fornita con l'ausilio di una riunione separata.

m. In che modo sono garantiti l'esame e la presentazione di prove fisiche durante un'udienza online?

Le parti possono presentare prove digitali alle persone presenti in forma digitale attraverso l'unità di controllo multipunto (MCU), sotto forma sia di immagini sia di audio.

n. In che modo si impediscono l'accesso non autorizzato ai dati sensibili e i flussi di dati verso entità sconosciute?

Le parti ricevono l'istruzione di non inoltrare il link di accesso all'unità di controllo multipunto (MCU), in quanto vietato. Non è consentito effettuare e condividere registrazioni. Le persone non autorizzate, inoltre, devono essere rimosse dalla connessione tramite la MCU. Tuttavia, non è possibile controllare e, pertanto, impedire, la registrazione di immagini da una connessione MCU e da una connessione tramite Teams.

In linea di principio le cause di natura commerciale sono pubbliche.

o. Informazioni sugli aspetti pratici dell'organizzazione e della chiusura di un'udienza online, compreso l'uso della tecnologia di trascrizione speech-to-text

Se un giudice decide di tenere un'udienza tramite strumenti digitali, con il consenso di una o più parti, informazioni pratiche con la parte o le parti che si collegheranno da remoto sono condivise prima dell'udienza. Il manuale indicato alla sezione D aiuta le parti a stabilire una connessione tramite Teams e CMS e illustra gli strumenti digitali utilizzati durante l'udienza.

Le udienze civili e commerciali svolte in forma digitale non sono oggetto di trascrizione.

3. Legislazione nazionale in materia di videoconferenza in ambito penale

La presente sezione fornisce informazioni per l'accusato, l'imputato, il condannato o il soggetto interessato di cui all'articolo 2, paragrafo 10, del regolamento (UE) 2018/1805, che parteciperanno a una videoconferenza sui requisiti procedurali del diritto nazionale applicabili alla partecipazione all'udienza a distanza e che non rientrano nel regolamento (UE) 2023/2844 sulla digitalizzazione della giustizia.

a. Informazioni sulla legislazione e le procedure nazionali applicabili, compresi i diritti e le garanzie procedurali per l'organizzazione di un'udienza o di un'audizione tramite videoconferenza o altra tecnologia

Le norme relative all'uso della videoconferenza nella trattazione delle cause penali con strumenti digitali e l'audizione digitale dell'accusato o dei testimoni sono stabilite nel codice penale, nel codice di procedura penale e nel decreto relativo alle videoconferenze (Besluit videoconferentie, wetten.overheid.nl/BWBR0019836/2022-11-25/0). Il decreto relativo alle videoconferenze stabilisce le circostanze e le garanzie a cui è subordinato l'uso della videoconferenza nel quadro del procedimento penale o del procedimento di ricorso contro una misura privativa della libertà di cui agli articoli 94 e 96 della legge del 2000 sugli stranieri (Vreemdelingenwet 2000). La videoconferenza, per esempio, non si utilizza quando la persona da ascoltare presenta un deficit uditivo o visivo che comprometterebbe la sua testimonianza o la sua posizione nel processo penale. Il decreto relativo alle videoconferenze, inoltre, stabilisce i requisiti tecnici del sistema con cui è organizzata un'udienza o un'audizione in forma digitale.

È autorizzato l'uso di software di videoconferenza per sentire o interrogare le persone. Il ricorso alla videoconferenza è deciso dal presidente del collegio, dal giudice, dal giudice delegato o dal funzionario incaricato di condurre l'audizione.

È attualmente in fase di elaborazione un nuovo codice di procedura penale, che dovrebbe entrare in vigore il 1^o aprile 2029. La regolamentazione relativa alle videoconferenze sarà ampliata in alcuni punti. Non solo si potrà sentire o interrogare una persona in videoconferenza, ma sarà anche aggiunta la possibilità di partecipare a un'audizione o a un'udienza con tale modalità. In questo modo una persona potrà assistere a un interrogatorio o a un'udienza in qualità di uditore, anche laddove non sia interrogata o sentita. Inoltre, il requisito del consenso dell'accusato si applicherà non solo a una pronuncia del tribunale in composizione collegiale, ma a qualunque forma di pronuncia, anche qualora la causa sia decisa dal giudice monocratico. Infine, è stata ampliata la platea di partecipanti a un procedimento a cui il giudice chiede un parere in merito all'uso della videoconferenza.

b. informazioni sui requisiti procedurali per il consenso all'uso della videoconferenza o altra tecnologia di partecipazione in forma digitale

Il punto di partenza è, e rimane, che la decisione finale di utilizzare o meno la videoconferenza spetta al funzionario incaricato dell'audizione o al giudice e che, in linea di principio, la videoconferenza è possibile in tutte le situazioni in cui una persona deve essere sentita, sottoposta ad audizione o interrogata nell'ambito di un processo penale. In due situazioni è possibile ricorrere alla videoconferenza solo con il consenso dell'accusato. Ciò si verifica quando l'accusato compare dinanzi al giudice delegato nel quadro dell'esame di una richiesta di custodia cautelare o dell'esame collegiale del merito della causa durante l'udienza. Ciononostante, è possibile impiegare la videoconferenza quando il giudice lo ritenga necessario in casi in cui la particolare importanza della sicurezza dell'udienza o del trasferimento da e verso l'udienza imponga la presenza dell'accusato in videoconferenza per la comparizione o l'udienza.

c. In che modo è garantito l'accesso all'infrastruttura indispensabile per la videoconferenza all'accusato, all'imputato, al condannato o al soggetto interessato, comprese le persone con disabilità?

Per garantire l'accesso all'infrastruttura di videoconferenza, quasi tutti i tribunali dei Paesi Bassi sono dotati di strumenti che consentono lo svolgimento di udienze online, e anche un certo numero di camere di consiglio e di aule d'udienza negli istituti penitenziari è dotato di strutture che consentono la partecipazione alle udienze e/o alle audizioni in forma digitale.

È possibile organizzare un'udienza o un'audizione online tramite Microsoft Teams e Cisco Meeting Server (CMS). Il tribunale determina il software di videoconferenza da utilizzare e fornisce manuali d'uso di Teams e CMS sul sito Internet del Consiglio neerlandese della magistratura.

Attualmente il sistema giudiziario non dispone di specifici dispositivi integrati per i partecipanti con disabilità. Nella gara d'appalto in corso relativa a una nuova soluzione per le udienze online l'accessibilità fa parte dei requisiti.

d. In che modo è garantita la riservatezza tra l'accusato, l'imputato, il condannato o il soggetto interessato e il proprio avvocato, prima e durante l'audizione?

Una condizione preliminare per l'audizione a distanza è che le parti del procedimento e l'avvocato o il rappresentante abbiano la possibilità di comunicare fra di loro in modo riservato durante l'udienza. Una piattaforma di videoconferenza in fase di sviluppo consentirà all'avvocato e alla persona da ascoltare di consultarsi in uno spazio digitale distinto e riservato. In attesa del nuovo software sono state adottate misure pratiche, come le consultazioni in uno spazio separato e/o per telefono.

e. Quali sono i mezzi di ricorso disponibili ai sensi del diritto nazionale che l'accusato, l'imputato, il condannato o il soggetto interessato può esperire in caso di violazione dei requisiti o delle garanzie di cui all'articolo 6 del regolamento (UE) 2023/2844?

In merito all'uso della videoconferenza, il regolamento sulla digitalizzazione della giustizia fa riferimento a sei regolamenti europei che sono stati recepiti in diverse leggi e prevedono procedure differenti. Se del caso, il mancato rispetto delle garanzie previste all'articolo 6 del regolamento sulla digitalizzazione della giustizia può essere fatto valere dinanzi al giudice se quest'ultimo ha anche un ruolo nel procedimento. Quando non è previsto un intervento del giudice o i mezzi di ricorso non sono sufficientemente garantiti, nei Paesi Bassi è sempre possibile adire i giudici civili (sotto forma o meno di un procedimento sommario) per verificare la sussistenza di un'illegittimità derivante dal mancato rispetto dell'articolo 6.

f. In che modo i rappresentanti legali sono informati di un'udienza o di un'audizione online di un minore? Come sono tenuti in considerazione gli interessi del minore?

Il codice di procedura penale prevede norme supplementari riguardo ai minori (v. articoli 486 e segg.).

g. La legislazione nazionale autorizza la registrazione di un'udienza online?

Il nuovo codice di procedura penale e la legge sull'innovazione in materia di procedura penale contengono norme relative alla registrazione delle udienze. Alcuni progetti pilota completati di recente hanno consentito di sperimentare le disposizioni. In tale ambito, sono state registrate alcune udienze ed è stato redatto un verbale sintetico. Da un punto di vista pratico, ciò non costituisce un miglioramento del procedimento penale, da cui la proposta di non mantenere tale possibilità nella legge sull'innovazione penale. Resta comunque possibile registrare l'udienza, con la redazione di un verbale regolare.

h. Quali sono le modalità pratiche di un'udienza o di un'audizione online? A quale autorità è possibile rivolgersi? Esistono requisiti specifici?

Il tribunale decide in merito all'uso dell'audizione a distanza o alla partecipazione a un'udienza in forma digitale, ma in alcuni casi l'accusato o il suo avvocato deve prestare il proprio consenso (cfr. lettera b). Le eccezioni a tale diritto di consenso sono limitate ai casi in cui si tratti di una necessità assoluta, nell'interesse particolare della sicurezza dell'audizione o dell'udienza o del trasferimento da o verso l'udienza. Nella convocazione scritta della persona da sentire è indicato se è previsto l'uso della videoconferenza. Tale convocazione riporta le modalità e il termine entro il quale la persona da sentire può negare il proprio consenso all'uso della videoconferenza. Se del caso, può anche essere chiesto al procuratore di dare il proprio consenso all'uso della videoconferenza.

Una decisione è presa e comunicata alla persona da sentire o al suo avvocato al massimo almeno 24 ore prima dell'audizione a distanza o della partecipazione a un'udienza in forma digitale.

4. Spese relative ai procedimenti in materia civile e commerciale

Nei Paesi Bassi sono previste spese per l'apertura dei procedimenti giudiziari, come la trattazione della causa da parte di un giudice: i diritti di cancelleria. L'avvocato, il rappresentante o un altro professionista legale possono anch'essi fatturare delle spese. Le spese per i professionisti del diritto e le professioni giuridiche variano da un professionista all'altro. Per conoscere i costi legati ai professionisti del diritto e alle professioni giuridiche è possibile chiedere informazioni all'organizzazione interessata. Le spese indicate in questa pagina riguardano i diritti di cancelleria e le spese per gli ufficiali giudiziari.

Spese per gli ufficiali giudiziari

Nelle cause civili, l'apertura del procedimento può avvenire tramite istanza, ma spesso avviene mediante citazione. Il costo ammonta a 112,37 EUR per un creditore non soggetto all'IVA e a 135,97 EUR per le persone fisiche. Può anche essere aggiunto un contributo: ciò vale per le cause di divorzio e per le spese di comunicazione e di sequestro. Altre tariffe per gli atti ufficiali degli ufficiali giudiziari sono riportate nel decreto sulle tariffe degli atti degli ufficiali giudiziari (Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders).

Diritti di cancelleria

Le tariffe vigenti sono indicate nella tabella seguente. Le tariffe sono indicizzate annualmente e riportate nell'allegato della legge sui diritti di cancelleria in ambito civilistico (Wet griffierechten burgerlijke zaken).

Ambito di applicazione dei diritti di cancelleria

I diritti di cancelleria sono gli stessi per tutti i procedimenti civili e si applicano, pertanto, anche agli strumenti giuridici civili contemplati dal regolamento sulla digitalizzazione della giustizia, ovvero

5. Metodi di pagamento elettronico

La seguente tabella riporta, per tutti i gruppi di professioni nell'ambito del diritto civile interessate da uno degli strumenti giuridici contemplati dalla digitalizzazione della giustizia, soltanto i metodi di pagamento elettronico disponibili. Pertanto, se un metodo di pagamento elettronico non è indicato, non è possibile utilizzarlo per il pagamento. Diverse organizzazioni accettano anche pagamenti in contanti. Per maggiori informazioni sui metodi di pagamento non elettronico o per qualsiasi domanda relativa ai metodi di pagamento elettronico, contattare l'organizzazione in questione.

6. Notifica relativa all'uso precoce del sistema informatico decentrato

Le date stabilite nel regolamento (UE) 2023/2844 sulla digitalizzazione della giustizia (articolo 10, paragrafo 3, e articolo 26, paragrafo 3) per l'entrata in funzione del sistema informatico decentrato relativamente ai rispettivi lotti sono le seguenti:

1. entrata in funzione del lotto 1 entro il 17 gennaio 2028;
2. entrata in funzione del lotto 2 entro il 17 gennaio 2029;
3. entrata in funzione del lotto 3 entro il 17 gennaio 2030;
4. entrata in funzione del lotto 4 entro il 17 gennaio 2031.

Per quanto riguarda i quattro lotti del regolamento (UE) 2023/2844 sulla digitalizzazione della giustizia (articolo 10, paragrafo 3), il sistema informatico decentrato non entrerà in funzione prima delle date stabilite all'articolo 26, paragrafo 3, di detto regolamento. Se comunque risultasse possibile anticipare l'entrata in funzione, la relativa data sarà indicata per strumento giuridico e per organizzazione.

7. Notifica relativa all'uso precoce della videoconferenza in ambito civile e commerciale

Attualmente non è possibile utilizzare la videoconferenza in ambito civile e commerciale prima del 1° maggio 2025 per gli strumenti giuridici contemplati dal regolamento (UE) 2023/2844 sulla digitalizzazione della giustizia ai sensi dell'articolo 5.

8. Notifica relativa all'uso precoce della videoconferenza in ambito penale

Attualmente non è possibile utilizzare la videoconferenza in ambito penale prima del 1° maggio 2025 per gli strumenti giuridici contemplati dal regolamento (UE) 2023/2844 sulla digitalizzazione della giustizia ai sensi dell'articolo 6.