Règlement sur la numérisation — Notifications des États membres

1. Portails informatiques nationaux pour la communication avec les juridictions ou d’autres autorités

Les informations concernent les portails informatiques nationaux pour les affaires civiles et commerciales mis au point par les autorités publiques ou à leur demande dans le but de participer à des procédures judiciaires par voie électronique entre des personnes physiques et morales et les autorités compétentes respectives.

2. Législation nationale sur la visioconférence en matière civile et commerciale

Cette section fournit des informations sur la législation et les procédures nationales relatives à la participation à des audiences par visioconférence pour des affaires civiles et commerciales.

a. Informations sur la législation et les procédures nationales, y compris les droits et garanties procéduraux applicables, qui s’appliquent aux audiences tenues par visioconférence ou par d’autres techniques de communication à distance

En droit civil et commercial, il n’existe pas encore de réglementation (spécifique) pour l’utilisation de la visioconférence lors des audiences devant les tribunaux. Le droit civil et commercial n’empêche pas de faire d’ores et déjà usage de la visioconférence. Il peut s’agir d’une audience entièrement en ligne avec l’accord de toutes les parties concernées. Il peut également s’agir de la participation à une audience d’un plaignant, d’une partie intéressée ou d’une partie professionnelle par voie numérique. Le juge décide, en tenant compte des intérêts des parties et de l’égalité des parties, de la participation par voie numérique, par une seule des parties, à une audience qui se tient par ailleurs en présentiel.

En avril 2022, le ministre de la protection juridique a fait part à la Seconde Chambre de son intention de mettre en place une législation structurelle pour l’utilisation de la visioconférence lors des audiences devant les juridictions civiles et administratives. En résumé, l’objectif est que la législation définisse les conditions dans lesquelles la visioconférence peut être utilisée lors d’une audience devant le juge, ainsi que les garanties procédurales et techniques à cet égard. En outre, la législation a un caractère de facilitation. Cela signifie qu’il appartient au tribunal ou à la cour d’offrir cette facilité. Le juge décide ensuite si la visioconférence peut être utilisée dans une affaire particulière, étant entendu que, en droit administratif et dans certaines catégories d’affaires en droit civil, la visioconférence ne peut être utilisée que s’il existe une volonté d’une ou de plusieurs parties à cet effet.

b. Informations visant à savoir si seuls les tribunaux peuvent organiser des vidéoconférences en vertu de l’article 5 du règlement sur la numérisation ou si cette possibilité existe aussi pour d’autres autorités. Si d’autres autorités peuvent également utiliser l’article 5 comme base juridique pour organiser des visioconférences, veuillez préciser quelles sont ces autorités et pour quelles procédures.

Dans les affaires civiles et commerciales, seuls les tribunaux sont autorisés à recourir à la visioconférence pour organiser des audiences (partiellement) en ligne.

c. Le droit national permet-il au tribunal ou à l’autorité compétente d’organiser d’office une audience?

En droit civil et commercial, il n’existe pas encore de règles spécifiques pour l’application de la visioconférence lors des audiences devant les tribunaux. À l’heure actuelle, le juge décide s’il est fait appel à la visioconférence pour une affaire donnée, pour autant que le souhait soit exprimé par une ou plusieurs parties.

d. Est-ce que des technologies de visioconférence sont disponibles aux Pays-Bas et quelle est la plateforme la plus utilisée?

Les cours et tribunaux disposent de trois plateformes pour l’organisation d’audiences numériques et la participation par voie numérique de l’une des parties, à savoir: Microsoft Teams, Cisco Meeting Service (CMS) et l’unité de commande multipoint (Multipoint Control Unit, MCU) de l’ordre judiciaire néerlandais. Les audiences en chambre du conseil ou en salle d’audience dans les centres pénitentiaires sont tenues par le biais de Teams. Pour toutes les autres affaires, c’est le juge qui décide des plateformes qui sont utilisées.

Pour Teams et CMS, des manuels d’utilisation sont disponibles sur le site internet du Conseil néerlandais de la magistrature (Raad voor de Rechtspraak). En ce qui concerne la MCU, la cour ou le tribunal partage les informations de l’utilisateur avec les participants avant l’audience.

e. Informations sur les exigences procédurales pour les parties afin qu’elles puissent exprimer leur point de vue sur l’utilisation de la visioconférence ou à d’autres technologies permettant de participer à une audience à distance

Les participants à l’audience peuvent demander au tribunal ou à la cour de participer à une audience par le biais de moyens numériques ou à une audience entièrement numérique. Le juge décide si une participation par des moyens numériques ou une audience entièrement numérique est possible.

f. Comment l’accès à la visioconférence par les parties et leurs représentants, y compris les personnes en situation de handicap, est-il garanti?

À leur demande, les parties ont la possibilité de participer activement à une audience numérique par l’intermédiaire de la MCU (Multipoint Control Unit). La MCU assure une liaison vidéo directe et sécurisée entre les participants et les personnes présentes physiquement dans la salle d’audience. La MCU permet également une communication directe entre les personnes participant par des moyens numériques et les participants physiques.

Pour les audiences dans des affaires où les parties ont indiqué qu’une participation numérique active n’était pas souhaitable, une réunion par Teams peut être prévue, avec des restrictions pour les personnes présentes en ligne au cours de la réunion. Seuls des images et du son provenant de la salle d’audience peuvent alors être reçus par le biais de Teams.

Si les parties et leurs représentants le souhaitent, un test de l’espace MCU peut être prévu bien avant l’audience afin d’éviter d’éventuels problèmes avec le programme et la connexion au moment de l’audience. Des instructions écrites sont également disponibles. En outre, au début de l’audience, des collaborateurs du service informatique sont toujours présents dans la salle d’audience pour assurer l’assistance et le bon déroulement d’une audience numérique.

À l’heure actuelle, la justice ne dispose pas de dispositifs intégrés spécifiques pour les participants en situation de handicap. Dans l’appel d’offres en cours portant sur une nouvelle solution pour les audiences en ligne, l’accessibilité fait partie des exigences.

g. La législation nationale permet-elle d’enregistrer des audiences?

Les Pays-Bas ne disposent d’aucune législation (spécifique) pour le recours à la visioconférence en matière civile et commerciale. Il n’existe donc pas non plus de législation sur les enregistrements d’audiences réalisées en ligne, ni de dispositions relatives au stockage et à la diffusion des enregistrements.

La réalisation d’enregistrements (d’images et/ou de son) n’est pas autorisée sans l’accord du juge. Il n’est pas non plus permis de réaliser des enregistrements visuels et/ou sonores à l’intérieur des tribunaux. Cela vaut tant pour les zones d’accueil que pour les salles d’audience et les salles d’attente.

h. Comment la législation nationale garantit-elle que les enregistrements, s’ils sont réalisés, sont réalisés et stockés d’une manière sûre et non accessible au public?

Les Pays-Bas ne disposent d’aucune législation (spécifique) pour le recours à la visioconférence en matière civile et commerciale. Il n’existe donc pas non plus de législation sur les enregistrements d’audiences réalisées en ligne, ni de dispositions relatives au stockage et à la diffusion des enregistrements.

i. Informations sur la manière dont l’avocat et le client peuvent communiquer entre eux de façon confidentielle avant et pendant une audience en ligne

Une condition préalable à l’utilisation de la visioconférence pour les audiences en ligne est de garantir la confidentialité des consultations entre l’avocat et le client, sans que d’autres personnes puissent écouter. À l’heure actuelle, les possibilités techniques ne permettent pas de disposer d’un canal de consultation confidentiel distinct et sécurisé pendant l’audience en ligne. Cette possibilité est toutefois en cours d’élaboration. Tant que le dispositif technique pour la mise en place d’un canal sécurisé dans la même liaison vidéo n’est pas disponible, il est possible de recourir à une consultation par téléphone ou à un entretien dans une salle séparée.

j. Comment les parties sont-elles identifiées et authentifiées?

En règle générale, avant l’audience, le greffier demande aux représentants légaux qui assistera au procès par voie électronique par l’intermédiaire de l’unité de commande multipoint (MCU). La MCU est un dispositif numérique qui permet d’organiser des visioconférences. Le greffier envoie aux personnes déclarées un lien d’accès à l’audience en ligne et demande aux destinataires de ne pas le transférer. Au début de l’audience, toutes les personnes présentes à l’audience en ligne sont invitées à se manifester et le greffier vérifie s’il s’agit des personnes indiquées. Toute personne non autorisée sera écartée de l’audience en ligne.

Les personnes qui participent par le biais de Teams ne font pas l’objet d’un suivi actif, car elles n’ont pas la possibilité de partager des images et du son.

k. Comment les parties peuvent-elles poser des questions et participer de manière significative?

L’unité de commande multipoint (MCU) permet une connexion directe entre les participants numériques et les personnes présentes physiquement dans la salle d’audience. Des caméras et des écrans installés dans la salle d’audience permettent aux juges et aux avocats de communiquer directement avec les participants numériques. Dans le cas d’une connexion par le biais de Teams, seule la possibilité de recevoir des images et du son provenant de la salle d’audience est prévue. La participation active avec Teams n’est pas possible.

l. Comment les parties bénéficient-elles du droit à l’interprétation?

Il existe deux situations possibles pour la traduction lors des audiences en ligne:

1. les interprètes ne sont présents que par voie numérique;
2. les interprètes sont physiquement présents dans la salle d’audience.

Dans les deux cas, il est conseillé aux parties de mettre en place une réunion distincte pour l’interprétation, à laquelle participent à la fois les participants physiques et les interprètes. Le tribunal n’est pas responsable de la réunion numérique à mettre en place par les parties à des fins de traduction. Dans la connexion établie par le tribunal, les participants par voie numérique réduisent leur son lorsque des traductions sont effectuées au moyen d’une réunion séparée.

m. Comment l’examen et la présentation de preuves physiques sont-ils garantis pendant une audience en ligne?

Les parties ont la possibilité de présenter des preuves numériques aux personnes présentes par voie numérique par le biais de l’unité de commande multipoint (MCU), à la fois sous forme d’images et de son.

n. Comment empêcher l’accès non autorisé à des données sensibles et les flux de données vers des entités inconnues?

Les parties reçoivent comme instruction de ne pas transmettre le lien d’accès à l’unité de commande multipoint (MCU), car cela est interdit. La réalisation et le partage d’enregistrements ne sont pas autorisés. Toute personne non autorisée doit également être retirée de la connexion par le biais de la MCU. Toutefois, il n’est pas possible de contrôler et, par conséquent, d’empêcher l’enregistrement des images d’une connexion MCU et d’une connexion via Teams.

Les affaires commerciales sont en principe publiques.

o. Informations sur les aspects pratiques de l’organisation et de la clôture d’une audience en ligne, y compris le recours à la technologie de transcription de paroles en texte

Si un juge décide d’organiser une audience par l’intermédiaire de dispositifs numériques avec l’accord d’une ou de plusieurs parties, des informations pratiques sont partagées avec la ou les parties à connecter électroniquement avant l’audience. Le manuel mentionné à la section D aide les parties à mettre en place une connexion par le biais de Teams et CMS et présente les dispositifs numériques utilisés pendant l’audience.

Les audiences civiles et commerciales par voie numérique ne font pas l’objet d’une transcription.

3. Législation nationale sur la visioconférence en matière pénale

La présente section fournit des informations aux accusés, aux personnes mises en examen, aux personnes condamnées ou aux personnes concernées au sens de l’article 2, paragraphe 10, du règlement (UE) 2018/1805, qui participeront à une visioconférence sur les exigences procédurales du droit national applicables à leur participation à distance à l’audience et qui ne relèvent pas du règlement (UE) 2023/2844 sur la numérisation de la justice.

a. Informations sur la législation et les procédures nationales applicables, y compris les droits et garanties procéduraux pour l’organisation d’une audience ou d’une audition par visioconférence ou par une autre technologie

Les règles relatives à l’utilisation de la visioconférence dans le traitement des affaires pénales par des moyens numériques et l’audition numérique de l’accusé ou de témoins sont établies dans le code pénal, le code de procédure pénale et l’arrêté relatif aux visioconférences (Besluit videoconferentie, wetten.overheid.nl/BWBR0019836/2022-11-25/0). L’arrêté relatif aux visioconférences détermine les circonstances et les garanties qui conditionnent l’utilisation de la visioconférence dans le cadre d’une procédure pénale ou d’une procédure en appel contre une mesure privative de liberté visée aux articles 94 et 96 de la loi de 2000 sur les étrangers (Vreemdelingenwet 2000). Par exemple, la visioconférence ne s’applique pas lorsqu’une personne à entendre présente une déficience auditive ou visuelle qui porterait atteinte à son témoignage ou à sa position dans le procès pénal. En outre, l’arrêté relatif aux visioconférences fixe des exigences techniques pour le système qui permet d’organiser une audience ou une audition par voie numérique.

L’utilisation de logiciels de visioconférence pour entendre, auditionner ou interroger des personnes est autorisée. Le recours à la visioconférence est décidé par le président du collège, le juge, le juge-commissaire ou le fonctionnaire chargé de diriger l’audition.

Un nouveau code de procédure pénale est en cours d’élaboration et devrait entrer en vigueur le 1^er avril 2029. La réglementation relative aux visioconférences sera étendue sur certains points. Il sera ajouté à la réglementation que, outre le fait d’entendre, d’auditionner ou d’interroger une personne, la participation à une audition ou à une audience peut également avoir lieu par visioconférence. Cela permettra à une personne d’assister à un interrogatoire ou à une audience en tant qu’auditeur, même si cette personne n’est pas interrogée ou auditionnée. En outre, en ce qui concerne l’exigence du consentement de l’accusé, il est prévu qu’elle s’applique non seulement à un jugement par la chambre collégiale, mais également à toute forme de jugement, y compris lorsque l’affaire est traitée à juge unique. Enfin, le groupe des participants à une procédure qui sont interrogés par le juge sur l’utilisation de la visioconférence a été élargi.

b. Informations sur les exigences procédurales applicables à l’octroi du consentement à l’utilisation de la visioconférence ou d’une autre technologie de participation par voie numérique

Le point de départ est et reste que la décision finale d’utiliser ou non la visioconférence incombe au fonctionnaire qui réalise l’audition ou au juge et que, en principe, la visioconférence est possible dans toutes les situations où il est question d’entendre, d’auditionner et d’interroger une personne dans le cadre du procès pénal. Dans deux situations, il ne peut être procédé à la visioconférence que si l’accusé y consent. Cela s’applique d’une part, lorsque l’accusé est présenté devant le juge-commissaire dans le cadre de l’examen d’une demande de détention et, d’autre part, dans le cadre de l’examen collégial du fond de l’affaire lors de l’audience. Néanmoins, il peut être recouru à la visioconférence lorsque le juge estime que c’est nécessaire dans des cas où l’importance particulière de la sécurité de l’audience ou du transport vers et depuis l’audience impose que l’accusé participe à la présentation ou à l’audience par visioconférence.

c. Comment l’accès à l’infrastructure indispensable pour une visioconférence est-il garanti pour les accusés, les personnes mises en examen, les personnes condamnées ou les personnes concernées, y compris les personnes en situation de handicap?

Pour garantir l’accès à l’infrastructure de visioconférence, presque tous les tribunaux des Pays-Bas sont équipés de dispositifs permettant les audiences en ligne, et un certain nombre de chambres du conseil et de salles d’audience dans les établissements pénitentiaires sont également équipées d’installations pour permettre la participation aux audiences et/ou aux auditions par voie numérique.

Une audience ou une audition en ligne peut être organisée via Microsoft Teams et Cisco Meeting Server (CMS). Le tribunal détermine le logiciel de visioconférence à utiliser et propose des manuels d’utilisation de Teams et de CMS sur le site internet du Conseil néerlandais de la magistrature.

À l’heure actuelle, la justice ne dispose pas de dispositifs intégrés spécifiques pour les participants en situation de handicap. Dans l’appel d’offres en cours portant sur une nouvelle solution pour les audiences en ligne, l’accessibilité fait partie des exigences.

d. Comment la confidentialité est-elle garantie entre un accusé, une personne mise en examen, une personne condamnée ou une personne concernée et leur avocat avant et pendant l’audition?

Une condition préalable à la téléaudition est que les parties à la procédure et l’avocat ou l’agent aient la possibilité de communiquer entre eux de manière confidentielle au cours de l’audience. Une plateforme de visioconférence, en cours de développement, permettra à l’avocat et à la personne à entendre de discuter dans un espace numérique distinct et confidentiel. Jusqu’à l’arrivée du nouveau logiciel, des mesures pratiques sont prises, telles que des consultations dans un espace séparé et/ou par téléphone.

e. Quelles sont les voies de recours disponibles en vertu du droit national qu’un accusé, une personne mise en examen, une personne condamnée ou une personne concernée peut exercer en cas de violation des exigences ou des garanties prévues à l’article 6 du règlement (UE) 2023/2844?

En ce qui concerne le recours à la visioconférence, le règlement sur la numérisation de la justice concerne six réglementations européennes qui ont été mises en œuvre dans différentes lois et qui connaissent des procédures différentes. Le cas échéant, le non-respect des garanties prévues à l’article 6 du règlement sur la numérisation de la justice peut être soulevé devant le juge si le juge a également un rôle dans la procédure. Lorsqu’il n’est pas prévu d’intervention judiciaire ou de voies de recours suffisamment garanties, aux Pays-Bas, le recours devant les juridictions civiles (qu’elles soient ou non sous la forme d’une procédure en référé) est toujours possible afin de contrôler l’existence d’une illégalité résultant du non-respect de l’article 6.

f. Comment les représentants légaux sont-ils informés d’une audience ou d’une audition en ligne d’un mineur? Comment les intérêts de l’enfant sont-ils pris en compte?

En ce qui concerne les mineurs, le code de procédure pénale prévoit des règles supplémentaires, voir les articles 486 et suivants.

g. La législation nationale autorise-t-elle les enregistrements d’une audience en ligne?

Le nouveau code de procédure pénale et la loi sur l’innovation en matière de procédure pénale contiennent des règles relatives à l’enregistrement des audiences. Des projets-pilotes menés à bien récemment ont permis d’expérimenter les dispositions. Dans ce cadre, des audiences ont été enregistrées et un procès-verbal abrégé a été rédigé. Dans la pratique, cela ne constitue pas une amélioration de la procédure pénale, d’où la proposition de ne pas maintenir cette possibilité dans la loi sur l’innovation pénale. Toutefois, il reste possible d’enregistrer l’audience, tout en rédigeant un procès-verbal régulier.

h. Quelles sont les modalités pratiques d’une audience ou d’une audition en ligne? Quelle autorité peut être contactée? Existe-t-il des exigences spécifiques?

Le tribunal détermine s’il est fait usage de la téléaudition ou de la participation à une audience par voie numérique, mais, dans certains cas, l’accusé ou son avocat doit donner son consentement (voir point b). Les exceptions à ce droit de consentement sont limitées aux cas où cela est d’une nécessité absolue, dans l’intérêt particulier de la sécurité de l’audition ou de l’audience ou du transport à destination ou en provenance de l’audience. La convocation écrite envoyée à la personne à entendre indique s’il est fait usage de la visioconférence. Cette convocation indique comment et dans quel délai la personne à entendre peut indiquer qu’elle ne consent pas à l’utilisation de la visioconférence. Le cas échéant, il peut également être demandé au procureur de donner son accord pour l’utilisation de la visioconférence.

Au plus tard 24 heures avant la téléaudition ou la participation à une audience par voie numérique, une décision est prise et communiquée à la personne à entendre ou à son avocat.

4. Frais pour les procédures en matière civile et commerciale

Des frais sont liés à l’introduction de procédures judiciaires aux Pays-Bas, comme le traitement de l’affaire par un juge: les droits de greffe. Un avocat, un agent ou un autre professionnel du droit peut également facturer des frais. Les coûts des professionnels du droit et des professions juridiques varient d’un professionnel à l’autre. Pour connaître les coûts pour les professionnels du droit et les professions juridiques, vous pouvez vous renseigner auprès de l’organisme concerné. Les frais indiqués sur cette page concernent les droits de greffe et les frais des huissiers de justice.

Frais d’huissiers de justice

Dans les affaires civiles, l’introduction de la procédure peut se faire par le biais d’une requête, mais elle se fait souvent au moyen d’une citation. Le coût s’élève à 112,37 EUR pour un créancier non assujetti à la TVA et à 135,97 EUR pour les personnes physiques. Une commission d’office peut également être ajoutée. Cela vaut pour les affaires de divorce, les frais de signification et de saisie. D’autres tarifs pour les actes officiels s’appliquant aux huissiers peuvent être trouvés dans l’arrêté relatif aux tarifs des actes des huissiers de justice (Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders).

Droits de greffe

Les tarifs en vigueur figurent dans le tableau ci-dessous. Les tarifs sont indexés annuellement et figurent à l’annexe de la loi sur les droits de greffe en matière civile (Wet griffierechten burgerlijke zaken).

Champ d’application des droits de greffe

Les droits de greffe sont les mêmes pour toutes les procédures civiles et s’appliquent donc également aux instruments juridiques civils qui relèvent du règlement sur la numérisation de la justice, à savoir:

5. Modes de paiement électronique

Le tableau ci-dessous mentionne pour tous les groupes de professions de droit civil concernés par l’un des instruments juridiques relevant de la justice numérisée uniquement les modes de paiement électronique qui sont disponibles. Si un mode de paiement électronique n’est pas mentionné, il n’est par conséquent pas possible de l’utiliser pour le paiement. Plusieurs organismes acceptent également des paiements en espèces. Pour de plus amples informations sur les modes de paiement non électronique ou pour toute question concernant les modes de paiement électronique, veuillez contacter l’organisme en question.

6. Notification de l’utilisation du système informatique décentralisé avant l’échéance fixée

Les dates fixées dans le règlement (UE) 2023/2844 sur la numérisation de la justice (article 10, paragraphe 3, et article 26, paragraphe 3) pour la mise en service du système informatique décentralisé pour les lots respectifs sont les suivantes:

1. mise en service du lot 1 au plus tard le 17 janvier 2028;
2. mise en service du lot 2 au plus tard le 17 janvier 2029;
3. mise en service du lot 3 au plus tard le 17 janvier 2030;
4. mise en service du lot 4 au plus tard le 17 janvier 2031.

Pour les quatre lots du règlement (UE) 2023/2844 sur la numérisation de la justice (article 10, paragraphe 3), le système informatique décentralisé n’est pas mis en service avant les dates fixées par l’article 26, paragraphe 3, du règlement sur la numérisation de la justice. Si une mise en service anticipée s’avère néanmoins possible, la date à laquelle une mise en service anticipée sera possible sera indiquée par instrument juridique et par organisme.

7. Notification de l’utilisation de la visioconférence en matière civile et commerciale avant l’échéance fixée

À l’heure actuelle, il n’est pas possible de recourir à la visioconférence en matière civile et commerciale avant le 1^er mai 2025 pour les instruments juridiques qui relèvent du règlement (UE) 2023/2844 sur la numérisation de la justice conformément à son article 5.

8. Notification de l’utilisation de la visioconférence en matière pénale avant l’échéance fixée

À l’heure actuelle, il n’est pas possible de recourir à la visioconférence en matière pénale avant le 1^er mai 2025 pour les instruments juridiques qui relèvent du règlement(UE) 2023/2844 sur la numérisation de la justice conformément à son article 6.