Digitaliseringsförordningen – underrättelser från medlemsstaterna

1. Nationella it-portaler för kommunikation med domstolar eller andra myndigheter

Denna information omfattar nationella it-portaler på privaträttens område som har utvecklats av eller på uppdrag av regeringen för att möjliggöra deltagande i rättsliga förfaranden genom elektronisk kommunikation mellan fysiska och juridiska personer och de respektive behöriga myndigheterna.

2. Nationell lagstiftning om videokonferens i frågor på privaträttens område

Detta avsnitt innehåller information om nationell lagstiftning och förfaranden för deltagande i förhandlingar via videokonferenser på privaträttens område.

a. Information om tillämplig nationell lagstiftning och förfaranden (inklusive tillämpliga processuella rättigheter och skyddsåtgärder) som styr förhandlingar som genomförs med hjälp av videokonferens eller annan teknik för kommunikation på distans

Inom privaträtt finns det ännu inga specifika regler för användning av videokonferens under domstolsförhandlingar. Privaträtten utgör inget hinder för användningen av videokonferenser. Med alla berörda parters samtycke kan en förhandling hållas helt digitalt. En part i tvisten, en berörd part eller en part som är yrkesutövare får också delta i en utfrågning digitalt. Med beaktande av parternas intressen och parternas likabehandling kommer domaren att besluta om endast en av parterna får delta digitalt i en förhandling som annars hålls genom fysiska möten.

I april 2022 informerade ministern för rättsligt skydd det nederländska parlamentets underhus om sina planer att utarbeta enhetliga lagstadgade regler för användning av videokonferens vid förhandlingar inför civilrättsliga domstolar och förvaltningsdomstolar. Kort sagt är avsikten att de lagstadgade bestämmelserna ska ange de omständigheter under vilka videokonferenser kan användas under en domstolsförhandling och de processuella och tekniska skyddsåtgärder som ska gälla. Reglerna kommer att vara av en sådan karaktär att det är upp till distriktsdomstolen eller appellationsdomstolen att erbjuda denna möjlighet. Domaren beslutar sedan om videokonferenser får användas i ett specifikt mål. I förvaltningsmål och vissa kategorier av civilmål får videokonferenser endast användas om en eller flera av parterna vill använda dem.

b. Information om huruvida endast domstolar får genomföra videokonferenser enligt artikel 5 i digitaliseringsförordningen, eller om denna möjlighet även är öppen för andra myndigheter. Om även andra myndigheter kan använda artikel 5 som rättslig grund för att organisera videokonferenser, information om vilka myndigheter det gäller och för vilka förfaranden det kan användas

I mål på privaträttens område är endast domstolarna behöriga att använda videokonferenser för att anordna förhandlingar digitalt (eller delvis digitalt).

c. Tillåter den nationella lagstiftningen att domstolen eller den behöriga myndigheten schemalägger en förhandling på eget initiativ?

Inom privaträtt finns det ännu inga specifika regler för användning av videokonferens under domstolsförhandlingar. För närvarande beslutar domaren om videokonferenser ska användas i ett specifikt mål, om en eller flera av parterna vill det.

d. Finns det videokonferensteknik i Nederländerna och vilken är den vanligaste plattformen?

Distriktsdomstolar och appellationsdomstolar har tillgång till tre plattformar för att anordna digitala förhandlingar och för att tillåta en av parterna att delta digitalt, nämligen Microsoft Teams, Cisco Meeting Service (CMS) och Multipoint Control Unit (MCU) inom det nederländska rättsväsendet. Förhandlingar från kamrar eller rättssalar i kriminalvårdsanstalter sker alltid via Teams. I alla andra fall beslutar domaren vilka plattformar som används.

För team och CMS finns vägledningar tillgängliga på domstolsrådets webbplats (Raad voor de Rechtspraak). När det gäller MCU delar distriktsdomstolen eller appellationsdomstolen användarinformation med deltagarna före förhandlingen.

e. Information om de processuella krav som gäller för parter som vill yttra sig om användningen av videokonferens eller annan teknik för att delta på distans i en förhandling

Deltagare i en förhandling kan begära att distriktsdomstolen eller appellationsdomstolen tillåter dem att delta i förhandlingen via digitala kanaler eller håller förhandlingen helt digitalt. Domaren avgör om digitalt deltagande eller en helt digital förhandling är möjlig.

f. Hur säkerställs tillgång till videokonferenser för parterna och deras ombud, inklusive personer med funktionsnedsättning?

På begäran kan parterna aktivt delta i en digital förhandling via MCU (Multipoint Control Unit). MCU säkerställer en direkt, säker videoanslutning mellan deltagare och personer som är fysiskt närvarande i rättssalen. Systemet möjliggör även direkt kommunikation mellan digitala och fysiska deltagare.

För förhandlingar i mål där parterna har angett att aktivt digitalt deltagande inte är önskvärt, kan ett möte hållas via Teams, med restriktioner för de som deltar digitalt. I sådana fall är det möjligt att endast ta emot video och ljud från rättssalen via Teams.

Om det behövs kan ett test av MCU-rummet arrangeras i god tid före förhandlingen för parterna och deras rättsliga ombud, för att undvika problem med programmet och uppkopplingen vid tidpunkten för förhandlingen. Skriftliga instruktioner finns också tillgängliga. När en förhandling inleds finns det dessutom alltid it-personal i rättssalen för att ge stöd och säkerställa att den digitala förhandlingen fungerar smidigt.

För närvarande har det nederländska rättsväsendet inga särskilda integrerade faciliteter för deltagare med funktionsnedsättning. I ett pågående anbudsförfarande för en ny lösning för digitala förhandlingar har tillgänglighet inkluderats i uppsättningen krav.

g. Tillåter den nationella lagstiftningen att förhandlingar spelas in?

Nederländerna har ingen särskild lagstiftning om användning av videokonferenser på privaträttens område. Detta innebär att det inte heller finns någon lagstiftning om att spela in digitala förhandlingar och att det inte finns några bestämmelser om lagring och spridning av inspelningar.

Det är inte tillåtet att spela in (video- och/eller ljudinspelningar) utan domarens tillstånd. Det är inte heller tillåtet att göra video- och/eller ljudinspelningar i domstolsbyggnaden. Detta gäller mottagningsområdena, rättssalarna och väntrummen.

h. Hur säkerställer den nationella lagstiftningen att inspelningar görs och lagras på ett säkert sätt och inte är tillgängliga för allmänheten?

Nederländerna har ingen särskild lagstiftning om användning av videokonferenser på privaträttens område. Detta innebär att det inte heller finns någon lagstiftning om att spela in digitala förhandlingar och att det inte finns några bestämmelser om lagring och spridning av inspelningar.

i. Information om hur advokater och klienter kan kommunicera konfidentiellt före och under en förhandling online

Ett villkor som gäller för användning av videokonferens för förhandlingar online är att säkerställa att advokaten och klienten kan tala med varandra konfidentiellt, utan att andra personer kan lyssna. För närvarande stöder tekniken inte en separat, säker kanal för konfidentiella diskussioner under en förhandling online. En sådan kapacitet håller dock på att utvecklas. Fram till dess att den tekniska utrustningen blir tillgänglig för att inrätta en säker kanal inom samma videoanslutning får parterna samråda med varandra per telefon eller i ett separat rum.

j. Hur identifieras och autentiseras parterna?

I allmänhet gör domstolens registrator före förhandlingen förfrågningar hos de rättsliga ombuden för att ta reda på vilka som kommer att delta digitalt via flerpunktskontrollenhet (MCU, Multipoint Control Unit). MCU är en digital enhet som används för att organisera videokonferenser. Domstolens registrator skickar de registrerade personerna en länk för att komma åt onlineförhandlingen och uppmanar mottagarna att inte vidarebefordra den. I början av förhandlingen ombeds alla personer som är närvarande vid onlineförhandlingen att ge sig till känna och en kontroll görs för att säkerställa att det är de personer vars namn tidigare har meddelats. Obehöriga parter utestängs från onlineförhandlingen.

Deltagare via Teams övervakas inte aktivt, eftersom det inte är möjligt för dem att dela video och ljud.

k. Hur kan parterna ställa frågor och delta på ett meningsfullt sätt?

Multipoint Control Unit (MCU) gör det möjligt att upprätta en direkt anslutning mellan digitala deltagare och de personer som är fysiskt närvarande i rättssalen. Kameror och bildskärmar installerade i rättssalen gör det möjligt för domare och advokater att kommunicera direkt med digitala deltagare. Om en Teams-anslutning används är det endast möjligt att ta emot video och ljud från rättssalen. Aktivt deltagande via Teams är inte möjligt.

l. Hur drar parterna nytta av rätten till tolkning?

Det finns två möjliga situationer för tolkning under förhandlingar online:

1. Tolkarna deltar endast digitalt.
2. Tolkarna är fysiskt närvarande i rättssalen.

I båda fallen rekommenderas parterna att ordna ett separat möte för tolkning där både deltagare som är på plats och tolkar deltar. Domstolen ansvarar inte för det digitala möte som parterna upprättar för tolkningsändamål. Digitala deltagare som använder sig av den anslutning som domstolen upprättat stänger av sitt ljud när tolkning sker via ett separat möte.

m. Hur säkerställs att fysisk bevisning kan ses och läggas fram under en onlineförhandling?

Den säkra Multipoint Control Unit (MCU) gör det möjligt för parter att lägga fram digitala bevis för digitala deltagare via både video och ljud.

n. Hur förhindras obehörig åtkomst till känsliga uppgifter eller dataflöden till okända enheter?

Parterna får instruktioner om att inte vidarebefordra den länk som används för att komma åt MCU-anslutningen (Multipoint Control Unit), eftersom detta inte är tillåtet Det är inte heller tillåtet att göra och dela inspelningar. Obehöriga parter avlägsnas från MCU-anslutningen. Det finns dock inget sätt att kontrollera om inspelningar görs av bildmaterial från en MCU- eller Teams-anslutning, och det är därför omöjligt att förhindra detta.

I princip prövas handelsrättsliga mål offentligt.

o. Information om praktiska detaljer för att organisera och genomföra en onlineförhandling, inklusive information om huruvida teknik för talöverföring används

Om en domare beslutar att hålla en digital förhandling, med samtycke från en eller flera av parterna, delas praktisk information före förhandlingen med den eller de parter som kommer att delta digitalt. Den vägledning som avses i punkt d hjälper parterna att upprätta en anslutning via Teams eller CMS och förklarar vilka digitala hjälpmedel som kommer att finnas tillgängliga under förhandlingen.

Ingen teknik för talöverföring används vid digitala förhandlingar i mål på privaträttens område.

3. Nationell lagstiftning om videokonferens i frågor på straffrättens område

Detta avsnitt ger misstänkta, tilltalade eller dömda personer, eller berörda personer enligt definitionen i artikel 2.10 i förordning (EU) nr 2018/1805, som kommer att delta i videokonferenser, information om de förfarandekrav som fastställs i nationell lagstiftning och som styr deras deltagande i förhandlingen på distans och som inte omfattas av e-juridikförordningen ((EU) nr 2023/2844) om digitalisering av rättsligt samarbete.

a. Information om tillämplig nationell lagstiftning och tillämpliga förfaranden (inklusive processuella rättigheter och skyddsåtgärder) för att anordna en förhandling eller ett förhör genom videokonferens eller annan teknik

Reglerna om användning av videokonferenser vid digital rättegång i brottmål och om digitala förhör med misstänkta eller vittnen fastställs i strafflagen (Wetboek van Strafrecht), straffprocesslagen (Wetboek van Strafvordering) och förordningen om videokonferenser (Besluit videokonferentie) (wetten.overheid.nl/BWBR0019836/2022-11-25/0). Förordningen om videokonferenser anger de omständigheter och skyddsåtgärder som måste gälla som villkor för att använda videokonferenser i brottmål eller i överklagandeförfaranden mot en frihetsberövande åtgärd, som avses i avsnitt 94 och 96 i 2000 års utlänningslag (Vreemdelingenwet 2000). Videokonferens används t.ex. inte om en person som ska höras har en hörsel- eller synnedsättning av sådan art att videokonferens skulle vara till skada för hans eller hennes bidrag till eller ställning i det straffrättsliga förfarandet. I förordningen om videokonferenser fastställs även tekniska krav för det system som används för att anordna en förhandling eller ett förhör digitalt.

Programvara för videokonferenser kan användas för att höra, förhöra eller fråga ut enskilda personer. Rättens ordförande, domaren, den delegerade domaren eller den tjänsteman som ansvarar för förhandlingen avgör om videokonferenser ska användas.

En ny straffprocesslag håller för närvarande på att utarbetas och förväntas träda i kraft den 1 april 2029. Reglerna för videokonferenser utvidgas på ett antal områden. En ny bestämmelse är att det, utöver att hålla förhör, intervjuer och utfrågningar med en person, även kommer att vara möjligt för en person att närvara vid en intervju eller utfrågning via videokonferens. Detta innebär att en person kommer att kunna närvara vid en intervju eller utfrågning som observatör, även om de inte förhörs eller intervjuas. I fråga om kravet på att inhämta den misstänktes samtycke har det även tydliggjorts att detta inte bara gäller rättegångar inför en sammansättning med tre domare, utan för alla former av rättegångar – alltså även när målet prövas av en ensamdomare. Slutligen har den grupp av deltagare i förfarandet som av domaren ombeds att yttra sig om användningen av videokonferenser utvidgats.

b. Information om de formella kraven för att ge samtycke till användning av videokonferenser eller annan teknik som möjliggör deltagande på digital väg

Utgångspunkten är – och kommer även fortsättningsvis att vara – att den tjänsteman eller domare som håller förhandlingen har sista ordet när det gäller att avgöra om videokonferens ska användas och att videokonferens i princip är möjlig i alla situationer där personer hörs, intervjuas eller förhörs som en del av ett straffrättsligt förfarande. Det finns två situationer där videokonferenser endast kan användas med den misstänktes samtycke: för det första, om den misstänkte förs inför den delegerade domaren för att pröva ett yrkande om häktning, och för det andra, om målet i sak prövas av en domstol sammansatt av tre domare. Videokonferens får dock användas närhelst domaren anser det nödvändigt i fall där det, på grund av ett särskilt intresse av att garantera säkerheten vid förhandlingen eller transporten till och från förhandlingen, är brådskande att den misstänkte inställer sig inför den delegerade domaren eller deltar i förhandlingen med hjälp av videokonferensteknik.

c. Hur säkerställs tillgång till nödvändig infrastruktur för videokonferenser för misstänkta, tilltalade eller dömda personer eller berörda personer, inklusive personer med funktionsnedsättning?

För att säkerställa tillgången till videokonferensinfrastrukturen har nästan alla domstolar i Nederländerna utrustning för att möjliggöra onlineförhandlingar och ett antal kammare och rättssalar på kriminalvårdsanstalter har utrustning som gör det möjligt för personer att delta i förhör och/eller intervjuer på digital väg.

Ett onlineförhör eller en onlineintervju kan organiseras via Microsoft Teams eller Cisco Meeting Server (CMS). Domstolen avgör vilken programvara för videokonferenser som ska användas och vägledningar om användningen av Teams och CMS finns på domstolsrådets webbplats Raad voor de Rechtspraak.

För närvarande har det nederländska rättsväsendet ingen särskild integrerad utrustning för deltagare med funktionsnedsättning. I ett aktuellt anbudsförfarande om en ny lösning för onlineförhandlingar har tillgänglighet inkluderats i paketet med krav.

d. Hur säkerställs konfidentialiteten i kommunikationen mellan en misstänkt, en tilltalad eller dömd person, eller en berörd person och dennes advokat före och under förhandlingen?

En förutsättning för förhandling på distans är att parterna i målet och deras advokat eller behöriga ombud kan kommunicera konfidentiellt med varandra under förhandlingen. En videokonferensplattform håller för närvarande på att utvecklas som gör det möjligt för advokaten och personen att höras i ett separat digitalt rum. Tills denna nya programvara är klar, vidtas praktiska åtgärder, såsom konsultation i ett separat fysiskt rum och/eller via telefon.

e. Vilka rättsmedel finns tillgängliga enligt nationell rätt som en misstänkt, en tilltalad eller dömd person eller en berörd person kan använda sig av vid en överträdelse av de krav eller garantier som anges i artikel 6 i förordning (EU) nr 2023/2844?

När det gäller användningen av videokonferenser hänvisar e-juridikförordningen till sex europeiska rättsakter, som har genomförts i olika rättsakter och omfattar olika förfaranden. Vid behov kan domaren uppmärksammas på att de garantier som föreskrivs i artikel 6 i e-juridikförordningen inte har uppfyllts, om domaren också har en roll i förfarandet. Om det inte finns någon bestämmelse om att en domare ska medverka eller om rättsprocessen inte innehåller tillräckliga garantier, finns det i Nederländerna alltid möjlighet att väcka talan vid en tvistemålsdomstol (antingen i form av ett interimistiskt förfarande eller på annat sätt), som kan bedöma om det har skett en olaglig handling på grund av att artikel 6 inte har följts.

f. Hur informeras de rättsliga ombuden om en förhandling eller intervju online av ett underårigt barn? Hur beaktas barnets bästa?

Straffprocesslagen innehåller kompletterande bestämmelser för ungdomar (se artikel 486 och följande).

g. Tillåter nationell lagstiftning att inspelningar görs av en förhandling eller intervju online?

Den nya straffprocesslagen och den straffrättsliga innovationslagen (Innovatiewet Strafvordering) innehåller regler för registrering av förhandlingar. Piloterna slutfördes nyligen för att testa de bestämmelser under vilka förhandlingarna registrerades och en sammanfattning upprättades. I praktiken ledde detta inte till några förbättringar av det straffrättsliga förfarandet. Till följd av detta föreslås att detta alternativ undantas i straffprocessinnovationslagen. Det kommer dock även fortsättningsvis att vara möjligt att spela in förhandlingen tillsammans med ett vanligt protokoll.

h. Vilka praktiska arrangemang finns för ett förhör eller en intervju online? Vilken myndighet kan kontaktas? Finns det några särskilda krav?

Domstolen avgör om en förhandling på distans eller digitalt deltagande i en förhandling ska tillåtas, men i vissa fall måste den misstänkte eller dennes advokat samtycka till detta (se led b). Undantag från denna rätt till samtycke är begränsade till fall där det finns ett brådskande behov av att avstå från det, på grund av det särskilda intresset av att garantera säkerheten vid intervjun eller förhandlingen eller vid transporten till och från förhandlingen. I den skriftliga kallelse som skickas till den person som ska höras anges om videokonferenser kommer att användas. Denna kallelse ger information om hur och när den person som ska höras kan ange att de inte samtycker till användningen av videokonferenser. I förekommande fall kan åklagaren också tillfrågas om han eller hon samtycker till användningen av videokonferenser.

Ett beslut ska fattas och meddelas den person som ska höras eller dennes advokat senast 24 timmar före förhandlingen på distans eller det digitala deltagandet i en förhandling.

4. Avgifter för förfaranden i frågor på privaträttens område

Det finns kostnader i samband med rättsliga förfaranden i Nederländerna, t.ex. kostnader i samband med att ett mål prövas av en domstol, såsom domstolsavgifter. Advokater, behöriga ombud eller andra jurister får också ta ut arvoden. Avgifterna för olika jurister och yrken varierar mellan olika yrkesutövare. Det är bäst att göra förfrågningar hos den berörda organisationen om sådana avgifter. Avgifterna på denna sida gäller domstolsavgifter och exekutionstjänstemäns arvoden.

Exekutionstjänstemäns arvoden

I civilrättsliga mål kan talan väckas genom en ansökan, men väcks ofta genom stämning. Avgiften för detta är 112,37 euro för en borgenär som inte är mervärdesskattepliktig och 135,97 euro för en borgenär som är en fysisk person. Ett tillägg får också beviljas för sådana avgifter. Detta gäller skilsmässoärenden, kostnader för delgivning och kostnader för beslag. Andra avgifter för officiella handlingar som utförs av tjänstemän finns i avgiftsdekretet för exekutionstjänstemän (Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders).

Domstolsavgifter

Tillämpliga avgifter finns i tabellen nedan. Dessa avgifter indexeras årligen och fastställs i bilagan till lagen om domstolsavgifter i civilmål (Wet griffierechtenburggerlijke zaken).

Domstolsavgifternas omfattning

Domstolsavgifterna är desamma för alla civilrättsliga förfaranden och gäller därför även för de civilrättsliga instrument som ingår i e-juridikförordningen, nämligen

5. Elektroniska betalningsmetoder

För alla civilrättsliga yrkesgrupper som spelar en roll i något av de rättsliga instrument som ingår i e-juridikförordningen visas endast de elektroniska betalningsmetoder som är tillgängliga i tabellen nedan. Om en elektronisk betalningsmetod inte fungerar är det inte möjligt att göra en sådan betalning. Olika organisationer tar också emot kontantbetalningar. Om du vill ha mer information om icke-elektroniska betalningsmetoder eller om du har frågor om elektroniska betalningsmetoder är det bäst att kontakta organisationen direkt.

6. Underrättelse om tidig användning av det decentraliserade it-systemet

De datum som fastställs i e-juridikförordningen ((EU) 2023/2844, artikel 10.3 och artikel 26.3) för ibruktagandet av det decentraliserade IT-systemet är följande för respektive delar:

1. Ibruktagande av del 1 senast den 17 januari 2028.
2. Ibruktagande av del 2 senast den 17 januari 2029.
3. Ibruktagande av del 3 senast den 17 januari 2030.
4. Ibruktagande av del 4 senast den 17 januari 2031.

Det decentraliserade it-systemet kommer inte att börja användas tidigare än de datum som fastställs i artikel 26.3 i e-juridikförordningen (EU) 2023/2844) för någon av de fyra delar som ingår i artikel 10.3 i den förordningen. Om ett tidigt ibruktagande ändå visar sig vara möjligt ska det för varje rättsligt instrument och organisation anges när detta kan uppnås.

7. Underrättelse om tidig användning av videokonferenser i frågor på privaträttens område

För närvarande kommer det inte att vara möjligt att använda videokonferenser i frågor på privaträttens område före den 1 maj 2025 för rättsliga instrument som ingår i e-juridikförordningen (förordning (EU) 2023/2844), i enlighet med artikel 5 i den förordningen.

8. Underrättelse om tidig användning av videokonferenser i frågor på det straffrättsliga området

För närvarande kommer det inte att vara möjligt att använda videokonferenser i fårgor på det straffrättsliga området före den 1 maj 2025 för rättsliga instrument som ingår i e-juridikförordningen (förordning (EU) 2023/2844), i enlighet med artikel 6 i den förordningen.