1 Czy można wszcząć postępowanie za pośrednictwem internetu?
Tak, można wszcząć postępowanie sądowe przez bezpieczny sądowy portal internetowy. Do portalu mają dostęp członkowie społeczeństwa, adwokaci i przedstawiciele innych zawodów prawniczych, a także przedsiębiorcy, firmy i inne organizacje.
Drogą elektroniczną nie można jednak jeszcze wszczynać postępowań we wszystkich jurysdykcjach sądów ani we wszystkich rodzajach postępowania.
Drogą elektroniczną można wnosić skargi kasacyjne (cassatiezaken) do Sądu Najwyższego (Hoge Raad). Jest to obowiązkowe w sprawach cywilnych oraz (od 1 stycznia 2023 r.) w sprawach karnych.
2 Jeżeli tak, jakiego rodzaju spraw dotyczy ta możliwość? Czy niektóre sprawy można wszcząć wyłącznie przez internet?
Sprawy cywilne:
- W postępowaniach egzekucyjnych adwokaci mogą składać drogą elektroniczną wnioski o zajęcie do każdego sądu okręgowego.
- Adwokaci mogą składać drogą elektroniczną wspólne pozwy rozwodowe do sądu okręgowego dla centralnych Niderlandów (w Utrechcie) oraz do sądu okręgowego dla prowincji Overijssel (w Alemlo).
- Adwokaci są zobowiązani do składania drogą elektroniczną skarg kasacyjnych do Sądu Najwyższego, zob. Digitaal procederen bij de Hoge Raad - Hoge Raad.
Sprawy administracyjne:
- Adwokaci muszą wszczynać postępowania drogą elektroniczną w sprawach azylowych i dotyczących zatrzymań.
- Adwokaci mogą składać wnioski drogą elektroniczną w zwykłych sprawach związanych z imigracją.
- Członkowie społeczeństwa, adwokaci i inni specjaliści mogą składać odwołania drogą elektroniczną do dowolnego sądu apelacyjnego w sprawach podatkowych.
- Członkowie społeczeństwa, adwokaci i inni specjaliści mogą składać drogą elektroniczną skargi kasacyjne do Sądu Najwyższego.
- Członkowie społeczeństwa, adwokaci i inni specjaliści mogą wszczynać drogą elektroniczną postępowanie w pierwszej instancji lub postępowanie odwoławcze w Radzie Stanu (Raad van State) (zob. Digitaal procederen - Raad van State).
Aktualne informacje o cyfryzacji sądów okręgowych i apelacyjnych w poszczególnych jurysdykcjach można znaleźć pod adresem: Digitalisering rechtspraak | Rechtspraak.
3 Czy wszczęcie postępowania jest możliwe przez cały czas (24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu) czy tylko w określonych godzinach? W tym drugim przypadku, w jakich godzinach?
Aby wnieść sprawę lub dostarczyć pisma procesowe do różnych sądów, można skorzystać z portalu internetowego, który jest stale dostępny. Na stronie internetowej danego sądu można znaleźć informacje o ewentualnych awariach lub pracach związanych z utrzymaniem systemu. Jeśli potrzebna jest pomoc, zasadniczo można skontaktować się z działem pomocy technicznej, na przykład z centrum obsługi wymiaru sprawiedliwości (servicecentrum van de Rechtspraak), drogą elektroniczną lub telefonicznie od poniedziałku do piątku w godzinach urzędowania oraz wczesnym wieczorem.
4 Czy pozew powinien być sformułowany w określonym formacie?
Jeśli dane postępowanie można wszcząć drogą elektroniczną, dodatkowe dokumenty dostarcza się przez portal internetowy danego sądu. Co do zasady należy w tym celu wypełnić cyfrowy kwestionariusz dostępny w portalu. Dokumenty ładuje się w formacie PDF/A. Nie mogą one przekraczać 25 megabajtów oraz muszą spełniać wymogi optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Pliki audio muszą być w formacie MP3, obrazy – JPEG, a pliki wideo – Mp-4-h.264.
Specyfikacje te określono w regulaminach postępowania przed sądami (Procesreglementen | Rechtspraak).
5 W jaki sposób zabezpiecza się dane przesyłane i przechowywane?
Władza sądownicza rejestruje dane (osobowe), które są niezbędne do sprawnego przeprowadzenia postępowania. Dane te traktuje się poufnie oraz w bezpieczny sposób zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO). „Folder elektroniczny” zawierający dokumenty sądowe i załączniki jest szyfrowany, aby zagwarantować, że ich treść może odczytać tylko sąd, do którego dane dokumenty są skierowane.
Link: Digitalisering rechtspraak | Rechtspraak.
6 Czy istnieje konieczność zastosowania jakiejś formy podpisu elektronicznego lub rejestracji czasu?
Tak, podczas logowania się do portalu internetowego sądu należy posłużyć się cyfrowym środkiem uwierzytelniania. Akceptowalne środki uwierzytelniania określa odpowiedni regulamin postępowania (wetten.nl - Regeling - Besluit elektronisch procederen - BWBR0044275 (overheid.nl)). W przypadku adwokatów jest to legitymacja adwokacka, w przypadku organizacji – e-ID (e-Herkenning); natomiast w przypadku członków społeczeństwa – DigiD e-ID wraz dodatkowym uwierzytelnieniem w formie wiadomości tekstowej.
7 Czy istnieje konieczność uiszczenia opłat sądowych? Jeżeli tak, w jaki sposób można je uiścić i czy różnią się od opłat w tradycyjnym postępowaniu (z pominięciem drogi elektronicznej)?
Tak, opłaty sądowe są należne we wszystkich postępowaniach. Postępowanie elektroniczne nie podlega odrębnej opłacie. W postępowaniu elektronicznym opłaty sądowe wnosi się przez internet. W przypadku niewniesienia opłaty sprawie nie można nadać (dalszego) biegu. Kancelarie adwokackie mogą prowadzić rachunek w sądzie.
8 Czy możliwe jest wycofanie pozwu, który został złożony przez internet?
Tak, jest to możliwe. Sposób wycofania pozwu określa się w regulaminie postępowania przed danym sądem.
9 Czy pozwany ma możliwość/jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi przez internet, jeżeli powód wszczyna postępowanie przez internet?
Nie, chyba że przeprowadzenie postępowania drogą elektroniczną jest obowiązkowe – w takim przypadku pozwany musi udzielić odpowiedzi przez internet. W przypadku, gdy składanie pism drogą elektroniczną jest opcjonalne, oraz jeżeli tak stanowi regulamin postępowania przed danym sądem, pozwany może składać dokumenty procesowe w formie pisemnej oraz korzystać z bezpiecznego systemu poczty elektronicznej danego sądu (Veilig Mailen).
10 Co się dzieje z punktu widzenia procedury elektronicznej, jeżeli pozwany odpowie na pozew?
Postępowanie elektroniczne prowadzi się w całości przez internet. Pozwany otrzymuje w wiadomości e-mail powiadomienie o każdym nowym dokumencie umieszczonym w elektronicznych aktach sprawy. Pozwani mogą dołączać do akt sprawy własne dokumenty oraz zapoznawać się z aktami drogą elektroniczną. Orzeczenie sądu udostępnia się stronom przez internet, w formie dokumentu elektronicznego.
11 Co się dzieje z punktu widzenia procedury elektronicznej, jeżeli pozwany nie odpowie na pozew?
W przypadku prawidłowego doręczenia pozwu stronie przeciwnej sąd może wydać wyrok zaoczny. O wszelkich czynnościach procesowych stronę przeciwną informuje się na piśmie.
12 Czy możliwe jest składanie dokumentów do sądu drogą elektroniczną? Jeżeli tak, w jakich rodzajach postępowania i pod jakimi warunkami jest to możliwe?
Zob. odpowiedzi na pytania 1 i 2. W przypadku gdy składanie dokumentów drogą elektroniczną nie jest obowiązkowe, można je również przesyłać pocztą tradycyjną. Nie można przesyłać wiadomości ani dokumentów standardową pocztą elektroniczną. Zgodnie z zarządzeniem w sprawie prowadzenia postępowań elektronicznych (Besluit Elektronisch procederen) to sądy określają w swoich regulaminach, z których bezpiecznych systemów poczty elektronicznej można korzystać do komunikacji z nimi.
13 Czy pisma sądowe, w tym w szczególności orzeczenia, można doręczać za pośrednictwem internetu?
Nie, co do zasady pism sądowych, a w szczególności orzeczeń, nie można doręczać ani nie można o nich powiadamiać przez internet. Zob. również odpowiedź na pytanie 10.
14 Czy orzeczenia sądowe mogą być wydawane w drodze elektronicznej?
Tak, ale dotyczy to wyłącznie orzeczeń sądowych w postępowaniach prowadzonych drogą elektroniczną – w takim przypadku strony powiadamia się o orzeczeniu sądowym przez bezpieczny portal internetowy.
15 Czy można wnieść odwołanie i doręczyć orzeczenie w sprawie odwołania za pośrednictwem internetu?
Tak, odwołanie można wnieść przez internet w określonych rodzajach postępowań. Zob. odpowiedź na pytanie 2. Jeżeli postępowanie w sądzie apelacyjnym prowadzono drogą elektroniczną, strony powiadamia się o orzeczeniu sądu również tą drogą. Orzeczenia nie można doręczyć drogą elektroniczną.
16 Czy możliwe jest wszczęcie postępowania egzekucyjnego za pośrednictwem internetu?
Co do zasady nie można wszczynać postępowań egzekucyjnych przez internet. Adwokaci mogą jednak składać przez internet wnioski o zajęcie – zob. odpowiedź na pytanie 2.
17 Czy strony lub ich zastępcy procesowi mogą dowiadywać się o przebiegu postępowania on-line? Jeżeli tak, to w jaki sposób można to robić?
Tak, w postępowaniach wszczynanych drogą elektroniczną strony i ich zastępcy procesowi mają prawo wglądu do akt sprawy przez internet. W tym celu powinni zalogować się do portalu internetowego danego sądu.