Guide on videoconferencing in cross-border proceedings (PDF)

CONTENTS

1. CROSS-BORDER VIDEOCONFERENCING IN THE EU

1.1. Scope and Background

1.2. Overview of the Legal Framework in European Union law

2. PRACTICAL CONSIDERATIONS FOR VIDEOCONFERENCING

2.1. Preparatory arrangements

2.2. The Request

2.3. The Necessary Preparations

2.4. Interpretation

2.5. The Hearing

2.6. Minutes of the Hearing

3. TECHNICAL ASPECTS

3.1. Background to Technical Requirements

3.2. General Arrangements and Quality Principles

3.2.1. Videoconferencing Equipment - Image

3.2.1. Videoconferencing Equipment - Sound

3.3. Operation of the videoconferencing equipment

3.3.1. Recordings and Use of Documents

3.3.2. Multipoint connections and bridging

ANNEXES

4. Annex I – Further Explanation of the Legal Framework for the Use of Videoconferencing in Cross-border Cases

4.1. The Legal Framework in Criminal Matters

4.2. The Legal Framework in Civil and Commercial Matters

5. Annex II - TECHNICAL STANDARDS

6. Annex III - KEY STEPS FOR USING VIDEOCONFERENCING IN CROSS-BORDER PROCEEDINGS

1. Din il-gwida tkopri l-użu tat-tagħmir tal-vidjokonferenzjar fi proċeduri ġudizzjarji transkonfinali fl-Unjoni Ewropea. Hija tiddiskuti l-aspetti organizzattivi, tekniċi u legali tal-użu tat-teknoloġija tal-vidjokonferenzjar.  Barra minn hekk hija tanalizza l-użu tat-tagħmir fl-awli tal-qorti u fil-kmamar tax-xhieda, u l-użu ta' tagħmir mobbli.   Il-gwida tapplika għal każijiet fejn il-vidjokonferenzjar jintuża għal kwalunkwe parti tal-proċeduri legali, partikolarment għall-kumpilazzjoni tax-xhieda minn postijiet remoti fi Stati Membri oħrajn tal-UE.

2. Din il-gwida fiha pariri u gwida għall-professjonisti legali, segretarji tal-qorti u persunal tekniku. Din il-gwida tiddiskuti l-konsiderazzjonijiet prattiċi dwar l-użu tat-tagħmir tal-vidjokonferenzjar li huwa ta' interess partikolari għall-professjonisti legali u l-persunal tal-qorti, u mbagħad teżamina l-aspetti tekniċi li huma ta' interess speċifiku għall-persunal tekniku. L-anness għall-gwida jipprovdi dettalji dwar il-qafas legali għall-użu transkonfinali tal-vidjokonferenzjar f'materji kriminali, kif ukoll ċivili u kummerċjali. Annessi oħrajn jissottolinjaw l-istandards tekniċi li għandhom jitqiesu u jipprovdu sommarju ta' passi prinċipali fil-proċessi għall-użu tal-vidjokonferenzjar fil-proċeduri ġudizzjarji transkonfinali. Dan id-dokument jimmira li jgħin lill-utenti billi jipprovdilhom konsulenza u gwida. Huwa ma jissostitwixxix struzzjonijiet ta' ħidma dettaljati jew struzzjonijiet operattivi dettaljati.

3. Dan id-dokument huwa kkonċernat partikolarment bl-użu tal-vidjokonferenzjar fi proċeduri fil-qrati kriminali, ċivili u kummerċjali.  Madankollu, bosta mill-aspetti tekniċi dwar l-użu tal-vidjokonferenzjar huma ġeneralment aktar applikabbli għall-użu tiegħu fil-komunità ġudizzjarja aktar ġenerali. Is-smigħ tax-xhieda u esperti mhux dejjem issir fil-qrati u huwa possibbli li tiġi stabbilita konnessjoni ta' vidjokonferenzjar bejn il-qrati u postijiet oħrajn, bħal rappreżentazzjonijiet konsulari u diplomatiċi, ħabsijiet, sptarijiet u ċentri ta' asil. Bħala tali, dan id-dokument jista' jintuża bħala bażi għall-użu tal-vidjokonferenzjar fi proċeduri oħrajn.

4. Normalment fil-proċeduri ċivili transkonfinali jkun hemm żewġ sitwazzjonijiet possibbli fejn ix-xhieda u l-esperti jistgħu jinstemgħu permezz tal-vidjokonferenzjar:

• Kumpilazzjoni indiretta tax-xhieda, fejn il-qorti fl-istat rikjest tmexxi s-smigħ ta', pereżempju, xhud (taħt ċerti kondizzjonijiet bil-parteċipazzjoni tar-rappreżentanti tal-qorti rikjedenti)
• Kumpilazzjoni diretta tax-xhieda, fejn il-qorti rikjedenti tisma' xhud fi Stat Membru ieħor permezz tal-vidjokonferenzjar.

5. F'investigazzjonijiet kriminali ta' qabel il-proċess, l-imħallef jew il-prosekutur li jinvestiga jista' jiddeċiedi li jieħu xhieda minn xhud li jkun mhedded jew xhud jew espert li jirrisjedi barra mill-pajjiż, permezz ta' vidjokonferenza jew kwalunkwe mezz ieħor adegwat ta' komunikazzjoni awdjoviżiva remota, bil-qbil tax-xhur, jekk dan tal-aħħar ma jkunx jista' jew ma jkunx jixtieq jidher fil-proċess in persona.

6. Id-disponibbiltà tax-xhieda esperti ġiet identifikata bħala waħda mill-kawżi ta' dewmien f'każijiet ċivili (eż. esperti mediċi jew psikoloġisti f'każijiet dwar kustodju ta' tfal jew kura tat-tfal) u f'każijiet kriminali (eż. esperti forensiċi jew tal-informatika).  L-użu ta' tagħmir tal-vidjokonferenzjar ser jipprovdi lill-qrati flessibbiltà akbar għal meta u kif xhieda esperti minn Stati Membri oħrajn huma meħtieġa jagħtu xhieda.  Meta jinstemgħu xhieda esperti, huwa rakkomandabbli li l-espert ikun ikkuntattjat qabel is-smigħ, sabiex jiġi vverifikat x'tip ta' tagħmir tekniku jista' jkun meħtieġ matul is-smigħ.

7. Għal xhieda vulnerabbli u intimidati l-vidjokonferenzjar jista' jitqies bħala mezz biex jitnaqqsu t-tensjoni u l-iskonfort li jistgħu jkunu kkawżati mill-vjaġġ skomdu lejn qorti barranija.  Biex tingħata xhieda lil kwalunkwe qorti barranija, kamra separata tax-xhieda tista' tkun aktar prattika mill-awla tal-qorti.

8. L-applikazzjonijiet fil-każijiet kriminali kollha huma ġeneralment irregolati minn atti nazzjonali u mill-Konvenzjoni dwar Assistenza Reċiproka f'Affarijiet Kriminali bejn l-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea tad-29 ta' Mejju, 2000 (aktar 'il quddiem imsejħa "Konvenzjoni MLA tal-2000") .

9. L-applikazzjonijiet jistgħu jsiru wkoll f'każijiet ċivili abbażi tar-Regolament tal-Kunsill tal-UE Nru 1206/2001 tat-28 ta' Mejju 2001 dwar kooperazzjoni bejn il-qrati tal-Istati Membri fil-kumpilazzjoni tax-xhieda f'materji ċivili jew kummerċjali (aktar 'il quddiem imsejjaħ "Regolament tal-Kumpilazzjoni tax-xhieda tal-2001").

10. Il-formoli u l-informazzjoni standard dwar il-proċeduri huma disponibbli wkoll fuq is-siti elettroniċi tan-Netwerk Ġudizzjarju Ewropew fil-materji ċivili u kummerċjali (fl-Atlas Ġudizzjajru Ewropew) u fin-Netwerk Ġudizzjarju Ewropew fil-materji kriminali.

11. Aktar possibbiltajiet għall-użu tal-vidjokonferenzjar fil-kuntest tal-UE jista' jinstab fid-Direttiva tal-Kunsill 2004/80/KE tad-29 ta' April 2004 li għandha x'taqsam ma' kumpens għal vittmi ta' delitti.  Skont l-Artikolu 9(1) tad-Direttiva l-applikant jista' jinstema' permezz tal-vidjokonferenzjar.   Barra minn hekk, l-Artikolu 9(1) tar-Regolament (KE) Nru 861/2007 tal-11 ta' Lulju 2007 li jistabbilixxi Proċedura Ewropea għal Talbiet Żgħar jipprevedi l-possibbiltà li tittieħed xhieda permezz tal-vidjokonferenza jekk il-mezzi jkunu disponibbli. Id-Direttiva 2008/52/KE tal-21 ta' Mejju 2008 dwar ċerti aspetti ta' medjazzjoni f'materji ċivili u kummerċjali tenfasizza li hi m'għandha bl-ebda mod timpedixxi l-użu ta' teknoloġiji moderni ta' komunikazzjoni fil-proċess ta' medjazzjoni.

12. Għall-parti l-kbira tal-Istati Membri tal-UE, bosta minn dawn l-istrumenti huma diġà applikabbli (b'xi riżervi magħmulin minn xi Stati Membri, speċjalment rigward is-smigħ tal-persuni akkużati permezz tal-vidjokonferenza) .

13. Fi proċeduri ġudizzjarji transkonfinali, l-objettiv huwa li s-sessjoni ta' vidjokonferenzjar issir kemm jista' jkun possibbli qrib għall-prattika tas-soltu fi kwalunkwe qorti fejn tittieħed xhieda f'qorti miftuħa. Meta mqabbla mal-proċeduri ġudizzjarji nazzjonali, hemm differenzi pjuttost żgħar fil-proċeduri transkonfinali. L-arranġament għal smigħ transkonfinali bl-użu ta' vidjokonferenzjar jeħtieġ li jittieħdu ċerti miżuri formali.

14. F'materji ċivili u kummerċjali, it-talba rigward il-kumpilazzjoni tax-xhieda permezz tal-vidjokonferenzjar issir bl-użu ta' formoli standard. Dawn il-formoli huma disponnibli fis-sit elettroniku tal-Atlas Ġudizzjarju Ewropew tan-Network Ġudizzjarju Ewropew fil-materji ċivili u kummerċjali.

15. F'materji kriminali m'hemm ebda obbligu li jintużaw ċerti formoli ta' talba jew noti ta' spjegazzjoni. In-Network Ġudizzjarju Ewropew fil-materji kriminali żviluppa nota ta' spjegazzjoni għal ittri rogatorji. Bl-użu tan-nota ta' spjegazzjoni, l-awtoritajiet rikjedenti u rikjesti ser ikunu jistgħu jistabbilixxu kuntatt dirett dwar il-kontenut u/jew l-eżekuzzjoni tal-ittra rogatorja. (ara l-Anness III).

16. It-talbiet jistgħu jintbagħatu bil-posta, bil-kurrier, bil-fax (fl-Istati Membri kollha) jew bil-posta elettronika (mhux fl-Istati Membri kollha). Xi dettalji dwar ir-regoli fis-seħħ fl-Istati Membri jistgħu jinstabu fis-siti elettroniċi tan-Networks Ġudizzjarji Ewropej.

17. In-natura tat-talba għall-użu tal-vidjokonferenzjar fl-assistenza legali reċiproka jew tal-kumpilazzjoni tax-xhieda hija differenti f'materji ċivili u kriminali u d-dettalji jingħataw fl-Anness III. Il-formoli huma disponibbli kemm fil-materji ċivili u kif ukoll kriminali u jintbagħtu mill-qorti rikjedenti lill-qorti rikjesta f'pajjiż ieħor (f'materji kriminali l-użu tal-formoli mhux obbligatorju). Il-formoli jinkludu informazzjoni użata biex isir kuntatt mal-partijiet involuti mar-rappreżentanti u dettalji tal-qorti. F'xi każijiet l-informazzjoni dwar il-ħlas għall-użu tat-tagħmir u l-lingwa li għandha tintuża fil-vidjokonferenza wkoll tista' tingħata.

18. F'materji ċivili r-Regolament tal-Kumpilazzjoni tax-xhieda 2001 jipprevedi żewġ possibbiltajiet għall-użu tal-vidjokonferenzjar fil-kumpilazzjoni tax-xhieda transkonfinali:

• Skont l-Artikoli 10 sa 12 l-qorti rikjedenti tista' titlob lill-qorti rikjesta fi Stat Membru ieħor biex tippermetti lilha jew lill-partijiet ikunu preżenti jew jipparteċipaw permezz ta' vidjokonferenza fil-kumpilazzjoni tax-xhieda mill-qorti rikjesta. Tali talba tista' tkun irrifjutata biss jekk tkun inkompatibbli mal-liġi tal-Istat Membru tal-qorti rikjesta jew minħabba diffikultajiet prattiċi maġġuri. F'dak il-każ l-Artikolu 13 jipprevedi miżuri obbligatorji għall-eżekuzzjoni tat-talba. Madankollu, skont l-Artikolu 14 ix-xhud jista' jagħmel użu mid-dritt li jagħmel kumpilazzjoni tax-xhieda skont il-liġi tal-Istat Membru tal-qorti rikjedenti jew rikjesta.
• Skont l-Artikolu 17 il-qorti rikjedenti stess tieħu xhieda direttament fi Stat Membru ieħor bil-kunsens tal-korp ċentrali jew tal-awtorità kompetenti ta' dan l-Istat Membru. Skont l-Artikolu 17(4) il-korp ċentrali jew l-awtorità kompetenti huma obbligati jinkoraġġixxu l-vidjokonferenzjar għal dan l-għan. L-Artikolu 17(2) jispeċifika li l-kumpilazzjoni diretta tax-xhieda tista' ssir biss jekk tista' ssir fuq bażi volontarja.

Apparti mill-possibbiltà ma' miżuri obbligatorji, id-differenzi prinċipali bejn iż-żewġ metodi huma l-qorti responsabbli mill-kumpilazzjoni tax-xhieda u l-liġi applikabbli.

19. Il-qorti rikjedenti tibgħat it-talba għal vidjokonferenzjar u l-informazzjoni mitluba flimkien ma' formola ta' talba ta' tip A jew I mir-Regolament tal-Kumpilazzjoni tax-xhieda 2001 lill-qorti rikjesta. It-tweġiba għat-talba ssir ukoll bl-użu ta' formoli standard oħrajn. Jekk talba lil qorti fi Stat Membru ieħor għal parteċipazzjoni permezz ta' vidjokonferenza tkun miċħuda, il-qorti tuża l-formola tat-tip E. F'każ ta' kumpilazzjoni diretta tax-xhieda, il-korp ċentrali jew l-awtorità kompetenti huma obbligati jinfurmaw lill-qorti rikjedenti fi żmien 30 jum (bl-użu tal-formola tat-tip J) jekk it-talba tistax tkun aċċettata jew le. Jekk it-talba tkun aċċettata l-qorti rikjedenti tista' tikseb ix-xhieda f'perijodu ta' żmien li hija tiddeċiedi.

20. F'materji kriminali, l-Istat Membru rikjest għandu jaqbel mas-smigħ b'vidjokonferenza kemm-il darba l-użu tal-vidjokonferenza ma jkunx kontra l-prinċipji fundamentali tal-liġi tiegħu u bil-kondizzjoni li huwa jkollu l-mezzi tekniċi biex iwettaq is-smigħ. Miżuri obbligatorji jistgħu jkunu ordnati fl-eżekuzzjoni ta' talba għal assistenza reċiproka (eż. taħrika biex persuna tidher b'sanzjoni fil-każ li ma tidhirx) jekk ir-reat deskritt fit-talba jkun punibbli wkoll fl-istat rikjest.

21. Fejn it-tagħmir tal-vidjokonferenzjar li ser jintuża mhuwiex fornut mill-qorti rikjedenti, l-ispejjeż kollha tat-trasmissjoni, inklużi l-ispejjeż għall-kiri tat-tagħmir u tal-persunal tekniku li joperah, inizjalment ser ikunu r-responsabbiltà tal-awtorità li titlob il-vidjokonferenza, u din għandha tidħol għalihom.  Skont ir-Regolament tal-Kumpilazzjoni tax-Xhieda tal-2001 il-prinċipju ġenerali huwa li l-eżekuzzjoni tat-talba għal kumpilazzjoni indiretta tax-xhieda m'għandhiex twassal għal talba għal rimborż ta' taxxi jew spejjeż. Madanakollu, jekk il-qorti rikjesta teħtieġ dan, il-qorti rikjedenti għandha tiżgura r-rimborż tal-ispejjeż li jirriżultaw mill-użu tal-vidjokonferenzjar.

22. Meta tkun aċċettata t-talba jistgħu jibdew it-tħejjijiet prattiċi.

23. Fi proċeduri transkonfinali ċivili u kummerċjali, f'każ ta' talba lil qorti fi Stat Membru ieħor, il-qorti rikjesta tinforma lill-qorti rikjedenti u/jew il-partijiet bid-data, il-ħin u l-kondizzjonijiet għall-parteċipazzjoni. Konsultazzjoni minn qabel mal-qorti rikjedenti dwar id-data u l-ħin tas-smigħ għandha tkun ikkunsidrata. Il-qorti rikjesta tħarrek lix-xhud u tieħu l-miżuri obbligatorji meħtieġa, jekk ikun meħtieġ hekk. It-talba għandha tkun eżegwita fi żmien disgħin jum mill-wasla.

24 F'każ ta' kumpilazzjoni diretta tax-xhieda, il-qorti rikjedenti stess tkun responsabbli għall-organizzazzjoni tas-smigħ u biex tinnotifika lix-xhud bid-data, il-ħin u l-post tas-smigħ kif ukoll bil-fatt li l-għoti tax-xhieda huwa volontarju. Il-korp ċentrali jew l-awtorità kompetenti tal-Istat Membru rikjest għandhom jassistu lill-qorti rikjedenti, peress li huma fid-dmir jinkoraġġixxu l-vidjokonferenzjar. Il-qorti rikjedenti għandha tikkonforma mal-kondizzjonijiet stabbiliti mill-korp ċentrali jew l-awtorità kompetenti, li tista' tagħżel ukoll qorti tal-Istat Membru tagħha biex tiżgura l-konformità.

25. F'materji kriminali, l-awtorità ġudizzjarja tal-Istat Membru rikjest tħarrek lill-persuna biex tidher skont il-liġi tiegħu.  Il-metodu ta' kif il-persuna tintalab tidher f'qorti huwa rregolat bil-leġislazzjoni nazzjonali.

26. Barra minn hekk, il-qorti rikjedenti u l-faċilità ta' vidjokonferenzjar fl-Istat Membru rikjest (li tista' tkun qorti) jeħtieġu jagħmlu prenotazzjoni tal-awli tal-qorti jew tal-kmamar tax-xhieda.     Jekk għas-smigħ tintuża l-interpretazzjoni, f'materji ċivili fil-każ ta' kumpilazzjoni diretta tax-xhieda l-qorti rikjedenti tikkuntattja lill-interpreti u tilħaq ftehim mal-interpreti (rigward il-miżata, l-arranġamenti ta' vvjaġġar possibbli u spejjeż oħrajn).

27. L-użu tat-tagħmir tal-vidjokonferenzjar għandu rwol ċentrali fit-tħejjijiet prattiċi.  Ikun hemm dejjem il-ħtieġa li jsiru kuntatti fi żmien debitu qabel il-vidjokonferenza bejn l-esperti tekniċi tal-qrati, il-ħabsijiet jew postijiet oħrajn ta' vidjokonferenzjar rispettivi, sabiex jiġi żgurat li t-tagħmir tal-vidjokonferenza jiffunzjona kif suppost (kameras, mikrofoni, skins, linji ISDN, eċċ).  Huwa rakkomandabbli li t-tagħmir u l-konnessjonijiet ikunu ttestjati mill-anqas jum qabel il-vidjokonferenza attwali.  Barra minn hekk x'aktarx ikun utli li n-numri tal-linji tat-telefon ISDN u n-numri tal-fax jintbagħtu lill-persunal tekniku u lis-segretarji tal-qrati rispettivi.

28. F'vidjokonferenzjar transkonfinali jaf ikun hemm il-ħtieġa ta' interpretu, jew fil-qorti rikjedenti jew fil-qorti rikjesta. L-interpretu jista' jew jaħdem minn post remot, waqt li l-partijiet ewlenin ikunu fl-istess post, pereżempju, fl-awla tal-qorti (interpretazzjoni remota), jew, fejn parteċipant remot (eż. konvenut jew xhud) jirrikjedi interpretu, l-interpretu jkun fl-istess post tal-parteċipant remot jew ikun fis-sit ewlieni (interpretar permezz tal-vidjokonferenzjar).

28 a. L-użu tal-interpretazzjoni matul il-vidjokonferenzjar (…) huwa ta' sfida għall-parteċipanti fis-smigħ u għall-interpretu. Ix-xhud jista' ma jkunx imdorri jaħdem mal-interpreti u s-sens ta' distanza jista' joħloq problemi bl-interpretazzjoni. Għall-interpreti jkun utli jekk l-imħallef jikkoordina l-ordni li fih jitkellmu l-partijiet involuti.

29. Il-kumpilazzjoni tax-xhieda s-soltu ssir b'interpretazzjoni konsekuttiva. Fl-interpretazzjoni konsekuttiva l-imħallef ikollu rwol ċentrali fl-amministrazzjoni tal-interpretazzjoni u fl-għoti ta' struzzjonijiet lix-xhud jew lill-interpretu matul is-smigħ. Minħabba l-kumplessitajiet tal-vidjokonferenzjar u l-interpretar f'ambjenti ġuridiċi, huwa rakkomandat li l-metodu konsekuttiv tal-interpretar għandu jintuża meta l-interpretu jkun separat minn dawk li jirrikjedu l-interpretar, minħabba li dan il-metodu jippermetti aktar faċilment kjarifiki u interventi li jistgħu jkunu neċessarji biex jiġi żgurat li l-interpretar ikun preċiż.

29 a. L-interpretazzjoni simultanja hija aktar impenjattiva, peress li tirrikjedi li jkun hemm kabina speċjali għall-interpretu u li l-interpretazzjoni tkun trasmessa lis-semmiegħa permezz ta' tagħmir magħmul apposta (trasmettitur, riċevitur u earphones). Meta jiġu ppreżentati dokumenti bil-miktub matul is-smigħ jew il-proċess, ta' spiss ikun jeħtieġ traduzzjoni “prima vista” tat-test bil-miktub. Jekk l-interpretu ma jkunx fl-awla tal-qorti fejn id-dokument jiġi ppreżentat, ikun jeħtieġ li jintużaw kameras għad-dokumenti fil-vidjokonferenzjar.

30. Meta jintużaw interpreti remoti f'post terz, barra mill-awli tal-qorti, għandha tingħata attenzjoni għall-arranġamenti preparatorji u l-informazzjoni minn qabel dwar it-tagħmir tekniku ta' dan il-post terz u għall-ittestjar tal-konnessjonijiet bejn il-postijiet qabel is-smigħ propju. Barra minn hekk għandha tingħata attenzjoni għall-akustika u għall-kwalità tal-ħoss fil-post tal-interpretu remot.

30 a. Aspetti oħra li għandhom jiġu kkunsidrati huma t-tqassim tal-kmamar li fihom jintużaw il-vidjokonferenzjar u l-interpretar u l-pożizzjonar tal-interpretu u tal-parteċipanti l-oħra. Il-komunikazzjoni viżiva u nonverbali għandha rwol kruċjali li tgħin lil interpretu jifhem x'jintqal, biex ikollu idea aħjar tal-varjazzjonjiet tat-tifsira u jsolvi ambigwitajiet possibbli. Għalhekk, l-interpretu għandu jkun jista' jara l-uċuħ, l-espressjonijiet tal-wiċċ u possibbilment il-moviment tax-xufftejn ta' parteċipanti remoti. Dan għandu konsegwenzi għall-pożizzjoni tal-parteċipanti b'rabta mal-kameras li jwasslu l-immaġni bil-vidjo lill-interpretu. L-interpretu għandu jkollu d-dehra minn quddiem tal-parteċipanti remoti. Fl-istess waqt, l-interpretu ma għandux ikun iċ-ċentru tal-attenzjoni sempliċement għax jidher fl-iskrin tal-vidjo. Fi kliem ieħor, l-arranġament ma għandux joħloq sitwazzjoni fejn il-partijiet ewlenin ikollhom idawru wiċċhom lil hinn minn xulxin biex jaraw lill-interpretu.

30 b. Għandha tingħata attenzjoni wkoll kemm għall-affidabbiltà kif ukoll għas-sigurtà tat-trasmissjonijiet li għandhom jiġu żgurati.

31. Meta jintużaw l-interpreti fil-proċess ta' vidjokonferenzjar, għandha tingħata attenzjoni għall-aspetti li ġejjin:

• Għandhom jiġu żgurati komunikazzjoni u interpretar ta' kwalità għolja;
• Waqt l-interpretazzjoni l-impatt ta' kwistjonijiet tekniċi bħall-kontroll fuq it-tagħmir (eż. kontroll fuq il-moviment tal-kamera fl-interpretar ibbażat fuq vidjo). Dan jista' jkun partikolarment kruċjali għall-interpretazzjoni remota, fejn id-dehra u l-immaġni mis-sit remot għandhom jiġu żgurati.
• Il-ġestjoni tal-komunikazzjoni hija essenzjali: għandu jkun hemm possibbiltajiet ta' intervent mill-interpretu (qabel u waqt il-kompitu tal-interpretar, għal mistoqsija biex jiġi kkjarifikat il-kontenut);
• Il-kwalità tal-ħoss hija kruċjali, u daqstant ieħor huwa l-impatt tad-dewmien fit-trasmissjoni tad-data (madwar 0.5 sekondi) fuq problemi ta' interazzjoni waqt l-interpretazzjoni.

32. Fir-rigward tal-kwalità tal-interpretazzjoni, il-kwalifiki meħtieġa għall-interpreti tal-qorti jvarjaw minn Stat Membru għall-ieħor. Dan jeħtieġ li jkun meqjus fit-talbiet għall-użu tal-vidjokonferenzjar fl-assistenza ġuridiku reċiproka jew fil-kumpilazzjoni tax-xhieda.

32 a. Sabiex jingħelbu d-diffikultajiet tal-vidjokonferenzjar flimkien mal-interpretazzjoni u l-perċezzjonijiet negattivi li jista' jkun hemm fost il-parteċipanti, ir-rakkomandazzjonijiet li ġejjin dwar kif għandu jiġi implimentat u użat l-interpretar permezz tal-vidjo jistgħu jkunu ta' għajnuna:

A. L-ippjanar, l-akkwist u l-istallazzjoni ta' apparat tal-vidjokonferenzjar għall-awli tal-qorti

• għandhom jiġu identifikati l-ħtiġijiet:
  għandu jitfassal arranġament speċifiku, bħal min ikellem lil min, min jeħtieġ li jara lil min.
• għandhom jiġu involuti esperti fl-istadju tal-ippjanar:
  huwa importanti ferm li l-ippjanar jinvolvi esperti fl-interpretar/lingwistiċi, ġuridiċi u teknoloġiċi biex jiżviluppaw l-ispeċifiċitajiet tal-arranġament.
• għandha tintuża teknoloġija ta' kwalità għolja:
  għandhom jiġu pprovduti ħoss u vidjo ta' kwalità għolja għall-partijiet kollha involuti u tagħmir addizzjonali għall-interpretu kif meħtieġ; għandha tintuża kamera separata għad-dokumenti (għall-preżentazzjoni ta' dokumenti, immaġni u materjal ieħor li jista' jiffaċilita l-interpretar). Għandu jkun innutat li l-interpretar simultanju għandu rekwiżiti speċifiċi għall-kwalità (ogħla) ta' awdjo u vidjo u sinkronizzazzjoni tax-xufftejn mill-interpretar konsekuttiv.
• għandu jkun hemm fażi ta' prova:
  speċjalment qabel ma jsir xiri fuq skala kbira, implimentazzjoni u tnedija ta' tagħmir tal-vidjokonferenzjar. Għandhom jiġu identifikati mumenti kritiċi fil-proċess ta' komunikazzjoni u għandhom isiru l-aġġustamenti meħtieġa.
• għandha tiġi permessa introduzzjoni gradwali ta' teknoloġija ġdida:
  l-ewwel għandhom jiġu ttrattati każijiet b'impatt ħafif sabiex jiġi evalwat l-effett tat-teknoloġija f'kull stadju u jiġu vvalutati l-implikazzjonijiet għall-istadju li jmiss.
• għandu jkun previst ambjent tax-xogħol adatt għall-interpretu:
  pereżempju ambjent tax-xogħol li jkun ergonomiku u kwiet u l-fatt li l-interpretu jkun jista' jikkontrolla t-tagħmir.

B. It-titjib tal-użu mingħajr xkiel ta' interpretar remot permezz tal-vidjokonferenzjar fl-awli tal-qorti

• għandhom jintużaw parteċipanti u interpreti kkwalifikati:
  għandhom jintużaw interpreti kkwalifikati kif xieraq u membri tal-persunal ġuridiku li għandhom esperjenza fil-ħidma mal-interpreti, sabiex il-kwalità tkun suffiċjenti biex tissalvagwardja l-ekwità tal-proċedimenti.
• għandu jingħata taħriġ lill-interpreti u lill-persunal ġuridiku:
  għandha tkun offruta introduzzjoni fi stadju bikri qabel titnieda t-teknoloġija. Imbagħad għandu jkun disponibbli taħriġ professjonali kontinwu (inkluż l-għarfien dwar kuntest aktar wiesa', il-ħakma tal-ħiliet fit-teknoloġija, is-sitwazzjoni komunikattiva u t-tekniki ta' appoġġ bħall-ġestjoni tal-istress).
• għandu jintlaħaq qbil dwar il-proċeduri tal-valutazzjoni tar-riskju:
  għandhom jintużaw proċeduri biex jiġi deċiż jekk link ta' vidjo flimkien mal-interpretar hijiex adatta jew le u għandhom jiġu kkonsultati interpreti bl-esperjenza.
• għandhom jiġu żviluppati linji gwida/protokolli:
  dawn għandhom jispeċifikaw min huwa responsabbli pereżempju biex jirriżerva, iżomm il-ħin, jittestja, jibda u jikkontrolla l-konnessjoni; jiddeskrivi l-proċedura qabel, matul u wara s-sessjoni (informazzjoni lill-interpretu, bidu tas-sessjoni, introduzzjonijiet, regoli matul is-sessjoni, mistoqsijiet) għall-parteċipanti kollha.
• għandhom isiru arranġamenti għal każijiet ta' ħsara:
  għandu jiġi żviluppat protokoll għal ħsara fil-komunikazzjoni jew ħsara teknoloġika minħabba li din ma għandhiex titħalla għall-interpretu biex isolviha.
• kodiċi tal-aħjar prattika:
  Is-servizzi ġudizzjarji, il-professjonisti ġuridiċi u l-assoċjazzjonijiet tal-interpreti għandhom ikomplu jikkooperaw biex itejbu l-kodiċijiet konġunti tal-aħjar prattika għall-vidjokonferenzjar u l-interpretar remot.

33. Fil-parti l-kbira tal-pajjiżi, l-imħallef ikun preżenti fil-post tal-awtorità rikjedenti qabel ma tkun stabbilita l-konnessjoni vidjo u normalment ma jħallix il-post qabel ma l-konnessjoni vidjo tkun ġiet diskonnessa. L-imħallfin għandhom rwol prinċipali fit-tmexxija tas-smigħ.

34. F'materji kriminali, is-smigħ isir direttament mill-awtorità rikjedenti tal-Istat Membru, jew taħt it-tmexxija tagħha, skont il-liġijiet tiegħu stess (Konvenzjoni MLA tal-2000).

35. F'materji ċivili, l-Artikolu 12 tar-Regolament tal-Kumpilazzjoni tax-xhieda tal-2001 jiddikjara li r-rappreżentanti tal-qorti rikjedenti, inklużi membri tal-persunal ġudizzjarju, għandhom id-dritt ikunu preżenti meta l-qorti rikjesta tieħu xhieda, jekk dan ikun kompatibbli mal-liġi tal-Istat Membru rikjedenti. Skont l-Artikolu 17 tar-Regolament tal-Kumpilazzjoni tax-xhieda tal-2001 (talbiet għal kumpilazzjoni diretta tax-xhieda), il-kumpilazzjoni tax-xhieda ssir minn imħallef jew forsi persuna oħra magħżula skont il-liġi tal-Istat Membru rikjedenti.

36. F'materji ċivili jew kriminali, l-imħallef jew is-segretarju tal-qorti normalment jużaw it-tagħmir.  L-eżami tax-xhud fis-sit remot għandu jsegwi kemm jista' jkun possibbli mill-qrib il-prattika adottata meta xhud ikun f'awla tal-qorti.

37. Il-persuni kkonċernati għandhom ikunu jistgħu jikkonsultaw lil xulxin mingħajr ma jkun hemm partijiet terzi jisimgħu dak li qed jingħad. Jista' jkun hemm każijiet fejn parti tkun tixtieq tikkonsulta mal-avukat tagħha (kemm permezz ta' interpretu jew mingħajru) mingħajr ma l-imħallef jew parti oħra tkun tista' tisma' dak li qed jingħad. Għalhekk hu meħtieġ li l-konsultazzjoni reċiproka ssir possibbli mingħajr ma l-partijiet terzi jkunu jistgħu jisimgħu.  Normalment il-mikrofoni jistgħu jintfew fil-kmamar tax-xhieda, iżda fl-awli tal-qorti huma jistgħu jintfew biss mis-segretarju tal-qorti jew mill-imħallef.

38. Jekk il-parti u l-avukat tagħha ma jkunux preżenti fl-istess post, huma għandhom ikunu jistgħu jkollhom taħdidiet privati pereżempju bl-użu ta' linja telefonika sikura, telefon ċellulari jew, jekk possibbli, tagħmir ta' vidjokonferenzjar separat.  Huwa rrakkomandat li kwalunkwe tagħmir jitlesta b'tali mod li jkun separat biċ-ċar minn partijiet oħrajn għall-proċeduri ġudizzjarji.

39. Proċedura li tistipula kif il-partijiet jistgħu jinterrompu lil xulxin u joġġezzjonaw għal mistoqsija għandha tkun spjegata minn qabel.   F'xi sitwazzjonijiet jaf ikun ikkunsidrat, jekk possibbli, li l-partijiet jingħataw stampa ġenerali li turi l-partijiet professjonali kollha, peress li dan jagħmilha aktar faċli biex jiġu trattati interruzzjonijiet mhux ippjanati.

40. Fi proċeduri ġudizzjarji transkonfinali, wara li tkun konkluża l-kumpilazzjoni tax-xhieda, l-awtorità ġudizzjarja tal-Istat Membru rikjest jeħtieġ li tħejji l-minuti tal-kumpilazzjoni tax-xhieda b'vidjokonferenza.  Il-minuti jindikaw id-data u l-post tal-kumpilazzjoni tax-xhieda, l-identità tal-persuna mismugħa, l-identitajiet u l-funzjonijiet tal-persuni l-oħrajn kollha li jipparteċipaw fis-smigħ, kwalunkwe ġuramenti meħudin u l-kondizzjonijiet tekniċi li fihom ikun sar is-smigħ.  Id-dokument jintbagħat mill-awtorità kompetenti tal-Istat Membru rikjest lill-awtorità kompetenti tal-Istat Membru rikjedenti.

41. B'mod simili, fil-proċeduri ċivili u kummerċjali transkonfinali għal talbiet li jsiru skont l-Artikoli 10 sa 12 tar-Regolament tal-Kumpilazzjoni tax-xhieda (jiġifieri talbiet diretti), il-qorti rikjesta tibgħat lill-qorti rikjedenti d-dokumenti li jistabbilixxu l-eżekuzzjoni tat-talba u, fejn meħtieġ, tirritorna d-dokument riċevuti mill-qorti rikjedenti. Dawn id-dokumenti għandhom ikunu akkumpanjati minn konferna ta' eżekuzzjoni permezz tal-formola tal-tip H fl-Anness tar-Regolament tal-Kumpilazzjoni tax-xhieda tal-2001.

42. Għal kumpilazzjoni diretta tax-xhieda f'materji ċivili u kummerċjali, fejn it-tagħmir tal-vidjokonferenzjar li ser jintuża ma jkunx fornut mill-qorti rikjedenti, l-ispejjeż kollha tat-trasmissjoni, inklużi l-ispejjeż għall-kiri tat-tagħmir u tal-persunal tekniku li joperah, ser ikunu r-responsabbiltà tal-awtorità li titlob il-vidjokonferenza. Il-prinċipju ġenerali għal kumpilazzjoni indiretta tax-xhieda huwa li l-eżekuzzjoni tat-talba m'għandhiex twassal għal talba għal rimborż ta' taxxi jew spejjeż. Madanakollu, jekk il-qorti rikjesta teħtieġ dan, il-qorti rikjedenti għandha tiżgura r-rimborż tal-ispejjeż li jirriżultaw mill-użu tal-vidjokonferenzjar.

43. F'materji kriminali, fejn tapplika l-Konvenzjoni MLA tal-2000, l-ispiża għall-istabbiliment tal-konnessjoni vidjo, l-ispejjeż relatati tal-offerta tal-konnessjoni vidjo fl-Istat Membru rikjest, ir-remunerazzjoni tal-interpreti pprovdut minnu u l-allowances għax-xhieda u l-esperti u l-ispejjeż tal-ivvjaġġar tagħhom fl-Istat Membru rikjest għandhom ikunu rimborżati mill-Istat Membru rikjedenti lill-Istat Membru rikjest, dment li dan tal-aħħar ma jirrinunzjax għar-rimborż tal-ispejjeż kollha jew parti minnhom.

44. Bl-istess mod fil-proċeduri ċivili u kummerċjali, jekk il-qorti rikjesta hekk titlob, il-qorti rikjedenti għandha tiżgura r-rimborż, mingħajr dewmien, tal-ispejjeż imħallsa lill-esperti u lill-interpreti, u l-ispejjeż li jirriżultaw mill-użu tal-vidjokonferenzjar (applikazzjoni tal-Artikolu 18 tar-Regolament tal-Kumpilazzjoni tax-xhieda tal-2001).

45. Din it-taqsima tal-Gwida tiddiskuti l-aspetti tekniċi tal-vidjokonferenzjar u t-tagħmir tal-vidjokonferenzjar. Dan jinkludi t-tqegħid ta' kameras, id-dawl, l-iskrins u l-mikrofoni. It-tagħmir provdut għandu jintgħażel u jkun stabbilit biex jappoġġa bl-aħjar mod possibbli l-passi differenti involuti fil-proċess tas-smigħ tal-qorti. L-istandards tekniċi dettaljati għall-vidjokonferenzjar jinsabu fl-Anness II.

Prinċipju tar-realiżmu

46. L-objettiv huwa li s-sessjoni ta' vidjokonferenzjar issir kemm jista' jkun possibbli qrib għall-prattika tas-soltu fi kwalunkwe qorti fejn tittieħed xhieda f'qorti miftuħa. Sabiex jittieħed l-akbar benefiċċju għandhom ikunu kkunsidrati diversi differenzi. Xi materji, li huma kkunsidrati ovvji meta tkun ikkumpilata xhieda b'mod konvenzjonali, jakkwistaw dimensjoni differenti meta din tkun ikkumpilata b'vidjokonferenzjar: pereżempju, li jkun żgurat li x-xhud jifhem l-arranġamenti prattiċi għas-sessjoni tal-vidjokonferenzjar, u li jkun jaf min huma l-partijiet għall-vidjokonferenzjar u xi jkunu r-rwoli differenti tagħhom. Dawn li ġejjin huma ssuġġeriti bħala lista ta' konsiderazzjonijiet prattiċi li jħeġġu l-aħjar prattika fl-użu tal-vidjokonferenzjar:

• Id-differenzi fiż-żoni tal-ħin għandhom ikunu kkunsidrati meta xhud barra mill-pajjiż għandu jkun eżaminat permezz ta' vidjokonferenzjar. L-esiġenzi tax-xhud, tal-partijiet, tar-rappreżentanti tagħhom u tal-qorti kollha għandhom ikunu kkunsidrati.
• Fl-awla tal-qorti l-għodda tal-vidjokonferenzjar għandhom ikunu, safejn hu possibbli,  installati u użati b'tali mod li l-utenti jħossuhom li qegħdin jipparteċipaw f'laqgħa tradizzjonali tal-qorti.
• Dawk involuti fil-vidjokonferenzjar jeħtieġ li jkunu konxji li, anke bl-aktar sistemi avvanzati disponibbli bħalissa, hemm xi dewmien bejn il-wasla tal-istampa u dik tal-ħoss li jakkumpanjaha. Jekk dan ma jiġix ikkunsidrat, ikun hemm it-tendenza li jsir diskors sovvrapost fuq dak tax-xhud, li l-vuċi tiegħu tista' tkompli tinstema' għal parti ta' sekonda wara li huwa jkun deher fuq l-iskrin bħala li spiċċa jitkellem.
• Bit-teknoloġija preżenti, il-kwalità tal-istampa hija tajba, iżda mhux daqstant tajba bħal stampa tat-televixin. Il-kwalità tal-istampa tittejjeb jekk dawk li jidhru fuq il-monitors tal-vidjokonferenzjar jiċċaqilqu mill-anqas possibbli.

47. Is-sistema tal-vidjokonferenzjar għandha tkun stabbilita b'tali mod li l-persuni kkonċernati jingħataw stampa eżatta ta' dak li jkun qiegħed iseħħ fil-post barrani (tal-awtorità rikjedenti jew rikjesta). Rigward il-kwalità tal-konnessjoni viżwali u awdjo, għandhom jitqiesu kif meħtieġ l-interessi tal-persuni kkonċernati. Konsegwentement, is-sistema għall-vidjokonferenzjar għandha tkun ta' kwalità għolja. Huwa biss b'hekk li smigħ imwettaq permezz ta' vidjokonferenzjar jipprovdi alternattiva raġonevoli għal smigħ wiċċ imb'wiċċ. B'mod aktar partikolari, dan ifisser li l-ħsejjes u l-istampi għandhom ikunu allinjati akkuratament u riprodotti mingħajr dewmien perċettibbli. Barra minn hekk, l-apparenza esterna, l-espressjonijiet tal-wiċċ u l-ġesti tal-persuna kkonċernati għandhom ikunu perċettibbli b'mod ċar.

Tagħmir tal-Vidjokonferenzjar

48. Sabiex jiġi ffaċilitat l-użu tat-tagħmir tal-vidjokonferenzjar, il-komponenti tat-tagħmir kollha għandhom kemm jista' jkun possibbli jkunu standardizzati abbażi tal-istess tipi ta' tagħmir u tal-istess konfigurazzjoni. It-tagħmir tal-vidjokonferenzjar għandu, fejn possibbli, ikun integrat mal-arranġamenti ta' funzjonament stabbiliti u mal-infrastruttura tal-awla tal-qorti. Fl-awla tal-qorti l-għodod tal-vidjokonferenzjar għandhom ikunu, safejn hu possibbli,  installati u użati b'tali mod li joħolqu l-atmosfera ta' laqgħa tradizzjonali tal-qorti.   Fit-taqsimiet li ġejjin huma diskussi l-aspetti differenti ta' stampa, dawl, ħoss u l-pożizzjonar u l-użu tat-tagħmir (kameras, mikrofoni u skrins).

49. Fil-vidjokonferenzjar transkonfinali huwa mistenni li l-iskrin ikun jista' jintuża minn tliet angoli differenti:

• Angolu ta' ffukar; għat-trasmissjoni ta' stampi tal-parteċipanti fil-kamra l-oħra
• Angolu ġenerali; għad-dehra ġenerali tas-sitwazzjoni fil-kamra l-oħra
• Angolu ta' informazzjoni; Angolu ta' informazzjoni; għat-trasmissjoni ta' dokumenti u informazzjoni oħra (dan jinkludi wkoll skrins li jinsabu fil-postijiet ta' ħidma tal-parteċipanti).

50. Sabiex tiġi ggarantita l-oġġettività, kull parteċipant għandu jkun irrappreżentat bl-istess mod kemm jista' jkun fuq l-iskrin. L-intensità tad-dawl, ir-riżoluzzjoni u r-rata tal-frejm għandhom ikunu kompatibbli għal kull parteċipant. Id-dawl għandu, kemm jista' jkun, ikun tali li l-espressjonijiet tal-wiċċ ikunu dejjem jistgħu jintlemħu faċilment, li ma jkunx hemm dellijiet madwar l-għajnejn u li ma jkunx hemm riflessjonijiet fuq l-iskrins.  Sakemm huwa possibbli, il-kuntatt bl-għajnejn għandu jkun limitat.

Pożizzjonament tat-tagħmir

51. It-tagħmir għandu jkun pożizzjonat b'tali mod li l-każijiet xorta jistgħu jiġu ttrattati mingħajr vidjokonferenzjar fl-awla tal-qorti rilevanti.  Għandu jkun possibbli li jkunu ppożizzjonati kameras, skrins, dwal u parteċipanti b'tali mod li l-istruttura kollha tkun adatta għal smigħ permezz tal-vidjo u riċevuta permezz tal-vidjo kemm fi proċeduri ċivili kif ukoll kriminali.  Għandha tingħata attenzjoni lill-pożizzjonament tal-kameras sabiex, fejn possibbli, jiġi evitat li l-parteċipanti jiġu ffilmjati minn fuq jew minn isfel peress li dan jista' jagħti veduta distorta u jaffettwa l-mod kif il-parteċipant ikun ipperċepit.

Skrins

52. L-angolu minn fejn tħares u d-distanza minn fejn tħares għandhom ikunu tali li l-parteċipanti kollha jkunu jistgħu jużaw l-istess skrin bl-istess mod.  Il-qies tal-iskrin jista' jkun kbir biżżejjed biex jiżgura li - f'termini tal-angolu minn fejn tħares - il-persuni involuti jistgħu preferibbilment jidhru fl-istess skala bħal f'laqgħa normali.  Għandha tkun tista' tinkiseb riżoluzzjoni minima ta' standards WXGA.  Fir-rigward tal-frejms/sek, jista' jkunu meħtiġin minimu ta' 30 frejms/sek. L-espressjonijiet tal-wiċċ għandhom ikunu jistgħu jintlemħu fil-pront u għandu jkun hemm kumdità viżiva ta' livell għoli.

Kameras

53. Il-kameras preferibbilment għandhom ikunu pożizzjonati f'post fiss u għandu jkollhom diversi pożizzjonijiet pre-stabbiliti għall-ippannjar, għall-inklinazzjoni u l-iffukar; waħda mill-pożizzjonijiet possibbli għandha tkun pre-stabbilita bħala preferenza. Dan jippermetti lill-persuna li tħaddem it-tagħmir biex tibdel il-veduti rapidament mingħajr l-iċken tfixkil għall-proċeduri tal-qorti.  Il-qies tal-angolu tal-kameras li jiffukaw għandu jkun wiesgħa biżżejjed biex jiżgura li l-wiċċ, l-ispallejn u l-bust tal-parteċipant ikunu jistgħu jidhru biċ-ċar. Il-parteċipanti kollha għandhom ikunu jistgħu jiċċaqilqu u jduru lejn persuni oħrajn f'żona ta' 80 x 80 cm mingħajr ma jintilfu mill-istampa.

Taħdit

56. Jeħtieġ li t-taħdit ikun jista' jinftiehem fil-pront u ebda kliem m'għandhom jintilfu matul il-vidjokonferenzjar. Il-kwalità tal-ħoss għandha tkun kontinwa, mingħajr ebda interferenza estranea. Ir-riskju li l-kwalità tat-taħdit tiddeterjora bħala riżultat tal-kompressjoni tat-taħdit għandu jkun evitat. Dan ifisser li jintlaħqu ċerti ħtiġiet rigward is-sinkroniċità tax-xufftejn (dewmien ta' inqas minn 0,15 ta' sekonda), il-kanċellazzjoni ta' eku u l-ħsejjes u r-reverberazzjoni fl-isfond. Tali aspetti huma ta' importanza partikolari f'sitwazzjonijiet fejn l-interpreti jkunu involuti fil-vidjokonferenza.  Huwa mixtieq li l-imħallef u s-segretarju tal-qorti jkunu jistgħu jaġġustaw il-volum fil-post sabiex jikkumpensaw għad-differenzi fil-livell tat-taħdit.

Mikrofoni

57. Il-mikrofoni għandhom ikunu ppożizzjonati b'tali mod li l-kelliema kollha jinftiehmu b'mod ċar, mingħajr ebda distorsjoni kkawżata minn ħsejjes fl-isfond. Il-mikrofoni jistgħu jkunu integrati (fl-imwejjed jew postijiet oħrajn) u preferibbilment għandhom ikunu protetti mill-possibbiltà li xi ħadd jissemma', ikunu sensibbli għad-direzzjoni u jkunu mgħammra b'buttuna "mute".  Matul is-smigħ jista' jkun hemm sitwazzjonijiet fejn il-persunal tal-qorti jkun jeħtieġ jitfi l-mikrofoni (eż. konsultazzjoni ta' parti mal-avukat tagħha).

Tagħmir mobbli

58. Tagħmir mobbli (skrin + kamera + spiker + mikrofonu + aċċessorji) għandu jkun jista' jintuża jew f'diversi kombinazzjonijiet jew flimkien ma' sett fiss ta' tagħmir. It-tagħmir għandu jkun trasportabbli mingħajr diffikultà (u għalhekk mhux bilfors fuq ir-roti), faċli biex jiċċaqlaq bejn il-postijiet differenti u flessibbli f'termini tal-użu tiegħu. Konsegwentement, huma mistennijin li japplikaw aktar limitazzjonijiet għall-kwalità tat-tagħmir mobbli milli għal tagħmir fiss (eż. rigward in-numru ta' parteċipanti li jista' jiġi ffilmjat b'mod ċar fl-istess ħin).

59. It-tagħmir mobbli huwa adegwat biex jinstemgħu xhieda (eż. fuq talba ta' pajjiż ieħor), fil-każ li t-tagħmir ma jibqax jiffunzjona, bħala suppliment temporanju għal tagħmir fiss jew f'postijiet speċjali bħal f'ħabs. Madankollu t-tagħmir mobbli jista' jkun kemmxejn fraġli u diffiċli biex jintuża peress li jista' jinvolvi, pereżempju, riaġġustamenti li jieħdu l-ħin tal-pożizzjonijiet tal-kamera biex jaqblu ma' postijiet ġodda (huwa diffiċli li jintużaw pożizzjonijiet prestabbiliti).

Tħaddim tat-tagħmir tal-vidjokonferenzjar

60. It-tħaddim tas-sistema tal-vidjokonferenzjar huwa konvenjenti l-aktar b'"touch screen".  Ikun ta' benefiċċju jekk it-tħaddim ikun faċli għall-utent (jiġifieri sempliċi) kemm jista' jkun, u jkun jikkonsisti biss minn għadd limitat ta' manuvri, pereżempju tixgħel/titfi, l-istabbiliment u t-tmiem tal-konnessjoni u tilloggja/tisloggja.

61. Matul l-użu, is-soluzzjoni awdjoviżiva m'għandhiex tirrikjedi l-intervent tal-operatur. Jekk jinqalgħu xi problemi, l-operatur għandu jkun jista' jċempel lil help desk.  Huwa l-imħallef li għandu jiddeċiedi jekk itemmx sessjoni ta' vidjokonferenzjar li tkun ġiet imfixkla b'dan il-mod.

62. F'bosta każijiet il-proċeduri b'vidjokonferenzjar ma jeħtieġu l-ebda reġistrazzjoni apparti dawk li ssoltu jsiru għal tali proċeduri.  F'każijiet fejn l-applikazzjoni tal-użu tal-vidjokonferenzjar tipprova wkoll li jkollha l-proċeduri b'vidjokonferenzjar irreġistrati, l-awtorità rikjedenti tkun obbligata torganizza sabiex it-tagħmir tar-reġistrazzjoni jkun ipprovdut lill-awtorità rikjesta meta meħtieġ sabiex ix-xhieda tkun tista' tiġi rreġistrata mill-awtorità rikjesta fil-format korrett.

Ir-reġistrazzjoni vidjo tal-proċedimenti tista' tkun soġġetta għal restrizzjonijiet skont l-Istati Membri involuti.

63. Huwa mistenni li l-partijiet ikunu antiċipaw liema dokumenti ser ikunu meħtiġin waqt il-proċeduri u li huma ser ikunu għamlu kopji disponibbli bil-quddiem għal dawk li qed jipparteċipaw. Il-partijiet għandhom jippruvaw jaqblu dwar dan. Ġeneralment ser ikun aktar konvenjenti li jkun ippreparat pakkett ta' kopji tad-dokumenti bil-quddiem, li l-awtorità rikjedenti għandha mbagħad tibgħat lill-awtorità rikjesta.

Jekk ikun teknikament possibbli, id-dokumenti jistgħu jkunu ppreżentati bl-użu ta' kamera għad-dokumenti separata bħala parti mit-tagħmir tal-vidjokonferenzjar.

64. F'ċerti sitwazzjonijiet, kamera għad-dokumenti ma tkunx mezz biżżejjed għall-iskambju tad-dokumenti. L-użu ta' kamera, pereżempju, mhux possibbli direttament għall-klijent u l-avukat biex jiddiskutu fil-privat id-dokumenti ppreżentati. Għalhekk, kopja ffaksjata tad-dokument tista' tkun disponibbli aktar faċilment.

65. Għall-iskambju tad-dokumenti, il-vidjokonferenzjar jista' jkun issupplimentat b'arkivji jew servers ta' dokumenti kondiviżi.

Dawn il-kapaċitajiet qed jintużaw dejjem aktar għall-kondiviżjoni ta' informazzjoni iżda fil-kuntest tal-ġustizzja jeħtieġ li tingħata aktar attenzjoni biex ikun żgurat li kwalunkwe arkivju bħal dan ikun sigur, disponibbli faċilment għall-partijiet u aċċessibbli biss mill-partijiet awtorizzati konnessi mal-każ. Tali arkivji jistgħu jkunu disponibbli permezz ta' kompjuters fiż-żewġ postijiet tal-awtorità rikjedenti u tal-awtorità rikjesta.

66. F'vidjokonferenzjar transkonfinali għandu jkun possibbli wkoll li s-sistema tal-awtorità rikjedenti tkun konnessa ma' sistemi tal-awtorità rikjesta.  Ġeneralment il-vidjokonferenzjar transkonfinali jikkonċerna l-istabbiliment ta' konnessjoni viżiva u awdjo bejn żewġ postijiet (punt għal punt), il-post tal-awtorità rikjedenti u l-post tal-awtorità rikjesta.  F'xi każijiet jista' jkun meħtieġ li tiġi stabbilita konnessjoni bejn aktar minn żewġ postijiet simultanjament (punti multipli).  Dan jista' jkun il-każ, pereżempju, fejn interpretu jkun konness mal-proċeduri tal-qorti minn post terz. Il-kollegamenti jistgħu jiġu stabbiliti permezz ta' pont terz.

67. Il-konnessjonijiet minn punt għal punt u l-konnessjonijet b'punti multipli għandhom jikkonformaw ukoll mal-istandards internazzjonali applikabbli għall-vidjokonferenzjar. Dawk l-istandards tfasslu mill-Unjoni Internazzjonali tat-Telekomunikazzjoni (UIT). Lista dettaljata tinsab fl-Anness II ta' din il-gwida.  Il-konnessjoni transkonfinali tas-sistemi tal-vidjokonferenzjar għandha tkun issalvagwardjata wkoll b'tali mod li tipprevjeni r-reġistrazzjonijiet milli jkunu interċettati illegalment minn partijiet terzi.  Jekk tkun qed tintuża konnessjoni IP-għal-IP, il-metodi tal-ikkodifikar għandhom ikunu miftiehma mill-qrati parteċipanti.

68. Fil-materji kriminali, l-Artikolu 10 tal-Konvenzjoni dwar Assistenza Reċiproka f'Affarijiet Kriminali tal-2000 jipprovdi l-qafas legali għall-każijiet transkonfinali. Ir-regoli li ġejjin għandhom japplikaw:

1. awtorità ġudizzjarja tal-Istat Membru rikjest għandha tkun preżenti matul is-smigħ, fejn meħtieġ tkun assistita minn interpretu, u għandha tkun responsabbli biex tiżgura kemm l-identifikazzjoni tal-persuna li għandha tinstema' kif ukoll ir-rispett għall-prinċipji fundamentali tal-liġi tal-Istat Membru rikjest. Jekk l-awtorità ġudizzjarja tal-Istat Membru rikjest tkun tal-fehma li matul is-smigħ l-prinċipji fundamentali tal-liġi tal-Istat Membru rikjest ikunu qed jinkisru, hija għandha tieħu immedjatament il-miżuri meħtieġa biex tiżgura li l-kumpilazzjoni tax-xhieda tkompli skont il-prinċipji msemmijin;
2. għandhom jiġu maqbula miżuri għall-protezzjoni tal-persuna li għandha tinstema', fejn meħtieġ, bejn l-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membr rikjedenti u rikjesti;
3. is-smigħ għandu jitmexxa direttament mill-awtorità ġudizzjarja tal-Istat Membru, jew taħt it-tmexxija tagħha, skont il-liġijiet tiegħu stess;
4. fuq it-talba tal-Istat Membru rikjedenti jew tal-persuna li għandha tinstema', l-Istat Membru rikjest għandu jiżgura li l-persuna li għandha tinstema' tkun assistita minn interpretu, jekk meħtieġ;
5. il-persuna li għandha tinstema' tista' tuża d-dritt li ma tixhedx, dritt mogħti lilha skont il-liġi jew tal-Istat Membru rikjest jew rikjedenti.

69. L-Artikolu 10 tal-Konvenzjoni MLA tal-2000 jistabbilixxi l-prinċipju li talba għal smigħ b'vidjokonferenza tista' tkun ippreżentata lil Stat Membru għal persuna li tkun fi Stat Membru ieħor. Iċ-ċirkostanzi li fihom tista' ssir tali talba huma li l-awtoritajiet ġudizzjarji tal-Istat Membru rikjedenti jeżiġu li l-persuna in kwistjoni tinstema' bħala xhud jew espert u li ma jkunx mixtieq jew possibbli li tivvjaġġa lejn dak l-Istat għal smigħ. 'Ma jkunx mixtieq' tista' tapplika, pereżempju, f'każijiet fejn ix-xhud ikun żgħir wisq, anzjan wisq jew ikollu saħħa batuta; 'ma jkunx possibbli' tista' pereżempju tkopri każijiet fejn ix-xhud ikollu jkun espost għal periklu kbir meta jidher fl-Istat Membru rikjedenti.

70. L-Istat Membru rikjest għandu jaqbel mal-vidjokonferenzjar dment li s-smigħ ma jkunx kuntrarju għall-prinċipji fundamentali tal-liġi tiegħu u dmenti li jkollu l-kapaċità teknika biex iwettaq is-smigħ. F'dak il-kuntest ir-referenza għal 'prinċipji fundamentali tal-liġi' timplika li talba ma tistax tinċaħad għall-unika raġuni li s-smigħ tax-xhieda u esperti b'vidjokonferenza mhux previst skont il-liġi tal-Istat Membru rikjest, jew li kondizzjoni dettaljata waħda jew aktar għal smigħ b'vidjokonferenza ma jistgħux ikunu rrispettati skont il-liġi nazzjonali. Fejn ikun hemm nuqqas tal-mezzi tekniċi relevanti, l-Istat Membru rikjedenti jista', bil-qbil tal-Istat Membru rikjest, jipprovdi tagħmir adegwat biex jippermetti li jseħħ is-smigħ .

71. It-talbiet għal smigħ b'vidjokonferenza għandu jkun fihom informazzjoni dwar l-awtorità li tagħmel it-talba, is-suġġett u r-raġuni tat-talba fejn possibbli, l-identità u n-nazzjonalità tal-persuna kkonċernata u fejn meħtieġ, l-isem u l-indirizz tal-persuna li għandha tinqeda. It-talba għandha tinkludi wkoll ir-raġuni għaliex ma jkunx mixtieq jew possibbli għax-xhud li jattendi in persona, l-isem tal-awtorità ġudizzjarja u l-ismijiet tal-persuni li jkunu ser imexxu s-smigħ. Din l-informazzjoni hija msemmija fl-Konvenzjoni MLA tal-2000. L-awtorità ġudizzjarja tal-istat rikjest għandha tħarrek lill-persuna kkonċernata biex tidher skont id-dispożizzjonijiet stabbiliti mil-liġi tagħha.

72. Fil-Konvenzjoni MLA tal-2000, l-Artikolu 10(8) jipprevedi li jekk, matul is-smigħ b'vidjokonferenza, persuna tirrifjuta li tixhed jew tixhed falz, l-istat li fih tkun tinsab il-persuna li tkun qiegħda tinstema għandu jkun f'pożizzjoni li jitratta ma' dik il-persuna bl-istess mod daqs li kieku hija tkun qiegħda tidher fi smigħ li jsir skont il-proċeduri nazzjonali tagħha. Dan jirriżulta mill-fatt li hemm l-obbligu tax-xhieda fi smigħ b'vidjokonferenza, skont dan il-paragrafu, f'konformità mal-liġi tal-istat rikjest. Il-paragrafu mhux intenzjonat partikolarment biex jiggarantixxi li x-xhud, fil-każ ta' nuqqas ta' konformità ma' obbligu tax-xhieda, ikun soġġett għall-konsegwenzi tal-għemil tiegħu, simili għal dawk applikabbli f'każ domestiku fejn ma jintużax il-vidjokonferenzjar.

73. Fil-paragrafu 9 tal-Artikolu 10, l-użu tas-smigħ b'vidjokonferenza huwa estiż għall-persuni akkużati. Kull Stat Membru għandu kompetenza esklużiva dwar jekk jaqbilx li jeżegwixxi talbiet għal tali smigħ. Stat Membru jista' jagħmel dikjarazzjoni ġenerali dwar il-fatt li ma jkunx ser jagħmel dan .  Il-persuna akkużata għandha tagħti l-kunsens tagħha fi kwalunkwe każ qabel ma jsir is-smigħ.

74. Il-qafas legali relevanti għall-kumpilazzjoni tax-xhieda permezz tal-vidjokonferenzjar f'materji ċivili u kummerċjali huwa r-Regolament (KE) Nru 1206/2001 dwar il-kooperazzjoni bejn il-qrati tal-Istati Membri fil-kumpilazzjoni tax-xhieda f'materji ċivili jew kummerċjali. Hemm żewġ kuntesti possibbli li fihom il-vidjokonferenzjar jista' jintuża fil-kumpilazzjoni tax-xhieda transkonfinali skont ir-regolament. Dawn huma l-kumpilazzjoni tax-xhieda minn qorti rikjesta skont l-Artikoli 10 sa 12 u l-kumpilazzjoni tax-xhieda diretta skont l-Artikolu 17.

75. Skont l-Artikoli 10 sa 12, il-partijiet u r-rappreżentanti tagħhom jistgħu jkunu preżenti waqt il-kumpilazzjoni tax-xhieda quddiem il-qorti rikjesta, jekk dan ikun previst mil-liġi tal-Istat Membru tal-qorti rikjedenti. Il-qorti rikjesta tiddetermina l-kondizzjonijiet li fihom il-partijiet u r-rappreżentanti tagħhom jistgħu jipparteċipaw skont l-Artikolu 10. Il-qorti rikjesta tinnotifikahom meta u fejn ikunu ser isiru l-proċeduri. Skont l-Artikolu 11 il-qorti rikjesta tista' wkoll titlob lill-partijiet u lir-rappreżentanti tagħhom biex ikunu preżenti, jew biex ikunu involuti fil-kumpilazzjoni tax-xhieda, jekk il-possibbiltà tkun prevista mil-liġi tal-Istat Membru tagħha. Ir-rappreżentanti tal-qorti rikjedenti jistgħu jagħżlu wkoll li jkunu preżenti waqt il-kumpilazzjoni tax-xhieda quddiem il-qorti rikjesta, jekk dan ikun permess mil-liġi tal-Istat Membru tal-qorti rikjedenti. Jekk il-parteċipazzjoni tar-rappreżentanti tal-qorti rikjedenti tkun mitluba waqt il-kumpilazzjoni tax-xhieda, il-qorti rikjesta għandha tiddetermina l-kondizzjonijiet għall-parteċipazzjoni skont l-Artikolu 10.

76. Sabiex tiffaċilita l-preżenza jew il-parteċipazzjoni tal-partijiet jew tal-qorti rikjedenti, il-qorti rikjedenti tista' titlob lill-qorti rikjesta tuża t-teknoloġija tal-komunikazzjoni, bħall-vidjokonferenzjar, waqt il-kumpilazzjoni tax-xhieda. Il-qorti rikjesta għandha tikkonforma ma' din it-talba dment li din tkun kompatibbli mal-liġi tagħha jew dment li ma jkunx hemm diffikultajiet prattiċi kbar. F'każ ta' nuqqas ta' konformità l-qorti rikjesta għandha tinforma lill-qorti rikjedenti.

Jekk ma jkunx hemm aċċess għall-mezzi tekniċi, il-mezzi tekniċi jistgħu jsiru disponibbli mill-qrati bi ftehim reċiproku.

77. Ħlief fil-każ ta' talba għal proċedura speċjali mill-qorti rikjedenti, il-qorti rikjesta teżegwixxi t-talba skont il-liġi il-Istat Membru tagħha. Hija tippresjiedi s-smigħ u s-smigħ normalment isir fil-lingwa uffiċjali tal-qorti rikjesta. Il-qorti rikjesta hija responsabbli wkoll għat-tħejjija tas-smigħ u biex tħarrek lix-xhieda. Jekk meħtieġa, miżuri obbligatorji japplikaw skont il-liġi tal-qorti rikjesta. Ix-xhud jista' jagħmel użu mid-dritt li jirrifjuta li jagħmel kumpilazzjoni tax-xhieda skont il-liġi tal-Istat Membru tal-qorti rikjedenti jew rikjesta.

78. Skont l-Artikolu 17 il-qorti tista' titlob li tieħu kumpilazzjoni tax-xhieda direttament fi Stat Membru ieħor u tippreżenta talba lill-korp ċentrali jew l-awtorità kompetenti fl-Istat Membru l-ieħor. Kumpilazzjoni tax-xhieda diretta għandha ssir fuq bażi volontarja mingħajr l-użu ta' miżuri obbligatorji.

Il-qorti rikjedenti għandha tinforma lill-persuni li jkunu qed jinstemgħu li l-kumpilazzjoni tax-xhieda hija volontarja. Wara t-talba, il-korp ċentrali jew l-awtorità kompetenti tal-Istat Membru rikjest jinfurmaw lill-qorti rikjedenti jekk it-talba tkun ġiet aċċettata u dwar xi kondizzjonijiet li jaf ikunu meħtieġa skont il-liġi tal-Istat Membru tagħhom, (pereżempju qorti tal-Istat Membru rikjest jaf tkun assenjata tieħu sehem fil-kumpilazzjoni tax-xhieda). Il-qorti rikjedenti teżegwixxi t-talba skont il-liġi tal-Istat Membru tagħha, minkejja li l-kondizzjonijiet skont il-liġi tal-Istat Membru rikjest għandhom ikunu rrispettati. Bħall-Artikolu 10, l-Artikolu 17 jinkoraġġixxi l-użu tal-vidjokonferenzjar. It-talba tista' tkun miċħuda mill-korp ċentrali jew mill-awtorità kompetenti jekk it-talba ma taqax fil-kamp ta' applikazzjoni tar-Regolament tal-Kumpilazzjoni tax-xhieda tal-2001.

79. It-tagħmir tal-komunikazzjoni b'konferenza vidjo u awdjo għandu jilħaq l-istandards minimi tal-industrija biex tkun iffaċilitata l-interoperabbiltà lokali u globali. Dawn li ġejjin huma standards komuni tal-industrija (l-aktar mill-Unjoni Internazzjonali tat-Telekomunikazzjoni (UIT)).

Vidjo

80. Standards H.320 u H.310 għall-Vidjo bl-ISDN. Dawn l-istandards jinkludu linji gwida għal kompressjoni u trasmissjoni vidjo, u għal sinjali awdjo u ta' kontroll. Meta sistema vidjo ta' manifattur wieħed tintuża ma' ditta oħra, iż-żewġ sistemi vidjo awtomatikament jaqilbu għad-denominatur komuni ta' H.320. H.310 huwa l-istandard għal konnessjonijiet ISDN aktar veloċi.

81. Standard H.323 għall-Vidjo bl-Internet. L-istandard H.323 jipprovdi bażi għal komunikazzjonijiet awdjo, vidjo u tad-data fuq networks tal-Internet ibbażati fuq protokoll. Billi jikkonformaw mal-H.323, il-prodotti u l-applikazzjonijiet multi-medjali ta' oriġini differenti jistgħu jinteroperaw, waqt li jippermettu lill-utenti jikkomunikaw mingħajr tħassib dwar il-kompatibbiltà.

Konferenza ta' data

82. Standard T.120 għal Konferenza ta' Data. It-T.120 huwa protokoll tal-kondiviżjoni tad-data għal komunikazzjoni tad-data b'punti multipli f'ambjent ta' konferenzjar multimedjali. Huwa jippermetti kollaborazzjonijiet white board, trasferimenti ta' fajls, preżentazzjonijiet grafiċi u kondiviżjoni tal-applikazzjonijiet.

Stampa u Awdjo

83. H.263 u H.264. L-istandard tal-kwalità tal-istampa ta' 30 frejm kull sekonda - Format Intermedju Komuni (FIK) bejn 336-384 kbps (kilobits kull sekonda). L-istandard ta' 30 frejm kull sekonda jiżgura stampa ta' kwalità kważi bħal dik tax-xandir. Eżempji tal-istandards ITU li jirrispettaw dan ir-rekwiżit huma l-H.263 u l-H.264.

84. H.239 - Stampa-fi-stampa (PIP). L-Istampa-fi-stampa jew DuoVideo H.239, jippermetti l-codec li turi mill-inqas żewġ stampi fuq il-monitor.

85. Standards għal kodifikar awdjo: G.711 (Modulazzjoni b'impulsi kodifikati (PCM) ta' frekwenzi tal-vuċi), G.722 (kodifikar awdjo 7 kHz f'64 kbit/s); G.722.1 (Kodifikar b'kumplessità baxxa f'24 u 32 kbit/s għal operazzjonijiet hands-free f'sistemi b'telf baxx tal-frejms).

86. Mikrofoni b'kanċellazzjoni tal-eku b'rispons ta' frekwenza minn 100 sa 7,000 Hz, immutar ta' l-awdjo, swiċċ biex tixgħel/titfi u awdjo full-duplex.

87. H.281 - Protokoll għall-kontroll tal-kameras imbegħdin għall-vidjokonferenzi bl-użu ta' H.224. H.281 huwa l-istandard għal protokoll għall-kontroll tal-kameras lokali u mbegħdin għal vidjonferenzjar ISDN (H.320), għal kamera(s) bl-abbiltà li jippannjaw, jinklinaw u jiffukar, kemm manwalment kif ukoll jekk ikunu prestabbiliti.

Kanali, Medda tal-frekwenza u Pontijiet

88. Mill-anqas 6 kanali għal sistemi għall-vidjokonferenjar fi kmamar li jużaw sistemi ISDN jew vidjo li jaħdmu bħala l-unika applikazzjoni fuq kompjuter personali jew sistema ta' kamra aktar qawwija għandu jkollhom il-kapaċità li jużaw 3 linji ISDN. Din il-kapaċità hija meħtieġa biex jintlaħqu 384 kbps bi 30 frejm kull sekonda. B'mod ġenerali, akbar ma tkun il-medda tal-frekwenza taċ-ċirkwiti għall-konnessjoni u l-qawwa tal-ipproċessar tal-codec, aktar tkun tajba l-kwalità tal-istampa speċjalment fi skrins kbar.

89. Standards għal Codecs: H.261, H.263 u H.264. Il-funzjoni primarja tal-codec hija li jikkompressa u jiddekompressa l-vidjo u l-awdjo. Outputs identiċi multipli jistgħu jkunu pprovduti mis-sistema ta' output singola permezz ta' apparat magħruf komunement bħala "amplifikatur tad-distribuzzjoni."

90. Standards tal-Grupp ta' Inter-Networking b'Medda tal-Frekwenza Fuq Talba (BONDING) (ISDN u H.320 biss) għal multipleksers inversi. Il-multipleksers inversi jikkombinaw kanali individwali 56K jew 64K biex joħolqu aktar medda tal-frekwenza, li tirriżula fi kwalità aħjar tal-istampa.

91. H.243 - Standard għat-Teknoloġija tal-Pontijiet H.320/H.323. It-tagħmir-pont b'punti multipli huwa indirizzat taħt l-istandard H.243. Il-punt b'punti multipli jgħaqqad il-parteċipanti kollha billi jippermetti s-sistema tal-vidjokonferenzjar tikkonnettja ma' aktar minn żewġ postijiet.

92. H.460 huwa standards għall-qsim tas-sinjali tal-vidjokonferenzjar H.323 minn firewalls u u traduzzjoni tal-indirizz tan-network (NAT). H.460.18 u H.460.19 huma standards li jippermettu t-tagħmir tal-H.323 jiskambjaw is-sinjal u l-medja matul konfini impost min-NAT u l-firewalls.