I registri delle imprese nei paesi dell'UE

Storia della creazione del registro delle imprese

Quando è stato istituito?

Il registro delle imprese in senso moderno, vale a dire un registro tenuto da un pubblico ufficiale accessibile al pubblico, con copertura universale ed effetti giuridici riconosciuti, con l'obiettivo di garantire la pubblicità e di rafforzare la sicurezza del commercio legale, è iniziato con il codice di commercio del 1833, entrato in vigore il 14/1/1834.

Quando è stato digitalizzato?

Il grande impulso in questo settore ha avuto luogo nel 2006 a seguito dell'adozione del decreto legge n. 76-A/2006 del 29 marzo, che ha approvato un'ampia gamma di misure volte a semplificare la vita dei cittadini e delle imprese. Successivamente è stata adottata l'ordinanza n. 1416-A/2006, del 19 dicembre 2009, che disciplina la promozione dei documenti di registrazione delle imprese online e la creazione del certificato permanente.

Attualmente, l'intera attività del registro delle imprese è ora svolta in un'applicazione informatica e in un'unica banca dati, denominata SIRCOM (Sistema integrato del registro delle imprese).

Qual è l'attuale legislazione applicabile?

Il registro delle imprese è attualmente disciplinato dal codice del registro delle imprese (CRC) approvato con decreto legge n. 403/86 del 3 dicembre 2006 (modificato più volte) e dal regolamento sul registro delle imprese approvato con decreto ministeriale n. 657-A/2006 del 29 giugno 2009 (anch'esso modificato più volte).

Che informazioni fornisce il registro delle imprese?

Il registro delle imprese ha lo scopo di rendere pubblica la posizione giuridica dei singoli imprenditori, delle società commerciali, delle società di persone di diritto civile in forma commerciale, degli enti individuali a responsabilità limitata, delle cooperative, delle imprese pubbliche, dei gruppi complementari di imprese e dei gruppi europei di interesse economico, delle persone fisiche e giuridiche soggette alla registrazione per legge.

Il tipo di informazioni fornite varia a seconda dei soggetti di cui sopra ed è determinato sulla base dei fatti soggetti a registrazione per ciascuno di tali soggetti. Così, e a titolo esemplificativo, nel caso delle società commerciali e delle società di diritto civile in forma commerciale, il registro delle imprese fornisce informazioni sui fatti qui menzionati.

Chi ha il diritto di accedere al registro?

Le informazioni contenute nel registro delle imprese sono pubbliche, vale a dire chiunque può accedere alle informazioni contenute nel registro richiedendo certificati, copie non autenticate e informazioni, parlate o scritte.

Di quali informazioni dispone il registro?

Si veda la risposta alla domanda "Quali informazioni fornisce il registro delle imprese?"

Quali tipi di dati sono conservati? (soggetti iscritti nel registro pubblico, informazioni sull'insolvenza, relazioni finanziarie, ecc.)

Conformemente all'articolo 78 quinquies del CRC, i dati personali relativi agli interessati alla registrazione e alla presentazione delle domande di registrazione sono raccolti ai fini del trattamento automatizzato.

I seguenti dati personali sono raccolti presso i soggetti registrati:

1. Il nome;
2. Lo stato civile e, in caso di stato non coniugato, la menzione della maggioranza o del minore;
3. Nome del coniuge e regime patrimoniale;
4. Residenza abituale o sede di attività;
5. Numero del documento di identificazione;
6. Numero di identificazione fiscale.
7. Indirizzo e-mail, se fornito.

Per i soggetti registrati sono raccolti i seguenti dati personali:

1. Il nome;
2. Residenza abituale o sede di attività;
3. Numero del documento di identificazione;
4. Numero di identificazione bancaria, se reso disponibile dal presentatore.

Vengono inoltre raccolti tutti gli altri dati relativi alla situazione giuridica dei soggetti registrati.

I dati personali contenuti nella banca dati supportano l'identificazione dei soggetti attivi e dei soggetti passivi dei fatti soggetti a registrazione e sono raccolti sulla base dei documenti presentati dalle persone interessate.

Quali documenti sono archiviati/conservati (fascicoli, libri di documenti, statuti, verbali delle assemblee generali, ecc.)?

Ogni dichiarante dispone di una cartella elettronica in cui sono conservati tutti i documenti relativi ai documenti presentati per la registrazione e a sostegno di tali documenti (ad esempio verbali delle assemblee generali, patti societari, statuto).

Come posso effettuare una ricerca (e quali sono i criteri di ricerca disponibili)?

Gli atti relativi alle società commerciali soggette a pubblicazione obbligatoria e a taluni altri soggetti sono pubblicati sul sito web accessibile al pubblico (https://publicacoes.mj.pt/), la cui consultazione consente di accedere gratuitamente alle informazioni in ordine cronologico o in base ad altri criteri di ricerca quali il nome, il numero di identificazione della persona giuridica o il comune in cui si trova la sede legale della persona giuridica.

Come posso ottenere i documenti?

Le informazioni contenute nel registro delle imprese sono pubbliche, vale a dire chiunque può accedere alle informazioni contenute nel registro richiedendo certificati, copie non autenticate e informazioni, parlate o scritte. Il rilascio di certificati, copie e informazioni è subordinato al pagamento dei diritti previsti dal regolamento sulla registrazione e il notariato dei notai. Tali documenti possono essere richiesti di persona o per posta.

L'estratto permanente del registro delle imprese, nonché il certificato permanente dei registri e dei documenti, archiviati nel file elettronico dei soggetti iscritti nel registro delle imprese e nel certificato permanente dell'atto costitutivo aggiornato, possono essere richiesti e ottenuti per via elettronica.

Procedura di registrazione

I. Come posso avviare la procedura di registrazione (come presentare le domande al registro, certificazione dei documenti, tipo di documenti da allegare)?

La presentazione dei documenti per l'iscrizione può essere effettuata di persona, per posta o per via elettronica, ed è registrata nella Gazzetta. La persona che presenta la registrazione o chiede il documento deve consegnare le somme dovute, comprese quelle relative al ritardo nell'adempimento dell'obbligo di registrazione. Possono essere registrati solo i fatti esposti nei documenti che li comprovano giuridicamente.

Come sono esaminate le domande presentate?

Le domande di registrazione sono valutate sulla base del principio di legalità, ossia la fattibilità della domanda di registrazione mediante trascrizione deve essere valutata alla luce delle disposizioni di legge applicabili, dei documenti presentati e delle precedenti registrazioni, con particolare riferimento alla legittimazione degli interessati, alla validità formale dei documenti e alla validità degli atti in essi contenuti. In sintesi, i fatti oggetto di registrazione sono redatti su richiesta degli interessati e sulla base di prove documentali sufficienti per accertarli. Di conseguenza, è ciò che l'interessato sostiene — e ciò che risulta legittimato a chiedere — che deve essere classificato dal cancelliere. Quest'ultimo, verificando il motivo di tale persona e la sufficienza dei documenti da lui presentati, registrerà l'atto nel sistema di registrazione.

Effetti legali della registrazione

La fede pubblica registrata significa che la registrazione mediante trascrizione definitiva costituisce una presunzione di esistenza della situazione giuridica, nei termini precisi in cui è definita nel registro. Si tratta di una presunzione giuridica relativa. La fede pubblica del registro può essere confutata con la prova contraria (l'onere della prova è a carico del richiedente) e la registrazione contraria alla realtà sostanziale viene distrutta. Tuttavia, finché l'invalidità del registro (sia essa registrata o sostanziale) non sia stata provata e riconosciuta in tribunale, la presunzione (di verità) opera.

Effetti delle registrazioni su terzi ai sensi dell'articolo 17 della direttiva (UE) 2017/1132

I fatti che devono essere registrati producono effetti nei confronti di terzi solo dopo la data di registrazione. I fatti soggetti all'obbligo di registrazione e pubblicazione ai sensi della CRC producono effetti nei confronti di terzi solo dopo la data di pubblicazione. I fatti soggetti a registrazione, anche se non registrati, possono essere invocati tra le parti stesse o i loro eredi. Gli atti costitutivi delle società e le relative modifiche, cui si applicano le disposizioni del codice delle società commerciali e della legge applicabile alle società per azioni europee, sono esclusi dalle disposizioni del comma precedente.

Discrepanze tra l'iscrizione nel registro e la sua pubblicazione

Le pubblicazioni legali sono effettuate automaticamente, immediatamente dopo la conferma della registrazione, e contengono le iscrizioni obbligatorie nel registro.

Chi è responsabile dell'esattezza delle informazioni registrate?

Il presidente del consiglio di direzione dell'Istituto dei registri e dei notai, I.P. (IRN), è il responsabile del trattamento della banca dati del registro delle imprese, fatta salva la responsabilità conferita dalla legge ai conservatori del registro. Essa garantisce il diritto dell'interessato all'informazione e all'accesso ai dati, la correzione delle inesattezze, il completamento delle omissioni e la cancellazione dei dati registrati in modo improprio e garantisce la liceità della consultazione o della comunicazione di informazioni.

Procedure di protezione dei dati

Ai sensi della CRC, ogni persona ha il diritto di essere informata dei propri dati personali e delle sue finalità, nonché dell'identità e dell'indirizzo del responsabile del trattamento della banca dati. Le eventuali inesattezze sono aggiornate e corrette conformemente al CRC e secondo le modalità ivi stabilite, fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di protezione dei dati.

Le banche dati forniscono le garanzie di sicurezza necessarie per impedire qualsiasi consultazione, modifica, cancellazione, aggiunta o comunicazione non autorizzata di dati.

Procedure relative ai diritti dell'interessato in materia di pubblicazione e conservazione dei suoi dati personali

Le procedure in materia sono stabilite dal regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, che ha approvato il regolamento generale sulla protezione dei dati, nonché dal regime generale nazionale di protezione dei dati istituito dalla legge n. 58/2019 dell'8 agosto.

Recapiti

Il responsabile della protezione dei dati dell'IRN può essere contattato al seguente indirizzo di posta elettronica: epd@irn.mj.pt

Collegamenti utili

Maggiori informazioni e dettagli pratici sul registro delle imprese in Portogallo sono disponibili qui.